Выступление Н.А.Храмцовской «Полноценный электронный архив: что это такое и почему его создание должно быть междисциплинарным проектом» на третьей конференции Russian Enterprise Content Summit 2015, прошедшей 9 сентября 2015 года в городе Москве. В докладе обсуждается вопрос о том, какие проблемы в настоящее время придется решать при создании архива электронных документов, которые необходимо в течение длительного времени или постоянно хранить так, чтобы сохранялась их аутентичность, целостность и пригодность к использованию – при этом без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы; и почему для создания такого архива требуется «команда» из специалистов различных профессий.

1. Полноценный электронный архив:
Что это такое и почему его создание
должно быть междисциплинарным
проектом
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
9 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 1

2. Особенности «полноценного»
электронного архива
 Хранилище не просто информации, а юридически значимых
документов, требования к хранению которых установлены
законами и нормативно-правовыми актами
 Обеспечивает долговременную (более 5-7 лет)
сохранность, пригодность к использованию и доступность
документов и информации без ущерба для их юридической
значимости и доказательной силы
 Подпадает под законодательство об архивном деле. В
организациях-источниках комплектования государственных
и муниципальных архивов обеспечивает сохранность и
передачу на государственное архивное хранение
электронных документов Архивного фонда РФ.
9 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 2

3. Что понимается под
«долговременной сохранностью»
 В традиционном делопроизводстве и архивном деле к
документам длительного срока хранения относятся те,
которым установлены сроки хранения свыше 10 лет
 В эпоху динамично меняющихся информационных
технологий представления о времени также изменились:
– Если пригодность документа к использованию невозможно
обеспечить в течение всего срока хранения путем сохранения его в
первоначальном виде, и приходится проводить его преобразование в
новые форматы (или перенос в новые системы), такое хранение
можно считать долговременным
– Обычно долговременное хранение начинается с момента смены
информационных технологий (5-7 лет), но в некоторых случаях –
практически сразу после создания документов
9 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 3

4. Проблемы электронного архива
 Принципиальная невозможность сохранить на длительном
интервале времени в работоспособном состоянии подлинник
электронного документа – нужно обеспечить создание и
юридическое признание заверенных копий
 Правовая неопределённость, быстрое изменение законодательства
и судебной практики
 Быстрое изменение и устаревание информационных технологий,
постоянно обостряющиеся проблемы информационной
безопасности
 Проблемы обеспечения доступа к документам и информации
 Необходимость влиять на процессы создания и управления
документами, начиная от момента планирования новых
информационных систем – иначе архиву придётся иметь дело с
«зоопарком» разношёрстных электронных объектов
9 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 4

5. Междисциплинарная «команда»
 Стабильная поддержка со стороны высшего
руководства
 Юрист, разбирающийся в информационных
технологиях и архивном деле
 Специалисты по информационным технологиям и
информационной безопасности
 Архивист (предпочтительно «электронный архивист»)
 Представители заинтересованных сторон – основных
деловых подразделений организации
9 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 5

6. 6
Общие черты электронных архивов –
мировой опыт
 Отказ от поддержки возможности перепроверки УЭП
 Использование криптографических технологий
 Использование открытых форматов, считающихся
пригодными для долговременного хранения
электронных данных
 Использование специальных контейнерных форматов
 Серьезное внимание уделяется законодательно-
нормативной и методической базе
69 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 6

7. 7
Расходы и трудозатраты на
электронный архив крупной
корпорации, государства или региона
 Сроки реализации:
– 2-4 года занимает разработка концепции проекта
и процедур работы
– 1-2 года уходит на реализацию «в железе»
– На проектирование и ввод электронного архива в строй
уходит 5 лет
 Цена вопроса – 4-8 миллионов долларов за решение
«эконом-класса»
 Численность персонала – от 5 человек
79 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 7

8. Что делать в условиях России?
 В отсутствие конкретных законодательно-нормативных
требований организации должны делать то, что в их силах
 Важно продемонстрировать регулятору, суду, другим
заинтересованным сторонам, что были предприняты все
разумные меры для обеспечения сохранности электронных
документов
 Важно быть не хуже других
 При нехватке своего опыта, необходимо использовать
опыт других стран
89 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 8

9. Общий подход к решению задачи –
система менеджмента
 Разрабатываем комплект внутренних нормативных
документов, в которых говорится о том, как мы будем
обеспечивать сохранность электронных документов
 Проводим обучение персонала (понимая, что обучение и
повышение квалификации придется проводить регулярно)
 Начинаем реально сохранять электронные документы в
строгом соответствии с внутренней нормативной базой,
тщательно документируя свои действия
 Постоянно ведем мониторинг, выявляем недостатки и
принимает меры к их устранению. Всё документируем.
99 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 9

10. Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
9 сентября 2015 года Russian Enterprise Content Summit 2015 10