1. NauDoc
[Цикл презентаций «Легкий старт»]
Часть 1: Введение в NauDoc

2. Основные объекты
и основные понятия

3. Основные объекты системы
Документооборот в NauDoc осуществляется с помощью трех основных типов
объектов:
Документ
Объект «Документ» представляет собой совокупность текстового содержания и
обязательных элементов оформления (реквизитов);
Папка
Объект «Папка» позволяет выделять группы объектов в соответствии с желанием
пользователя. Единое хранилище документов в NauDoc представляет собой
набор папок, расположенных в виде древовидной иерархии;
Журнал
Объект «Журнал» представляет собой совокупность учетных
записей, фиксирующих факт регистрации документов.

4. Хранилище документов
• Все объекты NauDoc располагаются в едином корпоративном хранилище.
Структура хранилища представляет собой древовидную иерархию, состоящую
из отдельных папок и содержащихся в них объектов;
• Самый верхний уровень занимает папка «Доступные документы», которая
содержит в себе все остальные папки и является для них корневой. Каждая
папка также может содержать различные объекты, включая вложенные папки.

5. Персональное хранилище документов
• Каждый пользователь NauDoc имеет свое персональное хранилище
документов, которое содержит только те объекты, к которым данный
пользователь имеет доступ. Эти объекты пользователь может создать
самостоятельно или получить к ним доступ от других пользователей;
• В качестве примера на рисунке красным цветом выделены те «ветви» в
древовидной структуре корпоративного хранилища документов, которые
доступны отдельно взятому пользователю. Из этих «ветвей» формируется
структура персонального хранилища документов данного пользователя.

6. Роли
• В NauDoc действует система разграничения доступа к
документам, основывающаяся на использовании пользовательских ролей.
Объем прав пользователя на выполнение операций с документами
определяется наличием у пользователя одной из следующих ролей –
«Редактор», «Писатель», «Автор» и «Читатель».
Примечания к таблице.
* – документы, владельцем которых является данный пользователь, и документы со статусом «Открыть для группы»;
** – только документы, владельцем которых является данный пользователь.

7. Роли
• В NauDoc действует правило наследования прав: пользователь, получивший
определенную роль в корневой папке, сохраняет полученную роль и во всех
вложенных папках, содержащихся в корневой папке. Использование данного
правила помогает избежать рутинных операций по раздаче прав в
многочисленных папках, имеющихся в NauDoc;
• Права доступа могут выдаваться пользователю персонально или же в составе
группы, к которой принадлежит пользователь. В зависимости от этого права
делятся на персональные и групповые. При выдаче групповых прав
(например, роли «Писатель») их получают сразу все пользователи, входящие в
состав группы. Это способ выдачи прав особенно удобен, когда требуется
предоставить одинаковые права доступа к содержанию папки всем сотрудникам
отдела или рабочей группы;
• Пользователь может иметь в одной и той же папке одновременно и
персональные, и групповые права. Как правило, персональные права должны
корректировать недостаток групповых прав пользователя: к примеру, если для
работы с документами пользователю недостаточно групповых прав
«Читателя», то ему могут быть выданы персональные права «Писателя» в той
же самой папке;
• С помощью выдачи персональных прав могут корректироваться и наследуемые
права пользователя. В этом случае персональные права, выданные
пользователю в текущей папке, могут расширить его права, которые он
унаследовал от корневой папки.

8. Получение прав доступа в систему
• Для того чтобы использовать NauDoc в своей работе, пользователь должен
быть зарегистрирован в системе администратором. При регистрации каждый
пользователь получает системное имя и пароль для входа в систему;
• Существует два способа получения имени и пароля: непосредственно у
системного администратора: в этом случае администратор лично сообщает
пользователю необходимые данные; по электронной почте: в этом случае
пользователь получает автоматически созданное письмо, содержащее
имя, пароль и адрес для входа в систему;
• Администратор может зарегистрировать новых пользователей, перейдя в
NauDoc на вкладку «Пользователь» и выбрав пункт «Регистрация
пользователя»:

9. Вход в систему
• Перед входом в систему необходимо открыть новое окно Internet Explorer;
• Введите адрес, по которому находится NauDoc, в адресную строку Интернет-
браузера;
• Введите свои персональные реквизиты входа в систему (имя пользователя и
пароль).
Для более удобного и
быстрого доступа к
системе, можете
сохранить ссылку на
портал NauDoc в
«Избранном» вашего
браузера

10. Интерфейс пользователя
Раздел «Сервис» предназначен
Раздел «Пользователь» предназначен
Раздел «Контроль
для осуществления
для управления
Раздел «Доступные
исполнения» предназначен
технологических
пользовательскими настройками.
документы»операций в системе. В
для Раздел «Поиск»
работы с
Пользователи с правами
представляет собой предназначен для
входящими и исходящимидля
частности, используется
администратора с помощью этого
персональное поиска документов в
заданиями (просмотр
настройки
раздела могут создавать новых
хранилище документов хранилище
статусов заданий,
бизнес-процессов (создания
пользователей, добавлять
пользователя
отчетов ответственных
категорий
пользователейразличнымблокировать
по в группы,
пользователей, подключения
документов), статистики
параметрам
учетные записи и изменять
выполнения)
модулей расширения и
персональную информацию
настройки резервного
копирования
Внутренняя структура
персонального хранилища
представлена в виде иерархии
доступных пользователю папок.
С помощью панели навигации
пользователь может
перемещаться по своему
персональному хранилищу и
просматривать
документы, содержащиеся в
доступных ему папках

11. Персональная страница
Сразу после входа
в В блоке «Мои
систему, пользоват задания»
ель попадает на отображаются новые
свою входящие
персональную задания, исходящие
страницу задания и задания, в
которых данный
пользователя
является
В блоке «Моя Почта» контролером
отображаются
свежие почтовые
сообщения, если
NauDoc используется
для приема личной В блоке «Мои
или корпоративной документы»
В блоке «Доступные
электронной почты отображаются самые
документы» свежие
отображаются самые документы, созданны
свежие е данным
документы, созданны пользователем
е в любых папках
хранилища, к
которым данный
пользователь имеет
доступ

12. NauDoc
[Цикл презентаций «Легкий старт»]
Часть 2: Работа с папками и документами

13. Основные понятия

14. Категория документа
• В документообороте можно выделить две составляющие: жизненный цикл
документа и маршрут движения документа;
• Жизненный цикл – это набор состояний, которые характеризуют степень
готовности документа. Например, начальным состоянием документа может
быть состояние «Проект документа», а конечным — состояние «Архив»;
• Маршрут движения документа – это последовательность, в которой документ
должен поступить к должностным лицам и другим участникам
документооборота при выполнении делопроизводственной процедуры или
бизнес-процесса;
• Различные типы документов могут обладать уникальным жизненным циклом и
маршрутом движения, построенными с учетом целей и задач
документооборота, существующего на предприятии. В системе NauDoc тип
документов, определяется по принадлежности к той или иной категории;
• Категория документа определяет жизненный цикл документа, маршрут
движения документа, права на операции с документом, набор дополнительных
полей документа (реквизитов) и порядок их расположения в тексте документа
(шаблон).

15. Структура документа
• Основу документа составляет его текстовое содержание, в которое могут быть
включены и графические изображения;
• Служебная информация о документе указана в карточке документа. В карточке
указаны: название документа, владелец документа, дата создания
документа, дата последнего изменения содержания документа, категория, к
которой принадлежит документ;
• Карточка может содержать и другие реквизиты, что определяется категорией
документа. Заполнение карточки документа происходит на этапе создания
документа или при редактировании его свойств на вкладке «Описание»;
• Кроме того, непосредственно к документу могут относиться один или несколько
внешних файлов, называемых вложениями. Эти вложения могут быть созданы
в приложениях Microsoft Word, Excel, PowerPoint, или же представлять собой
файлы с графическими изображениями;
• В документе могут содержаться ссылки на другие документы. Ссылки
устанавливают связи между исходными и порожденными документами.

16. Маршрут движения документа
• Система NauDoc избавляет от необходимости ручной передачи документа
между сотрудниками предприятия. Электронный документ находится в
хранилище одном экземпляре, пользователям не надо делать копии
документа, чтобы передать нескольким адресатам. Документооборот
осуществляется за счет последовательной выдачи заданий на операции с
документом в системе NauDoc. Такими заданиями могут
быть, например, запрос на просмотр, утверждение или визирование документа;
• Документ последовательно проходит несколько этапов. На каждом из этих
этапов, называемые в NauDoc состояниями или статусами, к документу могут
быть применены различные действия. Правила продвижения документа между
участниками документооборота включают в себя последовательность
состояний, список действий и список пользователей, которые имеют право их
совершать;
• Перед тем, как документ изменит свое состояние, может потребоваться, чтобы
определенный пользователь выполнил по документу какое-либо задание. Это
задание может состоять, например, в согласовании или утверждении
документа. NauDoc автоматически уведомляет пользователей по электронной
почте о назначаемых по документу заданиях, а также контролирует их
исполнение;
• Смена состояния документа может осуществляться непосредственно
пользователем или происходить автоматически после выполнения назначенных
заданий.

17. Маршрут движения документа

18. Версии документа
• При коллективной работе с документом может происходить неоднократное
изменение его содержания. В редактировании документа могут принимать
участие различные пользователи. При этом иногда бывает необходимо
вернуться к одной из предыдущих редакций документа;
• NauDoc позволяет создавать и отслеживать редакции документов, формируя
эволюционный след изменения документа. Различные редакции одного и того
же документа называются версиями и могут отличаться друг от друга
содержанием, статусом, владельцем, наличием вложенных файлов, ссылок и
т.д.

19. Работа с документами

20. Создание нового документа
• Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новый документ;
• В меню «Новый объект» выберите пункт «Документ». Нажмите кнопку
«Создать».
С помощью меню
«Новый объект» в
системе можно
создавать любые новые
объекты – в том числе и
документы
Если у пользователя
недостаточно прав для
создания документа, то в
перечне объектов строка
«Документ» будет
отсутствовать

21. Создание нового документа
• При создании документа, система предлагает вам заполнить его
регистрационную карточку;
• Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения;
• Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткую
аннотацию документа;
• В раскрывающемся списке «Категория» укажите «Документ». Это базовая
категория документов, которая не содержит базового маршрута прохождения и
специфических реквизитных полей. Служит для начального ознакомления с
системой и создания простых документов, не привязанных к каким-либо бизнес-
процессам.
В раскрывающемся списке
«Категория» можно выбрать
нужную категорию документа.
В зависимости от выбранной
категории у документа могут быть
дополнительные поля
реквизитов, шаблоны, набор
состояний и автоматически
назначаемые цепочки
согласования, подписания и
При создании документа исполнения.
можно к нему прикрепить Категории настраиваются
файл и преобразовать технологом.
содержание этого файла
в содержание документа

22. Редактирование текста документа
• После нажатия кнопки «Применить» перед вами откроется для редактирования
новый чистый документ;
• В режиме редактирования можно ввести текст документа, включая таблицы и
списки, отформатировать содержание с помощью панели инструментов
визуального текстового редактора.
После окончания
редактирования текста
документа не забывайте
нажать кнопку
«Сохранить» на панели
редактора

23. Вложения
• Кроме текстового содержания и реквизитов каждая версия документа в NauDoc
может иметь прикрепленные файлы, созданные в различных программных
приложениях;
• Чтобы добавить новое вложение, достаточно перейти в документе на вкладку
«Вложения», нажать кнопку «Обзор», указать путь к выбранному файлу в
файловой системе компьютера и нажать кнопку «Вставить файл».
Если вы
присоединяете
графический файл
(например, отсканир
ованный
Если вы документ), то его
присоединяете содержимое
файл не автоматически
графического вставляется в текст
формата, то он документа
отображается в
тексте документа в
виде ссылки

24. Копирование и перемещение документа
• Для копирования документа нужно войти в папку, где находится
документ, включить флажок рядом с названием документа, нажать кнопку
«Копировать»;
• Затем зайти в папку, куда нужно скопировать документ и нажать кнопку
«Вставить»;
• Перемещение документа можно осуществить аналогичным способом, только
вместо кнопки «Копировать» требуется нажать кнопку «Вырезать»

25. Работа с папками

26. Создание папки
• Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новую Папку;
• В меню «Новый объект» выберите пункт «Папка». Нажмите кнопку «Создать».

27. Создание папки
• При создании папки, система предлагает вам заполнить ее регистрационную
карточку;
• Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения;
• Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткое
описание назначения данной папки;
• Нажмите кнопку «Применить», после выполнения этого действия NauDoc
автоматически откроет созданную папку.
Поля «Номенклатурный
номер» и «Постфикс»
являются
опциональными и
используются только
при регистрации
документов в журналах

28. Контроль доступа к папке
• Следующим шагом после создания папки является назначение прав доступа к
ней для других пользователей. Эта операция необходима в том случае, если с
содержанием папки помимо ее создателя будут работать и другие
пользователи;
• Для назначения прав доступа к папке откройте выбранную папку, в
выпадающем меню «Папка» выберите «Контроль доступа».

29. Контроль доступа к папке
• Вызванная форма позволяет назначать права доступа для отдельных
пользователей и целых групп.
В этой части формы
можно настроить
групповые права
доступа к данной папке
В этой части формы
можно настроить
персональные права
доступа к данной папке

30. NauDoc
[Цикл презентаций «Легкий старт»]
Часть 3: Согласование документов

31. Введение
• В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые запросы
на согласование назначаются ответственным пользователям автоматически.
Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной
категории документа;
• Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий:
предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с
ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки
согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в
зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по
работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение
перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких
недель;
• Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы
NauDoc по проведению согласования документов, то настраивать категории не
обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;
• Эта презентация расскажет вам о том, как согласовывать электронные
документы с помощью системы документооборота NauDoc.

32. Запрос на согласование
• Создайте новый документ;
• C помощью вкладки «Редактирование» создайте его основной текст;
• Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете
создавать произвольные задания к данному документу;
• Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами
выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже
имеющихся и завершенных заданий по данному документу.

33. Запрос на согласование
• С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов:
– Директива. Этот тип заданий является основным и используется для
передачи поручений руководителя его подчиненным;
– Информация. Служит для доведения информации до определенного круга
пользователей;
– Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими
пользователями;
– Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного
лица;
• В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Запрос».

34. Согласование документа

35. Согласование документов в NauDoc
• В NauDoc предусмотрена возможность согласования документа с другими
пользователями;
• При отправке документа на согласование нескольким пользователям можно
указать маршрут согласования. При использовании такого маршрута документ
будет отправлен на согласование ответственным пользователям по очереди в
указанном порядке. Каждый из них принимает решение исходя из решения
предыдущих. Без использования маршрута согласования документ
рассылается одновременно всем ответственным пользователям;
• Участник согласования получает запрос на согласование, который
рассматривается как входящее задание. В свою очередь для инициатора
согласования запрос является исходящим заданием.
• Участник согласования автоматически получает доступ к
документу, запрошенному на согласование;
• Каждый из участников согласования может утвердить документ либо написать
замечания и отправить документ на доработку. В последнем случае процедура
согласования прерывается, и документ считается несогласованным.

36. Запрос на согласование
• Для того чтобы создать к данному документу запрос на согласование, нажмите
кнопку «Запрос». На экране отобразится карточка задания.

37. Карточка задания
Общий список
пользователей
системы.
Дважды кликнув на
имени
пользователя, вы
можете переместить
его в список
ответственных
пользователей данного После того, как список
задания участников
согласования
сформирован, укажите
порядок
согласования, т. е.
расставьте участников в
порядке очередности, с
которой документ будет
поступать к ним на
согласование
В поле «Дата
окончания» укажите
желаемую дату и
время окончания
согласования
документа
Чтобы процедура В поле
согласования происходила в «Комментарий»
указанном порядке, включите можно ввести
флажок «Запрашивать текст, поясняющий
согласование по маршруту» запрос на
В противном случае запрос согласование
будет отправлен всем документа
указанным пользователям
одновременно

38. Уведомление о входящем задании
• Участник согласования получает по электронной почте уведомление о том, что
ему направлен персональный запрос на согласование документа:
Кроме почтовых
уведомлений, ссылки на
новые задания также
отображаются на домашней
странице
пользователя, сразу после
входа в систему.
Кликнув на ссылку
«Входящие задания» можно
открыть папку, содержащую
все новые входящие
задания.

39. Карточка задания
• После щелчка «мышью» на ссылке, содержащейся в письме, на экране
отобразится информация о запросе и содержание документа, запрошенного на
согласование:
Для отклонения
Для утверждения запроса на
документа требуется согласование
нажать кнопку документа требуется
«Удовлетворить нажать кнопку
запрос» «Отклонить запрос»

40. Удовлетворение запроса
• Допустим, ответственный пользователь решил удовлетворить запрос на
согласование. После нажатия кнопки «Удовлетворить запрос» на экране
появляется форма запроса комментария пользователя. В данной форме можно
оставить пояснения в поле «Комментарий», после чего требуется подтвердить
утверждение документа нажатием кнопки «Удовлетворить запрос»:

41. Фиксирование записи о согласовании в
карточке задания
• Факт утверждения документа одним из пользователей и оставленный
комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Инициатору запроса
на согласование по электронной почте высылается уведомление об успешном
утверждении документа первым ответственным пользователем;
• Задание на согласование будет отправлено далее по маршруту (следующему
пользователю в списке согласования).

42. Контроль за ходом согласования
• После отправки запроса на согласование можно контролировать ход
согласования документа;
• Для контроля за ходом согласования щелкните «мышью» на вкладке
«Контроль исполнения» и укажите группу заданий которой хотите просмотреть.
Обычно для автора задания такими группами являются исходящие задания в
процессе выполнения. После этого на экране появится список заданий, включая
запросы на согласование.

43. Контроль за ходом согласования

44. Завершение задания
• Если в задании типа «Запрос» все ответственные пользователи прислали
уведомления о согласовании/отказе, то задание автоматически закрывается с
соответствующим результатом: «успешно» или «неудовлетворительно». Это
позволяет избежать рутинных операций по завершению заданий вручную.

45. NauDoc
[Цикл презентаций «Легкий старт»]
Часть 4: Контроль исполнительской
дисциплины

46. Введение
• В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые задания
назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка
маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории
документа;
• Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий:
предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с
ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки
согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в
зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по
работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение
перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких
недель;
• Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы
NauDoc по работе с поручениями и распоряжениями, то настраивать категории
не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;
• Эта презентация расскажет вам о том, как происходит работа с электронными
поручениями с помощью системы документооборота NauDoc.

47. Создание задания
• Создайте новый документ;
• С помощью вкладки «Редактировать» создайте его основной текст;
• Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете
создавать произвольные задания к данному документу;
• Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами
выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже
имеющихся и завершенных заданий по данному документу.

48. Создание задания
• С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов:
– Директива. Этот тип заданий является основным и используется для
передачи поручений руководителя его подчиненным;
– Информация. Служит для доведения информации до определенного круга
пользователей;
– Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими
пользователями;
– Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного
лица;
• В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Директива».

49. Работа с поручениями и
распоряжениями

50. Директива
• Директива – это тип задания, предназначенный для выдачи руководителем
распоряжений своим подчиненным. При назначении задания с типом
«Директива» пользователь указывает описание задания и сроки его
исполнения, назначает ответственных пользователей и контролера;
• Ответственный пользователь получает уведомление о назначении входящего
задания, которое он может принять к исполнению или отказаться
выполнять, указав причины этого отказа. В процессе работы над заданием
исполнитель может посылать автору задания отчеты о выполнении. Отчеты
могут быть промежуточные, в которых отражаются промежуточные
результаты, и закрывающий, в котором сообщается о полном выполнение
задания. Также исполнитель может сформировать отчет о невыполнении
задания, например, если задание по каким-либо причинам не может быть
выполнено в срок. Кроме того, на основе входящего задания ответственный
пользователь сам может назначить подзадания другим исполнителям;
• Контролер должен следить за соблюдением сроков и качеством выполнения
задания. Он может запрашивать у исполнителя промежуточные отчеты, а
закрывающий отчет должен завизировать, подтвердив выполнение задания.
• Автор задания, получив от ответственного пользователя или контролера
закрывающий отчет, завершает задание.

51. Создание поручения
• Для того чтобы создать распоряжение к данному документу, нажмите кнопку
«Директива». На экране отобразится карточка задания.

52. Карточка задания
В поле «Название» укажите
название создаваемого
задания (если задание
назначается для
документа, то название
задания, по-
умолчанию, совпадает с
названием документа)
Галочка в поле
«Периодическое задание»
позволяет создавать
периодическое
задание, которое будет
автоматически создаваться
с заданным временным
интервалом
В этой части формы вы
можете назначить
ответственных
пользователей и
контролера по этому
заданию.
Контролера в задании
может не быть

53. Уведомление о входящем задании
• Исполнители данного задания получают по электронной почте уведомление о
том, что им направлен персональный запрос на исполнение документа.
Контролер задания также получает почтовое уведомление:
Кроме почтовых
уведомлений, ссылки на
новые задания также
отображаются на домашней
странице
пользователя, сразу после
входа в систему. Кликнув
на ссылку «Входящие
задания» можно открыть
папку, содержащую все
новые входящие задания

54. Карточка задания
• После щелчка «мышью» на заголовке задания, на экране у ответственного
пользователя отобразится информация о распоряжении и полное содержание
документа:
Перед началом работы над
заданием ответственный
пользователь должен
принять задание к
исполнению, т. е.
подтвердить свое согласие
работать над заданием.
Для этого необходимо
открыть карточку
входящего задания и
нажать кнопку «Принять к
исполнению»:

55. Исполнитель принимает задание к
исполнению
• После нажатия кнопки «Принять к исполнению» на экране появляется форма
внесения комментария к данному событию:

56. Карточка задания
• Факт того, что документ принят к исполнению одним из пользователей и
оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания.
Создателю задания и контролеру высылается по электронной почте
уведомление о принятии задания к исполнению:

57. Назначение подзадания
• После приема задания к исполнению, ответственный пользователь может
назначить подзадания для других пользователей (например, своих
подчиненных);
• Для назначения подзадания требуется: открыть карточку входящего
задания, нажать кнопку «Назначить подзадание». После этого на экране
отобразится форма, в которой требуется ввести параметры подзадания.
Данная процедура полностью повторяет процедуру назначения обычного
директивного задания.

58. Составление отчетов о выполнении
• В ходе работы над заданием ответственный пользователь должен составлять
отчеты о выполнении задания. Отчет может быть промежуточным и
закрывающим. Промежуточный отчет сообщает создателю задания и
контролеру о продвижении работ над заданием. По мере выполнения задания
ответственный пользователь может дополнять и изменять содержание
промежуточного отчета. Закрывающий отчет составляется после завершения
работы над заданием и сообщает о выполнении задания;
• Для составления отчета необходимо в карточке задания нажать кнопку
«Доложить о выполнении»:

59. Отчет о выполнении
• На экране появится форма составления отчета;
• Допустим, данный отчет окончательный. В этом случае нужно заполнить поле
«Комментарий», указать фактическое время, потраченное на выполнение
задания, и поставить отметку в поле «Закрыть отчет». При составлении отчета
можно указать документ, являющийся результатом выполнения задания или
каким-либо образом связанный с этим заданием. Таким документом может быть
объект системы NauDoc или файл, созданный другим приложением (MS Word и
др.)
• Если отчет промежуточный, то поле «Закрыть отчет» нужно оставить пустым, а
в поле «Комментарий» указать текст промежуточного отчета.

60. Фиксирование отчетов в карточке задания
• Данные всех промежуточных отчетов и данные окончательного отчета
фиксируются в карточке задания и могут быть просмотрены всеми участниками
задания. В карточке задания закрывающий отчет сопровождается
комментарием «Окончательный отчет».

61. Отчет о невыполнении
• В случае если задание не было выполнено в установленный
срок, ответственный пользователь должен составить отчет о невыполнении.
Данный отчет является аналогом объяснительной записки, которая
направляется создателю задания и контролеру.

62. Контроль за выполнением
• Контроль за выполнением задания осуществляется контролером;
• Основные обязанности контролера – следить за соблюдением сроков и
качеством выполненной работы. Контролер может запрашивать у
ответственного пользователя промежуточные отчеты, а после составления
окончательного отчета должен визировать его, т. е. подтвердить выполнение
задания. Уведомление о том, что ответственный пользователь составил
отчет, поступает контролеру по электронной почте.
• После знакомства с отчетом и оценки качества выполнения задания контролер
визирует отчет:

63. Отправка дополнительных уведомлений
• Если качество отчета и выполненной работы неудовлетворительно, контролер
или автор задания могут отправить дополнительные уведомления
ответственному пользователю;
• После отправки пользователю, текст уведомления и дата отправки сохраняются
в карточке задания в виде «Истории уведомлений».

64. Завершение задания
• После получения отчета о выполнении задания от контролера или
ответственного пользователя создатель задания завершает его действие;
• Действие задания можно завершить, не дожидаясь отчетов о его
выполнении, например, если задание потеряло свою актуальность;
• Для завершения задания требуется войти в карточку задания. В карточке
задания можно ознакомиться с отчетом ответственного исполнителя и визой
контролера. При условии, что задание выполнено надлежащим образом, его
действие завершается нажатием кнопки «Завершить».

65. Создание директивного задания без
создания документа
• Для создания нового директивного задания, которое не связано с каким-либо
документом в системе, нужно выполнить следующие действия: открыть вкладку
«Контроль исполнения» в панели навигации NauDoc, щелкнуть «мышью» на
ссылке «Исходящие задания». После выполнения этих действий на экране
отобразится данная форма. В вызванной форме необходимо нажать кнопку
«Директива». Дальнейшие действия, связанные с формированием параметров
директивы, совпадают с уже описанными.

66. Благодарим за внимание!
→ Мы рекомендуем вам обратить
внимание на подробную документацию
по системе: Руководство пользователя и
Руководство технолога
http://www.naudoc.ru/
→ Если вам помогли наши вводные
презентации или у вас есть
предложения по их
улучшению, напишите письмо на адрес
info@naudoc.ru
→ Нам важно знать ваше мнение!
телефон: (343) 378-42-87