目標管理
7步驟
經理人必修
領導者必須從組織的總體目標，導出每位夥伴的個人目標
才能彙整所有人的力量，成就目標的達成
＃周建良 ＃fishleong666

目標管理的第一步，就是學會如何做好工作規劃
工作規劃就如同在「現狀」與「目標」
這兩點之間建立起一道「階梯」
透過拆解工作流程，帶領自己一步一步走向終點

目標規劃與執行大致可拆解為7個步驟：
1.制訂明確目標
2.拆解作業流程
3.排定優先順序
4.委派分配任務
5.精準掌握時程
6.找出風險因子
7.總結檢討改善

這7道步驟構成了一個目標管理與改善的循
完整走完整個流程
並將每一次經驗做為下一次改善的起點
才能讓做事方法愈來愈精細

制訂明確目標Step1
釐清方向、盤點資源
不花力氣做白工
接到工作時，千萬不要一股腦地埋頭苦幹，必須先後退一步、拉開視野，釐清「為什麼要做這件事」
設想「理想的成果是什麼，再拉開任務範圍、資源與期限，著手制訂目標

1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
接到工作時，千萬不要一股腦地埋頭苦幹
必須先後退一步、拉開視野
釐清「為什麼要做這件事」
設想「理想的成果是什麼」
在考量任務範圍、資源與期限，著手制訂目標

1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
制訂目標2前提
抱持「問題意識」與「目標意識」

1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
工作規劃的第一階段是建立明確目標
以確保每分力氣都不是做白工

1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
因此接到工作時
千萬不要躁進盲動、一股腦地埋頭苦幹
而是必須先退一步
釐清「為什麼要做這件事」(問題意識)
掌握「理想和現狀的差距」
再思考「用什麼方法才能填評差距、達到目標」

1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
在確定方向無誤之後，工作者在設定目標前
還必須大略想像「工作完成時的理想成果」
並且抱持這樣的「目的意識」
具體地去考慮「該如何進行？有沒有更好的方法？」

1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
想清楚了自己為什麼要做這件事，以及做完這件事能夠達到什麼成果
接著就進入實際制定目標的階段
凡是制定目標，都不脫「設定期限、資源、範圍」這3項要素

1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
制定目標3要素：範圍、期限、資源
每個目標都需要期限，否則永遠無法完成
資源指的是工作者可以掌握的人力、物力、財力
設定範圍則是判斷「該做什麼」以及「做到什麼程度」

1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
制定目標3要素：範圍、期限、資源
重點可分為
「行動的理念方針」「工作的檢視重點」「計畫的目標重點」3個

拆解作業流程Step2
目標拆解愈精細
離達成愈接近
目標是一種距離愈遠、看起來就愈難實現的東西
工作規劃的用意就在於將「大目標」拆解成「小工作」，而當你把目標拆解的愈清楚、愈精細
執行就愈順利，也能每天累積一點進度，循序漸進地達成目標

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
工作規劃的用意在於，藉由將「大目標」拆解成「小工作」
每天累積一點進度，就能循序漸地達成目標

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
在拆解任務的方法中，最實用的就是專案管理常用的
「工作劃分結構」(WBS，Work Breakdown Structure)技巧：
以樹狀圖的形式，將複雜的任務解構為脈絡分明的分支作業
定出工作範圍，做為分配資源和人力的基礎

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
工作劃分結構主要的概念是：
把所有需要完成的作業
細分到不能再分為止
一般的專案大致可分為3~6層
即使是像登陸月球
這種超大規模的專案
細分至20層就已經是上限

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
製作WBS時最常碰到的問題是：「工作要細分到什麼程度才能停？」

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
製作WBS時最常碰到的問題是：「工作要細分到什麼程度才能停？」
原則有兩項：
1.精細到你可以正確評估細項作業的時間和成本
2.直到工作所耗的時間單位「小於」排進度的時間單位
例如你要排的是「日進度」，就將作業分割到「一天以內能完成」
要排的是每小時進度，就細分到一小時以內能完成的作業為止

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
此外，拆解工作時，先不用擔心每個細項的的先後次序
因為這個階段的目的是呈現工作的整體範圍
以估計時間和成本，同時做為分派工作的基礎

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
以MECE原則，檢視作業清單
完成初步的工作分解結構後，還要用MECE(Mutually Exclusive,
Collectively Exhaustive，彼此獨立、互無遺漏)原則檢視

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
同一層的作業是否有彼此重複之處？
每一層的每一項作業是否包含了
完成任務所需進行的全部工作？
規劃出重複的作業
不但浪費時間和精力
在必須靠團隊完成的任務中
更容易造成進度混亂、降低工作效率

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
例如，工作進行到一半，才發現A、B兩人都進行了相同的作業
要推進至下個階段時，該採用A還是B的成果呢？
另一方面，若規劃中有作業被遺漏掉，別說無法獲得高品質的成果
有時甚至連完成任務都有問題

1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
因此，在工做規劃的「拆解」階段
請時常想著「這符合MECE原則嗎？」來進行
完成後再用「MECE原則」從頭到尾檢查一遍
當你把目標拆解的愈清楚，執行就愈順利

排定優先順序Step3
找出最重要的工作
全力優先處理
你的時間、你的心力都很有限。在同一個時段裡，你只能做一件事。
找出真正重要的工作，全力以赴地優先處理它
並且排除會打亂工作節奏與既定行程的心理及外在因素，才能把力氣都用在對的地方，創造最高效益

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
工作者應該體認到的現實是，在同一個時段裡，你只能做一件事
所以，選擇了A任務，就等於延後、甚或放棄執行其他任務

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇，就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準：
1.工作量：工作必須花費的時間或心力多寡

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇，就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準：
2.難易度，與工作者是否擅長該項工作有關
一般而言，需要發揮想像力、企劃力、創造力，或重要性
技術性愈高的事，難度較高；行正或例行事務的工作則相對較容易

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇，就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準：
3.複雜度：工作所牽涉人員、部門、預算及其他相關因素的多寡

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇，就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準：
4.重要性：工作影響所及的範圍大小，可能是涉及的目標或
資源(人力、財力、物力)很大或很多
也可能是攸關公司、部門或個人的目標及未來發展

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇，就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準：
5.緊急性：通常由交貨或完工的截止日期來判定
或是短程、近期內必須見到成效的事物

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
一定要問：為什麼做？何時完成？
基於人性考量，多數人幾乎都會從「緊急」的工作做起
其次是「重要」的工作，因為緊急的工作看似有燃眉之急
重要的工作則是滋事體大

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
不過，如果在緊急和重要這兩個判斷基準之外
再加上工作量、複雜性和難易度的交互作用
很容易就會讓人亂了步調

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
一定要問：為什麼做？何時完成？
人們之所以無法快速準確地建立工作優先順序
主要是因為缺乏明確的資訊

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
其中包括具體交代「完成的期限」和「做這項工作的理由或原因」
還有就是人會受到自身的好惡所驅策
往往會優先做「想做的事」，延緩「應該做的事」

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
一定要問：為什麼做？何時完成？
針對第一點
工作者的首要之務是完整記錄自己一周的工作
並在接受任務委派時
拒絕「愈快愈好」的模糊指示
而要追問：「什麼時候需要？為什麼要做？」
這樣才能將新增的工作項目
清楚地增添到工作清單裡

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
最後排定好的工作優先順序
也很容易被上司或客戶臨時插進來的緊急工作給打亂
接到緊急委託時，常不自覺地優先處理該項工作
但「突發事件」未必等於「優先任務」

1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
因此，急件來的時後，最好先確認：「這真的是急件嗎？」
如果是自然就要中斷手邊工作，優先處理急件
若非緊急事件，則務必要確認：
「完成期限為何？」以將臨時新增的任務排進工作清單裡

委派分配工作Step4
他人能處理的工作
就不要自己動手
只要你願意信任他人，教導他人，不但可以讓其他人獲得成長機會，也可以借助他人的時間與專長
幫忙你提升工作的品質，同時讓自己有更多時間從事更重要、更關鍵的事務

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
工作的委派與授權，只有一個簡單原則：
「他人能處理的工作，就不要自己動手」

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
為了順利推行規模較大的計劃，勢必得借助多方面的知識和技能
「如果持續單靠自己的力量，自己的能力界線，就會直接成為計劃的界線」

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
有些人之所以不願將工作授權給他人
是覺得與其花時間教人
乾脆自己趁著這段教導訓練的時間
把工作做完即可，以節省時間和精力
也不必事後還費心去糾正別人的錯誤

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
對此當你是個自命不凡的人時，你很難相信別人可以把一份
工作做得比自己更好。但是等到自己年紀增長
加上沒有時間「被迫」把工作分出去給別人做之後
經常會發現部屬其實可以把某些工作做得跟自己一樣好甚至更好

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
同樣地，一定也有很多人認為
「叫人做事，不就是出一張嘴，有什麼難的？」
問題在於，有時後你以為只要把工作分配出去
等著驗收成果就好，但結果經常事與願違

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
將工作分攤出去的缺點就是
被交付任務的人如果延遲
將導致工作無法在期限內完成
或是委託他人處裡的工作成果
不如自己預期

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
不過，即使碰到這種情況
千萬不要輕易地退回
「還是自己來吧」的心態
而是要轉而省思自己在委託工作時
真的「說清楚、講明白」了嗎？

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
試想，接受你所指派的任務
一定也有自己的工作規劃
所以你所指派的任務
難免會更動對方排定的優先順序

1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
如果希望你委託他人的工作
能盡速、確實地被完成
就要給予明確的指令及適當的權限
並在過程中隨時監督進程
以及提供必要的協助

精準掌握時程Step5
決定幾點幾分開始做
按部就班完成計劃
計劃的事，無論構思得多麼完整明確，只要沒有決定「從哪一天的幾點幾分開始做」都無法被執行與兌現
掌握各項工作之間的先後關係，並且精確估算完成每項工作所需的時間，就能按部就班地完成計劃

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
進入「製作行程表」的階段
可說是將工作者腦中
對工作流程的想像、對未來的規劃
從「幻想」落時到「實現」的過程中
最重要的步驟

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
無論構思地多麼完整、明確、具體
只要沒有決定「從哪一天的幾點幾分開始做」
沒有事先預約時間，都無法被執行與兌現

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
安排行程就像拼圖
必須將一個個工作任務
依序填入適當的空格裡
整幅圖的樣貌才會完整與鮮明

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
因此，安排行程的首要步驟
就是將工作任務統一化作「數字」：
透過預估每項作業所需的時間
將抽象的任務加以量化
讓任務變成一片片
可被組合、拼湊的小拼圖

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
例如將「製作提案書」化作「5天」
「讀一本書」化作「4小時」等
好讓之後的排序與排程更輕鬆

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
只是，該如何估算時間，才能減少「計劃趕不上變化」的窘境？

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
只是，該如何估算時間，才能減少「計劃趕不上變化」的窘境？
根據過去的經驗推算，也許是最貼近現實的估算方法
因為只要執行過類似任務，就能以當時的經驗推算
若是沒有相關經驗，也可以透過詢問有經驗者的意見
判斷可能的花費時間

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
此外，為了避免排定的時間表
被突如其來的指令或臨時
或臨時性任務打亂步調
在估算時間
一定要為作業預留緩衝時間

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
將自己預想的時間乘以1.3~1.5倍
是最保險的估算方式
就算最後提早完成
不僅可以利用剩餘的時間
還能帶來「提早完成」的成就感
產生正向循環

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
確立先後關係，依序排列，在完成每項作業的時間估算後
更重要的是確立工作與工作之間的先後關係與完成順序
才能將拼圖依序放在正確位置，完成工作行程的安排

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
釐清工作之間的先後關係，可以幫助我們確認工作是否可以同時進行
讓所有作業都能被有秩序地串接起來
行程安排的最後一步，是為每項作業編上開始與完成的日期

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
依照整個專案完成期限的有無
設定日期的方法可分為「累積法」與「倒推法」

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
「累積法」指的是截止或交貨期限未定時
以各項作業所需的時間為前提
從頭開始累加工作時間，最後得出預定完成日

1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
「倒推法」則適用於截止日期明確的專案，從截止日回頭倒推
依照各作業的所需時間設定日程，決定專案的開始日期

管控風險因子Step6
擬定雨天方案
讓風險有備無患
意外，可說是每個工作者最頭疼的事。釐清風險並擬定解決方案，是工作規劃流程中不可或缺的一步
抱持「有備無患」的態度看待整體規劃，針對潛在風險提前思考因應方針，便能確保計劃的執行更為順利

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
然而，風險真的是無法控制的嗎？

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
然而，風險真的是無法控制的嗎？
事實上，我們可以透過一些方法
事先掌握風險來源，進而設定相應的預防對策
即使最後問題仍舊發生
也會因為已經做好相關準備
而能盡速排除障礙

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
換言之，釐清風險並擬定解決方案
是工作規劃流程中不可或缺的一步

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
危機發生前：
追究潛藏危機，預防重大失誤
考量對策之前，務必先瞭解
這個專案可能會發生什麼樣意外狀況

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
欲釐清風險，可從3個方向切入思考：目標、時間、資源
由於計劃跟隨目標
因此一旦目標變動在這之前所作的努力接有可能前功盡棄

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
危機發生前：追究潛藏危機，預防重大失誤
期間的長短，則會影響每個階段工作的銜接
所以應深入探究時間要素帶來的影響

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
最後，資源可再細分為人力、物力、和財力三元件
任何一元件脫節，都有可能致使工作無預警停擺

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
危機發生前：追究潛藏危機，預防重大失誤
除了從看得見的目標、時間與資源等面向
去確認可能會發生的突發狀況之外
在管理風險時的另一項重點就是挖掘並處理「潛在危機」

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
因此，在分析可能的潛在問題時
我們可以透過不斷地自問
「為什麼」「會發生什麼事」等問題
不斷地向下追究原因
並及早思考因應對策

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
此外，在工作進行的同時
最好也能經常回頭檢視
並確認「最初的工作計劃」
與「當前進度」之間的落差
以有效避免重大失誤的產生

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
危機發生後：
分析狀況及原因，匯整解決方案
萬一已經竭力防堵問題
問題還是發生了，該怎麼辦？
首要之務就是正確完整地掌握現況
並評估可能波及的層面

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
若在一知半解的狀態下
就貿然試圖解決問題
反而極有可能忽略某些重點
導致日後發生更嚴重的負面影響

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
其次則是分析問題發生的原因
這個部分可藉由之前提到的「目標」「時間」「資源」
這3個角度來思考危機的起頭，之後才能對症下藥，擬妥解決方案

1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
最後，當危機解除後，務必要與團隊成員將問題及對策
統一加以整理，化為共享的知識。往後若再次發生類似的危機
便有前例可循，找出應對做法，對於工作效率的提升將有莫大助益

總結檢討改善Step7
運用PDCA改善循環
讓工作止於至善
工作規劃是一道不斷循環的流程，唯有反覆檢視計劃與實際的落差，找出問題發生原因
做為下次工作規劃時改善的依據，才能讓工作流程臻於完美、止於至善

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
各種事前沒預估道或難以掌握的變因
多少都會造成計劃執行不如預期

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
因此，工作規劃的最後一步，就是在事情結束後
針對整體過程進行評估，發掘問題、找出對策
進而制定新的工作機會
以讓未來工作方式更臻完美

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
廣徵各方意見，釐清問題本質
在評估時，首先必須「蒐集與掌握問題點」
找出過程中所有困擾、不平、不滿和期望

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
所謂「問題」，是指計劃與實現的落差，除了自我評估之外
更應盡可能請他人提出看法，例如聽取上司或工作夥伴的意見
對顧客進行詢問等，才能避免主觀盲點

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
評估可從以下4個面向分析計劃的落實程度，發掘問題所在：
1.目標：是否達成原訂的目標或目的？
2.時間：是否依照原定時程表進行？
3.資源調度：預算、人力是否足夠？
4.計劃發想：有沒有發生任何預料外的問題？

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
分析計劃落實度時，最好採用
「之前vs.之後」(Before vs. After)的比較方式
並將前後結果以數字或圖表呈現

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
例如「預估廣告可使來店人數增加30%，結果只提升10%」
「原訂銷售業績為前年度的250%，卻只做到150%」等
藉由明確的數字對照，讓做不到或失敗的部分一眼就能看出
接著，再從各項具體的問題點中，分析現狀，鎖定主要原因

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
根據上述方法蒐集到的資料，乍看之下常都是些瑣碎而毫無脈絡的事
多數人很容易便犯下兩項錯誤：
一是把焦點集中在「當下如何應對」
二是輕率地把原因歸咎為「人為疏失」

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
然而每個問題的發生一定都有其結構性因素，為有透過整理、歸納與分析
才能抓出問題發生的根本原因，從而對症下藥
否則相同的問題往後一定會再度發生

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
從失誤中學習，建立新的工作機製
當評估結束，歸納出所有的問題原因後
此時就要學習從失敗中記取教訓
建立一套新的工作流程，避免重蹈覆轍
才是真正有用的改善之道

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
針對預防錯誤再度發生的對策擬定
工作者應就以下三個層次進行思考：
第一層是「預防問題再度發生」
第二層是「建立可以發現錯誤的機制」
第三層是「就算發生錯誤，也不會產生問題的對策」

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
最重要的原則就是
絕對不可依據個人意識
幹勁或做事方法來設定工作方法
而應從工作的系統面上做改變
才是具有實效性的對策

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
比方說，若是想簡化文書作業
便應構思如何將文書設定成固定格式
或採用打勾確認的檢核表方式
才是一勞永逸的解決辦法
「如果你總是用慣用的方法做事
得到的永遠是一樣的結果」

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
「如果你總是用慣用的方法做事
得到的永遠是一樣的結果」

1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
工作規劃不是一個現性過程，而是一道不斷循環的流程
唯有反覆檢視計劃與實際的落差
找出問題發生原因，做為下一次工作規劃時改善的依據
才能讓工作流程真正臻於完美、止於至善

目標管理
7步驟
經理人必修
領導者必須從組織的總體目標，導出每位夥伴的個人目標
才能彙整所有人的力量，成就目標的達成
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