2. Στόχοι Ενημέρωσης
• Ανάλυση Στόχου 15
o Σκοπιμότητα Στόχου
o Ωφέλεια και Χρησιμότητα
για τον χρήστη
για τον φορέα
• Παρουσίαση Comidor
o Βασικά εργαλεία έναρξης χρήσης
o Διαχείριση Διαδικασιών & Έργων
• Αναθεώρηση Διαδικασιών
• Διαλειτουργικότητα
2
3. Συνεργασία
• Συνεργασία: η ενέργεια ή το αποτέλεσμα του συνεργάζομαι.
o η εργασία δύο ή περισσότερων εργαζομένων στον ίδιο τομέα ή και στον ίδιο χώρο.
o συμμετοχή σε ένα συλλογικό έργο, π.χ. επιστημονικό, δημοσιογραφικό, καλλιτεχνικό κτλ.
• ανταλλαγή βοήθειας και υποστήριξης μεταξύ ατόμων ή ομάδων που έχουν κοινούς ή συναφείς σκοπούς.
Λεξικό της κοινής νεοελληνικής
• Στο εργασιακό περιβάλλον
o Άτομα, εντός ενός οργανισμού, που έρχονται σε επαφή και ανταλλάσσουν/μοιράζονται πληροφορίες και ευθύνες
και καταλήγουν σε ομαδικές αποφάσεις.
o Ομάδες ή Σύνολα που κατασκευάζουν προϊόντα, παρέχουν υπηρεσίες, διαπραγματεύονται συμφωνίες, συντονίζουν
σχέδια, παρέχουν συμβουλές και παίρνουν αποφάσεις.
Επιδιωκόμενο Αποτέλεσμα: Παραγωγή δημιουργικού περιβάλλοντος
3ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
4. Για να επιτύχει μια συνεργασία συνδυάζονται…
“Teamwork makes a Dream Work”
4ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Άνθρωποι
Ποιοι
Διαδικασίες
Πώς
Στόχοι
Γιατί, Τι, Πότε
5. Πλεονεκτήματα - Μειονεκτήματα
Συνδυασμός της γνώσης των πολλών Μειωμένη ατομική συμμετοχή
Διαφορετικότητα της άποψης Συμπεριφορά όχλου
Συνέργεια – Συμπλοκή Επιμήκυνση των κύκλων αποφάσεων
Κοινό όραμα, ευθυγράμμιση με τις ανάγκες Ψευδής εμπιστοσύνη σε μη βάσιμες αποφάσεις
Επιτάχυνση τυποποιημένων εργασιών Απώλεια εστίασης στο στόχο
Συντονισμένες προσπάθειες, Στρατηγική Διαφορετικότητα μελών και ψυχολογία
Ισορροπία Μη καλά καθορισμένοι ρόλοι
Αναγνώριση κενών
5ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Together Everyone Achieves More
6. Πώς επιτυγχάνεται η συνεργασία σήμερα
Μεγέθυνση Φορέα
• Δυσκολία πρόσβασης στην πληροφορία
• Περιττά κόστη
o Μετακινήσεων
o Επικοινωνίας
o Προμηθειών
• Εναλλαγές μεταξύ πολλών εφαρμογών και λογισμικών
• Διαχείριση πολλαπλών logins
• Απόκρυψη πληροφορίας από άλλες ομάδες
• Ανταγωνισμός, έλλειψη παραγωγικότητας
6ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
7. Υφιστάμενα Εργαλεία
• Χαρτί / Έγγραφα
• Τηλέφωνο
• Κοινοί Φάκελοι
• Πάπυρος
• Τηλεδιασκέψεις
• Κοινωνικά Δίκτυα
• Email
7ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Η προσπάθεια συνδυασμού ενός αριθμού διαφόρων εργαλείων,
που δεν επικοινωνούν μεταξύ τους,
μπορεί να οδηγήσει σε οργανωσιακή κατάρρευση.
8. Χαρτί / Έγγραφα
• Σπατάλη πόρων
• Φτωχή έκφραση
• Αργή ανάδραση
• Γραφειοκρατία
8
Δαπανώνται περίπου 400 εκ. ευρώ ετησίως με το
κόστος παραγωγής κάθεεγγράφουνα αγγίζει περίπου
τα0,80λεπτά…
…τα έγγραφα που χάνονται μέχρι να ξαναβρεθούν ή
να παραχθούν ξανά από την αρχή κοστίζουν περίπου
120εκ.ευρώετησίως.
«ΗΥιοθέτησητωνΤεχνολογιώνΠληροφορικήςκαιΕπικοινωνιών(ΤΠΕ)
καιηΨηφιακήΑνάπτυξηστηνΕλλάδα», IOBE,Δεκ.2014
ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Τηλέφωνο
• Γρήγορη ανταλλαγή πληροφοριών & άμεση
ανάδραση, αλλά…
• Κόστος σε χρόνο και χρήμα
• Ανεπάρκεια χρόνου
• Κακή έκφραση μηνύματος και μεταφορά
• Φτωχή συγκράτηση
• Αδυναμία ακρόασης & πρόωρη αξιολόγηση
• Επιλεκτική αντίληψη, στάση και θέση
• Έλλειψη εμπιστοσύνης & εννοιολογική
παρανόηση
9. Κοινοί Φάκελοι
• Συγκεντρωμένη & Διαμοιράσιμη
πληροφορία, αλλά…
o Χωρίς –σωστή– οργάνωση
o Πολλαπλά αντίτυπα και διόγκωση
απαιτούμενου αποθηκευτικού χώρου
o Πρόβλημα με τις διάφορες εκδόσεις
o Δυσχερής ο διαμοιρασμός μεταξύ
ομάδων
o Πρόβλημα στα αντίγραφα ασφαλείας
(backup)…
9ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Πάπυρος
• Διακίνηση εγγράφων, μόνο…
…όσων πρωτοκολλούνται
Ο μεγαλύτερος όγκος πληροφορίας που
παράγεται / διακινείται δεν πρωτοκολλείται
• Περιορισμένη διαχείριση στα
δικαιώματα των εγγράφων
• Περιορισμένος διαμοιρασμός, ειδικά με
εξωτερικούς συνεργάτες
• Δεν ενέχει ρόλο οργάνωσης και
διαμοίρασης αρχείων
10. Τηλεδιάσκεψη
A. Τηλεδιάσκεψη
• Προβλήματα με τον εξοπλισμό
• Αναγκαία η μετακίνηση στο κτήριο
εγκατάστασης του εξοπλισμού
• Απαιτείται έγκριση για σύνδεση > 2
σημείων
B. Τηλεδιάσκεψη
• Εμπορικό Προϊόν (Microsoft), υπόκειται σε
περιορισμούς
o Για καλύτερη ποιότητα και επαυξημένα
χαρακτηριστικά υπάρχει κόστος
• Θέματα ασφάλειας και υποκλοπών
• Πρόβλημα bandwidth
10ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Κοινωνικά Δίκτυα
• Facebook, Twitter κτλ.
• Κατάλληλο για τις Δημόσιες Σχέσεις του φορέα
• Όχι κατάλληλο για την ανταλλαγή
περιεχομένου και απόψεων των υπαλλήλων
του φορέα
o Περιορισμένος έλεγχος - Μέσο απάτης
o Μειωμένη απόδοση και αποτελεσματικότητα,
εθισμός, σύγχυση
Γιατί έγιναν τόσο δημοφιλή;
o Άμεση επικοινωνία ανεξαρτήτως απόστασης
o Γρήγορος διαμοιρασμός περιεχομένου
o Ψυχαγωγία
o Μετατροπή κάτι απλού/καθημερινού σε γεγονός
με κοινωνική αξία
11. E-mail
• Το email δημιουργήθηκε για χρήση ως σύστημα ειδοποιήσεων
• Δεν είναι κατασκευασμένο για διαδικασίες συνεργασίας
• Κλειστό σύστημα! … Τι γίνεται όταν ένας εργαζόμενος αποχωρεί;
Όχι για μεταφορά αρχείων
Όχι για οργάνωση αρχείων
• Υπερφόρτωση Πληροφορίας
o Χρήση αντί ενός διαχειριστή εγγράφων (document manager)
Σύγχυση με τις εκδόσεις των εγγράφων!
o Χρήση αντί ενός διαχειριστή έργων (project manager)
Ανάθεση εργασιών και δραστηριοτήτων με το email!
• Μειωμένη παραγωγικότητα
o Αναζήτηση σε αρχεία του προσωπικού λογαριασμού, που έχουν προωθήσεις και απαντήσεις…
o Καθυστέρηση στον διαμοιρασμό της γνώσης
o Λάθη και σύγχυση
11ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
12. Τεχνολογικές Τάσεις
12ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Δεδομένα:
• Το ελεύθερο λογισμικό έχει όρια.
• Οι Κατασκευαστές Λογισμικού έχουν οικονομικό συμφέρον από την
ύπαρξη διαχωρισμένων προϊόντων…
Ανάγκες:
• Αλλάζουν πιεστικά και η τεχνολογία ακολουθεί αναπόφευκτα.
Οι εργαζόμενοι προσπαθούν να αναλάβουν πρωτοβουλίες και
αναζητούν λύσεις και εργαλεία που θα τους διευκολύνουν
(π.χ. Dropbox)
Διάφορες πλατφόρμες σιγά-σιγά συνενώνονται.
Αυξάνονται οι λύσεις Cloud
o Αυτόματη κλιμάκωση
o Διαφάνεια στη λειτουργία και συντήρηση
o Αύξηση παραγωγικότητας: γρηγορότερα, αποτελεσματικότερα, αποδοτικότερα
o Μεγαλύτερη αύξηση εντός οργανισμών με έντονη και συστηματική αλληλεπίδραση
13. Κοινωνικές Τεχνολογίες
13ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
• Social Tools, Media & Networks, Wikis, Blogs κτλ.
• Εγείρουν νέες ευαισθησίες, επιδιώκοντας να διαπεράσουν
«τοίχους» και να ενσταλάξουν συνεργατική νοοτροπία.
• Για να αποκομίσουν μέγιστο όφελος, οι οργανισμοί πρέπει να:
• Μετασχηματίσουν τις δομές, τις διαδικασίες και την κουλτούρα τους
• Να γίνουν πιο ανοικτοί σε ιδέες και ανθρώπους
• Πιο χαλαρή ιεραρχία με μικρότερες αντιστάσεις
• Κουλτούρα εμπιστοσύνης
• Εκμετάλλευση δημιουργικότητας και δυνατότητων εσωτερικών και
εξωτερικών εμπλεκομένων
Η δύναμη αυτών των τεχνολογιών είναι οι ίδιοι οι χρήστες, που
συμμετέχουν ενεργά και με ενθουσιασμό, που δεν φοβούνται να
μοιραστούν τις ιδέες τους, που ξέρουν ότι η συνεισφορά τους θα
εκτιμηθεί…
14. Συνεργατική Πλατφόρμα
Ενοποιημένο περιβάλλον, που συνδέει ανθρώπους με συναφείς σχετικές πληροφορίες,
υπηρεσίες και εφαρμογές και υποστηρίζει:
• Διακριτές ανάγκες
• Διαμοιραζόμενες υπηρεσίες,
ενοποιημένα σε ένα διαδικτυακό περιβάλλον
• Παρέχεται μέσω ενός πλαισίου και όχι μεμονωμένων προϊόντων
• Η συνεχής εναλλαγή μεταξύ συστημάτων και εφαρμογών
οδηγεί σε αναποτελεσματικότητα, σύγχυση, εκνευρισμό.
14ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
Στόχος:
Ενσωματώνοντας τη διαχείριση γνώσης στις επιχειρησιακές διαδικασίες,
οι εργαζόμενοι μοιράζονται πληροφορίες και επιλύουν προβλήματα πιο
αποτελεσματικά.
15. Συνέργειες
με άλλους στόχους του Στρατηγικού Σχεδιασμού
Σ3. TicketingSupportSystem
Σ4. ΔιαχείρισηΕκπαίδευσης& Γνώσης
Σ6. ΔιοίκησηδιαΣτόχων
Σ7. ΑπλούστευσηΔιαδικασιών
Σ14.ΕκμετάλλευσηΥπάρχοντος&ΕλεύθερουΛογισμικού
Σ16.ΔιαλειτουργικότηταΛογισμικού
Σ20.e-Democracy,ΠλατφόρμεςΣΟ,PaperlessΠ.Σ.
Σ22.ΣυνεργασίεςμεΕκπαιδευτικάκαιΤεχνολογικάΙδρύματα
Σ23.Πολιτική&ΣχέδιοΑσφαλείαςΤ.Π.Ε.
Σ24.ΚανονισμόςΛειτουργίαςΤΠΕ
15ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
16. 16ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
Διαθέσιμα Εργαλεία γιατονχρήστη
• Emails ~ Αλληλογραφία
• Alerts ~ Ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο
o Πληροφοριακές ανακοινώσεις & δράσεις
• File Sharing ~ Διαμοιρασμός Αρχείων
o αρχεία μεγάλου μεγέθους
o χωρίς ανησυχία για έλλειψη χώρου
o εύκολη διαχείριση & οργάνωση, κατά τη βούληση του χρήστη
• Wikis ~ Βάση Γνώσεων
o Q&A: ερωτο-απαντήσεις (που έχουν δοθεί ήδη)
o How-To: πώς κάνω…;
• Ticketing/Issues ~ Αιτήματα
o αναφορά προβλημάτων
o υποβολή ερωτημάτων
• Video & Chat ~ Βίντεο και Μηνύματα μεταξύ συνεργατών
17. 17ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
Διαθέσιμα Εργαλεία γιατονφορέα
• Project Management ~ Διαχείριση κοινών έργων
o Το σημαντικότερο πλεονέκτημα των Συνεργατικών Εργαλείων
o Ιχνηλάτηση των διαδικασιών και της διαδραστικότητας των χρηστών
o Όλο το υλικό ενός έργου αποθηκευμένο σε ένα σημείο
o Versioning
• Business Process Management ~ Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών
o Βελτίωση της απόδοσης του φορέα μέσω της διαχείρισης και της βελτιστοποίησης των
επιχειρησιακών διαδικασιών του
o Απόδοση, αποτελεσματικότητα, δεκτικότητα στις αλλαγές
• Virtual Teams ~ Εικονικές ομάδες
o ομάδες γεωγραφικά, οργανωσιακά ή χρονικά διασπαρμένες
o πολυπολιτισμικές ομάδες
o προγραμματισμός συναντήσεων για την επίτευξη εργασιών & καθηκόντων
• Team Communication ~ Με εσωτερικούς & εξωτερικούς συνεργάτες
18. 18ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
Πλεονεκτήματα
• Ενοποιημένη επικοινωνία και μοντέλο διακυβέρνησης
• Συνάθροιση πληροφορίας
o Βελτίωση ποιότητας της αποθηκευμένης πληροφορίας
o Πάντα Ενημερωμένη, Έγκυρη, Διαθέσιμη
o Βελτιωμένη παραγωγικότητα
• Βελτίωση της δυνατότητα ανεύρεσης πληροφορίας - οργάνωση
o Λιγότερη επικάλυψη – διπλότυπα
o Διαφάνεια – νέα αίσθηση εμπιστοσύνης
• Βελτίωση της μάθησης
o ταχύτερη πρόσβαση σε Πληροφόρηση & Γνώση
• Μείωση χρόνου ανατροφοδότησης
o απρόσκοπτη ροή δεδομένων, διαδραστικότητα
• Δόμηση γνώσης & επίγνωση
o κοινή και διαμοιραζόμενη σε μεγάλη έκταση, ταυτόχρονα
• Mobile - Ασύγχρονη συνεργασία, απομακρυσμένη συνεργασία
• Μικρότερη εξάρτηση από το email
19. 19ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
Πλεονεκτήματα
• Οι εργασίες εκτελούνται σε συντονισμό με εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες
• Αύξηση των ενεργών συμμετεχόντων
• Συνοχή πληροφορίας
• Υιοθέτηση καινοτομιών Εμπιστοσύνη
o Βοηθά τους εργαζόμενους να κοινοποιούν τις ιδέες τους άμεσα,
o να δημιουργούν νέες διευκολύνσεις και να εξελίσσουν τις υπάρχουσες
• Ευθύνη και Λογοδοσία
o Με απλά και καθορισμένα workflows επιταχύνεται η ροή εργασιών και η επίτευξη στόχων
• Ασφάλεια δεδομένων
• Μείωση των πόρων ΤΠΕ που απαιτούνται για τη διαχείριση του υλικού και του λογισμικού
o Τα Π.Σ. που διατηρούνται από τον φορέα απαιτούν πόρους (χρόνο, ανθρώπινο δυναμικό, υλικό)
o Οι λύσεις Cloud έχουν σχεδιαστεί με επίκεντρο τον χρήστη, όπου κι αν βρίσκεται
Οικονομία κλίμακας - Μείωση κόστους λόγω μείωσης προμηθειών
Λιγότερες εφαρμογές προς διαχείριση, λιγότεροι πάροχοι, περισσότερα εργαλεία
Ανακατανομή προσωπικού και προσήλωση σε διαχειριστικά καθήκοντα εκτός ρουτίνας
20. Μειονεκτήματα
20ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
• Single Point of Failure (Πληροφορική)
• Ανάγκη για δυναμική Διαχείριση Αλλαγών (Ηγεσία)
• Κουλτούρα (δημόσιου) φορέα (Ηγεσία & Πληροφορική)
o Περιορισμοί & Αντιδράσεις
o Αποστροφή κινδύνων
o Φόβος για δημόσια κριτική
21. Προκλήσεις
1. Διαχείριση αλλαγών (change management):
Οι άνθρωποι ΔΕΝ αρέσκονται σε αλλαγές.
Πώς θα πείσεις το ανθρώπινο δυναμικό
• να υιοθετήσουν νέες συνήθειες
• να πιστέψουν στη χρησιμότητα της αλλαγής
υιοθέτηση από κάτω προς τα πάνω
Πώς θα αποδείξεις την αξία της νέας τεχνολογίας
• Ευκολία & Ευχρηστία: ανάπτυξη περιβάλλοντος χρήστη χωρίς τη συνδρομή των IT’s
• Εμπλοκή όλων από την αρχή της διαδικασίας
• Ολοκλήρωση με άλλα συστήματα και διαδικασίες
• Καθημερινή επικοινωνία και επίλυση αποριών
• Ξεκάθαρες διαδικασίες και συγκεκριμένοι στόχοι
21ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
22. Προκλήσεις
2. Συντονισμός
• Να γίνει εμφανής η μεγάλη εικόνα
• Μονιμότητα λύσης, συνεχής εξέλιξη
o Οι μικρές λύσεις αποδίδουν – τι γίνεται όταν
πρέπει να επεκταθείς;
• Καθορισμός προσδοκιών
o Ακριβής καθορισμός χρήσης της πλατφόρμας
• Σταδιακή χρήση
3. Εκπαίδευση και Υποστήριξη
• Οδηγοί βήμα προς βήμα και videos
• Συνεδρίες συνεργασίας με στελέχη πρώτης
γραμμής
• Ενημέρωση και επίγνωση (με έμφαση)
o Διαδικασίες, τεχνολογία, οφέλη, κέρδη,
αντιστάθμισμα, όρια
22ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
4. Ασφάλεια
• Διασφάλιση μέσω ελεγξιμότητας
• Καθορισμός πρόσβασης
5. Στοχοθεσία - Δείκτες
• Δείκτες εργασιών
• Καθορισμός ρόλων και αρμοδιοτήτων
6. Ενδυνάμωση μέσω
• Δέσμευσης στην επιτυχία και τη διευκόλυνση
της καθημερινότητας
• Άμεσης συμμετοχής των εργαζομένων
• Αναγνώρισης και προβολής, όσων συμμετέχουν
ενεργά στη νέα τεχνολογία
23. Comidor
• Ελληνικό Λογισμικό
• Πλούσιο σε χαρακτηριστικά, αλλά και απλό
• Με επίκεντρο τον χρήστη
• Mobile
• Ασφαλές
• Επεκτάσιμο
• Σε συνεργασία με το UoC
23ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ Comidor
Real Time
Any Time
24. Τι Προσφέρει
24ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ Comidor
• Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση: αλλάζει τον τρόπο οργάνωσης, βασιζόμενη σε
εργαλεία και πρότυπα που έχουν προκύψει από μελέτες και πειραματική /
πρακτική εφαρμογή
Οργάνωση και αποτύπωση εργασίας
Παρουσίαση εξέλιξης της εργασίας
Μέτρηση παραγωγικότητας και επίτευξης στόχων
• Συνεργατικότητα:
Άκρως Δημοκρατική Διαδικασία
Η καρδιά της αλλαγής κουλτούρας
Προτεραιότηταοτελικόςχρήστης
Δεν είναι άλλο ένα
ΤΠΕ εργαλείο,
αλλά ένας νέος
τρόπος εργασίας
και σκέψης!
25. Ανάπτυξη, Διαφοροποίηση και Εξέλιξη
«Οι άνθρωποι δημιουργούν τις γνωσιακές τους δυνάμεις πλάθοντας τα
περιβάλλοντα μέσα στα οποία εξασκούν αυτές τις δυνάμεις»…
… το μεγαλύτερο κομμάτι της νόησης των ανθρώπων δεν βρίσκεται μέσα
στον εγκέφαλό τους, αλλά στην ανάπτυξη τεχνολογιών και τεχνουργημάτων
που τους επιτρέπουν να σκέφτονται ότι δεν θα μπορούσαν διαφορετικά να
είχαν σκεφθεί.
E. Hutchins, Cognition in the Wild, MIT Press, 1995
25ΣΥΝΕΡΓΑTIKH ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ Comidor
Στον χώρο εργασίας τα άτομα διερευνούν, μεταφράζουν, μετασχηματίζουν
στόχους, μέσα και το οργανωσιακό / τεχνολογικό περιβάλλον, ώστε να
διευκολύνουν την εργασία τους και το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα.
Όταν οι χρήστες επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν ένα εργαλείο αναγκαστικά το
προσ-αρμόζουν, ώστε να έχει ένα νόημα για εκείνους.
Με αυτό τον τρόπο «επανακαθορίζουν» το εργαλείο.
Η ενεργή συμμετοχή σε αυτόν το κύκλο επιφέρει το βέλτιστο αποτέλεσμα.
