Пример использования сервиса автоматизации финансового учета Captiera рекламным агентством

1. Captiera
Кейс для Рекламного агентства
автоматизация финансового учета

2. Кейс рекламное агентство
Шаг 1.
Создаем, группы пользователей. В нашем агентстве будут работать:
1. Директор
2. Два менеджера продаж
3. Трафик-менеджер
4. Бухгалтер
Соответственно нам нужны 4 группы
1. Администратор для директора (группа по умолчанию)
2. Отдел продаж для менеджеров продаж
3. Отдел размещения для трафик менеджера
4. Бухгалтерия для бухгалтера
Настройки – группы пользователей

3. Настраиваем права доступа
Шаг 2.

4. Создаем сотрудников
Шаг 3.
Создаем сотрудников, для каждого сотрудника мы указываем его рабочий адрес электронной почты, а так же Имя и Фамилию,
система сама сгенерирует ему пароль. Каждому сотруднику отмечаем его группу доступа, а так у менеджеров-продаж отмечаем
принадлежность отделу продаж.

5. Заработная плата в отделе продаж
Шаг 4.
Внеся данные о сотрудниках, необходимо для менеджеров продаж указать условия начисления им
заработной платы. А именно пороги оказанных услуг и компенсация за выполнение плана.
Наши менеджеры продаж получают фиксировано 10 000 рублей, при выполнении плана в 100 000 рублей,
получают 2% сверх суммы в 100 000, при выполнении плана в 200 000 рублей 5% сверх суммы в 200 000
рублей.
Таким образом заработная плата менеджера с оборотом 250 000 рублей составит
10 000 + 2% от 100 000 + 5% от 50 000 = 10 000 + 2 000 + 2 500 = 14 500 рублей.

6. Создаем поставщика
Шаг 5.
Так как мы агентство, то мы размещаем рекламу на каких-то
площадках. Для работы с ними надо создать поставщиков услуг. А так
же задать
условия работы с ними. Такие как комиссия, необходимость
предоставлять доступ поставщику к статике продаж и др.
Для простоты у нас будет один поставщик, который платит нам 10% с
объема оказанных услуг. Если объем превысит 100 000 рублей за
месяц, то 11%, а если 200 000 рублей, то 15%.
Все деньги от клиентов мы принимаем на свой счет, и выплачиваем
поставщику в первых числа следующего за отчетным месяца сумму
за вычетом комиссии, рассчитанную на основе объем оказанных
услуг в отчетном месяце.

7. Создаем контакты
Шаг 6.
Для создания клиентских контактов в системе предусмотрено два способа. Первый – непосредственное создание в
соответствующем разделе. «Контакты» – «Добавить контакт». Либо при работе со звонками, при обработке входящих звонков, в
разделе «Звонки» - «Входящий звонок». В сервисе имеется не большая CRM, которая используется при работе с «Продажами»
и «Звонками».

8. Планирование
Шаг 7.
В минимальном варианте для работы в разделе «Планирование» – «План продаж» надо задать индивидуальные планы
сотрудникам отдела продаж на каждый месяц. Это позволит видит % выполнения плана как по каждому сотруднику, так и по
организации в целом. Кроме того, каждый сотрудник в личном кабинете будет видеть, сколько % плана он уже выполнил.

9. Начало работы
Шаг 8.
Теперь можно начинать работать. Согласно настройкам прав доступа, создавать счета могут только сотрудники отдела продаж.
Соответственно следующий шаг делает сотрудник отдела продаж.
В разделе «Продажи» виден список всех счетов, сделанных в нашем агентстве.
Так же доступны различные фильтра (по дате счета, дате оплаты, без выставленного счета, без оплаты и с дебиторкой)
Важно! Для каждого размещения необходимо создавать отдельную запись, даже если клиент покупает сразу несколько
размещений в рамках одного заказа.

10. Начало работы
Шаг 9.
При создании счета, менеджер указывает клиента, поставщика, сумму услуги и наименование услуги, которая оказана.
Следующими вступает в работа Бухгалтер. Его задача выставить счет клиенту. Делается это одним кликом в списке заявок,
созданных менеджерами. При выставлении счета указывается дата счета и его номер. Так же бухгалтер указывает дату оплаты
счета.

11. Начало работы
Шаг 10.
Следующим входит в работу трафик-менеджер. Его задача размещать рекламу, которую оплатили клиенты. По этому в списке
счетов, он выбирает не размещенные и отмечает дату начала и окончания размещения.
Собственно на этом все заканчивается. Теперь можно работать, а все отчеты построятся автоматически.

12. Приглашаем на тестирование сервиса
http://captiera.com
Captiera