내 일의 주도권을 찾기 위한 습관, GTD 사용설명서
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짧은 마감 일정 탓에, 오늘 약속도 취소해야 하나요? 부장님이 시킨 일하기도 바쁜데, 과장님이 또 일을 시켰나요? 도무지 일이 줄지 않아 고민인 당신을 위한 맞춤 처방, GTD! GTD 사용설명서와 함께 내 일의 주도권을 되찾는 습관을 만들어보세요! 발표: 박상재 매니저 / 디지털마케팅 사업부
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- 1. 박상재 | 디지털마케팅사업부 | 2017.03.10 Getting Things Done, Well Done.
- 2. GTD (Getting Things Done) - 데이비드 알렌, <Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity> - 빠른 선택과 실행을 위한 의사 결정 방법론 Getting Things Done, Well Done
- 3. Getting Things Done, Well Done 상재님, 콘텐츠 업로드 됐나요? 아, 맞다… 상재님, 콘텐츠 언제 줄 수 있나요? 아, 맞다…
- 4. Getting Things Done, Well Done 실수를 수용하는 다섯가지 단계 바쁘면 실수할 수도 있지 내가 분명히 확인 했는데?! 난 왜 이렇게 일을 못하지?! 다음부턴 더 열심히 해야지 일이 많은데 어떡하라고?! 무한반복 부정 분노 타협 우울 수용
- 5. 잘못된 스케줄링 + 갑작스런 업무 요청 - 소요시간 판단 오류 (Feat. 한 시간이면 끝날 줄 알았어) - 할 일 목록 미기입 및 변경일정 미확인 (Feat. 메일 못봤는데?) - 클라이언트 요청 (Feat. 진짜 급한 건이라 오늘 발행해주세요) - 예상 밖의 수정사항 (Feat. 금일 중 다시 제작해주세요) Getting Things Done, Well Done 실수의 원인은 무엇일까?
- 6. “끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기” Getting Things Done, Well Done
- 7. Getting Things Done, Well Done GTD, 왜 필요하니? 거절을 거절할 권한이 없습니다 •호불호에 따라 소중한 것을 선택할 권한이 없는 사람 •매일 어제의 나에게 뒤통수 맞는 사람 •“미안해, 오늘 약속 못 갈 것 같아”가 일상이 된 사람 •‘열심히’는 하는데, 어느새 일못이 되어버린 사람 •멀티태스킹은 다시 태어나도 힘들 것 같은 사람
- 8. Getting Things Done, Well Done GTD 방법론 무엇이든 닥치는 대로 나열하자 •머리를 비우기 위해 리스트를 채워야 한다 •하루를 잘게 나누면 행동은 더욱 빨라진다 •급한 일부터 처리한 뒤, 여유있게 계획적인 업무 시행 •일 ‘잘’까진 안되도, 일 ‘못’은 피할 수 있는 습관 •빠른 판단과 선택으로 일의 주도권을 획득하는 습관
- 9. Getting Things Done, Well Done 분류 GTD 의 단계 이해하기
- 10. Getting Things Done, Well Done • To do List 단순 나열 • 더 이상 생각이 나지 않을 때까지! 1. 수집 단계
- 11. Getting Things Done, Well Done 2. 분류 단계 • 리스트 정리 -일정 설정 -카테고리 설정 • 명료한‘워딩’설정 ‘알천 이메일 회신하기’ ‘콘텐츠 아이디어 공유하기’ ‘제당 일정 문의 전화하기’
- 12. Getting Things Done, Well Done 3. 검토 단계 • 상황/시간/에너지/우선순위 고려 상황: 처리할 수 있는 상황인가? 시간: 시간은 충분한가? 에너지: 에너지는 충분한가? 우선순위: 무엇이 제일 중요한가?
- 13. Getting Things Done, Well Done 4. 실행 단계 • 행동이 필요한가? : 5분 이내 가능하다면? 즉각 시행 : 타인이 가능하다면? 업무 분담 : 나만 가능하다면? 일단 연기 • 행동이 필요하지 않은가? : ‘참고’ 카테고리화 : 일정 연기 및 추후 재확인 : 과감히 Delete
- 14. Getting Things Done, Well Done GTD 실행 알고리즘 업무 나의 행동이 필요한가? 5분 안에? 즉시 처리 내가 꼭 해야 하나? 업무 분담 미룬다 캘린더 추가 To Do List 추가 YES YES YESNO NO 장기간 단기간
- 15. Getting Things Done, Well Done Todoist •Andorid / IOS 사용 가능 •Windows / MAC 사용 가능 •공동 프로젝트 공유 기능 •빠른 동기화 및 가벼운 용량 •댓글 및 파일첨부 기능 GTD 활용하기 – Todoist
- 16. Getting Things Done, Well Done GTD 활용하기 – Todoist 1. 수집 •관리함 메뉴에서 ‘작업추가’ •단순 할일 나열
- 17. Getting Things Done, Well Done GTD 활용하기 – Todoist 2. 분류 •일정 추가 및 프로젝트 분류
- 18. Getting Things Done, Well Done GTD 활용하기 – Todoist 3. 검토 •일정 중 우선 순위 설정 •필요시 세부 일정 수정
- 19. Getting Things Done, Well Done GTD 활용하기 – Todoist 4. 시행 •즉각적인 업무 수행 •장기 프로젝트, 캘린더 표기 •완료 업무 확인 후 사후 점검 *팀원간 업무 공유 및 분배 가능
- 20. Getting Things Done, Well Done GTD 활용하기 – Todoist 실제 사용 후 장점 •업무 프로세스 가시화를 통해 업무 누수 최소화 •완료 프로젝트 점검을 통한 데일리 업무 효율 체크 •업무의 큰 그림을 그려보는 학습 기능 •포기해야 할 일, 도전해야 할 일에 대한 객관적 판단
- 21. Getting Things Done, Well Done GTD 활용하기 – Todoist 왜 해야 하는가? •머리를 비우기 위해 리스트를 채워야 한다 •하루를 잘게 나누면 행동은 더욱 빨라진다
- 22. Getting Things Done, Well Done GTD 활용하기 – Todoist 유의점 •습관적인 주간점검, GTD의 효율성과 실효성을 높인다 -“점검이 없다면 GTD가 아니다” - 과거 비슷한 과업 수행 시 소요 시간을 파악 - 이룬 성과에 대한 객관적 평가 및 자기보상 효과
- 23. Getting Things Done, Well Done GTD 활용하기 – Todoist 유의점 •미뤄도 좋고, 하지 않아도 괜찮다 - ‘더’ 중요한 일을 하기 위해, ‘덜’ 중요한 일을 지우기 위해 GTD를 한다 - 미루는 것에 죄책감을 갖지 않도록 한다 - 일을 미루거나 취소하기 위한 근거 자료를 확보하기 위해 GTD는 필요하다 - 정해 둔 일정을 과감히 미루고, 지우기에 익숙해져야 GTD가 또 하나의 ‘일거리’로 전락하지 않음