рекомендации для организаторов ивентов и деловых конференций. скачайте что бы увидеть анимацию

1. Идеальная конференция.
Что упускают организаторы?
Самокопирование. Увлечение технологиями.
Боязнь не угодить всем. Жадность.
Погоня за пафосом.

2. Ващенко Андрей Анатольевич
Читайте: в linkedin.com/in/aavashchenko/ и в
Facebook.com/vashenkoand
Начальник Управления
долгосрочного планирования и
развития»
ООО «Газпромтранс»
Тел 8-916-553-02-22
vaan@gptrans.gazprom.ru
Мастер-классы для
компаний и корпораций
Совфрахт. Фридом-финанс.
АСТ-брокер. КРОК.
Газпромпереработка
Новолипецкий МК
Ростелеком
Спецэнерготранс
Преподаватель МВА
2

3. Идеальный посетитель
конференции
"Идеальный посетитель" конференции
(ивента) с точки зрения организатора:
- по предоплате оплачивает участие.
- вовлечен, активно участвует в дискуссии
на панели,
- пользуется придумками и программами
организаторов.
- задает вопросы.
- приходит вовремя.
- ест мало, не таскает везде с собой ведро
кофе.
- заполняет подробно анкеты обратной
связи.
- голосует отвечая на странные вопросы в
дурацких программах и приложениях.
- не ноет и не достает своими жалобами
организаторов.
- прямо на конференции покупает билет
на все следующие конференции до
конца года.
- Пишет восторженные отзывы в
социальных сетях. Приводит друзей. 3

4. Обещания и Реальность.
Организаторы Конференции
обещают участнику:
• Особую атмосферу
• Деловые контакты (нетворкинг)
• Интересных спикеров (звезд)
• Консультации по важным вопросам
• Уникальный контент
• Интересных гостей
• Статусное мероприятие
• Расширение кругозора
• Практическая польза для бизнеса
• Возможность задать вопросы спикерам и
гостям конференции
Участник конференции реально
получает:
• Отметку о командировке
• Финансовые документы для бухгалтерии
• Бейдж
• Пакет с материалами конференции
• Фотографии (где его может не быть)
• Презентации (не все, некоторые запрещают давать
презентации)
• Питание
• Тезисы с конференции (в блокноте)
• Приставания продавцов услуг и сервисов
• Селфи в интерьере (лифтолук, туалетолук)
• Банкет с алкоголем вечером (вечер знакомств)
• Сувенирные подарки (ручки, батарейки, книжки) 4

5. Инструкция для новичка
• Часто на мероприятие приезжают новички в том числе из
регионов.
• Мучаются бедные не знают куда себя деть на 2-3х дневной
тусовке, где половина друг друга знает уже много лет.
• Нужна «методичка».
• Что делать и куда идти? Как преодолеть синдром
«Самозванца».
• Учесть возраст (и пол участника).
• Для молодых одна версия.
• Для пожилых другая версия.
5

6. Нетворкинг. Знакомства.
Деловые Контакты.
Интересные люди.
Большинство участников конференции (Стесняются, комплексуют):
Не умеют ходить на конференции.
Не умеют правильно знакомиться.
Не умеют приносить пользу другим людям.
Плохо понимают собственные цели на конференции.
Не умеют собирать информацию.
Не готовятся к конференции. 6

7. Нетворкинг - это speed-dating!
Это хуже секса на одну ночь
Это инфобизнес
Это болтовня ни о чем
7

8. 23 Мобильных приложения конференций
в моем телефоне
8

9. 100 тыс. чел. 500 конференций
9
Толку НОЛЬ

10. Степан Данилов (MeYou) – ВАС НЕ УВАЖАЕТ
– Понимаю, до такого расти и расти, но все же, что хорошего в российских
конференциях, а над чем – стоит поработать в первую очередь?
– У нас очень хорошо научились организовывать контент.
Но здесь другая проблема.
В развитых странах соотношение нетворкинга и контента примерно 50 на 50.
У нас всю жизнь было 99 % контента против одного процента нетворкинга, и
хорошо, если этот процент вообще случался, пусть даже в очереди в туалет.
Сейчас, отчасти благодаря нам, этот процент начинает сдвигаться в сторону
нормального, западного соотношения.
– Чего не хватает российским конференциям? Помимо того, что
организаторы иногда сами не понимают, зачем проводят.
– Это и есть ответ на ваш вопрос. Когда организаторы начинают понимать, то
они становятся лучше и без нас. Сразу все меняется, но многие по-
прежнему создают мероприятия и конференции не ради выгоды, а
чтобы устать
http://fedpress.ru/interview/1771214 10

11. МЕССЕНДЖЕР это дешево и сердито:
Фейсбук. Воцап. Вайбер.
Сделайте на конференции хороший интернет. Собственную фемсоту, или свой мощный роутер.
+ вы его можете выключить, когда вам это нужно
+ вы можете регистрировать нагрузку на сеть во время выступления спикеров.
И оценивать степень интереса и вовлеченности аудитории.
+ вы можете, оценивать посещаемость залов, установив в каждом свой роутер.
+ вы знать «реальные» контакты участников (каким видом связи пользуются активнее всего)
Групповые чаты в Вайбере, Воцапе, в Телеграмме
Трансляции в телеграмме - не скрайббинг, а именно трансляция тезисов и докладов в менеджерах для групп
участников.
Можно делать большой канал конференци для всех, а можно делать сразу маленькие группы по 5-6 чел,
которым организаторы рекомендую познакомиться
За каждой группой закреплен «волонтер», он ведет модерацию и знакомит всех друг с другом
11

12. Шерпа – на конференции
12

13. Проводник.
Конфидент.
Советник. ШЕРПА!
Шерпа на конференции - отдельная платная
услуга (для билета мини-VIP).
Опытный сотрудник организатора
конференции (или специально
приглашенный специалист по организации
встреч), его задача знакомить участника с
другим участниками.
Прямо физически брать за руку, водить по
залу и представлять. Это реально важно!
Шерпа, проводит интервью с клиентом,
узнает запрос, сделает свои предложения.
С кем стоит познакомиться и когда и
где. Формируют план встреч.
Удивительно, но многие участники
конференции не понимают зачем вообще
приехали, не могут выбрать на какой секции
им присутствовать. Не понимают какую
пользу могут получить. Пытаются
разобраться, перелистывая раздаточные
материалы.
Шерпа, должен знать и рассказать о
докладчиках, о их манере выступления, о
темах, об отзывах участников прошлых
тусовок и т.д. 13

14. Сумка делегата
Материалы
конференции
Дают участникам конференции:
1. Брендированная Емкость для бумаг и сувениров (Папка, Пакет,
Сумка, Портфель)
2. Программа конференции (расписание, спикеры)
3. Ручка
4. Блокнот (тетрадь для записей)
5. Книга с фотографиями спикеров (презентации в бумажном виде)
6. Флешка
7. Сувениры от партнеров (журналы, реклама)
8. Полезные подарки (билеты, флешки, пауэр-банки)
9. Гости выкидывают почти все, прямо на конференции, либо сразу
после нее.
Реально нужно участникам конференции:
1. Участникам нужен список гостей (выбрать интересных).
2. Участникам нужна персонализация (приглашение с его
фотографией и персональными рекомендациями для этого ивента)
3. Чек-лист на этот ивент (что нужно сделать?)
4. План отчета о конференции
5. Рекомендуемые организаторами для знакомства люди
14

15. План участия в конференции
• План "результативного" участия в конференции. Очень важно учить участников
конференции правильно в ней участвовать.
• Люди реально не умеют это делать! Нужны действенные советы, как и что делать.
• Можно собирать в анкетах "советы бывалых", что опытные участники рекомендуют делать
на конференции этого типа.
• Главное создать четкую инструкцию, не больше размера листа А4, о конкретный «кайфах»,
которые можно получить на конференции. Не расписание мероприятий, а «кайфы».
• И главное эта инструкция должна быть персонализирована, в зависимости от задачи
участника.
- Для охотника за контактами – инструкция
- Для спикера - инструкция
- Для модератора - инструкиця
• Что и как стоит делать на конференции?
Какие плюсы получают самые опытнее участники?
Что они делают такого, что бы потом с гордостью писать - на какой красной конференции
они были.
• Инструкция поможет, если ее правильно составить, увеличить количество участников на
следующих днях конференции. 15

16. Чек лист-участника конференции
Чек лист конференции.
- Список пунктов для каждого участника конференции, что он должен
сделать. Начиная с очевидных вещей: отметить командировку; ….
Заканчивая: сделать селфи (себяшку) на фоне ....
Это не «напоминалка» - а реальный чек лист, у которого есть смысл и
цель.
Как участнику получить «реальную пользу» и «удовольствие» от
ИВЕНТА!
Дополнительная цель: написать отличный отчет о конференции для
руководства.
- Какую пользу извлек и с кем встретился.
- Почему надо купить билет на следующую конференцию.
16

17. Рекомендуемые знакомства
1. Я рекомендую в пакет клиенту конференции вкладывать список
рекомендованных к знакомству людей (по мнению организаторов
конференции).
Не больше 5 человек!
- ФИО
- Номер кресла
- Вид деятельности
- Увлечения
- Ссылка нас сайт или акаунт в соцсетях (с согласия участника)
2. Форма рекомендации: Листок а4, который можно сделать за 1-2 дня до
конференции. Строго индивидуальный для каждого участника, выдается
вместе с бейджем.
Не надо его печатать в типографии - лучше вложите его в красивую открытку.
3. Вы же собираете анкеты после каждой конференции?
Пишите туда вопрос, с кем хотите познакомиться на следующей конференции?
И помогите человеку реализовать его запрос.
Это будет лучший способ сделать продажу следующего билета очевидной,
ответ на конкретную потребность.
17

18. Я рекомендую помогать делать индивидуальный
план участия в конференции каждому купившему
билет.
Логичным продолжением плана является отчет, и
замыкая круг новое участие в конференции.
Это повторная продажа, которую пытаются
вызвать рассылкой и навязчивой рекламой.
План значительно дешевле, и дает большую
вероятность покупки билета на ваше
мероприятие.
Участник хочет отбить деньги вложенные в билет.
Как он это делает?
Знакомства, контент, обучение, исправление
ошибок, подготовка к продаже, а главное продажа
себя любимого (окружающим, организаторам,
спикерам и т.д.)
Шеф вас гораздо большим удовольствием пошлет
еще раз на ивент, если вы сработали как
разведчик!
18
Отчет о конференции Я рекомендую делать отчет "корзинок":
а) знакомства (план / факт)
б) контакты (план / факт)
в) проблематизация (список интересных инсайтов)
г) идеи (подслушанные у конкурентов, возникшие в
голове во время выступлений)
д) материалы для обучения коллег и сотрудников (чему и
сколько сотрудников компании можно научить после
конференции).
ж) О чем рассказать:
-на планерке,
-на внутренний учебе,
-на семинаре,
-о чем сделать сообщение на портале корпорации?
з) классные фишки конкурентов, дебильные ошибки и
глюки конкурентов?
е) методы конкурентной борьбы и работы с аудиторией
во время конференции (как работают на конференции
ваши конкуренты).

19. Рекомендуемые правила
для участников ИВЕНТа
Дресс-код. Именные билеты. Правильные бейджи.
Зоны без нетворкинга. Материалы конференции.
Прямые трансляции. Передача приветов.
Принудительные фотографии.

20. Твой ИВЕНТ! Твои ПРАВИЛА! ДРЕСС-Код!
20

21. Дресс-код и температурный режим
Вопрос к организаторам: почему вы не указываете в приглашении на ивент дрескод? Неужели это не актуально?
Мероприятие очень выигрывает если участники правильно подбирают одежду для события.
Давайте призы за самый элегантный наряд, в соответствии с правилами ивента!
Есть биологический факт: Что бы участники конференции или ивента могли слушать спикеров 1,5-3 часа подряд, необходима температура в
помещении не выше 22-23 градусов цельсия. Особенно если большинство участников мужчины. Они тупо засыпают на мероприятиях если воздух
нагревается! И повышается содержание углекислоты в воздухе!
Есть другой биологический факт: Средняя температура тела женщины на 0.5-2 градуса ниже чем у мужчины. Женщины более "мерзлявые", особенно
если долго сидят неподвижно. Начинаются застойные явления в области малого таза. Женщины когда сидят в помещении долго, начинают мерзнуть.
ПРОБЛЕМА!
Мужчины приходят на конференцию в костюмах, часто шерстяных и очень плотных. Потеют, засыпают и храпят на самых интересных местах.
Женщины приходят в образе. Почему то этот образ включает в себя голые плечи, легкую одежду, тонкие ткани.
Такие женщины садятся у самого кондиционера и объявляют организатором, что в зале безумно холодно!
Организаторы вырубают охлаждение – потому, что организаторы тоже в большинстве своем хрупкие прекрасные девушки. Результат!!!
Половина участников конференции - сидит с больной головой, в полусне, боится храпом разбудить докладчика. Вторая половина кутается в парео или
в свитер, и смотрит социальные сети.
УМОЛЯЮ! Указывайте в памятке участника, не только адрес и программу. Указывайте рекомендуемый дресс-код и температурный режим.
Пусть мерзлявые женщины приходят в чесучевых деловых костюмах, полностью герметичных, как зимнее пальто. Уверен у них есть теплая деловая
одежда! Пусть остальные участники не страдают от чужой неспособность правильно выбирать одежду и переносить офисную прохладу!
Кроме того ваша безумная страсть делать сессии по 2-3 часа, подряд, что бы дать по больше "контента", не позволяет людям согреться движением!
Делайте если не перерывы, то хотя бы поднимайте и сажайте участников по схеме Гандапаса.
Самому яркому и интересному спикеру не возможно выступать в "теплом" помещении, среди клюющих носом мужчин и женщин, он просто мешает
людям СПАТЬ!
ДРЕСС-КОД!!! РУЛИТ!!! Организаторы не стесняйтесь задавать правила игры. Участники любят играть по правилам! А нарушителям правил выдавайте
теплые одеяла и сажайте далеко от кондиционера, по ближе к огромным потным мужчинам в толстых костюмах!
21

22. Дресс-код – метод управления аудиторией
Температура
в зале +20
Постоянный
Приток
Воздуха.
Мерзнущим
женщинам
Давайте
Покрывала
Мужчин
Сажайте
По ближе
К вентилятору
И кондиционеру
22

23. Себяшка! Селфи! Фото со звездой
23

24. Фотографии и «сторис»
с мероприятия – основа
сарафанного радио.
• Селфи на фоне банера конференции –
скучно!!!!!
• Скульптуры, арт-объекты, необычный
интерьер (например трон, или очень
красивый высокий стул), игрушки.
• Необычные люди: косплей, мимы,
брендированные животные.
• Фото со звездой конференции (с ростовой
фигурой звезды).
24

25. Как правильно фотографироваться на Ивенте?
Фотография под дулом пистолета
Хотя у каждого есть айфон или андроид, хотя по залу бегает дебил в фоторужьем, - у людей не остается
правильных снимков на конференции.
Что такое правильный снимок?
Это снимок с нужным человеком.
Поэтому в задачу спикеров должно входить не только выступление, но и селфи с участниками
конференции. ПРИНУДИТЕЛЬНОЕ!
Участнику конференции надо показать (друзьям и начальству), что он реально говорил с важным
человеком и говорил хорошо! Поэтому нужна фотография. Где они вместе и лица у них деловые или
довольные.
а) клиент заранее заказывает услуги фотографа в дополнение к услугам шерпы. Его фотографируют
специально во время встреч с рекомендованными людьми.
б) организаторы сами специально приводят нужных людей к стенду конференции и делают парные или
групповые фото со спикерами и важными персонами
в) в инструкции участника конференции - указан список с кем ему нужно сфотографироваться!
Желательно предоставление клиентам селфи-палок, штативов и прочих фото примочек для смартфонов
- во время конференции.
Специальные места в зале, где удобно снимать видео и вести прямые трансляции.
25

26. Именные билеты. Жесткая рассадка в зале
26
Почему полезны таблички с местами?
Их видно намного лучше чем бейджи.
Люди смогут увидеть нужного человека из
далека, подготовиться к беседе, может просто
положить свою визитку ему на стол.
Барьер стеснения снижается.
Главное становятся известными и популярными
все участники, а не только сидящие на трибуне.
Вы повышаете шансы на знакомство между
людьми.

27. Правильный бэйдж
Имя ОГРОМНЫМИ буквами. Место рассадки в каждом зале.
Адрес еды. Пароль от вай-фай. ФИО Шерпы. Группа в Месенджере.
27

28. Билет для аутиста и затворника.
28
Выгороженная зона, специальный бейдж (не трогайте меня), все данные в электронном
виде (воцап, вайбер, фейсбук), место для грусти и пессимизма.

29. Здесь обсуждают только погоду
• На мероприятии бывают не только кайфы и новые люди.
Но бывают неприятности: слишком назойливые продавцы своих услуг,
охотники за визитками, и тд. Да это неизбежное зло, но это зло.
• Сделайте столики «безопасности» (не комнатку).
Это просто островок в бурном море общительных людей!
• Здесь запрещено обмениваться визитками и предлагать услуги рекламного
характера. Эдакая зона тишины и уединения. Я и мой смартфон.
• Поставьте надпись большими буками словами: здесь говорят только о
погоде и любви!
• Любой кто приходит сюда находится под охраной сотрудников конференции
- и охрана выводит всех назойливых и наглых. Дайте аутистам и
интровертам свой уголок!
• Сделайте список рекомендаций для участников: Что делать если к вам лезут
слишком наглым образом? Конкретные рекомендации, как отшивать таких
наглецов.
• Делайте бейджи специального цвета, для тех кто не хочет знакомиться, а
пришел только за знаниями. 29

30. Скрайбинг
ВИДЕО СКРАЙБИНГ! Вот что нужно клиентам. Видео саммари!
Сейчас очень популярны "сториз" в инстаграме, в вк и фб. Короткие
видеозаставки. Смотреть легко, делать просто. Занимают мало места.
Не надо телевизионного качества картинки, все равно все смотрят сжатое
видео. На мой взгляд идеально, получив презентацию участника, снять на
телефон его выступление, быстро смонтировать нарезку ключевых фраз и
моментов (быстрый видео монтаж, видеоскрайбинг).
Сделать вставки в презентацию (пауэрпойнт сейчас поддерживает видео) или
наложить голосовую озвучку на презентацию. И выложить презентацию в
месенджер или в соцсеть.
Сжать выступление до ключевых фраз. Дать статичные картинки, может
добавить пару гифок, и готово. Продукт можно собрать за время выступления
следующего спикера и участники уйдут сразу с готовым пакетом.
Можно просить от спикеров готовить материалы уже формате видео-саммари. Презентацию, краткое видео
участника с основными тезисами и предложением, краткая анатомия выступления, для монтажа.
Участникам это выгодно, можно спокойно прорекламировать свои услуги не на конференции, а в долгосрочном
пакете, который будет работать еще долго.
Вывод: Участники конференции получат презентации быстро, прямо во время конференции или сразу после.
Организаторам не потребуются телевизионщики, видеомонтажеры куча времени и затрат.
30

31. Излить эмоции и
чувства – очень
важно!
• Фишечка на конференции.
Возможность рассказать о своих
чувствах всему миру!
• Комната, загородка, стол - с
круглосуточно вещающей интернет
камерой (хочу передать привет
своим родными и близким).
• Где можно высказать свои
острые, яркие, жгучие впечатления
прямо сразу, после секции и
выступления спикера
31

32. Новая мода без визиток на
конференцию
Самый частый ответ на конференции:
Извините визитки кончились!
Сейчас у большинства участников нет визиток -
диджитал, рулит!
Записывать контакты в телефон во время встречи,
трудно и долго.
Я рекомендую организаторам делать специальные
визитки сразу для всех участников (а не пустые
бланки для заполнения ручкой).
Цена билета на конференцию 10-50 тыс. руб.
Пачка визиток 100 шт. стоит всего 400-500 руб.
Визитки делать под брендом
конференции. Выдавать сразу вместе с бейджем
при входе на конференцию (особенно статусным,
которых рвут на куски);
У Вас есть все данные клиентов (тел/почта).
32

33. Включённость в мероприятие резко увеличивается если у человека есть реальная роль
на конференции. Роли можно связывать с дрес-кодом, и модным, актуальным
сериалом.
Большинство участников конференции хочет играть роль приезжей звезды, с которой
все сами бегут знакомиться и предлагать контакты и контракты. А добиваются успеха
самые шпионистые и верткие.
Я рекомендую сделать черный ящик, в котором лежат «роли». Участник вытягивает
наугад карточку с ролью, заданием (как печенька с предсказанием). И затем на
конференции выполняет поставленную задачу. Вечером на банкете, происходит
вручение призов за самую лучшую роль, за выявление конкурентов (с таким же
заданием). Призы от партнёров конференции.
Для ленивых, но наблюдательных, кто не хочет активности. Я рекомендую предлагать
«маски» аналитиков, предсказателей, просить описать, кто из участников был в какой
маске? Кого из себя изображал?
33
«Настоящие»
Игры на
конференции

34. выводы
• Месcенжеры, а не приложение MeYou
• Счастливые фото – принудительно
• Роли всем участникам
• Бумажные Визитки всем участникам
• Видео скрайбинг – много пользы
• Аутистам и интровертам – свой уголок
• Каждому билет с фиксированным местом в зале (как в театре)
• Правильный дресс-код и микроклимат
• Шерпа – это нужно и важно
• Инструкция для новичков
• Правильные предметы в сумке для участника Ивента