1. БОСС-Референт

2. 

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации
управленческого документооборота и делопроизводства.
Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОССРеферент является одним из лидеров на российском
рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content
Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих
мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на
системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка
СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в
России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС)
— более 85 000 пользователей, и в компании МТС —
система объединяет более 25 000 сотрудников.

3. Для кого предназначена СЭД
БОСС-Референт


Пользователями системы электронного
документооборота БОСС-Референт являются органы
федеральной и региональной власти, государственные
унитарные предприятия, коммерческие компании, среди
которых как холдинги с большой филиальной
структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью
БОСС-Референт приводит к росту продуктивности
работы сотрудников, облегчению доступа к информации
для принятия управленческих решений, улучшению
исполнительской дисциплины, и, следовательно, к
общему повышению качества управления

4. Какие управленческие задачи
помогает решать СЭД БОССРеферент







организовать эффективную работу с договорами;
сделать внутрикорпоративный документооборот
максимально безбумажным;
автоматизировать документооборот органов власти
федерального или регионального уровня;
обеспечить качественный контроль исполнения
поручений руководителей;
повысить эффективность работы с заявками;
реализовать проектный документооборот и возможность
коллективной работы;
наладить управление документами в рамках системы
менеджмента качества.

5. Какие результаты дает внедрение
СЭД БОСС-Референт








В органах власти:
повышение качества оказания государственных услуг;
улучшение исполнительской дисциплины, повышение
управляемости;
повышение прозрачности и открытости деятельности;
снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
создание основы для комплексной информационной системы типа
«электронного правительства» (межведомственный
документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Для коммерческих компаний:
повышение управляемости;
оперативное реагирование на изменения;
увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

6. Какие преимущества определяют
лидерство СЭД БОСС-Референт












быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс
удобен и интуитивно понятен;
возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так
и через web;
широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе
силами специалистов заказчика;
возможность построения действительно единого информационного пространства в
организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
большой потенциал для роста масштабов системы — по числу пользователей, площадок,
типов обрабатываемых документов;
снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа
«документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех
филиалах из единой точки;
обеспечение высокой степени безопасности данных;
одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных
внедрений.

7. Автоматизируемые процессы


Система БОСС-Референт предназначена для
автоматизации документооборота и
управленческих процессов.
Система включает функциональные возможности,
позволяющие реализовать:

8. 






Поддержку процессов согласования
дает возможность использования типовых и создания
специализированных процессов;
предусматривает возможность изменения перечня
согласующих, типа и сроков согласования;
позволяет вести контроль процесса согласования;
обеспечивает информацию о версиях документов и
истории согласования
Контроль исполнения поручений
обеспечивает учет всех выданных поручений;
позволяет отслеживать своевременность выполнения
поручений и загрузку специалистов;
формирует статистику по выполнению поручений и
отработке документов.

9. 




Работу с входящей и исходящей
корреспонденцией
обеспечивает регистрацию корреспонденции,
поступающей в различных видах;
поддерживает регистрационные номера любой
сложности;
позволяет связывать документы между собой;
дает возможность накладывать резолюции и готовить
проекты резолюций;
обеспечивает работу нескольких канцелярий в рамках
единого информационного пространства.

10. Модули










1. Модуль «Канцелярия»
Обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими
документами. Позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции.
Ввод электронных документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые
документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.),
отсканированные образы бумажных оригиналов.
Регистрация корреспонденции с автоматической или полуавтоматической нумерацией.
Резервирование номеров для исходящих документов.
Отправка документов на рассмотрение и исполнение, списание в дело.
Создание поручений по документам.
Печать контрольных карточек (в том числе по шаблонам, подготовленным в Microsoft
Word) и карточек резолюций.
Ведение нескольких канцелярий с возможностью пересылки документов из одной
канцелярии в другую.
Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система
включает несколько баз данных «Канцелярия», то поиск может вестись как по всем базам
данных, так и по каждой в отдельности.
После того, как работа с документами завершается, они перемещаются в модуль «Архив
Канцелярии», при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и
поиск документов по всем модулям, включая архивные.

11. 








2. Модуль «Принятие решений»
Предназначен для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в системе в виде
«Процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов:
карточки документа и маршрута движения документа. В поставку системы входят
преднастроенные «процессы принятия решения» для типовых документов. Процессы для
специализированных документов могут быть быстро настроены дополнительно.
Создание и хранение документов/проектов документов. При этом могут использоваться
шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel,
PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов.
Обработка документов в соответствии с предопределенными процессами, которые могут
включать такие стадии, как подготовка, согласование, визирование, подписание,
утверждение документов.
Контроль движения документов.
Автоматическая и ручная регистрация документов.
Резервирование номеров для договоров, проектов исходящих и организационнораспорядительных документов.
Поддержка работы с листами ознакомления и списками рассылки.
Формирование поручений по документам и контроль их исполнения.
Создание отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие
решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно
распорядительным документам», и т.д.).
Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система
включает несколько баз данных «Принятие решений», то поиск может вестись как по всем
базам данных, так и по каждой в отдельности.

12. 





3. Модуль «Поручения»
Позволяет в масштабах всей организации ставить задачи
сотрудникам посредством создания поручений по документам или
независимых поручений и отслеживать их выполнение.
Предоставляет возможность формировать связанные поручения,
образующие «дерево» поручений, и контролировать их
выполнение.
Подготовка проекта поручения.
Отражение в системе сведений о ходе исполнения поручения.
Автоматическое оповещение об истечении срока исполнения
поручения и о выполнении поручения.
Изменение срока исполнения поручения и ответственного
исполнителя поручения.
Возврат поручения на доработку.
Утверждение результатов выполнения поручений.

13. 






4. Модуль «Справочник организации»
Предназначен для хранения и обновления данных о структуре и сотрудниках
предприятия. В базе данных содержится информация о подразделениях и
филиалах, которые входят в состав организации, их взаимной подчиненности, а
также о сотрудниках организации, в том числе информация по совмещению
должностей, делегированию полномочий и ролям по обработке документов.
Ввод и хранение информации о структуре организации в виде иерархического
дерева. В случае, если структура организации включает самостоятельные
подразделения (филиалы), возможно ведение общего справочника для всей
компании или отдельных «Справочников организации» для каждого
подразделения.
Хранение служебных и личных данных по каждому сотруднику (ФИО,
должность, номера телефонов, и др.).
Создание списков рассылки.
Оформление совместительства, перевода сотрудника в другое подразделение,
увольнения и восстановления в должности.
Назначение ролей по обработке документов для пользователей системы.
Настройка механизма делегирования полномочий для передачи в случае
необходимости прав на работу в системе другим сотрудникам — отдельно для
основной и совмещаемой должности (проекта).
Поддержка общесистемных настроек: хранение лицензионного ключа,
регистрация пользователей и их групп, поддержка работы с несколькими
канцеляриями.

14. 

5. Модуль «Внешние адресаты»
Предназначен для хранения данных об организацияхконтрагентах (заказчиках, партнерах, клиентах) и их
представителях. Во «Внешних контактах» может
храниться самая разнообразная информация — от
банковских реквизитов организации до мобильного
телефона ее представителя.
В системе данные из модуля «Внешние адресаты»
используются везде, где требуется указывать контрагентов,
например, при работе с договорами, входящими и
исходящими документами, и т.д.

15. 6. Модуль «Словари»
Предназначен для создания и хранения списков
ключевых слов, используемых для заполнения полей
ввода в карточках баз данных системы. Используется
большинством модулей системы БОСС-Референт в
качестве справочника словарных значений. Добавление
новых записей и редактирование старых осуществляется
администраторами или специально выделенными
сотрудниками

16. 












7. Модуль «Коммутатор»
Является центральной базой, с помощью которой производится настройка
приложения. В ней содержится технологическая информация о расположении
других баз данных системы БОСС-Референт на серверах. База данных
«Коммутатор» предназначена для решения следующих задач:
Навигация по базам данных системы.
Регистрация баз данных определенной конфигурации.
Привязка рабочей станции к базе данных «Коммутатор».
Добавление в рабочее пространство пользователя значка базы данных.
Обновление структуры баз данных приложения.
Открытие баз данных.
Перенос приложения на другой сервер.
Переименование баз данных.
Удаление из базы данных «Коммутатор» ссылки на базы данных.
Настройка адресов баз данных системы.
Категоризация базы данных.
Синхронизация баз данных «Коммутатор» в кластере Lotus Domino.

17. 

8. Модуль «Кабинет»
Относится к группе пользовательских сервисов.
Предназначен для информирования пользователей об их
задачах: сюда доставляются все служебные сообщения
системы БОСС-Референт. База данных доступна всем
пользователям, при этом каждый пользователь получает
только адресованные ему уведомления. Система позволяет
дублировать сообщения, приходящие в «Кабинет», в
почтовый ящик пользователя.
Хранение сообщений со ссылками на документы.
Отслеживание текущих задач пользователя.

18. 
9. Модуль «Регистратор»
Содержит набор нумераторов (программных
счетчиков), генерирующих регистрационные
номера документов, и форматов нумераторов.
Позволяет гибко настраивать различные форматы
нумератора в соответствии с принятым в
организации порядком формирования
регистрационных номеров для документов
различного типа. Кроме «счетчика», формат может
содержать различные параметры, например: ФИО
Подписанта, дата регистрации, разделители,
индекс дела, и т.п. Для одного нумератора можно
создать несколько форматов.

19. 
10. Модуль «Настройки Принятия решений»
Вспомогательный модуль, применяемый для
создания типовых процессов, в соответствии с
которыми будут обрабатываться документы в базе
данных «Принятие решений». В карточке типового
процесса задаются стадии и этапы обработки
документов, настройки значений полей документов
по умолчанию, сотрудники, участвующие в
обработке (согласующие, подписывающие,
утверждающие, регистрирующие), а также
сотрудники, имеющие право на создание
документов.

20. 

11. Модуль «Протокол»
Используется для протоколирования действий
пользователей при работе с документами в системе
БОСС-Референт. Информация из БД Протокол
предназначена только для просмотра и используется
службой, ответственной за информационную
безопасность.
12. Модуль «Транспорт»
Относится к технологическим сервисам и представляет
собой вспомогательный модуль, применяемый для обмена
документами между серверами. В этой базе данных
формируются запросы, транспортные документы и
уведомления о прохождении по маршруту транспортных
документов.

21. 

13. Модуль «Шаблоны»
Хранит шаблоны типовых документов, стандартных
форм и бланков, типовых резолюций, а также шаблоны
промежуточных форм, создаваемых в Microsoft Word и
использующихся для печати документов различных баз
данных.
14. Модуль «Электронные образы»
Вспомогательный модуль, применяемый для хранения
электронных образов документов отдельно от самих
документов модулей «Канцелярия», «Принятие решений»
и «Поручения», а также их архивов. Для каждого модуля
создается отдельная база данных «Электронные образы».

22. Преимущества
СЭД БОСС-Референт



СЭД БОСС-Референт обладает рядом уникальных
коммерческих и технологических преимуществ, которые
обеспечивают системе лидерство на российском рынке
решений для управления документами.
Система отвечает потребностям как крупных, так и
небольших организаций любых отраслей, позволяет
органам государственной власти создавать комплексные
информационные системы, включающие ЭАРы, порталы,
юридически значимый документооборот, архив.
Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются
широкими возможностями платформы IBM Lotus,
высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом
внедрения. Можно выделить следующие преимущества
решения по сравнению с конкурентами:

23. 











быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что
интерфейс удобен и интуитивно понятен;
возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента
Lotus, так и через web;
широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том
числе силами специалистов заказчика;
возможность построения действительно единого информационного
пространства в организациях, имеющих территориально распределенную
структуру;
большой потенциал для роста масштабов системы — по числу пользователей,
площадок, типов обрабатываемых документов;
снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации
принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во
всех филиалах из единой точки;
обеспечение высокой степени безопасности данных;
одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества
успешных внедрений.

24. Защита данных



Система БОСС-Референт прошла сертификацию
на соответствие требованиям Руководящих
документов ФСТЭК России:
«Безопасность информационных технологий.
Критерии оценки безопасности информационных
технологий». Оценочный уровень доверия 4
(ОУД4).
«Защита от несанкционированного доступа к
информации. Часть 1. Программное обеспечение
средств защиты информации. Классификация по
уровню контроля отсутствия недекларированных
возможностей» (НДВ4).

25. 


Сертификат ОУД4 гарантирует уровень защищенности
системы и корректность работы функций безопасности,
которые необходимы для работы с конфиденциальной
информацией.
Сертификат НДВ4 гарантирует отсутствие «черных
ходов» в программном коде.
Наличие сертификатов ФСТЭК позволяет аттестовать
информационные системы, построенные на базе БОССРеферент, по классу защищенности информационной
системы персональных данных (ИСПД) до «1Г» и по
классу защиты персональных данных в ИС до «К2»
включительно

26. 


В системы БОСС-Референт встроена поддержка
сертифицированных ФСБ России средств
криптографической защиты информации. С помощью
этих средств в БОСС-Референте реализуется:
использование электронной цифровой подписи (ЭЦП),
что позволяет обеспечить подтверждение авторства,
целостность и юридическую значимость электронных
документов;
шифрование данных, что позволяет обеспечить
дополнительную защиту информации, содержащейся в
электронном документе.

27. www.bossreferent.ru – официальный сайт по
программе Босс-рефернт.