In questo tutorial verrà mostrato come avviare la procedura stampa unione, costruire il database contatti, inserire campi unione e regole nell’intestazione della mail, finalizzare la procedura creando un insieme di record costituiti dai testi delle singole mail uniti ai contatti del database. Il tutorial è accompagnato da un file di esempio, per verificare personalmente la comprensione dei passaggi descritti. Il file può anche essere utilizzato come base di partenza per costruire un proprio elenco stampa unione e testo della mail. Per scaricare il file di esempio copia il link seguente e incollalo sulla barra di ricerca: http://tinyurl.com/o6u5r3t Per essere sempre aggiornato sugli ultimi caricamenti seguici su twitter, pinterest e google+ @suiteufficio o visita il sito www.suiteufficio.it

1. ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA
UNIONE DI MICROSOFT WORD
TAGS
Stampa Unione, Microsoft Word, Microsoft Outlook
Campi unione, Intestazione, Elenco destinatari, Formula di
Apertura, Corrispondenza campi, Regole di
corrispondenza
E-mail marketing, newsletter, marketing 1to1

2. Utilizzando la stampa unione è possibile inviare un insieme di mail ad un
elenco di destinatari, personalizzando i contenuti della lettera/mail in base
alle caratteristiche del destinatario (Per un’introduzione veloce a questa
funzionalità vedi: http://www.slideshare.net/suiteufficio/tutto-quello-che-nonsapevi-sulla-stampa-unione-30391545)
Questo tutorial mostrerà come:
• Iniziare la stampa unione con il testo della mail
• Costruire il database contatti
• Inserire campi unione nell’intestazione della mail
• Finalizzare la procedura creando un insieme di record costituiti dai
testi delle singole mail uniti ai contatti del database
Il file di esempio (record mail + database) è scaricabile all’indirizzo:
https://drive.google.com/file/d/0BxDwGJzy65Y7WFRzNEFGT0NPbUE/ed
it?usp=sharing
Ogni riferimento a persone realmente esistenti è puramente casuale
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3. Testo della mail
Selezioniamo Inizia stampa unione > mail per
attivare la visualizzazione senza interruzioni
Per il momento omettiamo l’intestazione
Scriviamo il testo della mail
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4. Database contatti
Selezioniamo destinatari > crea nuovo elenco
Per il momento omettiamo
l’intestazione
Selezioniamo Personalizza
colonne per decidere quali
campi dovrà contenere il
database
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In alternativa alla
creazione del
database
mediante
inserimento dei
dati da tastiera, si
può anche:
• importare un
database
esistente (es. in
Access o Excel)
• usare l’elenco
contatti di
Outlook)
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5. Database contatti
Questi sono i campi standard.
Si possono personalizzare aggiungendo
campi nuovi, riordinandoli e cambiando il
nome.
Nel nostro caso abbiamo:
• rinominato “Riga 1 indirizzo” con
“Indirizzo”
• eliminato “Riga 2 indirizzo” ed i telefoni
• portato “Titolo” sotto al “cognome”
Una volta effettuata la personalizzazione, si può procedere con l’inserimento dati.
Ecco il nostro database:
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6. Campi unione
Selezioniamo Inserisci campo unione per
costruire l’intestazione personalizzata.
Nell’elenco a discesa scegliamo “Titolo” e
“Cognome”
I campi unione, che saranno popolati con
le voci del database appena creato, sono
evidenziati in grigio e nella forma
<<NOME_CAMPO>>
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7. 1
Campi unione
Per far variare la formula di apertura in base
al sesso dell’intestatario
(Gent.mo/Gent.ma), selezioniamo Regole > If
Definiamo l’istruzione
nel modo seguente:
Se Titolo=“Sig.”
inserisci il testo
“Gent.mo”, altrimenti
inserisci il testo
“Gent.ma”
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8. Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail
Selezioniamo Finalizza e
unisci > modifica i singoli
documenti per creare
l’anteprima risultati (1 mail per
ogni destinatario incluso
Abilitiamo l’anteprima risultati
e navighiamo con le freccette
tra i record appena creati per
verificare la correttezza delle
e-create e per modificare i
singoli documenti, se
necessario
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L’Anteprima risultati funziona come una
maschera inserimento dati di access: ad
ogni record è associata una riga del
database d’origine (in questo caso il
database contatti), con la differenza che se
andiamo a modificare il testo fuori dai campi
unione la modifica avrà effetto solo sul
singolo record senza variare né il database
contatti né il testo degli altri record
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9. Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail
Intestazione del record n.1 (in
basso intestazione record n.2)
Stiamo visualizzando il primo dei
4 record di cui è composto il
database
Selezioniamo Finalizza e unisci > invia messaggi per inviare le e-mail (Ms
Word si collega automaticamente ad Outlook ed invia le e-mail ai
destinatari, utilizzando come indirizzi quelli indicati nel campo
“Indirizzo_posta_elettronica”. Troveremo i messaggi inviati direttamente
nell’apposita cartella di Outlook (messaggi in uscita / inviati a seconda
dell’esito dell’invio)
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10. CONCLUSIONI
La stampa unione è una funzionalità estremamente utile quando
si ha a che fare con database destinatari lunghi e si ha esigenza
di personalizzare il testo della mail/lettera
Il tutorial nasce per mostrare come può essere utilizzato questo
potente strumento. Le procedure affrontate qui costituiscono solo
una piccola parte delle sue potenzialità. E’ consigliabile leggere il
tutorial con il file di esempio aperto, in modo tale da verificare
personalmente i passaggi descritti. Il file può anche essere
utilizzato come base di partenza per costruire un proprio elenco
stampa unione e testo della mail.
La procedura qui descritta può essere utilizzata per la
personalizzazione dell'e-mail, che è fondamentale per accorciare
le distanze con il potenziale cliente, se si sceglie di affidarsi a
newsletter / e-mail marketing per promuovere la propria attività.
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