Como elaborar y presentar una propuesta federal.

1. Como Redactar
y Presentar
Propuestas
Federales
Presentado por:
Marcus Sullivan, MBA, CVA
Sullivan Consulting, Inc
23 de septiembre de 2013
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

2. Propuestas Federales
˃Se elaboran para cubrir el total ó parte de los
costos de un proyecto ó programa
˃Son libres y por competencia
˃Están dirigidos mayormente al sector público y
organizaciones sin fines de lucro
˃Los criterios de elegibilidad son muy estrictos
˃Tienen presupuesto y fecha límite
˃Pueden ser multianuales
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3. Propuestas Federales
˃El uso de fondos es reembolsable y auditable
˃Deben de tener un componente importante de
beneficio comunitario
˃Dirigido a servir una población desventajada
˃Deben demostrar viabilidad económica
˃Hay que demostrar capacidad administrativa y
experiencia en el manejo de fondos
˃Cada programa dicta la cantidad y el tipo pareo
(matching) según los criterios
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4. Pasos antes de Formular
una Propuesta
˃Tener una idea clara de lo que se quiere hacer
˃Recopilar información suficiente sobre las necesidades
del programa y/o proyecto
˃Llevar a cabo una búsqueda sobre
anteriores y como alcanzaron sus metas
propuestas
˃Identificar las necesidades del proyecto
˃Atemperar las necesidades del proyecto con los
requerimientos del programa federal
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5. Formato
˃Las propuestas se someten
electrónicamente
˃Fecha límite es clave (no hay
prórrogas)
˃Propuesta deber incluir todas
las secciones requeridas y los
documentos de apoyo
˃Formato
del
narrativo:
tipografía, tamaño, espacios y
número de páginas
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6. ¿Qué queremos lograr?
˃ Satisfacer las necesidades de
una organización y/o comunidad
˃ Presentar la información
relevante que sea fácil de
entender. Ejm; (Estadísticas
descriptivas, tablas y graficas)
˃ Alcanzar un equilibrio entre
elementos cualitativos y
cuantitativos
˃ Promover una imagen seria
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7. ¿Qué debemos evitar?
˃Poner información errónea o incorrecta
˃Hacer falsas representaciones
˃Prometer cosas que no podemos cumplir
˃Lucir desesperados o inseguros
˃Demostrar falta de experiencia y conocimiento
˃Mostrar indiferencia o falta de participación en
el proyecto
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8. Guias del Programa
˃Fecha límite
˃Elegibilidad del proponente/proyecto
˃Formato de la propuesta
˃ Cost-sharing
˃Fondos disponibles
˃Tipos de grants
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9. Composición de las
Propuestas Federales
SF424
• Info básica
Narrativo
• Descripción del proyecto
• Presupuesto
• Timeline, etc…
Certificaciones.
• Assurances
Anejos
• Resumes
• Planos
• Fotos
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10. Standard Form 424
˃ Representa la portada de la propuesta
˃ Presenta la información básica del proyecto
˃ Expone la información de contacto del proponente y el
representante autorizado
˃ Se compone de documentos obligatorios y opcionales
˃ Incluye hasta 15 anejos
˃ Debe de estar electrónicamente firmada por el máximo
responsable de la organización
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11. Standard Form 424
˃Deberá incluir:
˃Titulo del proyecto
˃Nombre de la agencia federal
˃Nombre de la organización
˃Número patronal (EIN)
˃Nombre y firma del representante autorizado
˃Dirección de la identidad
˃Número de teléfono, email y/o pagina web
˃Fecha
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12. Standard Form 424
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13. Standard Form 424
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14. Standard Form 424
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15. Standard Form 424
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16. Standard Form 424
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17. Composición del Narrativo
Resumen del
Proyecto
Declaración
de
necesidades
Descripción
del proyecto
Objetivos
Presupuesto y
Costos
Análisis de
sostenibilidad
Timeline
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18. Aspectos Claves
del Narrativo
˃Representa la parte más importante y crítica de la
propuesta
˃Es donde hay más sustancia, detalle y contenido
˃Se detalla toda la información necesaria y relevante
para que se apruebe la propuesta
˃Representa información confidencial y privada que
debe de ser manejada con mucho cuidado
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19. Resumen del Proyecto
˃ Representa
el
resumen
ejecutivo de la propuesta
˃ No debe de exceder 1 página
˃ Debe
de
resaltar
las
fortalezas de la propuesta y
los puntos más relevantes
˃ Debe
de
exponer
los
objetivos, costos y resultados
esperados del proyecto
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20. Declaración de Necesidades
˃Se presenta el propósito del proyecto
˃Se identifica el problema
˃Se plantea como se atenderán las necesidades
˃Se describe la población a impactar
˃Está relacionada con la misión de la organización
˃Se respalda con estadística, evidencia y otros datos
cuantitativos
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21. Análisis de la
Situación Actual
˃¿Cuál es el problema actual?
˃¿Qué necesidades existen?
˃¿Qué recursos hacen falta?
˃¿Qué capacidad y
experiencia tenemos?
˃¿Cuál es la meta?
˃¿Qué pasaría si no se
atiende el problema?
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22. Descripción del Proyecto
˃Metas y objetivos propuestos
˃Beneficios e impacto
˃Implementación (por etapas anual vs multianual)
˃Equipo de trabajo (empleados, contratistas, etc…)
˃Metodología
˃Tiempo y recursos
˃Expectativas y resultados esperados
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23. Necesidad y Justificación
del Proyecto
˃ ¿Cual es la situación actual y que retos atiende?
˃¿Por qué son necesarios los fondos?
˃¿Qué méritos propios tiene el proyecto?
˃¿A que población se dirige el proyecto?
˃¿Que beneficios aporta a la comunidad?
˃¿Cuál es el impacto social que tiene el proyecto?
˃¿Cómo mejorará la calidad de vida?
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24. Objetivos
˃¿Cuáles son las metas
objetivos estratégicos?
y
˃¿Por qué son importantes y
relevantes al proyecto?
˃¿Cómo podemos
resultados?
medir
los
˃¿En cuánto tiempo se estima
que se cumplan?
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25. Trasfondo Histórico
del Proponente
˃¿Es un proyecto nuevo o existente?
˃¿Por que se crea y que pretende lograr?
˃¿Cuánto tiempo lleva operando?
˃¿Qué beneficio comunitario aporta?
˃¿Ha recibido fondos federales anteriormente?
˃¿Qué capacidad administrativa tiene?
˃¿Cuál fue su experiencia?
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26. Población a Impactar
˃¿A quién se dirige el proyecto?
˃¿Cuáles son las características de esta población?
˃¿Son elegibles para recibir estos servicios?
˃¿Qué necesidades tienen?
˃¿Por qué esta población?
˃¿Cómo y por que se van a beneficiar?
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27. Evaluación y Monitoreo
˃¿Cómo mediremos el rendimiento del proyecto?
˃¿Qué factores determinaran el éxito?
˃¿Qué será evaluado y monitoreado?
˃¿Quién/es será/n los responsable/s?
˃¿Que pasará si no se cumplen las expectativas?
˃¿En cuanto tiempo y de que forma?
˃¿Existe un plan de mitigación?
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28. Metodología
˃¿Cómo se va a implementar el proyecto para cumplir
con los objetivos establecidos?
˃¿Qué procedimientos y técnicas se usarán y por qué?
˃¿Cuanto tiempo se espera que dure cada etapa del
proyecto?
˃¿Cuales serán las fuentes de información y por qué?
˃¿Que datos son relevantes y críticos para medir el
éxito del proyecto?
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29. Presupuesto
˃Se acompaña de un memorial explicativo
˃Es importante distinguir las partidas de la siguiente
forma:
˃Costos directos vs indirectos
˃Inversión del proponente vs. federales
˃Las categorías deben de estar permitidas
˃Los costos deben de ser razonables y justificables
˃Se establecen por un periodo de tiempo definido
˃Se deben de evidenciar
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30. Categorías del
Presupuesto
˃ Salarios
˃ Beneficios
˃ Equipo
˃ Materiales
˃ Adiestramientos
˃ Servicios profesionales
˃ Otros gastos
˃ Costos indirectos
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31. Tipos de Costos
˃Costos directos – relacionado con el desarrollo del
proyecto (salarios, equipos, materiales, etc…)
˃Costos indirectos – no asociados de manera
directa con el desarrollo del proyecto (primas de
seguros, renta, mantenimiento, etc..)
˃Costos directos + indirectos = Costos totales
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32. Presupuesto
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33. Preguntas Claves
del Presupuesto
˃¿Es viable el presupuesto?
˃¿Se pueden desarrollar las actividades propuestas?
˃¿Los costos son razonables para el mercado?
˃¿Es consistente con la propuesta?
˃¿Se justifica?
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34. Actividades
˃Listar todas las actividades necesarias para desarrollar
el proyecto
˃Desglosar las actividades más complejas en subactividades
˃Presentar los elementos necesarios para completar
cada actividad
˃Determinar responsable, costos y tiempo estimado
para completar cada actividad
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35. Timeline
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36. Equipo de Trabajo
˃Descripción de puestos y responsabilidades
˃Esquema organizacional
˃Roles dentro del proyecto
˃Tiempo asignado al proyecto
˃Experiencia laboral relevante
˃Preparación académica
˃Logros
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37. Equipo de Trabajo
˃¿Qué personas estarán involucrados en el proyecto?
˃Demostrar sus habilidades y experiencias
˃¿Qué experiencia han tenido con proyectos similares?
˃¿Han utilizado
previamente?
y
manejado
fondos
federales
˃Si es el caso, cuáles fueron los logros de estos proyectos
anteriores?
˃¿Por qué estas personas son las mejores para
administrar el proyecto y los fondos?
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38. Asignación de costos
RR.HH.
Tiempo
asignado
al proyecto
Costo
real
(75%)
Federal
(25%)
Local
Puesto
Tareas
Salarios y
beneficios
Director
---
$50,000
50%
$25,000
$18,750
$6,250
Gerente
---
$30,000
80%
$24,000
$18,000
$6,000
Técnico
---
$24,000
100%
$24,000
$18,000
$6,000
Asistente
---
$20,000
100%
$20,000
$15,000
$5,000
$93,000
$69,750
$23,250
$124,000
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39. Plan Financiero
˃¿Cuánto se necesita?
˃¿En qué se van a utilizar los fondos?
˃¿Cuál es la aportación del proponente?
˃¿Cuál es el pareo requerido?
˃¿Qué experiencia reciente existe con el manejo
de fondos federales?
˃¿Qué controles internos se establecerán?
˃¿Qué dependencia existe de los fondos?
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40. Anejos
˃Se deben incluir solo documentos relevantes a la
propuesta
˃Deben de aportar credibilidad y solidez al proyecto y
al proponente
˃Pueden incluir mapas, planos, fotos, cartas, etc…
˃Preferiblemente en formato PDF y en inglés
˃Libres de virus (debe de certificarse como virus-free)
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41. Anejos
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42. Anejos
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43. Certificaciones
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44. Assurances –
Non-construcion Projects
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45. Vamos a Grants.gov
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46. Login Grants.gov
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47. Extraer Solicitud
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48. Envío de Propuesta
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49. Pasos Claves
˃Bajar la propuesta
˃Completar y firmar electrónicamente todos los
documentos
˃Revisar toda la información
˃Integrar los anejos en formatos aceptados
˃Guardar la propuesta y documentos
˃Confirmar que el registro esté actualizado y correcto
˃Enviar y esperar confirmación
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50. Acuse de Recibo
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51. Aspectos Claves
˃Lograr apoyo y participación de la comunidad
˃Desarrollar y formalizar alianzas estratégicas
˃Involucrar a “stakeholders” claves
˃Trayectoria sólida en la ejecución de programas
˃Mantener la razonabilidad de los costos
˃Alineado con la misión del programa federal
˃Equipo de trabajo competente y con experiencia
˃Fácil de justificar, único e innovador
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52. Debilidades Comunes de
las Propuestas Federales
˃No se describe adecuadamente el proyecto
˃No se atiende como el proyecto atiende el problema
˃La propuesta está incompleta
˃Hay falta de información y evidencia relevante
˃Falta de experiencia y conocimiento
˃Costos altos e injustificables
˃Mala administración
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53. Retos de las
Propuestas Federales
˃Identificar programas adecuados
˃Presentar proyectos que sean elegibles
˃Fondos son altamente competitivos
˃Requieren un pareo y cost-sharing
˃Cumplir con requisitos estipulados
˃Retos con el desembolso de fondos (cash-flow)
˃Hacer los proyectos auto-sostenibles
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54. Conclusiones
˃Las propuestas son una herramienta indispensable
para la creación y financiamiento de proyectos
˃Es un proceso largo, complejo y consecuente
˃Mientras más específico y preciso pueda detallar la
información, mejor
˃Prestar atención a los requisitos específicos de la
propuesta
˃Asignar personas capacitadas y con experiencia
˃Comenzar la propuesta con tiempo de antemano
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55. Información de Contacto
Marcus A. Sullivan
Sullivan Consulting Inc.
Centro Internacional de Mercadeo
Torre II, Suite 402
Guaynabo, PR 00968
msullivan@sullivanconsultingpr.com
Oficina: 787.708.6800
Celular: 787.501.8070
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