Processo di pianificazione, WBS, Matrice Responsabilità.

1. Claudio G. Casati
PIANIFICAZIONE PROGETTI
PROJECT PLANNING
Parte 3 di 4
Processo di pianificazione, WBS, Matrice Responsabilità
Gennaio 2011

2. Metodologie
PMI PMBOK - Project Management Body of
Knowledge
Internationally recognised standard
Application of knowledge, skills, tools & techniques,
processes
IPMA Competence Baseline – ICB
the world’s leading certification program
a major role in the promotion and progress of project
management
PRINCE 2 - PRoject IN a Controlled
Environment 2nd edition (UK Gov.)
• International best practice in project management
• Process based project management methodology
2

3. Contenuti
Processo di Pianificazione
WBS
Matrice Responsabilità
Metodologia di riferimento PMI PMBOK Guide
3

4. The Essence of PMBOK® Guide
5 Project Management Process Groups
Monitoring and
Initiating Planning Executing Controlling Closing
Process Group Process Group Process Group Process Group Process Group
9 Knowledge Areas Processes
Project Integration Project Scope Project Time Project Cost Project Quality
Management Management Management Management Management
Project Human Project Project
Project Risk
Resource Communications Procurement
Management
Management Management Management
4

5. Citazione
Vengono utilizzati materiali tratti dai corsi:
MIT OpenCourseWare | Sloan School of Management |
ESD.36J/1.432J System & Project Management, Fall 2003 |
1.040/1.401J/ESD.018J Project Management, Spring 2004 |
Prof. Prof. Olivier de Weck, Prof. Steven Eppinger, Prof. James Lyneis,
course materials for ESD.36J/1.432J System & Project Management,
Fall 2003, MIT OpenCourseWare (http://ocw.mit.edu), Massachusetts
Institute of Technology. Downloaded on 29 October 2005.
Dr. Nathaniel Osgood, course materials for 1.040/1.401J/ESD.018J
Project Management, Spring 2004, MIT OpenCourseWare
(http://ocw.mit.edu), Massachusetts Institute of Technology.
Downloaded on 29 October 2005.
5

6. Processo di Pianificazione
Planning Processes
6

7. Processo iterativo • WBS
• OBS
• Carta Responsabilità
• Logica Programma
Baseline • Gantt
Avviamento • Risorse
• Costi
Piano
• Piano Generale
• Specifiche
• Stime
Controllo Esecuzione
Chiusura
7

8. Processi – impegno nel tempo
Level Resource
Execute Tasks
Project Charter
Mgmt Support Esecuzione Communication
Common Understanding
Communication
Final Approval
Communication
Attività
Pianificazione Deliverable Acceptance
Attivit
Lessons Learned
Avviamento Controllo
Chiusura
Organize Team
Roles Responsibilities
Cost Estimate
Critical Issues
Organization Structure
Daily 15 min Meetings
Communication
Tempo
Communication Plan Plan Execution
Risk Assessment KPI Visual Mgmt
Schedule Development Manage Risk
Critical Path Identification Early Issue ID
Load into MS Project Use MS Project 8

9. Pianificazione Progetto
1 : WBS - Cosa si deve fare ? 2 : OBS Struttura di Progetto
1
3 : RAM – Assegnazione responsabilità
1.1 1.2 1.3
WBS - Cena di gala
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2
Organizzazione Acquisti Preparazione
Inviti Scelta sala Scelta menù Personale Cibi Bevande Vettovaglie Fiori Sala Cucina Cottura Servizio
4 : Network – Logica di progetto Resp. Progetto
Dott. Galante
Segreteria
Sig.a Salvi
Ufficio P.R.
D.ssa Paoli
Squadra Cucina
1° Chef
Ufficio Servizi
Sig. Ulivi
Impresa di Trasporto
Squadra Camerieri
BASELINE
5 : Diagramma di Gantt 6 : Piano delle risorse 7 : Piano dei costi
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
9

10. Output del Processo di
Pianificazione
Piano del Progetto,
dettagli di supporto,
approvazione piano
10

11. Project Plan
“A project plan is a formal, approved document
that defines how the project is executed,
monitored and controlled.
It may be summary or detailed and may be
composed of one or more subsidiary
management plans and other planning
documents ” (PMBOK Glossary)
11

12. Uso del Piano di Progetto
Guidare il progetto attraverso esecuzione e
controllo.
Documentare le assumptions di pianificazione.
Documentare le decisioni di pianificazione che
riguardano la scelta tra alternative.
Comunicare con gli stakeholders.
Definire le revisioni manageriali (as to content,
extent, and timing).
Definire project baseline per la misura e il
controllo dell’avanzamento.
Assumptions: Any factors that you are assuming to be in place that will contribute to the successful
outcome of the project..
12

13. Domande di pianificazione
Domande Sezioni
What is to be done? Project Scope
Who’s authority? Authorization/
Chartering
How it is to done? Integrated
Management Plan
What time and €uros Resource Estimates
are needed? (Baseline)
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14. Planning processes output 1/2
Project management processes selected by the project
management team
Level of implementation of each selected process
Tools and techniques descriptions selected to accomplish
the selected processes
Stakeholder communication requirements and plan
Management reviews processes for content, extent, and
timing to address open issues and pending decisions
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15. Planning processes output 2/2
Description of how
the selected process will be used for the specific
project
work will be executed to accomplish the project
objectives
change will be monitored and controlled
configuration management will be performed
the performance baseline will be maintained and used
Selected project life cycle for multi-phase project
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16. Metodi e Strumenti
Obiettivi del Progetto
WBS – Work
Che cosa deve essere fatto
Breakdown Structure
Attività da svolgere
Come deve essere fatto
Competenze necessarie Matrice delle
Quali conoscenze e capacità Responsabilità
Responsabilità
Chi lo deve fare Diagramma di Gantt
Scheduling
Quando si deve fare
Risorse necessarie Budget di Progetto
Quanto costa
Sistema di controllo Sistema di Reporting
Come verificare
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17. Pianificazione Progetto
WBS – Work Breakdown Structure
17

18. Pianificazione Progetto
1 : WBS - Cosa si deve fare ? 2 : OBS Struttura di Progetto
1
3 : RAM – Assegnazione responsabilità
1.1 1.2 1.3
WBS - Cena di gala
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2
Organizzazione Acquisti Preparazione
Inviti Scelta sala Scelta menù Personale Cibi Bevande Vettovaglie Fiori Sala Cucina Cottura Servizio
4 : Network – Logica di progetto Resp. Progetto
Dott. Galante
Segreteria
Sig.a Salvi
Ufficio P.R.
D.ssa Paoli
Squadra Cucina
1° Chef
Ufficio Servizi
Sig. Ulivi
Impresa di Trasporto
Squadra Camerieri
BASELINE
5 : Diagramma di Gantt 6 : Piano delle risorse 7 : Piano dei costi
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
18

19. Project Scope Management
Inizializzazione
Pianificazione dei Contenuti (descrive
l’oggetto del progetto)
Definizione dei Contenuti (suddivide i risultati
parziali del progetto in componenti più
facilmente gestibili)
Verifica dei Contenuti
Controllo delle variazioni ai Contenuti
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20. Scomposizione del lavoro
Project
New Book
Chapter 1 Chapter 2 Chapter 3 Phase
2.1 2.2 Workstep
Writing Graphics
2.2.1 2.2.2
Charts Pictures Task
20

21. Work Breakdown Structure(WBS)
The Work Breakdown Structure (WBS)
displays and defines the product to be
developed or produced by hardware,
software, support, and/or service element,
and
relates the work scope elements to each
other and to the end product(s).
The framework of the WBS defines all
contractual authorized work.
A WBS is developed during the proposal.
21

22. Processo Disegno WBS
1. Specificare gli obiettivi del progetto, identificando e
focalizzandosi su prodotti, servizi o risultati (deliverables
or prodotti finiti) che devono essere forniti al Cliente;
2. Identificare tutte le altre aree di lavoro nel progetto per
assicurarsi che il 100% del lavoro sia coperto; identificare le
aree “trasversali” ai deliverables, che rappresentano
output intermedi o complementi ai deliverables;
3. Suddividere prodotti, servizi o risultati deliverables , in
sotto-categorie logiche, in modo che la complessità e il
valore in € degli elementi diventino parametri/ unità
gestibili per le attività di pianificazione e controllo (work
packages).
22

23. WBS_Principi
The 100% Rule: “The next level decomposition of
a WBS element (child level) must represent 100%
of the work applicable to the next higher (parent)
element”.
Bottom-up WBS Development: One of the
common ways to develop a WBS is from the
bottom up, and this approach is especially useful
if the output product of the project is a service.
Common Principles
23

24. Principi comuni della WBS
Livello 1 100%
100% PM Livello 2 WBE
15% 35% 50% Livello 3 WBE
W/P
Output di un
Pacchetto di Lavoro
Sviluppato da Attività
Elemento di lavoro
discreto, non-discreto
Controllo e Visibilità
adeguati per PM
“Deliverable”
preciso e misurabile
24

25. WBS: Fase, WP, Task
A large collection of deliverables & work
packages. Often ends with a decision point
PHASE go/no-go tollgate (e.g. Product Design Phase,
Process Design Phase).
WORK The schedule activities, tasks, & milestones
required to complete the deliverables or project
PACKAGE work component.
A Task is a unit of work that needs to be done in
order to successfully deliver a project deliverable.
TASK Tasks should be defined in the verb-noun format
I.e.: “Marketing Plan” vs “CREATE Marketing Plan”
25

26. WP(Work Package):informazioni
Descrizione (WPD - Work Package Description) - cosa si
deve fare ?
Responsabile - chi lo fa ?
Costo - quanto costa ?
Prodotti d’input - cosa serve per poterlo eseguire ?
Prodotti di output - cosa viene prodotto ?
Tempi di realizzazione (data d’inizio e di fine, durata) -
quando si realizza ?
Attività necessarie per la realizzazione del WP - cosa
bisogna fare ?
Documentazione a supporto (specifiche, norme, disegni,
ecc.)
26

27. WBS: Top Level Structure
It is important that the Level 2 breakdown be
appropriate to the type of project and is complete –
that is cover 100% of the work to be performed on
the project.
Each WBS element must follow the rule which
states that it must be described by nouns or nouns
and adjectives.
The element must represent work, not an activity
(which is an action term having a verb in its
descriptor).
27

28. WBS_esempio
Project
Phase 1 Phase 2 Phase N
Deliverable 1.1 Deliverable 2.1 Deliverable 2.2
Work Package Deliverable Deliverable Work Package
1.1.1 2.1.1 2.1.2 2.2.1
Work Package Work Package
Work Package
1.1.2 2.1.1.1
2.1.2.1
Work Package
2.1.1.2
28

29. WBS_Costruzione Magazzino
Fonte: Carlo Mannino, Roma “La Sapienza” 29

30. Costruzione Box:
WBS
Costruzione Box
PM
Scelta Acquisto Preparaz Preparaz Assem-
Collaudo
Modello Materiali Base Legno blaggio
Costruz Controllo
Base Gettata
30

31. WBS: conclusioni (1/2)
Primo scopo della WBS: definire compiutamente il lavoro
da fare ed essere di aiuto alla gestione del progetto
Per costruirla: individuare tutte le parti componenti e le
azioni da implementare
Di grande utilità per non dimenticare parti di lavoro ed
evitare duplicazioni (solo ciò che c’è nella WBS, c’è nel
progetto)
Possono essere individuate per lo stesso progetto più WBS
in modo da permettere viste differenti del lavoro da fare
Ogni Work Package – elemento di più basso livello di una
WBS - deve poter essere descritto adeguatamente ed
assegnato ad una unica responsabilità
31

32. WBS: conclusioni (2/2)
La WBS è un ottimo strumento di comunicazione fra i livelli
coinvolti: clienti, prime contractor, appalti e fornitori
La WBS è uno strumento per la aggregazione dei dati
elementari di avanzamento (tempi, costi, ricavi,..) e del
loro controllo rispetto al Project Baseline
La WBS viene usata come strumento di selezione e
filtraggio dei dati
Lo sviluppo della WBS deve essere un processo
democratico a cui partecipano tutte le parti interessate
Nota: Non esistono WBS giuste o sbagliate, ma esistono WBS più o
meno utili
32

33. Pianificazione Progetto
Matrice Responsabilità
33

34. Pianificazione Progetto
1 : WBS - Cosa si deve fare ? 2 : OBS Struttura di Progetto
1
3 : RAM – Assegnazione responsabilità
1.1 1.2 1.3
WBS - Cena di gala
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2
Organizzazione Acquisti Preparazione
Inviti Scelta sala Scelta menù Personale Cibi Bevande Vettovaglie Fiori Sala Cucina Cottura Servizio
4 : Network – Logica di progetto Resp. Progetto
Dott. Galante
Segreteria
Sig.a Salvi
Ufficio P.R.
D.ssa Paoli
Squadra Cucina
1° Chef
Ufficio Servizi
Sig. Ulivi
Impresa di Trasporto
Squadra Camerieri
BASELINE
5 : Diagramma di Gantt 6 : Piano delle risorse 7 : Piano dei costi
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
34

35. Matrice Responsabilità
A Responsibility Assignment Matrix (RAM), also known as
RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) matrix
or Linear Responsibility Chart (LRC), describes the participa-
tion by various roles in completing tasks or deliverables for a
project or business process.
It is especially useful in clarifying roles and responsibilities in
cross-functional/departmental projects and processes.
35

36. RACI Definition
36

37. Matrice Responsabilità_es.
37

38. Pianificazione Progetti 4 di 4
Contenuti
Logica di progetto
Diagramma di Gantt
Project Baseline
Metodologia di riferimento PMI PMBOK Guide
38