3. 3
YAZAR HAKKINDA
FATİH CEYLAN
1977 Çorum’un Sungurlu ilçesi doğumlu. 1999 yılında Bilkent
Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bölümünü bitirdi. Aynı yıl bilişim
sektöründe ‘SAP-Kurumsal Kaynak Yazılımları Malzeme Yönetimi
Modülü’ uzmanı olarak iş hayatına atıldı. 1999-2002 yılları arasında
İstanbul’da değişik firmalarda çalıştıktan sonra 2002 yılında savunma
sanayiimizin önemli kuruluşlarından birisi olan Havelsan A.Ş.’ye geçerek
Hava Kuvvetleri Bilgi Sistemi projesinde görev aldı. 2002-2005 yılları
arasında Çankaya Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Ana
Bilim Dalı’nda yüksek lisansını tamamladı. 2006 yılında İstanbul’da kısa
dönem askerlik vazifesi yaptıktan sonra tekrar Ankara’ya döndü.
Halen Havelsan A.Ş.’de Bilişim ve Ulaştırma Sistemleri Program
Müdürü olarak görev yapmakta olup aynı zamanda Gazi Üniversitesi
Bilişim Enstitüsü Yönetim Bilişim Sistemleri Ana Bilim Dalı’nda doktora
programına devam etmektedir. 2001 yılında Ülkü (Kuzulu) Ceylan ile
hayatını birleştiren yazarın Buğra (12) ve Eda (9) isimlerinde iki çocuğu
bulunmaktadır.
5. 5
KISALTMALAR
a.g.b. : Adı Geçen Bildiri
a.g.e. : Adı Geçen Eser
a.g.k. : Adı Geçen Kitap
a.g.m. : Adı Geçen Makale
a.g.r. : Adı Geçen Rapor
a.g.t. : Adı Geçen Tez
FI : Finans Modülü
MM : Malzeme Yönetimi Modülü
MİP : Malzeme İhtiyaç Planlaması
PM : Bakım/Onarım Modülü
PP : Üretim Planlama Modülü
PS : Proje Yönetimi Modülü
SA : Satınalma
SD : Satış ve Dağıtım Modülü
OTTS : Ortalama tedarik temin süresi
7. 7
İÇİNDEKİLER
ÖNSÖZ...............................................................................................................18
I. Giriş................................................................................................................20
I.1. SAP’nin Tarihçesi.....................................................................................20
I.2. Modüler Yapı ve Modüllerarası Entegrasyon ..........................................21
I.2.1. Modüler yapı......................................................................................21
I.2.1.1. Lojistik modülleri .......................................................................23
I.2.1.2. Muhasebe (Finans) modülleri.....................................................27
I.2.1.3. İnsan kaynakları modülleri .........................................................28
I.2.2. Modüllerarası entegrasyon.................................................................29
I.3. Uyarlama Kavramı ve SAP-ERP Sistemi Uyarlama Kabiliyetleri...........31
I.3.1. Uyarlama kavramı .............................................................................31
I.3.1. SAP sisteminde uyarlama yapılması..................................................32
I.4. Kitabın İçeriği ............................................................................................35
I.4.1. Modül detayı......................................................................................35
I.4.2. Kullanılan SAP-ERP sistemi versiyonu.............................................35
I.5. Anlatım Usulü ve Örnek Proje..................................................................36
I.5.1. Anlatım usulü.....................................................................................36
I.5.2. Örnek Proje – CESAP .......................................................................36
I.5.2.1. Ceylanlar A.Ş. için organizasyon yapısı .....................................37
I.5.2.2. Ceylanlar A.Ş. satınalma süreçleri..............................................37
I.5.2.3. Ceylanlar A.Ş. stok yönetimi süreçleri .......................................40
8. 8
I.5.2.4. Ceylanlar A.Ş. fatura kontrolü süreçleri .....................................41
II. Malzeme Yönetimi (MM) Modülüne Genel Bakış ........................................42
II.1. Modül Kapsamı.......................................................................................42
II.1.1. Satınalma..........................................................................................42
II.1.2. Stok yönetimi ...................................................................................45
II.1.3. Lojistik fatura kontrolü işlemleri......................................................47
II.2. Diğer Modüllerle Entegrasyon................................................................48
II.2.1. Lojistik modülleri ile entegrasyon....................................................48
II.2.2. Muhasebe modülleri ile entegrasyon................................................49
II.2.3. İnsan kaynakları modülleri ile entegrasyon......................................50
III. MM Modülü Organizasyon Yapıları ve Uyarlamaları ..................................51
III.1. Organizasyon yapısı ne demektir...........................................................51
III.2. Stok yönetimi organizasyon yapıları ve uyarlamaları............................53
III.2.1. Şirket kodu......................................................................................54
III.2.2. Üretim yeri......................................................................................58
III.2.3. Depo yeri........................................................................................67
III.2.4. Organizasyon yapılarının birbiriyle ilişkilendirilmesi ...................70
III.2.4.1. Üretim yerinin şirket koduna atanması ....................................70
III.2.4.2. Depo yerinin üretim yerine atanması.......................................72
III.3. Satınalma için organizasyon yapıları ve uyarlamaları ...........................73
III.3.1. Şirket kodu......................................................................................73
III.3.2. Satınalma organizasyonu ................................................................73
9. 9
III.3.3. Satınalma grubu .............................................................................76
III.3.4. Organizasyon yapılarının birbiriyle ilişkilendirilmesi ...................79
III.3.4.1. Satınalma organizasyonunun şirket koduna atanması..............79
III.3.4.2. Satınalma organizasyonun üretim yerine atanması..................80
III.3.4.3. Satınalma organizasyonu ile satınalma grubu bağlantısı .........82
III.4. Değerleme düzeyinin belirlenmesi.........................................................83
IV. MM Modülü için Ana Veriler ve Uyarlamaları.............................................85
IV.1. Ana veri ne demektir ..............................................................................85
IV.2. Malzeme ana verisi.................................................................................87
IV.2.1. Malzeme ana verisinde tutulan bilgiler ...........................................87
IV.2.2. Malzeme ana verisi ekranları ..........................................................89
IV.2.3. Malzeme kodlandırması ve malzeme tanımının önemi.................120
IV.2.3.1. Malzeme kodlandırması .........................................................121
IV.2.3.2. Malzeme tanımı......................................................................125
IV.2.4 Malzeme türü..................................................................................126
IV.2.5 Malzeme ana verisi uyarlamaları ...................................................128
IV.2.5.1 Malzeme türü uyarlamaları .....................................................128
IV.2.5.2 Malzeme ana verisi için numarala aralığı tanımlanması .........138
IV.2.5.3. Malzeme ana verisi ekran düzeni uyarlamaları......................145
IV.2.5.4. Malzeme ana verisi alan seçimi uyarlamaları ........................157
IV.3. Lot Numarası Ana Verisi......................................................................166
IV.3.1. Lot numarası kavramı....................................................................166
10. 10
IV.3.2. Lot numarası ve malzeme ana verisi ilişkisi .................................167
IV.3.3. Malzeme için lot takibinin belirlenmesi........................................167
IV.3.4. Lot numarası ana veri ekranları.....................................................168
IV.3.5. Lot numarası uyarlamaları.............................................................176
IV.3.5.1. Lot takibi düzeyinin belirlenmesi...........................................177
IV.4. Seri Numarası Ana Verisi ....................................................................180
IV.4.1. Seri numarası ana verisi nedir? .....................................................180
IV.4.2. Seri numarası ve malzeme ana verisi ilişkisi.................................181
IV.4.2.1 Seri numarası – Ekipman ve PM (Bakım/Onarım) modülü
ilişkisi....................................................................................................181
IV.4.3. Malzeme için seri no takibinin belirlenmesi .................................182
IV.4.3.1 Seri numarası profili................................................................183
IV.4.4. Seri numarası ana verisi ekranları .................................................183
IV.4.5. Seri numarası uyarlamaları............................................................191
IV.5. Satıcı Ana Verisi...................................................................................192
IV.5.1. Satıcı ana verisi nedir? ..................................................................192
IV.5.2. Satıcı ana verisinde tutulan bilgiler...............................................192
IV.5.3. Satıcı ana verisi ekranları ..............................................................193
IV.5.4. Satıcı ana verisi uyarlamaları ........................................................209
IV.5.5. Arızi satıcı kavramı .......................................................................210
IV.6. Servis (Hizmet) Ana Verisi...................................................................212
IV.6.1. Servis ana verisi nedir? .................................................................212
11. 11
IV.6.2. Servis ana verisi ekranları .............................................................212
IV.6.3. Servis ana verisi uyarlamaları .......................................................216
V. Stok Yönetimi...............................................................................................219
V.1. Stok Türü ve Özel Stok Türü.................................................................220
V.1.1. Stok türü .........................................................................................220
V.1.1.1 Tahditsiz kullanılabilir stok ......................................................220
V.1.1.2 Kalite kontrol stoku ..................................................................220
V.1.1.3 Bloke stok.................................................................................221
V.1.1.4 Tahditli kullanılabilir stok.........................................................221
V.1.2. Özel stok türleri ..............................................................................222
V.1.2.1 Proje stoku (Q)..........................................................................222
V.1.2.2. Müşteri sipariş stoku(E)...........................................................223
V.1.2.3. Satıcıya temin edilen malzeme (O)..........................................224
V.1.2.4. Satıcı konsinyesi (K) ...............................................................224
V.1.2.5. Müşteri konsinyesi (W) ...........................................................226
V.1.2.6. Müşteri stoku (B).....................................................................227
V.1.3. Mal girişi bloke stoku.....................................................................228
V.2. Malzeme Hareketleri .............................................................................230
V.2.1 Malzeme giriş hareketleri ................................................................230
V.2.2 Malzeme çıkış hareketleri................................................................230
V.2.3 Malzeme nakil/transfer hareketleri..................................................231
V.2.3.1. Fiziksel olarak yapılan malzeme nakilleri ...............................232
12. 12
V.2.3.2. Malzeme durumunu değiştiren nakil hareketleri .....................232
V.3. Hareket Türleri ......................................................................................233
V.3.1. Sistemde tanımlı hareket türleri ve kullanım amaçları ..................234
V.3.2. Ters kayıt işlemi ve ters kayıt hareket türleri..................................243
V.3.3. Hareket türü uyarlamaları...............................................................244
V.3.3.1 Malzeme hareketi genel uyarlamaları.......................................250
V.3.3.2 Kısa metinler uyarlaması..........................................................253
V.3.3.3 Kullanılabilen işlemler uyarlaması...........................................253
V.3.3.4 Yardım metinleri uyarlaması.....................................................255
V.3.3.5 Alan seçimi - enjoy uyarlaması.................................................255
V.3.3.6 Güncelleme denetimi / WM bağlantısı uyarlaması...................258
V.3.3.7 Hesap grubu uyarlaması ...........................................................258
V.3.3.8 Ters kayıt / sonraki hareket uyarlaması ....................................259
V.3.3.9 Hareket nedeni uyarlaması .......................................................261
V.3.3.10 Kalite kontrol uyarlaması .......................................................265
V.4. Malzeme Belgesi ...................................................................................267
V.4.1. Malzeme belgesinde tutulan bilgiler..............................................267
V.4.2. Malzeme belgesi uyarlamaları.......................................................269
V.4.2.1 Numara aralığı uyarlamaları.....................................................269
V.5 . Muhasebe Belgesi.................................................................................273
V.5.1. Muhasebe belgesinde tutulan bilgiler............................................274
V.5.2. Muhasebe belgesi numara aralığı uyarlamaları .............................275
13. 13
V.6 . Malzeme Hareketi (MIGO) Ekranı.......................................................276
V.6.1. İşlem bilgileri alt ekranı.................................................................278
V.6.2. Başlık bilgileri alt ekranı ...............................................................281
V.6.3. Kalemlere toplu bakış alt ekranı....................................................284
V.6.4. Kalem ayrıntıları alt ekranı............................................................287
V.6.5. Belgeye genel bakış alt ekranı.......................................................294
V.7. Malzeme Belgesinin Görüntülenmesi....................................................295
V.8. Malzeme Belgesi Ters Kaydının Alınması ............................................297
V.9. MIGO İşaretleme İşlemi........................................................................299
V.10. MIGO Varsayılan Değerlerin Ayarlanması..........................................300
VI. Satınalma ....................................................................................................302
VI.1. Satınalma Talebi (SAT)........................................................................304
VI.1.1. Satınalma talebi ekranları .............................................................304
VI.1.1.1 Genel bilgiler kısmı ................................................................305
VI.1.1.2 Başlık bilgileri kısmı...............................................................306
VI.1.1.3 Kalem bilgileri kısmı ..............................................................307
VI.1.1.4 Kalem ayrıntıları kısmı ...........................................................310
VI.1.1.5 Belgeye genel bakış kısmı ......................................................320
VI.1.2. Satınalma talebi uyarlamaları .......................................................325
VI.1.2.1 Numara aralığı uyarlamaları...................................................325
VI.1.2.2 Belge türü uyarlamaları ..........................................................328
VI.1.2.3 SAT Ekran durumu uyarlamaları ............................................332
14. 14
VI.1.2.4 Metin tipi uyarlamaları ...........................................................336
VI.1.3. Satınalma talebi onayı ve onay uyarlamaları................................338
VI.1.3.1 Satınalma talebi onayı.............................................................338
VI.1.3.2 SAT Onayı uyarlamaları .........................................................339
VI.2. Kalem Tipi ve Hesap Tayin Tipi..........................................................355
VI.2.1. Kalem tipi .....................................................................................355
VI.2.1.1. Kalem tipi ve kullanımı .........................................................355
VI.2.1.2. Kalem tipi uyarlamaları .........................................................360
VI.2.2. Hesap tayin tipi.............................................................................363
VI.2.2.1. Hesap tayin tipi ve kullanımı.................................................363
VI.2.2.2. Hesap tayin tipi uyarlamaları.................................................366
VI.2.3. Kalem tipi ile hesap tayin tipi eşlemesi ........................................372
VI.3. Teklif Talebi ve Teklif..........................................................................374
VI.3.1. Teklif talebi ekranları....................................................................375
VI.3.2. Teklif ekranları..............................................................................381
VI.3.3. Teklif değerlendirme ekranları......................................................385
VI.3.4. Teklif talebi ve teklif uyarlamaları................................................389
VI.3.4.1 Numara aralığı uyarlamaları...................................................389
VI.3.4.2 Belge türü uyarlamaları ..........................................................391
VI.3.4.3 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması..........................393
VI.3.4.4 Teklif karakteristikleri uyarlamaları........................................394
VI.4. Satınalma Siparişi (SAS) .....................................................................395
15. 15
VI.4.1. Satınalma siparişi ekranları...........................................................395
VI.4.1.1. Genel bilgiler kısmı ...............................................................397
VI.4.1.2. Başlık bilgileri kısmı..............................................................398
VI.4.1.3. Kalem bilgileri kısmı .............................................................406
VI.4.1.4. Kalem ayrıntıları kısmı ..........................................................410
VI.4.1.5. Belgeye genel bakış kısmı .....................................................424
VI.4.2. Satınalma siparişi uyarlamaları.....................................................426
VI.4.2.1 Numara aralığı uyarlamaları...................................................426
VI.4.2.2 Belge türü uyarlamaları ..........................................................427
VI.4.2.3 Fiyat Sapması için tolerans sınırı tanımlama..........................428
VI.4.2.4 SAS için onay prosedürü tanımlanması..................................430
VI.4.2.5 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması..........................430
VI.4.2.6 Metin tiplerinin tanımlanması.................................................431
VI.4.2.7 Faturalama planı uyarlamaları ................................................436
VI.5.Sözleşmeler...........................................................................................441
VI.5.1 Sözleşme ekranları.........................................................................443
VI.5.2 Sözleşme uyarlamaları...................................................................450
VI.5.2.1 Numara aralığı uyarlamaları...................................................450
VI.5.2.2 Belge türü uyarlamaları ..........................................................451
VI.5.2.3 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması..........................452
VI.5.2.4 Metin tiplerinin tanımlanması.................................................452
VI.6. Satınalma Bilgi Kaydı..........................................................................454
16. 16
VI.6.1 Satınalma bilgi kaydı ekranları......................................................456
VI.6.2 Satınalma bilgi kaydı uyarlamaları................................................461
VI.6.2.1 Numara aralığı uyarlamaları...................................................461
VI.6.2.2 Ekran düzeninin tanımlanması................................................462
VI.7. Satıcı Değerlendirme İşlemleri............................................................463
VI.7.1. Satıcı değerlendirme ekranları......................................................464
VI.7.1.1. Satıcı değerlendirmesi bakımının yapılması..........................464
VI.7.1.2. Otomatik yeniden değerlendirme...........................................466
VI.7.1.3. Değerlendirme sonuçlarının karşılaştırılması ........................467
VI.7.2. Satıcı değerlendirmesi uyarlamaları .............................................469
VI.7.2.1 Ağırlıklandırma anahtarlarının tanımlanması .........................469
VI.7.2.2 Ölçütlerin tanımlanması..........................................................470
VI.7.2.3 Satınalma organizasyonu verilerinin tanımlanması ................472
VI.8. Servis Satınalması................................................................................476
VI.8.1. Servis satınalması işlemleri ..........................................................476
VI.8.2. Hizmet kabulü işlemleri................................................................476
VI.8.4. Hizmet satınalması için farklı bir yöntem.....................................478
VII. Lojistik Fatura Kontrolü İşlemleri.............................................................480
VII.1. Satıcı Faturası İşlemleri......................................................................482
VII.2. Satıcı faturası ön kayıt işlemleri.........................................................488
VIII. Raporlar....................................................................................................489
VIII.1. Ana veri raporları ..............................................................................489
17. 17
VIII.2. Stok Yönetimi Raporları ...................................................................500
VIII.3. Satınalma Raporları...........................................................................518
IX. Uygulamalararası Bileşenler.......................................................................533
IX.1. Sınıflandırma .......................................................................................533
IX.1.1. Sınıf ve karakteristik kavramları...................................................534
IX.1.2. Karakteristik işlemleri ..................................................................534
IX.1.3. Sınıf işlemleri................................................................................542
IX.1.4. Nesnelere sınıf atama....................................................................546
IX.2. Dokuman Yönetimi..............................................................................551
IX.2.1. Doküman tanımlama.....................................................................552
IX.2.2. Dokümanın yeni versiyonunun oluşturulması ..............................559
IX.2.3 Dokümanın nesnelere bağlanması .................................................559
EKLER..............................................................................................................563
Ek - 1. Request Alma ve Uyarlama/Geliştirmenin Taşınması.......................564
Ek - 2. Arama Yardımı ..................................................................................569
DİZİN................................................................................................................572
20. 20
I. Giriş
I.1. SAP’nin Tarihçesi
SAP yazılım firması 1972 yılında beş eski IBM çalışanı tarafından
Almanya’nın Mannheim şehrinde kurulmuştur. Firmanın ismi, System
Analyse und Programmentwicklung (Systems Analysis and Program
Development ) kelimelerinin baş harflerinden gelmektedir. İşletmelerin,
tüm kurumsal iş süreçlerini takip edebilecekleri (ki bu tip yazılımlara
sonradan ‘ERP-Enterprise Resource Planning’ yani ‘Kurumsal Kaynak
Planlaması’ yazılımları ismi verilmiştir.) bir yazılım geliştiren firma,
yazılıma da firmanın ismi olan SAP ismini vermiştir.
SAP yazılımının ilk versiyonu SAP R/1 ismiyle 1973 yılında piyasaya
sürülmüştür. Yazılımın ilk versiyonunda yapılan güncellemeler ve yeni
kabiliyetlerle birlikte 1979 yılında SAP R/2 versiyonu ortaya çıkmıştır.
1980’lerde R/2 versiyonu ile piyasada tutunmaya çalışan SAP Firması
esas atılımını 1990’larda yapmıştır. 1992 yılında piyasaya sürülen R/3
versiyonu yoğun ilgi görmüş ve bu versiyon ile birlikte firma dünya
çapında bir firma haline gelmiştir. 90’lı yıllarda firmanın sadece
Almanya’daki değil dünya çapındaki müşteri sayısı da hızla artmış ve
ERP yazılımları piyasasında dünya lideri konumuna gelmiştir. 1999
yılında piyasaya sürülen ve web ortamına açılmayı sağlayan mySAP.com
versiyonu ile birlikte firma, ürün çeşitliliğine de gitmeye başlamıştır. Bu
noktadan sonra SAP firması hem ERP yazılımının yeni versiyonlarını
(SAP ERP 4.6, SAP ECC. 6.0, vb. gibi) piyasaya sürmüş hem de
sektördeki gelişmelere paralel olarak APO (Advanced Planner and
Optimizer), CRM (Customer Relationshp Management), BW(Business
Warehouse) gibi değişik ürünleri piyasaya sürmüştür. 2010 sonrasında ise
farklı teknolojilere de yatırım yaparak (CLOUD, In memory Database,
vb.) artık sadece bir ERP firması olmadığını tüm dünyaya ilan etmiştir
SAP firması, ERP pazarında dünya lideri, yazılım sektöründe ise (ciro
bakımından) Microsoft’tan sonra dünyanın en büyük ikinci firması
konumundadır. 5 kıtada 150’den fazla ülkede müşterisi bulunmaktadır.
Türkiye’de de ERP alanında market lideridir. Türkiye’nin en büyük 500
firmasından 200’den fazlası kurumsal kaynak yazılımı olarak SAP
ürünlerini kullanmaktadır. Bunun yanında, değişik sektörlerde yer alan
binlerce küçük ve orta dereceli işletme de yine SAP ürünlerini tercih
etmektedir.
21. 21
I.2. Modüler Yapı ve Modüllerarası Entegrasyon
I.2.1. Modüler yapı
Kurumsal kaynak yazılımları, işletmelere ait kurumsal iş süreçlerinin
tamamının tek bir yazılım üzerinden entegre bir biçimde yönetilmesi
amacıyla geliştirilmiş olan programlardır. Birbirinden çok farklı
alanlardaki iş süreçlerini ve bu iş süreçlerinin birbirleri ile olan
entegrasyonları desteklemek zorunda olan bu tip yazılımların oldukça
kapsamlı ve karmaşık olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. SAP
firmasının Kurumsal Kaynak Yazılımı olan SAP-ERP’de bu kapsamda ele
alunmalıdır.
Hemen hemen tüm ERP yazılımları modüler bir yapıya sahiptir. Kapsamlı
bir yazılımın, konu ve iş alanına göre değişik modüllere ayrılması hem
yazılımı geliştirenlere, hem yazılıma destek verenlere (eğitim ve kurulum
anlamında) hem de yazılımın kullanıcılarına kolaylık sağlamaktadır. Tüm
yazılımı değil de sadece gerektiği kadarını bilmek ancak modüler yapıyla
mümkün olmaktadır (herkesin kendisiyle ilgili modülü ve bu modülün
diğer modüller ile entegrasyon noktalarını bilmesi yeterlidir).
Kurumların iş süreçlerine ve bu iş süreçlerinin mantıksal bir şekilde
gruplanmasına uygun olarak SAP-ERP yazılımı aşağıdaki modülleri
kapsamaktadır.
22. 22
ŞEKİL I.2.1 – 1 SAP-ERP modüler yapı
SAP-ERP sisteminde yer alan modüller Lojistik, İnsan Kaynakları ve
Mali İşler (Finans) olmak üzere üç ana başlık altında toplanmıştır. Bu ana
başlıklar modüller için yapılmış olan üst gruplamadır. Bu gruplama
yapılırken modüllerin kapsamları ve birbirleri ile olan entegrasyonları
dikkate alınmıştır. Şeklin sağ alt tarafında gösterilen ‘Uygulamalar arası
bileşenler’ kısmı ise hem bu üç ana başlık altında yer almayan SAP-ERP
sistemi bileşenlerini hem de sistem üzerinde bazı sektörlere özel
çözümleri göstermek amacıyla konulmuştur.
SAP-ERP yazılımı çok değişik sektördeki firmalar tarafından kullanılmaktadır. Bu
sektörlerin ihtiyaçları dikkate alınarak zamanla yazılım üzerine sektörlere özel
bazı uygulamalar da geliştirilmiş ve bu uygulamalar SAP-ERP’nin sektörel
çözümleri haline gelmiştir. Örneğin sağlık, otomotiv veya enerji sektörünün
kendine özel iş süreçleri sistem üzerinde sektörel çözüm olarak yer almıştır.
Sekröre özel olarak geliştirilen bu programlar SAP-ERP sistemi kurulurken ilgili
sektörün seçilmesiyle birlikte sistem üzerinde aktif hale gelmektedir.
SAP-ERP sisteminde yer alan üç ana başlığı ve bunlar altında yer alan
modüllerin kapsamlarını kısaca açıklamaya çalışalım.
23. 23
I.2.1.1. Lojistik modülleri
Lojistik ana başlığı altında, işletmenin lojistik süreçlerini kapsayan
modüller yer almaktadır. Satınalma, stok yönetimi, üretim planlaması,
üretim, nakliye/ulaştırma, bakım ve onarım, kalite kontrol, satış ve
dağıtım süreçleri gibi süreçler lojistik süreçler olarak adlandırılmaktadır.
SAP-ERP sisteminde bu süreçleri desteklemek amacıyla yer alan lojistik
modüller şunlardır:
Malzeme Yönetimi Modülü (MM)
Satınalma (malzeme/hizmet satınalması), stok yönetimi ve lojistik fatura
kontrolü süreçlerini kapsayan modüldür. Malzeme yönetimi modülü için,
MM (Mateials Management) kısaltması kullanılır.
Satınalma süreçleri: Malzeme/hizmetin ilgili birim tarafından talep
edilmesinden başlayarak malzeme/hizmet için firmalardan tekliflerin
alınması, tekliflerin değerlendirilmesi, alım yapılacak firmanın
belirlenmesi, ilgili firmayla sözleşme yapılması ya da firmaya satınalma
siparişinin verilmesi işlemleri ile tüm bu satınlma sürecinin takip edilmesi
ve satıcı değerlendirilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Stok yönetimi süreçleri: İşletmenin sahip olduğu malzeme stokları ile bu
stokların miktarlarını etkileyen malzeme hareketlerinin takip edilmesi
işlemlerini kapsamaktadır. Stok miktarını artıran malzeme girişi işlemleri,
stok miktarını azaltan malzeme çıkışı işlemleri, malzemelerin
yerini/durumunu değiştiren stok nakil işlemleri ile depo stokları için stok
sayım işlemlerini kapsamaktadır.
Lojiik fatura kontrolü süreçleri: Satıcılar tarafından gönderilen
faturalarının sisteme girilmesi ve bu giriş esnasında fatura bilgileri ile
satınalma siparişi ve/veya sözleşme üzerinde yer alan bilgilerin kontrol
edilmesini sağlayan işlemleri kapsamaktadır.
Satış ve Dağıtım Modülü (SD)
Malzeme ve hizmet satışı süreçlerini, satış öncesi pazarlama süreçlerini,
satış sonrası müşteri takibi süreçlerini ve malzeme dağıtımı
(ulaştırma/nakliye) süreçlerini kapsayan modüldür. Modül için SD (Sales
&Distribution) kısaltması kullanılır.
Satış süreçleri: Müşteriler tarafından yapılan malzeme/hizmet taleplerinin
sisteme girilmesi, kesinleşen müşteri siparişlerinin yaratılması ve bu
siparişlere istinaden malzeme/hizmet teslimatının yapılması işlemlerini
kapsamaktadır.
24. 24
Pazarlama süreçleri: Pazarlama faaliyetlerinin planlanması,
gerçekleştirilmesi ve potansiyel müşterilerin takip edilmesi işlemlerini
kapsamaktadır.
Müşteri takibi süreçleri: Müşteri ile yapılan görüşmelerin, müşteri
ziyaretlerinin, müşteriye ait özel gün ve programların takip edilmesi
işlemlerini kapsamaktadır.
Dağıtım süreçleri: Nakliye (ulaştırma) planlanması ve ulaştırma
faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi işlemlerini kapsamaktadır. Nakliye
rotalarının planlanması, nakliye işlemleri için araç ve sürücü planlanması
ve gerçekleştirilen nakliye faaliyetlerinin takip edilmesi süreçleri bu
kapsamdadır.
SAP firmasının pazarlama, satış ve müşteri takibi işlemlerinin çok daha detaylı
yapılmasını sağlayan CRM (Customer Relationship Management) ürünü ile
ulaştırma faaliyetlerinin detaylı takibini sağlayan TM (Transportation
Management) ürünü de mevcuttur. Her iki yazılımda SAP-ERP yazılımından
ayrıca kurulmakta ve lisanslanmaktadır. Her iki yazılımda SAP-ERP sistemindeki
ilgili süreçlerde entegre olarak çalışmaktadır. Bu ürünlerin detayı ilgili
kaynaklardan öğrenilebilir.
Üretim/Planlama Modülü (PP)
(İmalat yapan işletmelerin) üretim faaliyetlerinin takip edilmesi
süreçlerini kapsayan modüldür. Modül için PP (Production Planning)
kısaltması kullanılır.
Üretim planlama süreçleri: İşletme tarafından yapılacak üretim
faaliyetlerinin kapasite, malzeme ve süre açısından planlanması
işlemlerini kapsamaktadır. Malzeme ihtiyaç planlaması (MİP) bu sürecin
en önemli parçasıdır. Üretim planlamasına yönelik olarak ürün ağaçlarının
ve iş planlarının oluşturulması da bu kapsamda ele alınır.
Malzeme ihtiyaç planlaması süreçleri: Planlanan üretimlerin zamanında
yapılabilmesi için ihtiyaç duyulan malzemelerin, ihtiyaç duyulduğu
zamanda ihtiyaç duyulan yerde ve ihtiyaç duyulan miktarda hazır
edilmesini sağlayan işlemleri kapsar.
Üretim faaliyetlerinin takibi süreçleri: Üretim safhasında yapılan işler
için işçilik teyitlerinin girilmesi, kullanılan ekipmanların kapasite ve
durum takibinin yapılması, kullanılan malzemelerin sarfının verilmesi ve
imal edilen ürünlerin stoklara alınması işlemlerini kapsar. Üretim
faaliyetlerinin detaylı bir şekilde takip edilmesini sağlayan bu modül,
üretim maliyetlerinin de detaylı bir şekilde takip edilmesi imkânını
sunmaktadır.
25. 25
Bakım / Onarım Modülü (PM)
İşletme tarafından kullanılan ekipmanlar (makine ve teçhizatlar) ile
işletme sorumluluğunda olan tesislerin bakım süreçlerini, arızalanan
ekipmanlar ile yıpranan tesislerin onarım süreçlerini ve işletme tarafından
konfigürasyonları takip edilmek istenen nesneler (ekipman ve tesislerin)
için konfigürasyon takibinin yapılması süreçlerini kapsamaktadır. Modül
için PM (Plant Maintenance) kısaltması kullanılır.
SAP sisteminde PM modülü ilk olarak tesislerin (plant) bakım/onarımı takip
etmek için geliştirilmeye başlanmıştır. Bu sebeple modüle ‘Plant Maintenance’
ve kısaltmasına da PM denmiştir. Daha sonra modülün kapsamı genişletilmiş ve
tesislerin yanında makine/teçhizatların da bakım ve onarım işlemlerinin takip
edilebilmesine yönelik kabiliyetler eklenmiştir. Ancak modülün İngilizce ismi ve
bu ismin kısaltmaası olan PM ismi sonradan değiştirilmemiştir.
Bakım Süreçleri: Planlı veya koruyucu/önleyici bakım işlemlerini
kapsamaktadır. Ekipman veya tesisin kullanım ömrünü artırmak,
bozulmasını ve performans kaybını engellemek amacıyla yapılan bakım
faaliyetlerinin planlanması ve gerçekleştirilmesi işlemlerini kapsar.
Otomobilimizin her 10.000 km’de bir motor yağının değiştirilmesi,
50.000 km’de bir lastiklerinin değiştirilmesi, işletmemizdeki CNC
tezgâhlarının senede bir defa kapsamlı olarak kontrol edilip gerekli
parçalarının değiştirilmesi işlemleri bakım kapsamında yapılan işlemlere
örnektir.
Onarım süreçleri: Arızalanan ekipmanların ve hasar gören tesislerin
onarılması için gerekli onarım planlamaların yapılması ve onarımın
gerçekleştirilmesi işlemlerini kapsar. Plansız bakım işlemleri de
denilmektedir.
Otomobilinizin patlayan lastiğinin değiştirilmesi, arızalanan radyatörünün
tamir edilmesi ve üretim aşamasında bozulan CNC tezgâhının tamir
edilmesi işlemleri onarım kapsamında yapılan işlemlere örnektir.
Konfigürasyon yönetimi süreçleri: Bir nesnenin (ekipman, tesis, vb.)
konfigürasyonunun takip edilmesini sağlayan süreçleri kapsamaktadır.
Nesnenin teknik dokümanlarına bağlı olarak olması gereken durumu
sisteme ‘Temel Konfigürasyon’ olarak girilir. Nesnenin gerçek durumu ise
‘Gerçek Konfigürasyon’ olarak sistemde tanımlanır. Gerçek
konfigürasyon bilgisinde nesne üzerinde takılı olan ekipman ve
malzemeler hiyerarşik bir şekilde detaylı olarak yer almaktadır.
26. 26
Kalite Yönetimi Modülü (QM)
Satın alınan malzeme/hizmetler için girdi kontrollerinin yapılması,
işletme tarafından üretilen malzemeler için üretim sonrası kalite
kontrollerinin yapılması, periyodik olarak yapılan kalite kontrol işlemleri
ile kalite sertifikasyon süreçlerini kapsayan modüldür. Modül için QM
(Quality Manegement) kısaltması kullanılır.
Girdi kontrolü süreçleri: Satınalınan, üretilen veya herhangi bir şekilde
işletmeye teslim edilen malzeme/hizmetin teslim alınması aşamasında
kalite kontrolünün yapılması işlemlerini kapsamaktadır. Girdi
kontrolünden başarı ile geçen malzeme/hizmetler işletme bünyesine
alınırken kontrolü geçemeyenler içinse düzeltici faaliyetler (iade, yeniden
işleme, vb.) tetiklenmektedir.
Periyodik kontrol süreçleri: İşletme stoklarında bulunan malzemelerin
belirli periyotlarda kalite kontrollerinin yapılması işlemlerini
kapsamaktadır. Bu tip kontroller için kontrol kümesinin seçilmesi
amacıyla değişik yöntemler (örnekleme yöntemleri) kullanılabilmektedir.
Kalite sertifikasyonu süreçleri: Herhangi bir nesnenin kalite sertifikası
alması ve bu sertifikaların takip edilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Proje Yönetimi Modülü (PS)
İşletmeler tarafından proje olarak takip edilmesi kararı alınan yatırım,
satınalma ve üretim faaliyetlerinin projelendirilmesi ve bu projelerin
sistem üzerinde detaylı takip edilmesini sağlayan işlemleri kapsayan
modüldür. Modül için PS (Project System) kısaltması kullanılır.
Proje planlaması süreçleri: Takip edilecek proje için iş dağılım ağacının
(İDA ya da WBS) oluşturulması, yapılacak işler için süre, tarih ve
sorumlulukların girilmesi işlemleri ile proje için kullanılması planlanan
malzeme, hizmet ve parasal (bütçe) kaynaklarının atanması işlemlerini
kapsamaktadır.
Proje takibi süreçleri: Planlaması yapılan proje için gerçekleşmelerin ve
güncellemelerin takip edilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Lojistik Yürütme Modülü (LE)
Adres yönetimi yapılan depo yerleri için raf yönetimi süreçleri ile
ulaştırma süreçlerini kapsayan modüldür. Modül için LE (Logitics
Execution) kısaltması kullanılır.
SAP sisteminin 4.6 versiyonundan önce MM modülü kapsamında yer alan Depo
Yönetimi (WM-Warehouse Management) süreçleri ile SD modülü kapsamında
27. 27
yer alan ulaştırma (Transportation) süreçlerinin yeni bir modül olarak
tanımlanmasıyla ortaya çıkmış olan bir modüldür.
Depo Yönetimi Süreçleri: Raf yönetimi olan depolar için malzemelerin
raflara yerleştirilmesi, malzemenin depo içerisinde nakil edilmesi,
malzemenin depodan çekilmesi işlemleri ile raf detayında stok sayım
işlemlerini kapsamaktadır. Sistem üzerinde rafa yerleştirme ve raftan
çekme stratejileri tanımlanabilmektedir.
Ulaştırma Süreçleri: İşletmeye ait başka bir üniteye, müşteriye ya da
satıcıya teslim edilecek malzemelerin teslimat ve ulaştırma işlemlerinin
takibini sağlayan süreçleri kapsamaktadır.
I.2.1.2. Muhasebe (Finans) modülleri
Finans ana başlığı altında şirketin muhasebe, maliyet muhasebesi ve bütçe
takibi süreçlerini içeren modüller yer almaktadır.
Mali Muhasebe (FI)
Tüm işletmeler bulunduğu ülkenin muhasebe kanunlarına göre finanssal
verilerini tutmak zorundadır. Mali muhasebe modülü kanunen takip
edilmek zorunda olan bu kayıtların takip edilmesini sağlayan modüldür.
Ana hesap muhasebesi (defteri kebir muhasebesi), satıcılar muhasebesi,
müşteriler muhasebesi ve duran varlıklar muhasebesi süreçlerini
kapsamaktadır. Modül için FI (FInance) kısaltması kullanılır. Türkçe
karşılık olarak ise ‘Mali Muhasebe’, ‘Muhasebe’ veya “Finans” modülü
isimleri kullanılmaktadır.
Ana hesap muhasebesi süreçleri: Kanuni zorunluluk olarak tutulması
gereken hesapların tutulmasını, güncellenmesini ve raporlanmasını
sağlayan işlemleri içerir.
Satıcılar muhasebesi süreçleri: Satınalma işlemleri sonucunda meydana
gelen muhasebe kayıtları ile ödeme işlemlerinin takip edilmesi ve
raporlanmasını sağlayan işlemleri kapsamaktadır.
Müşteriler muhasebesi süreçleri: Satış işlemleri sonucunda meydana
gelen muhasebe kayıtları ile alacakların takip edilmesi ve raporlanmasını
sağlayan işlemleri kapsamaktadır.
Duran varlık muhasebesi süreçleri: İşletmeye ait olan demirbaşlar ile bu
demirbaşların amortisman işlemlerinin kayıt altına alınmasını, ilgili
amortisman hesaplarının güncellenmesini ve raporlanmasını sağlayan
işlemleri içerir.
28. 28
Maliyet Muhasebesi (CO)
İşletmelerde oluşan maliyetlerinin takip edilmesini ve bu maliyetlerin
ilgili nesnelerle ilişkilendirilmesini sağlayan modüldür. Masraf yeri
bazında maliyet takibi süreçlerini, kar merkezi bazında maliyet ve kar
takibi süreçlerini ve ürün maliyetlendirme süreçlerini kapsamaktadır.
Modül için CO (COntrolling) kısaltması kullanılır.
Masraf yerleri muhasebesi süreçleri: İşletme bünyesinde oluşan
maliyetlerin birimler ve organizasyonlar düzeyinde takip edilebilmesi
amacıyla ilgili birimler için sistem üzerinde masraf yeri tanımlanması
yapılır. Masraf yerleri bazında maliyetlerin kaydedilmesini,
güncellenmesini ve raporlanmasını sağlayan işlemleri kapsar.
Kar merkezi muhasebesi süreçleri: İşletme bünyesinde geliri olan ve
kar/zarar durumu takip edilmek istenen birim ve organizasyonlar için kar
merkezi tanımlaması yapılır. Kar merkezleri bazında gelirlerin
kaydedilmesini, güncellenmesini ve raporlanmasını sağlayan işlemleri
kapsamaktadır.
Ürün maliyetlendirme süreçleri: İşletme tarafından üretilen
malzeme/hizmetlerin maliyetlerinin detaylı olarak hesaplanmasını ve
raporlanmasını sağlayan süreçleri kapsamaktadır. Ürün maliyetinin
detaylı bir şekilde belirlenmesi ilgili ürünün fiyatlandırması ve dolayısıyla
rekabet açısından oldukça kritiktir.
Fon Yönetimi (FM)
İşletmelerin bütçelerinin takip edilmesi amacıyla yapılan bütçe planlaması
ve bütçe takibi süreçlerini kapsamaktadır. Modül için FM (Funds
Management) kısaltması kullanılır.
Bütçe planlaması süreçleri: İşletmelerin yıllık ya da çok yıllık bütçe
planlarını hazırlamalarını ve hazırlanan bu bütçe planlarının ilgili
makamlar tarafından onaylanması işlemlerini kapsamaktadır.
Bütçe uygulaması süreçleri: Onaylanan bütçenin kullanılması ve bu
kullanım aşamasında da kontrol edilmesini sağlayan işlemleri
kapsamaktadır. Bütçe uygulama modülü özellikle satınalma ve maliyet
muhasebesi modülleri ile entegre olarak çalışmaktadır.
I.2.1.3. İnsan kaynakları modülleri
İnsan Kaynakları ana başlığı altında personel, organizasyon, eğitim,
bordro ve seyahat yönetimi işlemlerinin takibini sağlayan modüller yer
almaktadır.
29. 29
Personel Yönetimi
Personelin özlük bilgileri ve bunlarla ilgili tüm işlemlerin takip edildiği
modüldür. Personelin kimlik bilgileri, aile bilgileri, banka bilgileri, ağlı
olduğu organizasyon bilgileri, atama/terfi bilgileri, izin bilgileri, kariyer
bilgileri, vb. tüm bilgiler ile bu bilgilerin güncellenmesi ve tarihçesinin
takip edilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Organizasyon Yönetimi
İşletmenin organizasyon yapısının hiyerarşik bir şekilde oluşturulmasını
ve takip edilmesini sağlayan modüldür. Şemada yer alan organizasyon
birimlerine pozisyonların atanması ve bu pozisyonlara da personel
atanması işlemleri bu modül üzerinden yapılmaktadır. Organizasyon
bilgisi tarih bazında kayıt altına alınmakta dolayısı ile organizasyonun
tarihçesi sistem üzerinden güncel olarak takip edilebilmektedir.
Eğitim
İşletme tarafından düzenlenen veya işletmenin katılım sağladığı
eğitimlerin planlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması işlemleri ile
personel tarafından alınan eğitimlerin kayıt altına alınmasını sağlayan
işlemleri içerir. Eğitim odalarının takibi, sınavların takibi ve eğitimle ilgili
anketlerin takip edilmesi işlemleri de bu modül kapsamındadır.
Bordro
İşletmede çalışan personele yapılacak ödemeler ile kesintilerin
hesaplanarak personel bordrosunun oluşturulmasını, kayıt altına
alınmasını ve raporlanmasını sağlayan işlemleri kapsamaktadır.
Seyahat Yönetimi
Personelin yapacağı seyahatlerin planlanmasını, gerçekleşmesini ve
seyahat ile ilgili masrafların takibi işlemlerini kapsamaktadır.
I.2.2. Modüllerarası entegrasyon
SAP-ERP sistemi modüler yapıda tasarlanmış bir sistemdir. Sistemde yer
alan ve yukarıda bir kısmını açıkladığımız bu modüllerin tamamen
birbirinden bağımsız olarak çalışdığını düşünmek yanlış olacaktır. SAP-
ERP sistemi, modüller arası entegrasyonları en az modül içi
entegrasyonları kadar güçlü olan bir sistemdir. İşletmelerin yapısı gereği
birbirine çok uzakmış gibi duran iş süreçlerinin dahi birbiriyle entegre
olarak çalışması gerekir.
30. 30
Personelin yıllık izin planlaması, personel yönetimi modülü altında yer
alan bir süreçtir. Eğer izin alan personel işletmenin üretim kısmında
çalışıyorsa, sizin yaptığınız yıllık izin planlaması ilgili üretim atölyenizin
üretim kapasitesini de etkileyecektir. İlk bakışta birbiriyle direkt olarak
ilişkilendirilemeyen personel yönetimi ve üretim planlaması modülleri
konu kapasite planlaması olduğu zaman entegre bir biçimde çalışmalıdır.
Benzer şekilde işletmelerin sahip olduğu varlıkların takip edilmesi FI
modülü kapsamındadır. İşletmeye ait olan malzeme stokları da şirketin
sahip olduğu varlıklar kapsamında olup muhasebe kanunlarına göre stok
hesaplarının takip edilmesi gerekmektedir. Muhasebesel olarak FI
modülünde takip edilen bu malzemelerin, miktarsal takibi ise MM
modülü kapsamında yapılmaktadır. Dolayısı ile stokların takibi için FI ve
MM modülleri entegre bir biçimde çalışmalıdır.
PP modülünde üretim amacıyla tanımlanan tezgâh ve makineler aynı
zamanda bakım/onarımı yapılan nesnelerdir. Dolayısı ile bu tezgâh ve
makinelerin tanımlanması ve kullanılması aşamasında PP ve PM
modülleri entegre olarak çalışmalıdır.
Yukarıda birkaç örnekle açıklamaya çalıştığımız noktayı tekrar
vurgulayacak olursak: SAP-ERP sisteminde, modüller arasında ve modül
içerisindeki iş süreçleri arasında çok sıkı entegrasyonlar vardır ki ve
sistemin entegre bir şekilde çalışması SAP-ERP sisteminin en kuvvetli
yönünü oluşturmaktadır.
31. 31
I.3. Uyarlama Kavramı ve SAP-ERP Sistemi Uyarlama
Kabiliyetleri
I.3.1. Uyarlama kavramı
SAP-ERP sistemi uyarlanabilir bir sistemdir. Dünyanın çeşitli ülkelerinde
ve değişik sektörlerde faaliyet gösteren yüzbinlerce işletme, kurumsal
kaynak yazılımı olarak SAP-ERP sistemini kullanmaktadır. Bütün bu
firmaların aynı ERP sistemini kullanabilmelerin en önemli sebebi SAP-
ERP sisteminin uyarlanabilir olmasıdır. Dünya çapında faaliyet gösteren
ve yüzlerce ülkede binlerce tesisi ve onbinlerce çalışanı olan firmalar ile
CEYLANLAR A.Ş. gibi sadece Türkiye’de faaliyet gösteren, iki tesisi ve
yüzelli çalışanı olan küçük çaplı firmaların aynı SAP-ERP sistemini
kullanabilmesi bu özelliğin sonucundadır.
İşletmeler yer aldığı sektöre, bağlı oldukları kanunlara ve işletme içi
prosedürlerin belirlediği farklı organizasyon yapılarına ve farklı iş
süreçlerine sahiptirler. Örneğin dünya çapında yüzlerce tedarikçi ile
çalışan ve her yıl milyarlarca dolarlık malzeme/hizmet satınalması yapan
bir bilgisayar firmasının satınalma süreçleri ile yılda sadece beş milyon
dolarlık malzeme/hizmet alımı yapan ve ortalama 25-30 tedarikçi ile
çalışan CEYLANLAR A.Ş. firmasının satınalma süreçleri birbirinden
farklıdır. Benzer şekilde, ilgili bilgisayar firmasının bilgisayar üretimi
süreçleri ile CEYLANLAR A.Ş.’nin elektrik süpürgesi üretimi süreçleri
de birbirinden farklıdır.
Aynı süreç başlığı altında yer almasına rağmen şirketler arasında farklılık
gösteren iş süreçlerinin sisteme yansıtılması, SAP-ERP sisteminin
uyarlama adımları ile sağlanır.
İş süreçleri ve organizasyon yapılarındaki farklılık sadece şirketler
arasında değil şirket içerisindeki birimler arasında da olabilir. SAP-ERP
sisteminin uyarlama kabiliyetleri ile işletme içerisindeki süreç farklılıkları
da sisteme yansıtılabilmektedir. Örneğin aynı firmaya ait bilgisayar
üretimi yapan fabrikadaki üretim süreçleri ile fotoğraf makinesi üretimi
yapan fabrikadaki üretim süreçleri birbirinden farklı olabilir. Aynı şekilde
aynı firmanın Türkiye’de faaliyet gösteren biriminin satınalma süreçleri
ile Almanya’da faaliyet gösteren biriminin satınalma süreçleri birbirinden
farklı olabilir. Bu tür farklılıklar bu şirketinin dünya çapında aynı SAP-
ERP sistemini kullanmasına engel değildir.
SAP-ERP sistemi çoklu dil desteğini de standart olarak vermektedir. Türkiye’den
sisteme bağlanan bir kullanıcının Türkçe, Almanya’dan bağlanan bir kullanıcının
32. 32
Almanca ve Fransa’dan bağlanan bir kullanıcının Fransızca olarak aynı sisteme
bağlanabilmesi (özellikle uluslararası çalışan firmalar için) çok önemli bir
kabiliyettir.
I.3.1. SAP sisteminde uyarlama yapılması
SAP-ERP sisteminin uyarlanması için sistemdeki uyarlama menüsüne
gitmek gerekir. Bunun için SAP-ERP sisteminde işlem kodu girilen kısma
‘SPRO’ kodu girilmelidir.
ŞEKİL I.3.1 – 1 – Uyarlama işlem kodu girişi
SAP-ERP sisteminde yer alan uygulamalar için sistemde işlem kodları
tanımlanmıştır. Bu işlem kodları ilgili uygulamaya ulaşmanın kolay
yöntemlerinden bir tanesidir. İşletmenizin belirli bir biriminde çalışan ve sistem
üzerinde sürekli benzer işlemleri yapan kullanıcılar ilgili işlem kodlarını
ezberliyerek kolaylıkla işlem ekranına ulaşabilmektedir. Örneğin satınalma
müdürlüğünde çalışan ve görevi satınalma taleplerini sistem girmek olan bir
çalışanınız Satınalma talebi için sistemde yer alan ME51N işlem kodunu
kullanarak hemen ilgili işleme ulaşabilir. Ekranın en üst kısmında yer alan ve
yukarıdaki şekilde görülen işlem kodu girişi kısmı bu amaçla kullanılır.
Bu işlem kodu girilip enter tuşuna basıldıktan sonra sistem aşağıdaki uyarlama
ekranını açar.
33. 33
ŞEKİL I.3.1 – 2 - Uyarlama Proje Ekranı
Bu ekranda üst kısımda yer alan butonuna veya klavyeden F5
tuşuna basılarak aşağıdaki standart uyarlama ekranına geçilir.
SAP-ERP sistemi, uyarlamaların yapılmasının bir proje şeklinde takip
edilebilmesi için uyarlama projesi tanımlanması ve yapılan uyarlamaların bu
proje altında takip edilmesi imkânını da sunmaktadır. Bir uyarlama projesinin
nasıl tanımlanacağı ve uyarlamaların bu proje altında nasıl yapılacağı bu kitapta
anlatılmayacaktır. Bu sebeple F5 tuşuna basılarak standart uyarlama ekranına
geçilmiştir.
34. 34
ŞEKİL I.3.1 – 3 - Standart Uyarlama Ekranı
Ekranda görüldüğü gibi uyarlama menüsü hiyerarşik bir yapıda yer almaktadır.
Eğer ekranda yer alan uyarlama adımı daha alt uyarlama adımlarını içeriyorsa
satırın sağ tarafında butonu yer alır. Bu buton tıklandığında ilgili adımın alt
adımları açılır. Eğer ekranda yer alan bir uyarlama satırı alt bir adımı kapsamıyor
ve kendisi uyarlamanın yapılacağı ekrana bağlantı sağlıyor ise sol tarafında
butonu yer alır. İlgili uyarlama ekranına geçmek için bu ikon tıklanmalıdır.
35. 35
I.4. Kitabın İçeriği
I.4.1. Modül detayı
Elinizdeki kitap, SAP-ERP sistemi Malzeme Yönetimi (MM) Modülünün
hem fonksiyonel kapsamını genel hatları ile anlatmakta hem de bu
modülün temel uyarlamalarının nasıl yapılacağını uygulamalı olarak
açıklamaktadır.
Gerek SAP-ERP sistemi uyarlama kabiliyetlerinin oldukça fazla olması
gerekse değişik sektörlerde yer alan işletmeleri kapsayacak şekilde çok
kapsamlı iş süreçlerinin bulunmasından dolayı MM modülüne ait olan
tüm uyarlamaların ve tüm iş süreçlerinin detaylı bir şekilde tek bir kitapta
anlatılması oldukça zordur (ya da bu konuda binlerce sayfalık bir kitap
yazmak gerekir). Bu sebeple bu kitapta MM modülü altında yer alan
temel iş süreçleri ile bu iş süreçlerinin uyarlamaları anlatılmıştır.
Kitabın amacını şu şekilde açıklayabilirim: SAP-ERP sistemi MM
modülü konusunda bilgisi olmayan kullanıcıların modül konusunda orta
seviyede bilgi sahibi olmasını sağlamak, MM modülü konusunda
başlangıç seviyesinde bilgiye sahip olan kullanıcıların bilgi düzeyini orta
seviyeye çıkarmak, orta düzeyde bilgisi olan kullanıcıların ise varsa bilgi
eksiklerini gidermek.
I.4.2. Kullanılan SAP-ERP sistemi versiyonu
Kitap SAP-ERP sisteminin ECC 6.0 versiyonu baz alınarak hazırlanmış
olup Türkçe dil seçeneği ile sisteme bağlanılmıştır.
ECC 6.0 versiyonu SAP-ERP sisteminin bu kitap hazırlanmaya başlandığı
esnadaki en son versiyonudur. Bu sebeple kitabın anlatımında bu versiyon
temel alınmıştır. Versiyon yükselmelerinde sisteme yeni kabiliyetler
kazandırılıp belirli kabiliyetlerde de değişiklikler yapılmasına rağmen ana
yapı çok fazla değişmemektedir. Dolayısı ile bu kitapta anlatılan bilgiler
sonraki versiyonlar içinde kullanılabilir bilgiler olacaktır.
Kullanılan SAP-ERP sisteminin versiyonu aynı olsa bile gerek yama düzeyinin
farklı olması gerekse uyarlamalarının farklı olmasından dolayı kitapta gösterilen
ekran görünümleri ile sizin kullanıdığınız/kullanacağınız sistemdeki ekran
görünümleri arasında bazı farklılıklar olması normaldir.
36. 36
I.5. Anlatım Usulü ve Örnek Proje
I.5.1. Anlatım usulü
Konuların daha iyi anlaşılabilmesi amacıyla kitapta gerekli yerlere
uygulama adımları konulmuştur. Örnek bir SAP-ERP sistemi üzerinde
uygulama imkânı olan okuyucuların bu adımları sistem üzerinde
gerçekleştirmeleri konuları daha çabuk anlamalarını sağlayacaktır.
Bu uygulama adımlarında örnek bir şirketin malzeme yönetimi
süreçlerinin sisteme yansıtması sağlanmaktadır. Örnek şirket olarak
CEYLANLAR A.Ş. kullanılmıştır. Şirketler için SAP-ERP sistemi
uyarlaması işlemleri bir proje şeklinde takip edildiği için kitabın
anlatımında ‘CESAP PROJESİ- Ceylanlar A.Ş. SAP MM Modülü
Uyarlama Projesi ’ örnek uyarlama projesi olarak kullanılmıştır.
Malzeme Yönetimi Modülü ile ilgili ekranlar ve uyarlama adımları
anlatılırken, ekranda yer alan tüm veri alanları ve bu veri alanlarının ne
amaçla kullanıldığı tek tek açıklanmamıştır. Bunun yerine ilgili
ekranlarda yer alan ve genel kullanım açısından önemli olduğu düşünülen
veri alanları ile bu veri alanlarının kullanım amaçları vurgulanmıştır (Tüm
alanları tek tek açıklamaya kalkmamız durumunda hem kitap amacından
sapmış olurdu hem de kitabın büyüklüğü binlerce sayfaya ulaşırdı).
I.5.2. Örnek Proje – CESAP
CEYLANLAR A.Ş. Elektrik süpürgesi ve buharlı ütü üretimi yapan bir
şirkettir. İstanbul Beylikdüzü’nde ve Gebze’de olmak üzere iki tane
fabrikaya sahiptir. Şirketin genel merkezi İstanbul Beylikdüzü’ndeki
fabrika yerleşkesindedir.
Beylikdüzü fabrikasında elektrik süpürgesi ve aksesuarları üretilmektedir.
Bu fabrika on bin metrekare kapalı alan üzerine kurulmuştur. Bu alan
içerisinde elektrik süpürgesi yapan üretim binasının yanı sıra genel
merkez binası da bulunmaktadır. Üretim binasında bir tane elektrik
süpürgesi üretim hattı, iki tane aksesuar atölyesi, hammaddeleri
depolamak için üç ve bitmiş ürünleri depolamak için de iki adet kapalı
depo yeri bulunmaktadır. Hammadde depolarının birisinde boya, madeni
yağ vb. kimyasal maddeler, diğer iki tanesinde ise üretimde kullanılan
diğer hammaddeler depolanmaktadır. Ürün depolarının bir tanesinde
tamamlamış elektrik süpürgeleri diğerinde ise üretilen aksesuarlar
depolanmaktadır.
37. 37
Gebze’deki fabrikada ise değişik modellerde buharlı ütüler üretilmektedir.
Buradaki fabrika yedibin metrekare alana kurulmuştur. Fabrikada buharlı
ütü üretimi yapılan iki adet üretim hattının yanında hammaddelerin
depolandığı iki ayrı depo ve bitmiş ürünlerin depolandığı bir adet depo
yer almaktadır.
I.5.2.1. Ceylanlar A.Ş. için organizasyon yapısı
CEYLANLAR A.Ş. Şirketinin organizasyon yapısı aşağıda gösterilmiştir.
ŞEKİL I.5.2.1 – 1 - Ceylanlar A.Ş. organizasyon yapısı
Genel müdüre bağlı üç tane genel müdür yardımcısı vardır. Bu genel
müdür yardımcılarından iki tanesi ilgili fabrikalardan diğeri ise şirketin
muhasebe, insan kaynakları, satınalma, tesis yönetimi v.b. idari işlerinden
sorumludur. Genel müdür yardımcılarına bağlı direktörlükler ve/veya
müdürlükler yer almaktadır.
I.5.2.2. Ceylanlar A.Ş. satınalma süreçleri
Operasyonlar kısmı altında yer alan satınalma direktörlüğü, her iki
fabrikanın üretimde ihtiyaç duyduğu hammaddeleri tedarik etmenin yanı
sıra, şirketin günlük faaliyetlerini yürütmesi için ihtiyaç duyduğu tüm
38. 38
malzeme ve hizmetlerin alımlarından da sorumludur. Satınalma
direktörlüğü, Fabrika Alımları ve İdari Alımlar Müdürlüğü olmak üzere
iki ana kısma ayrılmıştır. Bu müdürlükler altında çalışan satınalma
personeli ise sorumluluklarına göre alt gruplara ayrılmıştır. Fabrika
Alımları Müdürlüğü altında kimyasal malzeme alımları, elektronik
malzeme alımları ve diğer hammadde alımları olmak üzere üç grup yer
almaktadır. İdari alımlar müdürlüğü altında ise donanım/yazılım alımları,
üretim teçhizatı alımları ve kırtasiye/gıda/giyecek alımlarından sorumlu
olan üç grup yer almaktadır.
ŞEKİL I.5.2.2- 1- Ceylanlar A.Ş. Satınalma organizasyonu
Fabrika alımları
Beylikdüzü ve Gebze’de ki fabrikalar tarafından her ayın sonunda, 6 aylık
üretim periyodunu kapsayacak şekilde hammadde ihtiyaçları
belirlenmektedir. Bu ihtiyaçlar ilgili fabrika müdürünün onayına
sunulmakta ve gerekli onayın alınmasından sonra satınalma
direktörlüğüne iletilmektedir. Satınalma direktörlüğü tarafından ön
değerlendirmesi yapılan bu istekler, Operasyonlardan sorumlu genel
müdür yardımcısının onayına sunulmaktadır. Operasyonlardan sorumlu
39. 39
genel müdür yardımcısı tarafından onaylanan istekler için alıma
çıkılmaktadır. Hammaddelerin belirli bir kısmı önceden anlaşmalı olunan
tedarikçilerden direkt olarak satın alınırken bir kısmı için ise öncelikle
piyasa ve fiyat araştırması yapılmaktadır. Temasa geçilen firmalardan
teklifler istenmektedir. Firmalardan gelen teklifler değerlendirildikten
sonra en uygun firmadan hammaddeler tedarik edilmektedir.
Satınalınan bu malzemeler, ilgili fabrikaların Malzeme Kabul kısmında
teslim alınır. Malzeme Kabul kısmı, bu malzemelerin fiziki (gerekli
görüldüğü durumlarda detaylı) kontrolünü yapar ve ‘Kabul Tutanağı’
hazırlayarak malzemeleri kabul eder. Kabul edilen malzemeler ilgili depo
sorumlusuna teslim edilerek depolanması sağlanır. Girdi kontrolü
aşamasında kabul edilmeyecek durumda olan malzemeler ise ‘Ret
Tutanağı’ tutularak ilgili satıcıya geri iade edilir.
İdari Alımlar
Ceylanlar A.Ş.’nin günlük işlerini yapabilmesi için gerekli olan malzeme
ve hizmetlerin alımı ise idari alımlar müdürlüğünce yapılmaktadır.
Bilgisayar donanım ve yazılımlarının alımı, kırtasiye ve ofis
malzemelerinin alımı, üretim hattında kullanılan makineler için yedek
parçaların ve bakım hizmetlerinin alımı, yemek hizmeti ve ulaştırma
hizmeti alımı bu kapsamda yapılmaktadır. Bu tip alımlar için ihtiyaçlar
ilgili müdürlükler tarafından direkt olarak idari alımlar müdürlüğüne
bildirilmektedir. İdari alımlar müdürlüğünce onaylanan bu tip istekler
için, eğer alım tutarı 5.000 TL altında ise direkt olarak alıma çıkılır. Eğer
alım tutarı 5.001-50.000 TL arasında ise satınalma direktörü onayladıktan
sonra alıma çıkılır. Eğer alım tutarı 50.001 TL ve üzeri ise satınalma
direktöründen sonra Operasyonlardan sorumlu genel müdür yardımcısı
tarafından onaylanır ve daha sonra alıma çıkılır.
İdari alımlar Müdürlüğünce alınan malzemelerin kabulünü Beylikdüzü
Fabrikası’nın Malzeme Kabul Kısmı yaparken hizmetlerin kabulü içinse
Tesis İşletme Müdürlüğü’nün yazılı onayı alınmaktadır.
İdari alımlar kapsamında alınan malzemelerden sadece üretim
teçhizatlarının bakımında kullanılan malzemeler Tesis İşletme
Müdürlüğü’ne ait depo yerinde stoklanmakta geri kalan malzemeler ise
isteği yapan birim/kullanıcıya hemen teslim edilmekte ve
depolanmamaktadır.
40. 40
I.5.2.3. Ceylanlar A.Ş. stok yönetimi süreçleri
Malzeme girişi işlemleri
Üretimde kullanılacak malzemeler, satınalma işlemleri kapsamında
tedarikçiler tarafından ilgili fabrikanın Malzeme Kabul kısmına
getirilmektedir. Burada girdi kontrolleri yapılan malzemeler (eğer bir
sorun yok ise) ilgili hammadde deposuna yerleştirilmektedir. Ayrıca
üretim hattından kullanılmadığı için geri dönen hammaddeler de ilgili
hammadde depolarına alınmaktadır.
Üretim hattından çıkan mamuller, öncelikle üretim hattı sonundaki koltuk
depoya alınmaktadır. Burada kalite kontrolü işlemleri yapılmakta ve eğer
ürünlerde bir sorun tespit edilmezse paketleme işlemi yapılıp ilgili mamul
depo sorumlusuna teslim edilmektedir. Üretim esnasında hasarlı olduğu
tespit edildiğinden dolayı kullanılamayan malzemeler ile kalite
kontrolünden geçemeyen ürünler ise hurda olarak ayrılmaktadır. Her iki
fabrikada da hurda malzemelerin biriktirildiği hurda malzeme depo alanı
(açık alan) mevcuttur.
Malzeme çıkışı işlemleri
Hammadde depolarındaki malzemeler (üretim şeflerinin onayladığı
üretim siparişlerine istinaden), ilgili depo sorumluları tarafından üretim
hattı sorumlularına teslim edilmekte ve depo çıkışları yapılmaktadır.
Hurda malzeme alanına ayrılmış olan kırık/bozuk malzemeler için son bir
teknik inceleme yapılmakta ve bu teknik inceleme sonucuna göre bu
malzemelerin hurda çıkışı yapılmaktadır.
Tesis İşletme depolarında bina ve teçhizatların tamirinde kullanılmak
üzere depolanan malzemeler, kullanıldıkları zaman ilgili fabrika veya
tesisin bağlı olduğu birim için tüketilmekte ve depodan çıkışı
yapılmaktadır.
Malzeme nakil işlemleri
Beylikdüzü fabrikasında teslim alınmış olan hammaddelerden ilgili
olanlar (ütü imalatında kullanılacak olanlar) Gebze fabrikasına transfer
edilirler.
Depo yerindeki malzemeler çeşitli sebeplerle bir depodan diğer bir
depoya transfer edilebilmektedir. Örneğin kırılan/bozulan malzemeler
kendi depo yerlerinden hurda malzemene alanına taşınmaktadır. Üretim
sonucunda koltuk depoya konulan malzemeler, kalite kontrolü
tamamlandıktan sonra bitmiş ürün depolarına transfer edilmektedir.
41. 41
Girdi kontrolünde bekleyen malzemelerin muayenesi tamamlandıktan
sonra ilgili depolara alınması da Ceylanlar A.Ş. bünyesinde sıklıkla
yapılan malzeme nakil işlemlerindendir.
Envanter sayımı işlemleri
Her iki fabrika depolarında da aralık ayının son haftasında yıl sonu
envanter sayımı yapılmaktadır. Ayrıca gerekli görüldüğü takdirde Tesis
İşletme Müdürlüğü’nün emri ile malzeme ve/veya depo bazında özel
sayım işlemi de (herhangi bir tarihte) yapılabilmektedir.
Envanter sayımı esnasında, sayımı yapılan malzeme ve/veya depo yeri
için blokaj konmakta ve malzeme giriş/çıkışlarına izin verilmemektedir.
Sayım bitene kadar gerekirse üretim işlemlerine ara verilmektedir.
I.5.2.4. Ceylanlar A.Ş. fatura kontrolü süreçleri
Hammadde ve diğer malzeme alımlarında satıcılar tarafından gönderilen
faturalardaki bilgiler ile ilgili satınalma siparişi ve bu siparişe istinaden
yapılmış olan malzeme girişindeki bilgiler kontrol edilerek fatura girişi
yapılmaktadır. Eğer satınalma siparişinde yer alan miktar ve tutar ile
kesilen fatura üzerindeki miktar ve tutarda bir uyumsuzluk var ise ilgili
fatura kabul edilmemekte ve satıcıya iade edilmektedir. Eğer bir
uyumsuzluk yok ise fatura girişi yapılmaktadır.
Hizmet alımlarında ise yapılan anlaşma ve kesilen satınalma siparişine
göre fatura kontrolü süreci değişmektedir. Yapılan anlaşmaya bağlı olarak
bazı hizmet alımlarında peşinat ödenmektedir. Hizmet alımları için
anlaşmalar genellikle yıllık bazda yapılmaktadır. Hizmetler alındıkça
dönemsel olarak satıcı tarafından fatura gönderilmektedir. İlgili hakediş
raporu ve sipariş tutarları dikkate alınarak fatura girişi yapılmaktadır.
42. 42
II. Malzeme Yönetimi (MM) Modülüne Genel Bakış
II.1. Modül Kapsamı
Malzeme yönetimi modülü satınalma, stok yönetimi ve lojistik fatura
kontrolü süreçlerini kapsayan modüldür. Bu üç ana süreç için MM
modülünün alt modülleri de denilmektedir. MM modülünün kapsamı ve
diğer modüllerle entegrasyonu aşağıdaki şekilde özetlenmiştir.
ŞEKİL II.1 - 1 - MM modülüne genel bakış
II.1.1. Satınalma
Malzeme ve hizmet alımı kapsamında yürütülen işlemleri kapsamaktadır.
Satınalma sürecini kısaca anlatacak olursak:
Bir malzeme ve/veya hizmete ihtiyaç duyulması ve bu ihtiyacın talep
(satınalma talebi) şeklinde ilgili birime bildirilmesi ile satınalma süreci
başlamış olur.
43. 43
Yaratılan bu talep, ilgili birim ya da birimler tarafından değerlendirilip
onaylandıktan sonra satınalmadan sorumlu birime (satınalma
departmanına) iletilir. Satınalma departmanı tarafından öncelikle bu
malzeme/hizmet için alım usulü belirlenir. Eğer yapılacak alım için
yürürlükte olan bir sözleşme varsa veya tek kaynaktan alım yapılacaksa
direkt olarak ilgili firmayla temasa geçilir. Eğer alım için yürürlükte bir
sözleşme yoksa ve tek kaynaktan alım yapılmayacaksa potansiyel
satıcıların tespiti için piyasa araştırması yapılır. Piyasa araştırması
sonucunda, malzeme/hizmet alınacak firmalarla temasa geçilir ve ilgili
firmalardan teklif vermeleri istenir (teklif talebi).
Firmalardan alınan bu teklifler işletme tarafından öncelikle resmi tekli
olarak kaydedilirler (teklif). Teklif alma işlemi bittikten sonra ise bu
teklifler değerlendirilerek (teklif değerlendirme) alım için en uygun teklif
belirlenir.
Tekliflerin değerlendirmesi sonucunda, seçilen firma ile (alımın
kapsamına bağlı olarak) ya uzun vadeli bir satınalma sözleşmesi imzalanır
(sözleşme) ya da firmaya malzeme/hizmeti temin etmesi konusunda
sipariş (satınalma siparişi) verilir.
İlgili firmanın sözleşme/siparişte belirtilen malzeme/hizmeti işletmeye
teslim etmesiyle satınalma süreçleri tamamlanarak stok yönetimi ve
faturalama süreçleri başlar.
Burada anlatılan satınalma işlemleri aşağıdaki iş akışında gösterilmiştir.
44. 44
ŞEKİL II.1.1 – 1 - Satınalma iş akışı - Klasik
En genel kapsamıyla yukarıda anlatılan ve şekilde de gösterilen satınalma
iş akışı tüm işletmeler için geçerlidir. Ancak farklı işletmelerde ya da aynı
işletme bünyesinde farklı satınalma işlemlerinin hepsi bu iş akışında yer
alan tüm bu adımlardan geçmek zorunda değildir. Yapılan satınalma işinin
kapsamına ve işletmenin prosedürlerine bağlı olarak bu iş akışının bir
kısmını kullanan veya bu iş akışındaki bazı adımları atlayıp sonraki
adımlarla devam eden satınalma işlemleri de tanımlanabilmektedir.
Örneğin; bazı alımlar için tedarikçi firma önceden bilindiğinden (tek
kaynak olabilir veya ilişkilerden dolayı sürekli alım yapılan bir firma
olabilir) piyasa araştırması ve teklif işlemleri adımları uygulanmadan
doğrudan sözleşme/sipariş yapılmaktadır. Bu gibi durumlarda onaylanan
satınalma talepleri doğrudan sözleşme/siparişe dönüşmektedir. Hatta bazı
alımlar için (örneğin periyodik veya sürekli alımlar) kullanıcı tarafından
45. 45
talep dahi yapılmasına gerek yoktur. Bu tip alımlar için direkt olarak
satınalma siparişi kesilebilmektedir.
Benzer şekilde bir işletmede satınalma taleplerinin sadece bir birim
tarafından onaylanması gerekirken bir başka işletmede satınalma
taleplerinin sırasıyla beş-altı ayrı birim tarafından onaylanması
gerekebilir. Bazı işletmeler ise satınalma talebini herhangi bir onay
işlemine tabi tutmadan direkt olarak talebe istinaden alım işlemini
başlatmaktadır. Bu açıklamalar kapsamında satınalma iş akışını aşağıdaki
şekilde güncelleyebiliriz.
ŞEKİL II.1.1 - 2 - Satınalma iş akışı - Güncel
Yukarıda şekilde yer alan ve sonucunda sözleşme/siparişe ulaşan her bir
yol satınalma iş akışları olarak firmalar tarafından kullanılmaktadır.
II.1.2. Stok yönetimi
İşletmelere ait olan stok miktarlarını etkileyen işlemlere stok yönetimi
işlemleri denilmektedir. Malzeme girişi, malzeme çıkışı, stok transferi,
envanter sayımı ve rezervasyon işlemleri bu kapsamda ele alınmaktadır.
İşletmelere ait stok miktarını artıran malzeme hareketlerine ‘malzeme
girişi’ işlemleri, stok miktarını azaltan malzeme hareketlerine ‘malzeme
46. 46
çıkışı’ işlemleri, stok miktarını değiştirmediği halde malzemenin
yerini/durumunu değiştiren malzeme hareketlerine ise ‘stok transfer’
işlemleri denilmektedir.
Sistemde kayıtlı olan stok miktarı ile fiili stok miktarlarının doğrulanması
amacı ile envanter sayımı işlemleri yapılmaktadır. Envanter sayımı
sonucunda eğer fiili stok miktarı ile sistemde kayıtlı olan stok miktarı
arasında farklılık var ise bu fark kaydedilerek sistemdeki stok miktarı
düzeltilir.
Rezervasyon işlemleri ile malzeme hareketlerinin önceden planlanması
yapılmaktadır. İhtiyaç duyulan malzeme içinrezervasyon yaratılması ile
ihtiyaç miktarı kadar olan malzeme rezerve edilmiş olur.
Stok yönetimi iş akışı aşağıdaki şekilde gösterilmiştir.
ŞEKİL II.1.2 – 1 - Stok Yönetimi İş akışı
47. 47
II.1.3. Lojistik fatura kontrolü işlemleri
Satınalma ve stok yönetimi işlemlerine bağlı olarak satıcı faturalarının
kontrolü işlemidir. Malzeme yönetimi başlığı altında yer almasına rağmen
fatura girişi işlemleri çoğu işletme Muhasebe Departmanı
sorumluluğundadır.
Satıcılar tarafından işletmeye gönderilen faturalar malzeme/hizmet alımı
sonucunda kesilmiş olan faturalardır. Bu faturaların üzerinde yer alan
bilgilerin, ilgili malzeme/hizmet alımına ait sözleşme/siparişe dayanması
ve firmanın teslim aldığı malzeme/hizmet miktar ile uyumlu olması
gerekir.
Fatura kontrolü sürecinde sistem girilen fatura üzerindeki tutar ve miktar
ile sözleşme/siparişte yer alan tutar ve miktarı kontrol eder. Eğer bir
uyumsuzluk var ise kullanıcıya mesaj vererek gerekli düzeltmeyi
yapmasını ister. Satınalma siparişini kesen (satınalma müdürlüğü),
malzemeyi teslim alan (depo sorumlusu) ve faturayı teslim alan (finans
direktörlüğü) birimler ayrı ayrı olduğundan bu kontrolün sistem
tarafından yapılması oldukça önemlidir.
Örneğin; İlgili satıcıyla malzeme alımı için temasa geçiyorsunuz ve birim
fiyatı 100 liradan 10 adet A malzemesi almak için sipariş veriyorsunuz.
Satıcı 10 adet A malzemesini depo sorumlunuza faturası ile birlikte teslim
ediyor. Depo sorumlusu faturayı finans direktörlüğüne veriyor. Finans
direktörlüğü ilgili siparişe istinaden fatura girişi ekranını açıyor. Fatura
girişi ekranına sistem tarafından satınalma siparişinde yer alan birim fiyat,
miktar ve vergi bilgileri getiriliyor. Satıcı tarafından matbu olarak verilen
fatura üzerinde birim fiyat 100 lira değil 105 lira yazılmış. Toplam tutar
ise 1.050 lira olarak belirtilmiş. Finans direktörlüğü bu bilgileri girdiği
anda hata mesajı ile karşılaşıyor. Sistem siparişte belirtilen birim fiyat ve
toplam tutar ile faturada gelenin farklı olduğunu bu sebeple belgeyi
kaydedemeyeceğini söylüyor. Sizde ilgili faturanın yanlış olduğunu
satıcıya bildirip satıcıdan bu faturayı iptal ederek doğru miktar ve tutarla
tekrar fatura kesmesini istiyorsunuz.
Bu örnekle daha iyi anlaşıldığını düşündüğüm fatura kontrolü işlemi
sistem üzerinde tek bir adım olarak yer almaktadır. Bu sebeple fatura
kontrolü işlemi için bir iş akışı söz konusu değildir. Fatura kontrolü
işleminin satınalma ve stok yönetimi ile entegrasyonu aşağıdaki şekilde
gösterilebilir.
48. 48
ŞEKİL II.1.3 - 1 - Fatura kontrolü işlemleri
II.2. Diğer Modüllerle Entegrasyon
Malzeme yönetimi modülü hem diğer lojistik modülleri ile hem de
muhasebe ve insan kaynakları başlıkları altında yer alan modüllerle
entegre olarak çalışmaktadır. I.2.2 kısmında vurgulandığı gibi modüller
arasındaki entegrasyon SAP-ERP sisteminin en güçlü yönlerinden
birisidir. MM modülü, lojistik modüllerin merkezinde yer aldığı için diğer
modüllerle entegrasyonu fazla olan bir modüldür.
II.2.1. Lojistik modülleri ile entegrasyon
Lojistik modüllerin temelinde malzeme kavramı yatmaktadır.
Malzemenin takibinden sorumlu olan ana modül ise MM modülüdür.
Dolayısı ile diğer tüm lojistik modüllerinin malzeme yönetimi modülü ile
çok sıkı bir entegrasyonu vardır.
Üretim yapan bir işletmede, hem kullanılan hammaddeler hem de üretilen
mamüller malzeme olarak tanımlanmaktadır. Kullanılacak olan
49. 49
hammaddeler için üretim siparişi yaratılarak rezervasyon oluşturulması,
üretim siparişine istinaden hammaddelerin stoklardan çekilmesi, üretimi
tamamlanan mamullerin ürün depolarına konulması, vb. işlemler PP ve
MM modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak verilebilir.
İşletmeye ait tesis ve makinelerin bakım/onarım işlemlerinde kullanılacak
olan yedek parçalar malzeme olarak tanımlanmaktadır. Bu malzemeler
için bakım/onarım iş emri yaratılarak rezervasyon oluşturulması,
bakım/onarım siparişine istinaden yedek parçaların stoklardan çekilmesi,
tesis ve makinelerden sökülen malzemelerin stoklara iade edilmesi, vb.
işlemler PM ve MM modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak
verilebilir.
İşletme tarafından satılacak olan ürünler sistemde malzeme olarak
tanımlanmaktadır. Müşteri tarafından siparişi verilmiş olan bu ürünler için
satış siparişine istinaden rezervasyon konulması, satış siparişine istinaden
müşteriye malzeme teslim edilmesi, müşteriden iade edilen malzemelerin
stoklara alınması, vb. işlemler SD ve MM modülleri arasındaki
entegrasyona örnek olarak verilebilir.
Tedarikçilerden teslim alınan malzemeler için kalite kontrol (girdi
kontrolü) işlemlerinin yapılması ve bu kalite kontrol işlemleri sonucunda
malzemelerin işletme stoklarına alınması veya firmaya iade edilmesi, vb.
işlemler QM ve MM modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak
verilebilir.
Adres (raf) yönetimi olan depo yerleri için, depoya stok girişi yapılan
malzemelerin raflara yerleştirilmesi, depodan çıkışı yapılacak olan
malzemelerin ilgili raf adresinden çekilmesi, vb. işlemler WM ve MM
modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak verilebilir.
WM modülü SAP-ERP sisteminin 4.0 versiyonuna kadar MM modülü altında
satınalma, stok yönetimi alt modülleri gibi bir alt modül olarak değerlendirilirken,
sistemin sonraki versiyonlarında ‘LE-Lojistik Yürütme’ modülünün bir alt
modülü olarak değerlendirilmeye başlanmıştır.
II.2.2. Muhasebe modülleri ile entegrasyon
Muhasebe başlığı altında yer alan modüller, işletmenin hem bulunduğu
ülkenin muhasebe kanunlarına göre takip etmesi zorunlu olan finansal
işlemleri hem de maliyet takibi yapabilmesini sağlayacak olan işlemleri
kapsamaktadır.
İşletmelerin sahip olduğu varlıkların önemli bir kısmını malzemeler
oluşturmaktadır. Hangi ülkede olursa olsun, muhasebe kanunları
50. 50
şirketlerin sahip olduğu bu varlıkların takibini zorunlu kılmaktadır.
Dolayısı ile malzemelerin muhasebesel olarak takip edilmesi kanunsal bir
zorunluluktur. Bu zorunluluk ise MM ve FI modülleri arasındaki
entegrasyonu zorunlu kılmaktadır.
Benzer şekilde işletmeye ait olan maliyetlerinin önemli bir kısmını da
kullanılan/tüketilen malzemeler oluşturmaktadır.
Satıcılar tarafından kesilen satıcı faturalarının sisteme girilmesi, fatura
kontrolünün yapılması, faturaya istinaden satıcıya ödeme yapılması, vb.
işlemler FI ve MM modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak
verilebilir.
Stok yönetimi kapsamında miktarları takip edilen malzemelerin (bedelsiz
takip edilenler hariç) stok değerinin takip edilmesi yasal bir zorunluluktur.
Stok yönetimi işlemleri ile stok hesapları arasında doğrudan entegrasyon
vardır. Bir malzeme için stok girişi yapılması aynı zamanda stok
hesaplarında da artış olması demektir (işletmenin sahip olduğu varlıkların
toplam değeri artmıştır). Bir malzemenin tüketilmesi ise stok hesaplarında
da bir değer azalması olması demektir (işletmenin sahip olduğu
varlıkların toplam değeri azalmıştır). Bu entegrasyon, FI ve MM
modülleri arasındaki en temel entegrasyondur.
Üretimde kullanılan hammadde bedellerinin ürünün maliyetine
yansıtılması, kullanıcılar tarafından tüketilen malzemelere ait bedellerin
ilgili birimin maliyetlerine yansıtılması maliyet muhasebesi ve MM
modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak verilebilir.
II.2.3. İnsan kaynakları modülleri ile entegrasyon
MM modülünün lojistik ve muhasebe başlığı altında yer alan modüllerle
çok sıkı bir entegrasyonu olmasına rağmen insan kaynakları başlığı
altında yer alan modüller ile kısıtlı kapsamda entegrasyonu vardır. Bunun
sebebi ise insan kaynakları altında yer alana süreçler ile MM modülü
kapsamında değerlendirilen süreçler arasında fazla bir entegrasyon
noktasının olmamasıdır. Malzeme yönetimi kapsamında yer alan bazı
süreçlerde sorumlu personel atanması işlemlerinde personel ana verileri
ve organizasyon yapısı ile entegrasyonu vardır.
Birimlere/personele teslim edilen malzemelerin takip edilmesi, satıcı ana
verisine sorumlu (ilgili satıcıdan sorumlu olan) personelin atanması,
satınalma talebi ve siparişinde sorumlu personelin bağlanması, vb.
işlemler bu entegrasyona örnek olarak verilebilir.
51. 51
III. MM Modülü Organizasyon Yapıları ve
Uyarlamaları
III.1. Organizasyon yapısı ne demektir
Bir işletme için organizasyon yapısı denildiği zaman akla ilk olarak şekil
I.5.2.1–1’de gösterilen genel müdür yardımcılıkları, direktörlükler,
müdürlükler ve bölümlerden oluşan yapı gelmektedir. Burada yer alan
organizasyon yapısı işletmenin personel işlerini ilgilendiren organizasyon
yapısıdır. Bu organizasyon yapısının yanında lojistik ve muhasebe
süreçleri ile ilişkili olarak kullanılan değişik organizasyon yapıları da
vardır.
Örneğin bir şirketin üretim yapan fabrikaları ve bu fabrikalarda yer alan
ve değişik amaçlarla kullanılan depo yerleri olabilir. Bu fabrikalar ve
depo yerleri arasında hiyerarşik bir ilişki vardır. Benzer şekilde işletme
bünyesinde imalat veya bakım/onarım işleri yapılan atölyeler ile
atölyelerin bağlı bulunduğu fabrikalar arasında da hiyerarşik bir ilişki söz
konusudur. Burada bahsettiğimiz fabrika, depo yeri, atölye, vb. nesneler,
şekil I.5.2.1–1’de gösterilen ve akla ilk gelen organizasyon yapısında yer
almamasına rağmen işletmenin bünyesinde yer alan organizasyon
nesnelerdir.
İşletme yapısının birebir olarak SAP-ERP sistemine yansıtılabilmesi için
sadece personel işlemlerinde kullanılan organizasyon yapısının değil
burada örnek olarak verilen fabrika, depo yeri, atölye gibi nesnelerden
oluşan organizasyon yapılarının da tanımlanması gerekmektedir.
SAP-ERP sistemi üzerinde, işletme bünyesinde yer alan tüm bu
organizasyon yapılarını ve bu yapıların birbiri ile olan hiyerarşik
ilişkilerini tanımlamak amacıyla ‘organizasyon birimi’ nesneleri
kullanılmaktadır. Bu nesnelerin tanımlanması ve birbirleriyle olan
ilişkilerinin (hiyerarşi) kurulmasına ‘İşletme Yapısı Uyarlamaları’ veya
‘Organizasyon Uyarlamaları’ denilmektedir.
Bazı organizasyon nesneleri tek bir modül tarafından kullanılırken
bazıları birden çok modül tarafından ortak olarak kullanılabilmektedir.
Hatta bazı organizasyon nesneleri vardır ki tüm modüller tarafından ortak
olarak kullanılmaktadır. Örneğin işletmenin altında tanımlanacak olan
tüm organizasyon nesneleri bu işletme için sistemde tanımlanan ‘Şirket
Kodu’ nesnesi altında yaratılır. Dolayısı ile ‘Şirket Kodu’ tüm modüller
tarafından ortak kullanılan bir organizasyon nesnesidir. Benzer şekilde
fabrika (üretim yeri) nesnesi, sadece malzemelerin takibi için MM
52. 52
modülü tarafından değil aynı zaman da üretim ve bakım/onarım
işlemlerinin takibi için PP ve PM modülleri tarafından da kullanılan bir
organizasyon nesnesidir.
Burada vurgulanması gereken bir diğer husus, (ister diğer modüller ile
ortak nesneleri kullansın, isterse kendisine özel organizasyon nesnelerine
sahip olsun) SAP-ERP sisteminde tüm modüllerin bir organizasyon
yapısına sahip olduğu ve sistem üzerindeki işlemlerinde bu organizasyon
yapıları üzerinden yürütülmesi gerektiğidir.
Bu kapsamda, MM modülü ile alakalı organizasyon nesnelerine ve bu
nesnelerin oluşturduğu organizasyon yapılarına bakacak olursak: MM
modülü tek bir modül olmasına rağmen stok yönetimi ve satınalma alt
modüllerinin ayrı organizasyon yapıları içerdiğini görürüz. Şimdi bu iki
başlık altında MM modülü ilişkili organizasyon yapılarını ve bunların
uyarlamalarının nasıl yapıldığını detayları ile inceleyelim.
53. 53
III.2. Stok yönetimi organizasyon yapıları ve uyarlamaları
MM Modülüne genel bakış kısmında kısaca bahsedilen ve kitabın V.
Kısmında da detaylı olarak açıklanacak stok yönetimi işlemlerinin
yapılabilmesi için SAP-ERP sistemi üzerinde aşağıdakine benzer şekilde
olan ve şirketin stok yönetimi işlemlerini yapmasını sağlayacak
organizasyon yapısı tanımlanmalıdır.
ŞEKİL III.2 – 1 - Stok Yönetimi Organizasyon Yapısı
Bu yapıda yer alan organizasyon nesneleri ve bu nesnelerin
uyarlamalarını açıklayacak olursak:
54. 54
III.2.1. Şirket kodu
İşletmenin SAP-ERP sistemine tanımlanmasındaki en temel organizasyon
nesnesi ‘Şirket Kodu’ nesnesidir. Bu nesne işletmenin SAP-ERP
sistemindeki etiketidir.
Şirket, bağımsız olarak bilanço çıkaran ve kanunlar karşısında devlete
karşı yükümlülüğü olan tüzel kişiliklere verilen genel bir tanımlamadır.
Firma, işletme, kurum gibi kelimelerde dilimizde şirket kelimesi yerine
kullanılmaktadır. Kitabın genelinde bizim ‘işletme’ kelimesi ile
tanımladığımız organizasyonlara SAP-ERP sistemi üzerinde de ‘Şirket’
denilmektedir.
İnsan kaynakları, lojistik ve muhasebe kapsamındaki tüm organizasyon
nesneleri en tepe seviyede ‘Şirket Kodu’ nesnesine bağlıdırlar. Şirket
kodunun SAP-ERP sisteminde tanımlanması ve uyarlamalarının
yapılması sorumluluğu FI-Muhasebe modülündedir. Yasal anlamda şirket
kodunu belirleyen özellikler muhasebe kanunlarında geçmekte ve şirket
kodunun ilk seviyedeki uyarlamaları bu kapsamda gerçekleşmektedir.
Örneğin şirket kodu para biriminin ne olacağı, hangi hesap planını
kullanacağı, vergi dairesi, vergi numarası gibi bilgiler bu düzeyde
uyarlanır.
Şirket kodu uyarlama sorumluluğu MM modülü kapsamında olmadığı
için burada bu uyarlamanın nasıl yapıldığı detaylı olarak
anlatılmayacaktır (SAP-ERP sisteminin entegrasyon yönü daha
uyarlamanın ilk adımında karşımıza çıkmış oldu ).
Şirket kodunun SAP-ERP sisteminde tanımlanması için uyarlama
kısmında aşağıdaki menü adımı takip edilir.
55. 55
ŞEKİL III.2.1 - 1 - Şirket kodu uyarlama adımı
Yukarıdaki uyarlama menüsünden adımı tıklandığında
şirketin sistemde tanımlanması için aşağıdaki ekran açılır.
ŞEKİL III.2.1 - 2 - Şirket kodu tanımlama ekranı
Bu aşamada yeni bir şirket kodu tanımlanması için en uygun yöntem
sistemde önceden mevcut olan şirket kodlarından bir tanesinin
kopyalanmasıdır. Bunun için kopyalanmak istenen şirket kodu satırı
yukarıdaki listeden seçilerek (seçmek için ilgili satırın sol tarafındaki boş
56. 56
kutucuk tıklanır) ekranın üzerindeki ‘kopyala’ butonuna basılır.
Sistem kopyalanan şirket kodu bilgilerini aşağıdaki şekilde getirir.
ŞEKİL III.2.1 - 3 - Şirket kodu kopyalama ekranı
Şirket alanına tanımlanacak olan şirket için şirket kodu bilgisi girilir.
Şirket kodu olarak en az bir en fazla dört karakter olacak şekilde bir kod
girilmelidir. Bu kodun ne olacağı konusunda işletmenin muhasebe
departmanının görüşü alınarak bir karar verilir. Muhasebe departmanı
şirket kodu olarak 0001, 1, 1000 gibi anlamı olmayan sayısal bir değer
verilmesini isteyebileceği gibi 4 karakterli anlamlı bir değerde isteyebilir.
Örneğin CEYLANLAR A.Ş. için CYLN kodunu kullanmak isteyebilir.
Şirket adı alanına şirketin tanımı kısmına ise şirkete ait diğer
bilgiler girilir. Daha sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılır.
Sistem bu kaydetme işleminin yapılması için request numarası sormak
üzere request alma ekranlarını açar.
Tüm uyarlama adımlarında karşımıza gelecek olan request alma işlemi Ek-1’de
detaylı olarak açıklanmıştır. Bu ekranda devam etmek için Ek-1 okunmalıdır.
Kaydetme işlemi ile birlikte şirket kodu sisteme tanımlanmış olur ve
sistem aşağıdaki mesajı verir.
ŞEKİL III.2.1 – 4 - Şirket kodu tanımlandı mesajı
57. 57
Sistemde yapılan çoğu uyarlama adımı kaydedildiğinde yukarıdaki mesaj
verilmektedir. Bu mesaj kaydetme işleminin başarılı olduğu anlamına gelir.
Uygulama: 0001 şirket kodundan kopyalayarak CYLN şirket kodunu
CEYLANLAR A.Ş. tanımıyla sistede yaratınız.
Şirket kodunun SAP-ERP sisteminde kullanılabilmesi için sadece
yukarıdaki şekilde şirketin sisteme tanıtılması yeterli değildir. Şirket kodu
için bu tanımlamadan sonra özellikle muhasebe modülü altında bir sürü
ek uyarlama daha yapılması gerekmektedir. SAP-ERP sisteminde
organizasyon yapıları için birbirine bağlı uyarlama adımlarını da
kapsayacak şekilde referans nesnenin tamamen kopyalanması
önerilmektedir. Bu durum şirket kodu tanımlanmasında da söz konusudur.
SAP-ERP sistemindeki 0001 şirket kodu sırf bu amaçla (kopyalama için
referans olması amacıyla) yer almaktadır.
adımı ile sistemde tanımlanan yeni şirket koduna diğer
uyarlamalarında referans şirket kodundan kopyalanması için yukarıdaki
uyarlama menüsünden adımı seçilmelidir. Bu
adım seçildiğinde aşağıdaki ekran açılır.
ŞEKİL III.2.1 - 5 - Şirket kodu organizasyon nesnesi ekranı
Bu ekranın üstünde yer alan kopyalama butonuna basılır. Sistem
referans ve yeni tanımlanacak olan şirket kodlarının girileceği aşağıdaki
ekranı açar.
58. 58
ŞEKİL III.2.1 - 6 - Şirket kodu kopyalama ekranı
Bu ekranda bşl.Şirket kodu alanına 0001 girilir. btş. Şirket kodu alanına
ise bir önceki adımda tanımlamaya başladığımız şirket kodu bilgisi
girilmelidir. Daha sonra ise ekranın alt kısmında yer alan ‘devam’
düğmesine basılır. Sistem yeni şirket kodu için tüm uyarlamaları referans
şirket kodundan kopyalamaya başlar. Kopyalama işlemi esnasında
ekranın altında yer alan durum çubuğunda aşağıdaki gibi kopyalama
işleminin durumu görüntülenir.
İşlem tamamlandığında referans şirket kodundan tüm uyarlamalar yeni
şirket kodunuza devralınmış olur.
Uygulama: Yukarıdaki kopyalama adımını kullanarak (0001 şirket
kodunu kopyalayarak) CYLN şirket kodunu CEYLANLAR A.Ş. adıyla
ve para birimi TL olacak şekilde tanımlayınız.
Malzeme yönetimi modülünün kullanılabilmesi için şirket kodu (ve buna bağlı
olarak kontrol koduna) ait olan başka uyarlamalarda vardır. Bu uyarlamalar FI
modülü uzmanı tarafından yapılacak detay uyarlamalar olduğundan bu kitapta
açıklanmayacaktır. Bundan sonraki uyarlamalarda sıkıntı yaşamamanız için
sistemde önceden tanımlı olan bir şirket kodununun (mesela 1000) sadece tanım
bilgisini değiştirip uyarlama işlemlerinize bu şiret kodunu kullanarak devam
edebilirsiniz.
III.2.2. Üretim yeri
Üretim yeri, tüm lojistik modülleri tarafından kullanılan organizasyon
nesnesidir. İngilizce ‘Plant’ kelimesinin karşılığı olarak ‘üretim yeri’
tanımı kullanılmasına rağmen sadece üretim yapılan tesisleri tanımlamaya
yarayan bir nesne değildir. İşletmeye ait olan fabrikalar, satış ofisleri,
bölge müdürlükleri, ana depolar, bakım/onarım tesisleri, vb. birimlerin
tamamı sistemde ‘üretim yeri’ olarak ele alınır.
59. 59
Bir birimin SAP-ERP sistemi üzerinde ‘üretim yeri’ kapsamına girip
girmediğini belirlemek için üretim yeri olarak tanımlanmanın ne gibi
kabliyetler sağladığı bilinmelidir. SAP-ERP sisteminde bir birim üretim
yeri olarak tanımlanırsa o birime aşağıdaki kabiliyetlere sahip olma hakkı
verilmiş olur.
- Malzeme ana verilerinde birime özgü parametreler tanımlayabilme,
- Diğer birimlerden bağımsız olarak malzeme ihtiyaç planlaması
yapabilme,
- Kendi depo yerlerine sahip olma,
- Kendi atölyelerini oluşturabilme,
- Kendi teslimat noktalarını oluşturabilme, vb.
İşletme bünyesindeki tesis ya da birimlerin hangilerinin ‘üretim yeri’
olarak tanımlanacağına bu imkân ve kabiliyetler dikkate alınarak karar
verilmelidir.
Örneğin CEYLANLAR A.Ş. için hangi birimlerin üretim yeri olarak
tanımlanacağının belirlemesi işlemi oldukça kolaydır. Zira şirket
bünyesinde birbirinden farklı yerlerde iki adet üretim fabrikası vardır.
Her iki fabrika da diğerinden bağımsız olarak yukarıda belirtilen (her
fabrika kendi depo yerlerine, kendi atölyelerine, kendi teslimat
noktalarına, vb. sahiptir ve kendi ihtiyaç planlamasını yapmaktadır)
imkân ve kabiliyetlere sahiptir. Bunun sonucunda CEYLANLAR A.Ş.
için iki tane üretim yeri tanımlaması gerekmektedir.
Ancak bir işletme için hangi birimlerin üretim yeri olarak tanımlanması
gerektiği her zaman bu kadar net olmayabilir. Bir birim veya tesisin
fiziksel olarak ayrı bir lokasyonda olması ‘üretim yeri’ olarak
tanımlanması için gerek ve yeter şart değildir. Aynı şekilde iki birimin
aynı lokasyonda olması da aynı üretim yeri olarak tanımlanmasını
gerektirmez.
Örneğin aynı tesis içerisinde hem bilgisayar hem de televizyon fabrikasını
kurmuş olan AAA şirketi için fiziki olarak aynı yerde olmasına rağmen bu
tesis altında iki ayrı üretim yeri tanımlanması gerekmektedir. Fiziksel
olarak aynı yerde olmasına rağmen her iki fabrikanın birbirinden
bağımsız depoları vardır, birbirinden bağımsız olarak ihtiyaç planlaması
yürütmektedirler. Kısacası aynı tesis alanı içerisinde iki ayrı üretim yeri
yer almaktadır.
60. 60
Benzer şekilde, Ankara’da bir tane bölge müdürlüğü ve iki adet satış ofisi
bulunan BBB şirketi için bu üç birim aynı üretim yeri olarak
tanımlanmıştır. Zira Ankara’da ki satış ofisleri lojistik anlamda (yukarıda
belirtilen özellikler açısından) Ankra Bölge Müdürlüğü’ne bağlıdırlar.
BBB işletmesi Ankara’daki bu birimler için bir tane üretim yeri ve bu
üretim yerine bağlı üç depo ve üç satış ofisi tanımlayacak şekilde
uyarlama yaparak ihtiyacını karşılamıştır.
Üretim yerinin tanımlanması/değiştirilmesi/silinmesi işlemleri
SAP-ERP sisteminde üretim yeri ile ilgili uyarlamalar aşağıdaki uyarlama
menüsünden yapılır.
ŞEKİL III.2.2 – 1 - Üretim yeri uyarlama adımı
Sistem üzerinde yeni bir üretim yeri yaratmak için en uygun yöntem (tıpkı
şirket kodu uyarlamasında olduğu gibi) sistemde mevcut olan bir üretim
yerinin kopyalanması ve kopyalanan veriler üzerinde gerekli
değişikliklerin yapılmasıdır. Üretim yeri tanımlamasına bağlı çok fazla
sayıda alt uyarlama adımı vardır. Kopyalama yöntemi ile yeni bir üretim
yeri tanımlandığı zaman, sistem bağlı tüm uyarlamaları da
kopyalamaktadır. Dolayısı ile ilgili bu uyarlamalar içinde varsayılan
değerler sistem üzerinde oluşur. SAP-ERP sisteminde önceden tanımlı
olarak gelen 0001 üretim yeri kopyalama işleminde referans olması
amacıyla konulmuştur.
61. 61
Sistemde üretim yerinin tanımlanması/değiştirilmesi/silinmesi işlemleri
için yukarıdaki uyarlamadan adımı
seçilir. Sistem üretim yeri uyarlamalarının yapılacağı aşağıdaki ekranı
açar.
ŞEKİL III.2.2 – 2 - Üretim yeri kopyalanması adımı
Bu ekranda orta sıradaki yazan satır
çift tıklanılırsa sistem kopyalama işlemini yapacağı aşağıdaki ekranı açar.
ŞEKİL III.2.2 - 3 - Üretim yeri kopyalanması ekranı
Kopyalama işlemi için ekranın üstünde yer alan kopyalama butonuna
basılır. Sistem referans alınacak üretim yeri kodunu ve yeni tanımlamak
istediğiniz üretim yeri kodunu gireceğiniz ekranı açmadan önce numara
aralıklarının kopyalanmasına yönelik aşağıdaki bilgilendirme ekranını
açar.
62. 62
ŞEKİL III.2.2 – 4 Üretim yeri kopyalanması uyarı ekranı
Ekranın alt kısmındaki devam butonuna basılır. Sistem numara
aralıklarınının kopyanması işlemi teyidi için aşağıdaki ekranı açar.
ŞEKİL III.2.2 - 5 - Numara alanı taşıma adımı
Bu ekranda seçilir. Sistem bundan sonra aşağıdaki üretim yeri
kopyalama ekranını açar.
63. 63
ŞEKİL III.2.2 – 6 - Üretim yeri kopyalama referans ekranı
Burada bşl. Üretim yeri alanına 0001 girilir. Yeni yaratılacak üretim yeri
içinse minimum bir maksimum dört karakterli bir kod girilmelidir. Üretim
yeri kodu olarak 0002, 1, 1000 gibi rakamlardan oluşan kod girilebileceği
gibi UY01, BYLD, GBZE gibi kullanıcı için anlamlı olabilecek kodlarda
girilebilir. Bunun kararı kullanıcılarla birlikte alınmalıdır.
Daha sonra ekranın altında yer alan devam butonuna basılır. Sistem
kopyalama işlemi esnasında ekranın altında yer alan durum çubuğunda
aşağıdaki gibi kopyalama işleminin durumunu gösterir.
İşlem bittiği zaman ise ilk ekrana döner. Bu aşamada ekranın üstünde yer
alan ‘kaydet’ butonuna basılır. Açılan request ekranına Ek-1’de
açıklandığı şekilde request girilerek yeni üretim yeri tanımlanmış olur.
Şimdi tüm bilgileri referanst üretim yerinden devralınan üretim yerimiz
için bazı bilgileri düzenlememiz gerekir. Burada ilk yapmamız gereken
düzenleme yeni üretim yerimiz için üretim yeri tanımı ve adresi gibi
temel bilgilerinin düzenlenmesidir. Bunun için kopyalama işlemini
seçtiğimiz aşağıdaki ekrana tekrar girilir.
64. 64
ŞEKİL III.2.2 – 7 - Üretim yerinin tanımının değiştirilmesi adımı
Burada ilk sıradaki satırı çift tıklanarak aşağıdaki
üretim yerleri listesine ulaşılır.
ŞEKİL III.2.2 – 8 - Üretim yerleri listesi
Bu listeden yeni kopyaladığımız üretim yeri satırına gidilerek bu satır çift
tıklanır. Sistem ilgili üretim yeri için detay ekranını aşağıdaki şekilde
açar.
65. 65
ŞEKİL III.2.2 – 9 - Üretim yeri tanımı detay ekranı
Bu ekranda üretim yerimizin tanımı, ülkesi, fabrika takvimi gibi bilgiler
değiştirilir.
Fabrika takvimi bilgisi önemli bir bilgidir. SAP-ERP sisteminde Fabrika takvimi
uyarlaması yapılır (Genelde FI modülü uzmanları tarafından yapıldığı için bu
kitapta anlatılmamıştır). Bu uyarlama ile şirketin yıla bağlı olarak tatil (resmi ve
dini bayramlar ile şirkete özel tatiller dahil) günleri ve çalışma süreleri uyarlanır.
Bu ekrandaki güncellemeler yapıldıktan sonra ekranın üstündeki ‘adres’
düğmesine basılarak adres düzenleme ekranına geçilir.
