Ky nang quan ly thoi gian

1. Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian
Quản Lý Bản Thân
Tài Liệu Đào Tạo Nội Bộ Chuyên Nghiệp

2. Nội Dung
1. Thời Gian Là Gì?
2. Thiết Lập Mục Tiêu, Mục Đích
3. Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả
4. Lên Kế Hoạch
5. Sắp Xếp Bàn Làm Việc
6. Vượt Qua Sự Trì Hoãn
7. Quản Lý Khủng Hoảng
8. Trao Quyền
9. Kiểm Soát Cuộc Họp
10. Quản Lý Thời Gian Của Người Khác
2

3. Phần 1
Thời Gian Là Gì?
3
Thời gian là một tài nguyên vô giá!
Chúng ta không thể quản lý thời gian nhưng có thể quản
lý bản thân!

4. Đối với những ai không biết mình sẽ đi về đâu, thì
đi con đường nào cũng không quan trọng!
Phần 2
Thiết Lập Mục Tiêu, Mục Đích
4

5. Thiết Lập Mục Tiêu, Mục Đích
SỨC MẠNH CỦA 3P:
– POSITIVE
– PERSONAL
– POSSIBLE
MỤC TIÊU VÀ MỤC ĐÍCH
NGUYÊN TẮC SMART
CHIA NHỎ MỤC TIÊU
5

6. Phần 3
Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả
 Quản Lý Thời Gian Và Quản Lý Bản Thân.
 Thiết Lập Công Việc Ưu Tiên Và Cam Kết Thực Hiện.
 Thay Đổi Những Thói Quen Lãng Phí Thời Gian.
 Tích Cực Tìm Ra Cách Thức Tốt Nhất Để Tối Ưu Hóa Thời Gian.
6

7. Nguyên Lý 80/20
7
20%
NỔ LỰC
80%
KẾT QUẢ
Nguyên lý 80/20 của Pareto:
80% kết quả đến từ 20% hành động.

8. Ma Trận Quản Lý Thời Gian
- 8 -
Không khẩn cấp
nhưng quan trọng
Khẩn cấp nhưng
không quan
trọng
Không khẩn cấp
và không quan
trọng
Khẩn cấp và quan
trọng
VIỆC KHẨN CẤP
CAO
THẤP
BÂY GIỜ SAU ĐÓ
VIỆCQUANTRỌNG

9. Phần 4
Lên Kế Hoạch
Để quản lý thời gian – quản lý bản thân thành công
cần phải:
 Luôn giữ vững hiệu suất làm việc cao.
 Lên kế hoạch mỗi ngày và cam kết thực hiện.
 Tập trung vào những công việc được ưu tiên.
9

10. Những Kỹ Thuật Lên Kế Hoạch
Sắp Xếp Công Việc Theo Thứ Tự Ưu Tiên
Hòn Đá – Đá Cuội – Sỏi – Nước
Kỹ Thuật Chia Nhỏ Công Việc
Sẵn Sàng – Hành Động – Điều Chỉnh
- 10 -

11. Phần 5
Sắp Xếp Bàn Làm Việc (1)
Sắp xếp tài liệu một cách hệ thống:
– Tài liệu làm việc.
– Tài liệu tham khảo.
– Tài liệu cần lưu trữ.
11

12. Sắp Xếp Bàn Làm Việc (2)
12
DO
(Làm)
• Nếu tài liệu có thể hoàn thành trong 15 phút hoặc ít hơn,
hãy giải quyết ngay lập tức.
DELETE
(BỎ ĐI)
• Nếu tài liệu không cần thiết, hãy bỏ đi.
• Nếu tài liệu cần dùng sau, hãy sắp xếp lại.
DEFER
(TRÌ HOÃN)
• Nếu tài liệu tốn nhiều thời gian và không được ưu tiên
hay không có trong kế hoạch, hãy tạm để sang một bên.
DELEGATE
(TRAO QUYỀN)
• Nếu tài liệu không phải là trách nhiệm của bạn và đồng
nghiệp có thể thực hiện tốt hơn, hãy giao phó.
Nguyên tắc 4D

13. Phần 6
Vượt Qua Sự Trì Hoãn
13
Sự trì hoãn là tên trộm những giấc mơ!
Sự trì hoãn nghĩa là hoãn lại công việc
đáng lẽ phải được hoàn thành trước
tiên.

14. Nguyên Nhân Gây Ra
Sự Trì Hoãn
Lãng phí thời gian:
– Không có thời hạn cuối cùng cụ thể.
– Không có sẵn nguồn lực cần thiết.
– Chờ đợi người khác.
Tính chất công việc:
– Công việc quá nhiều! Không biết bắt
đầu từ đâu.
– Công việc quá khả năng.
Cảm xúc tiêu cực:
– Không có đam mê với công việc.
– Thiếu động lực.
– Lo sợ thất bại! 14

15. Vượt Qua Sự Trì Hoãn
Kỹ Thuật Eat That Frog Các Kỹ Thuật Khác
- 15 -

16. Phần 7
Quản Lý Khủng Hoảng
Chúng ta không thể
lên kế hoạch cho mọi
thứ. Chúng ta cũng
không thể loại bỏ rủi
ro hay khủng hoảng
nhưng chúng ta có thể
quản lý chúng.
16
Khủng hoảng vừa là mối đe dọa vừa là cơ hội.

17. Quản Lý Khủng Hoảng
17
 Bước 1
– Tìm hiểu vấn đề để nắm bắt tình hình.
 Bước 2
– Tiến hành quá trình giải quyết vấn đề.
 Bước 3
– Lên kế hoạch chi tiết.
 Bước 4
– Thực hiện kế hoạch với hệ thống quản lý thích hợp.
 Bước 5
– Đúc kết kinh nghiệm.

18. Phần 8
Trao Quyền
Bằng cách phân công hợp lý, bạn có thể làm được nhiều việc hơn
và có thể giúp người khác phát triển!
18

19. Các Cấp Độ Người
Được Ủy Thác
19
Hành động trước và báo
cáo theo định kỳ.
Hành động và báo cáo kết
quả ngay tức thì.
Đề nghị công việc và tiến
hành ngay sau đó.
Đề nghị được giao công
việc.
Chờ đợi được giao công
việc.

20. Phần 9
Kiểm Soát Cuộc Họp
Bởi vì có quá nhiều cuộc họp thiếu mục đích và tổ chức, nên
chúng ta cần tiến hành những cuộc họp tốt hơn bằng việc sử
dụng thời gian hiệu quả.
20

21. Những Cách
Kiểm Soát Cuộc Họp
Giảm thiểu thời gian họp
Phương pháp PAT
Xây dựng nội dung cuộc họp
Xác định vai trò người tham dự
Những hình thức thay thế cho
cuộc họp
21

22. Phần 10
Quản Lý Thời Gian
Của Người Khác
Giao tiếp tốt
Phân công hiệu quả
Quản lý đồng nghiệp
Quản lý cấp trên
Kỹ thuật khước từ (Monkey
Management)
22

23. Giới Thiệu Về Training Store
- 23 -
Training Store là dịch vụ phát triển đội ngũ
giảng viên và cung cấp các tài liệu đào tạo –
huấn luyện chuyên nghiệp dành cho nội bộ, tổ
chức doanh nghiệp.
Dịch vụ này được triển khai bởi công ty đầu tư
giáo dục Talent Mind Education với nhiều năm
kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn chiến lược
nhân sự, đào tạo và phát triển con người.

24. Ưu Điểm Của Training Store
Giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ bằng
chính nội lực công ty.
Tiết kiệm chi phí tối đa.
Thời hạn sử dụng gói tài liệu không giới hạn.
Tùy chỉnh theo nhu cầu đào tạo – huấn luyện
nội bộ.
- 24 -

25. Một Số Hình Ảnh
Về Training Store
- 25 -

26. Một Số Hình Ảnh
Về Training Store
- 26 -

27. Một Số Hình Ảnh
Về Training Store
- 27 -

28. Cảm Ơn!
- 28 -