Full Pentad Kontrak Perolehan Kerajaan by kartini dd071116

| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |
1

OBJEKTIF SESI PERKONGSIAN
• Berkongsi pengalaman sendiri dalam menguruskan dan
mentadbir kontrak/ perjanjian bagi projek-projek perolehan
bekalan dan perkhidmatan tidak termasuk perkhidmatan
perunding fizikal/ kerja dalam kerajaan hari ini
• Berkongsi isu-isu yang sering dihadapi oleh agensi dalam
pelaksanaannya
• Berkongsi cadangan penyelesaian masalah bagi isu-isu yang
dihadapi berdasarkan pengalaman sendiri
2

PEROLEHAN DAN PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN
Kerja
Bekalan
Perkhidmatan
Perunding
Perkhidmatan
Bukan Perunding
Perkhidmatan
Kerja Bekalan Perkhidmatan Perunding Perkhidmatan Bukan Perunding
3
Perunding
Fizikal
Perunding
Bukan
Fizikal
Topic coverage

ANDA AKAN DIPERKENALKAN DENGAN
Kontrak/ Perjanjian
Kerajaan
Asas
Punca Kuasa
Surat Niat
LO Sebagai Kontrak
Signing the Contract
Surat Setuju Terima
(SST) Perolehan
Format Umum
Kandungan
Bon Pelaksanaan
Insurans
Duti Setem
Isu Mengenai SST
Cadangan Penyelesaian
Isu
Kontrak Formal
Hubungan SST &
Kontrak
Keperluan Mentadbir
Kontrak
Prinsip Amalan Baik
Kandungan Kontrak
Tempoh Penyediaan
Simulasi
Perunding Bukan Fizikal
& Perkhidmatan
• Wakil Kerajaan
• Kelewatan & Denda
• Pelanjutan Tempoh
(EOT)
• Menahan Bayaran
• Pertikaian
• Abitration
• Penamatan
• Pengembalian Bon
Kajian Kes (Bonus)
4
PENAFIAN
• SAYA adalah tidak bertanggungjawab bagi apa-apa kehilangan atau kerugian yang disebabkan oleh penggunaan mana-mana maklumat yang diperolehi dari nota ringkas berbentuk
slaid ini.
• Penjawat Awam adalah wajib merujuk kepada punca kuasa utama perolehan iaitu di laman web MOF di bawah topik 1PP pada setiap masa dan terkini.
• Saya tidak bertanggungjawab ke atas sebarang perubahan maklumat yang terkandung di dalam 1PP berbanding Nota berbentuk slaid ringkas ini.

KONTRAK?
PERJANJIAN?
5

KONTRAK?
PERJANJIAN?
Tiga Pihak Berkontrak atau lebih Dua Pihak Berkontrak atau lebih
6

Surat Niat
Hanya Terpakai
Pada
Perolehan
Bekalan
Perolehan
Perkhidmatan
Bukan Perunding
7
Tertakluk
kepada
syarat-
syarat 1PP
yang
berkuat
kuasa
Tiada Surat Niat
dibenarkan untuk
Perolehan
Perkhidmatan
Perunding

• Ialah surat yang dihantar
kepada petender yang mana
kandungannya meliputi
kenyataan hasrat/ niat untuk
menerima tawaran pretender
tertakluk kepada persetujuan
syarat agensi yang perlu
dipatuhi sama ada melalui
rundingan atau cara-cara lain.
• Tidak mengikat kedua pihak
kepada satu kontrak.
• Jika agensi bercadang nak
menerima sesuatu tawaran
bersyarat, format Surat Niat
ada diberikan dalam PK4
Lampiran 4.1

CONTOH FORMAT
SURAT NIAT
8
1
2
Sumber: PK4 1PP| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

Nur Jazlan berkata antara isu perlu diberi penjelasan
oleh Kementerian Pertanian dan Industri
Asas Tani termasuk projek Pereplikasian
Model (i-ZAQ) Akuakultur Bersepadu bernilai
RM2.142 bilion yang gagal disiapkan dalam tempoh
ditetapkan.
“Selain itu, projek akuapenternakan di bawah
pihak berkuasa Pelaksanaan Koridor Utara bernilai
RM79.6 juta juga perlu diberi penjelasan berhubung
pengurusan pentadbiran yang kurang
memuaskan, serta beberapa dokumen
kontrak bernilai lebih RM100 juta telah
diluluskan oleh KSU yang sepatutnya
diluluskan oleh menteri,” katanya.
9

CATATAN SAYA:
10

KONTRAK BAGI PIHAK KERAJAAN MALAYSIA…
11

AKTA KONTRAK
KERAJAAN 1949
12

AP 176 KONTRAK PEROLEHAN
Kontrak Formal
• AP 176.1(a) Sebelum tender atau sebut
harga disetuju terima, Pegawai Pengawal
hendaklah berpuas hari bahawa syarat-syarat
perolehan telah diputuskan dan dinyatakan
dengan jelas. Perhatian khusus hendaklah
diberikan kepada:
• Perolehan
• Harga seunit yang dipersetujui
• Kuantiti yang dikehendaki
• Tarikh, Masa dan Tempat serahan
• Belanja serahan
• Perkhidmatan selepas serahan
• Kemudahan mendapatkan alat ganti
• Lain-lain yang berkenaan
• Selepas setuju terima oleh pihak
berkuasa yang berkenaan, satu kontrak
formal hendaklah disempurnakan oleh
Pegawai Pengawal. 13

Laporan berkenaan menyebut susu yang tidak
disimpan dengan teratur dan baik di
tempat yang sesuai, mudah rosak dan
tercemar dan berisiko keracunan.
"Susu juga perlu disimpan di lokasi yang
mempunyai pengudaraan yang mencukupi bagi
menjamin jangka hayat susu tersebut," menurut
laporan itu.
Laporan itu menyatakan sebahagian sekolah
yang diperiksa tidak merekodkan
penerimaan dan pengeluaran manakala
sebahagian lagi merekodkan penerimaan
dan pengeluaran susu tetapi dalam
pelbagai format.
"Laporan Kes Keracunan Makanan Melibatkan
Susu 1Malaysia menunjukkan sebanyak 97 kes
dicatatkan pada 2011 dan 78 kes dalam 2012,"
menurut laporan itu.
14

15

CATATAN SAYA:
16

Kontrak Formal
• AP 176.1(b) Sekiranya nilai perolehan
tidak melebihi RM50,000 di mana
satu kontrak formal tidak sesuai dibuat
adalah memadai menggunakan
borang pesanan kerajaan (LO)
sahaja dengan memastikan kepentingan
Kerajaan terjamin/ terpelihara.
• AP 176.1 (c) Bagi semua perolehan
bekalan atau perkhidmatan
bermasa, kontrak formal
hendaklah diadakan walaupun nilai
perolehan kurang daripada RM50,000 dan AP
204 hendaklah dipatuhi.
17

PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA
• Tidak perlu SST jika memadai dengan Pesanan Tempatan
(LO) TETAPI dokumen sebut harga perlu disertakan
bersama LO supaya pembekal/ penyedia perkhidmatan JELAS
AKAN OBLIGASINYA
• KONTRAK FORMAL WAJIB bagi perolehan bekalan/
perkhidmatan bermasa
18
PEROLEHAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING

PESANANKERAJAAN
1
| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |19

Kontrak Formal
• AP 176.1(e) LO elektronik hendaklah
disediakan dalam 2 Salinan pada masa barang-
barang dipesan:
i. Salinan asal dan kedua hendaklah
dihantar kepada pembekal atau
kontraktor. Salinan asal hendaklah
dikembalikan oleh pembekal atau
kontraktor bersama bil atau invois untuk
dibuat bayaranSalinan kedua untuk
simpanan kontraktor; dan
ii. Salinan pejabat boleh dicetak melalui
system apabila diperlukan.
21

Kontrak Formal: LO Hilang
• AP 176.1(f) Sekiranya LO asal hilang,
Pegawai Pengawal atau Pemegang
Waran boleh mengeluarkan satu
salinan yang diperakui benar bagi
pesanan asal itu.
• Pegawai Pengawal atau Pemegang waran
mestilah mencatatkan pada salinan
pejabat bahawa salinan asal telah hilang dan
satu salinan yang diperakui telah dikeluarkan
olehnya.
• Salinan yang diperakui itu hendaklah
dikembarkan kepada bil untuk
pembayaran dan suatu perakuan
hendaklah diberi bahawa pesanan itu
belum pernah dibayar sebelum itu.22

KONTRAK DITANDATANGANI SEBAGAI TANDA
SETUJU
| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |23

CATATAN SAYA:
24

KONTRAK
KERAJAAN
KONTRAK KERAJAAN
MESTI DALAM BENTUK
BERTULIS
| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM | 25

SIAPA SIGN SST? SIAPA SIGN KONTRAK?
26

KONTRAK
KERAJAAN
DITANDATANGANI OLEH:
• Menteri
• Pegawai awam yang
diberi kuasa oleh
menteri secara bertulis

SAMPEL KPM
28

APAKAH ITU SST?
• Surat Setuju Terima ialah dokumen yang mengesahkan
penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada
syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender/
pelawaan, syarat yang telah dipersetujui dan apa-apa syarat lain yang
telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya.
• Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan
yang sah dan merupakan sebahagian daripada
perjanjian/ kontrak.
• Surat setuju terima perlu diperakukan dan ditandatangani oleh
penerima tawaran dengan mematuhi segala syarat yang telah
ditetapkan sebelum ini.
• Wujud satu ikatan kontrak selepas ditandatangani.
29

CATATAN SAYA:
30

BAGAIMANAKAH
RUPA ATAU
BENTUK SST?
Contoh SST eP
31

SURAT SETUJU TERIMA (SST)
1
2 3
32

APAKAH KANDUNGAN UTAMA SST?
Perenggan 1
Kerajaan bersetuju
menerima tender/
sebutharga/ pelawaan pembekal
1
33

1
Perenggan 2
Kerajaan memaklumkan
sesuatu
34

PERENGGAN 2 SST?
1) Signed SST
 wujud ikatan
kontrak antara
pembekal dan
Kerajaan.
2) Signed SST 
kena buat dokumen
kontrak rasmi pula
selepas itu.
3)
Kontrak
rasmi siap
kena bagi
tahu
pembekal.
4) Pembekal kena
sign dokumen
kontrak.
35

Perenggan 3
Kerajaan
mengingatkan pembekal
syarat tender/ sebutharga/
pelawaan untuk
menyempurnakan tanggungjawab
2

PERENGGAN 3 SST
Kandungan utama:
A. Bon
Pelaksanaan
B. Polisi Insurans
C. Lain-lain
perkara dikira
penting oleh
Kementerian/
Jabatan/ Agensi
• Tak dapat
sediakan A, B, C
maka SST
terbatal
A
B
C
D
37

KEGAGALAN PEMBEKAL
BON PELAKSANAAN
• Suatu aku janji tidak
bersyarat oleh institusi
kewangan untuk membayar
kepada Kerajaan suatu
amaun tertentu atas
tuntutan sekiranya
pembekal tidak atau gagal
mematuhi, memenuhi dan
melaksanakan obligasinya
di bawah kontrak.
38

BON PELAKSANAAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN
• BAWAH RM200,000 Nilai
Kontrak DIKECUALIKAN
Bon Pelaksanaan
• ANTARA RM200,000 – RM500,000
Nilai Kontrak Kena 2.5% Bon
Pelaksanaan
• MELEBIHI RM500,000 Nilai Kontrak
Kena 5% Bon Pelaksanaan
Nota:
Kontrak bermasa lebih setahun, Bon Pelaksanaan dikira
guna anggaran harga kontrak setahun tetapi bon meliputi
tempoh kontrak.
39
Kecuali Perkhidmatan Perunding

(a) Perolehan Kerja
- 12 bulan selepas tamat tempoh tanggungan kecacatan
(b) Perolehan Bekalan
- 12 bulan selepas penghantaran terakhir atau tarikh tamat kontrak yang mana
terkemudian
(c) Perolehan Perkhidmatan
- 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak
TEMPOH SAH LAKU BON PELAKSANAAN
40

LATIHAN PENGIRAAN BON PELAKSANAAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
“Perolehan Membekal Produk
Warisan Kebangsaan bernilai
RM700,000.00 melibatkan
pembekalan 1,000 unit Kebaya
Nyonya bersulam ayak
setahun untuk tempoh 3
tahun.”
Sila kira bon pelaksanaan yang
akan dikenakan ke atas
pembekal Kebaya Nyonya
tersebut?
Tempoh kontrak : 3 tahun
Nilai Kontrak : RM2,100,000.00
Kadar Bon : 5%
Formula Bon:
= Anggaran nilai kontrak setahun x 5%
Nilai Bon Pelaksanaan:
= RM700,000.00 nilai anggaran setahun x 5%
= RM35,000.00
Dengan tempoh liputan Bon Pelaksanaan
untuk 3 tahun| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |
41

“Perolehan Mencetak Logo
Warisan Kebangsaan
bernilai RM80,000.00
melibatkan pembekalan
10,000 unit logo bersulam
dalam tempoh 6 bulan.”
Sila kira bon pelaksanaan
yang akan dikenakan ke atas
pembekal tersebut?
Tempoh kontrak : 6 bulan
Nilai Kontrak : RM80,000.00
Kadar Bon : DIKECUALIKAN
Formula Bon:
= DIKECUALIKAN
= DIKECUALIKAN
42

“Perolehan Perkhidmatan
Sewaan Mesin Penyalin
Berwarna bernilai RM3.5juta
melibatkan sewaan mesin,
bekalan toner/ drum,
penyelenggaraan dan bacaan
meter cetakan berwarna
untuk tempoh 2 tahun.”
Sila kira bon pelaksanaan yang
akan dikenakan ke atas
pembekal mesin penyalin
tersebut?
Nilai Kontrak : RM3,500,000.00
Kadar Bon : 5%
Formula Bon:
= Anggaran nilai kontrak setahun x 5%
= RM1,750,000.00 nilai anggaran setahun x 5%
= RM87,500.00
43

“Perolehan Perkhidmatan
Kebersihan Bangunan
Pejabat Jalan TAR, Kuala
Lumpur bernilai RM100,000
setahun untuk tempoh 2
tahun.”
Sila kira bon pelaksanaan
yang akan dikenakan ke atas
penyedia perkhidmatan
tersebut?
Kadar Bon : 2.5%
Formula Bon:
= Anggaran nilai kontrak setahun x 2.5%
= RM100,000.00 nilai anggaran setahun x 2.5%
= RM25,000.00
44

LATIHAN PENGIRAAN TEMPOH SAH LAKU
BON PELAKSANAAN BEKALAN/
PERKHIDMATAN
“Perolehan Perkhidmatan Kebersihan
Bangunan Pejabat Jalan TAR, Kuala
Lumpur bernilai RM100,000 setahun
Tarikh SST dikeluarkan:
1 Februari 2016
Tarikh mula perkhidmatan:
1 Mac 2016
Tarikh bon pelaksanaan dikeluarkan:
14 Februari 2016
Tempoh perkhidmatan: 2 tahun
1 bulan tambahan untuk bayaran terakhir.
Lengkapkan timeline projek ini di sebelah.
Tarikh akhir perkhidmatan : 28 Februari 2018
Tarikh obligasi terakhir : 31 Mac 2018
= RM25,000.00
Dengan tempoh liputan Bon Pelaksanaan untuk 2 tahun
Formula Tempoh sah laku bon:
= 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak atau
selepas obligasi terakhir mengikut yang
mana terkemudian
Tempoh sah laku bon:
= 12 bulan selepas obligasi terakhir iaitu
31 Mac 2018
= 30 Mac 2019
45

LATIHAN PENGIRAAN TEMPOH SAH LAKU
BON PELAKSANAAN BEKALAN/
PERKHIDMATAN
“Perolehan Perkhidmatan Kebersihan
Bangunan Pejabat Jalan TAR, Kuala
Lumpur bernilai RM200,000 setahun
Tarikh SST dikeluarkan:
2 Januari 2016
Tarikh mula perkhidmatan:
1 April 2016
Tarikh bon pelaksanaan dikeluarkan:
14 Februari 2016
Tempoh perkhidmatan: 2 tahun
3 bulan tambahan untuk bayaran terakhir.
Lengkapkan timeline projek ini di sebelah.
Tarikh akhir perkhidmatan : 31 Mac 2018
Tarikh obligasi terakhir : 30 Jun 2018
= RM50,000.00
Dengan tempoh liputan Bon Pelaksanaan untuk 2 tahun
Formula Tempoh sah laku bon:
= 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak atau
selepas obligasi terakhir mengikut yang
mana terkemudian
Tempoh sah laku bon:
= 12 bulan selepas obligasi terakhir iaitu
30 Jun 2018
= 29 Jun 2019
46

BAGAIMANAKAH
RUPA ATAU
BENTUK BON
PELAKSANAAN?
47

FORMATBONPELAKSANAAN
YANGBERKUATKUASA
Sumber: PK4 1PP
48

PERENGGAN 4 SST?
A
A. Tarikh permulaan
B. Pada berapa haribulan?
B C
C. Peringatan untuk tidak memulakan apa-
apa selagi bon pelaksanaan disediakan
dengan sempurna.
49

CATATAN SAYA:
50

Tempoh Jaminan/ Waranti Bagi Bekalan
51
Biasanya bagi bekalan, satu tempoh jaminan/waranti akan ditetapkan.
Tempoh jaminan/ waranti adalah bergantung kepada jenis dan kerumitan
barang.
Tempoh waranti pembuat adalah berbeza daripada tempoh waranti/ jaminan
oleh pembekal, jika pembekal bukan pembuat.
Bagi kontrak bekalan, kontraktor hendaklah memperbaiki apa-apa kerosakan
atau mengganti barang yang dibekalkan.
Jika kontraktor tidak berbuat demikian, perbelanjaan untuk memberbaiki
apa-apa kerosakan hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan.
Jika kontraktor gagal mengganti barang yang ditolak penerimaannya, kos
barang hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan.

BON PELAKSANAAN SANGAT
PENTING BAGI MENJAMIN
KEPENTINGAN KERAJAAN
52

PERENGGAN 5 SST?
A. Nyatakan berapa
salinan yang perlu
disertakan dengan
jelas
B. Nyatakan berapa
hari salinan perlu
dikembalikan
B
A
53

CATATAN SAYA:
54

BAHAGIAN
PENERIMAAN
PEMBEKAL
3
Muka surat akhir
Persetujuan
pembekal dan
pengesahan akan
terma dalam
Jadual Spesifikasi
adalah teratur
55

BAHAGIAN PENERIMAAN
PEMBEKAL
• Memperaku surat tawaran
diterima
• Mengakui salinan pembekal
disimpan
• Mengesahkan syarat-syarat kekal
sebagaimana ketika pelawaan
dan perbincangan sebelum SST
dikeluarkan
• Wakil pembekal yang sah dan
diberi kuasa tandatangan
• Tarikh pembekal tandatangan
• Cop atau meteri rasmi
pembekal
• Saksi kepada pembekal yang sah
dan diberi kuasa tandtangan
• Tarikh saksi tandatangan
• Cop atau meteri rasmi saksi
56

DUTI SETEM LHDN
57

DUTI SETEM
Sumber: Lembaga Hasil Dalam Negeri
dikenakan ke atas surat acara jenis undang-undang, komersial dan urusan
kewangan.
Duti Setem
ialah dokumen bertulis.
Surat acara
yang dikenakan duti hanya jika ia tersenarai di bawah Jadual Pertama Akta
Setem 1949.
Surat acara
yang tidak disetemkan dengan sempurna tidak boleh dijadikan bahan bukti
mahkamah.
Surat cara
Perlu disetemkan dalam tempoh 30 hari dari tarikh ia disempurnakan di
Malaysia atau dalam tempoh 30 hari ia diterima dalam Malaysia jika
disempurnakan di luar Malaysia.
Surat acara
akan dikenakan penalti
Lewat disetem
Duti Ad Valorem dan Duti Tetap
2 jenis duti:
58

ARAHAN MOF
BERHUBUNG DUTI
SETEM
59

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
SST DIKEMBALIKAN TIDAK SEMPURNA
60

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• SST lewat dikembalikan
• SST tiada tarikh tandatangan saksi dan pembekal
• SST tidak dikepilkan dengan bon pelaksanaan
• Pegawai meja tidak mengesahkan surat jaminan (i.e.
bon pelaksanaan)
• Bon pelaksanaan mempunyai kesilapan arithmatik
• Tempoh sah laku bon tidak mematuhi peraturan
berkuat kuasa
• Pembekal tidak berjaya menyediakan bon pelaksanaan
• Pembekalan dimulakan sebelum SST dikembalikan
• Pembekalan bermula sebelum SST dan bon
pelaksanaan dikembalikan
• SST dikembalikan tanpa bon pelaksanaan
• SST tidak dimatikan setem
61

JOM KITA BINCANGKAN
62

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• SST lewat dikembalikan
CATATAN SAYA:
63

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• SST tiada tarikh tandatangan saksi dan pembekal
CATATAN SAYA:
64

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• SST tidak dikepilkan dengan bon pelaksanaan
CATATAN SAYA:
65

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• Pegawai meja tidak mengesahkan surat jaminan (i.e.
bon pelaksanaan)
CATATAN SAYA:
66

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• Bon pelaksanaan mempunyai kesilapan arithmatik
CATATAN SAYA:
67

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• Tempoh sah laku bon tidak mematuhi peraturan
berkuat kuasa
CATATAN SAYA:
68

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• Pembekal tidak berjaya menyediakan bon pelaksanaan
CATATAN SAYA:
69

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• Pembekalan dimulakan sebelum SST dikembalikan
CATATAN SAYA:
70

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• Pembekalan bermula sebelum SST dan bon
pelaksanaan dikembalikan
CATATAN SAYA:
71

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• SST dikembalikan tanpa bon pelaksanaan
CATATAN SAYA:
72

ISU-ISUBERKAITAN
PENGEMBALIANSST
DANCADANGAN
PENYELESAIAN
• SST tidak dimatikan setem
CATATAN SAYA:
73

CATATAN SAYA:
74

CADANGAN BERDASARKAN AMALAN BAIK
BERKAITAN SST BEKALAN/ PERKHIDMATAN
Sediakan
beberapa
format SST yang
sesuai dan selesa digunakan
di jabatan mengikut jenis
kekerapan perolehan
Sediakan
senarai semak
tindakan untuk
pegawai meja dan
dikepilkan di kulit fail
projek sebelah kiri
Menggilir
tugasan
menyusul SST
dalam pasukan
projek supaya
berpengalaman
Sediakan
format surat-
surat rasmi untuk
peringatan kepada
pembekal yang lewat
kemukakan SST
Sediakan dan
kemas kini Fail
Meja bagi Proses
Kerja berkaitan
isu menguruskan
SST
Tingkatkan
bilangan kursus
perolehan kepada
pegawai yang terlibat
perolehan secara
berulang-kali
75

PERANCANGAN PEROLEHAN
MENJAMIN KEBERKESANAN
PENGURUSAN KONTRAK
76

Fasa 2: Kontrak Formal
77

78

SST dan DOKUMEN KONTRAK
1) Signed SST
 wujud ikatan
kontrak antara
pembekal dan
Kerajaan.
2) Signed SST 
kena buat dokumen
kontrak rasmi pula
selepas itu.
3)
Kontrak
rasmi siap
kena bagi
tahu
pembekal.
4) Pembekal kena
sign dokumen
kontrak.

Pengurusan Bantuan Pakaian Dan Alatan
Sekolah untuk pelajar sekolah rendah 2009
Terengganu bernilai RM7.9 juta
• Kontrak formal perolehan antara
kerajaan dan pembekal tidak
ditandatangani antara kerajaan negeri
dan pembekal
• Bon pelaksanaan tidak dikenakan
terhadap pembekal.
• Pemeriksaan terhadap barangan yang
diterima tidak dijalankan
• Memastikan setiap barangan yang diterima
menepati spesifikasi yang ditetapkan, kualiti
dan kuantiti sebenar mengikut pesanan,
dalam keadaan baik dan sempurna serta
selamat digunakan.
• Pemeriksaan audit juga mendapati sejumlah
284 buah beg sekolah bernilai RM10,792
mengalami kerosakan zip. Kesannya, beg
yang rosak tidak dapat diagihkan kepada
pelajar dan disimpan di stor sekolah dan JPN
serta di makmal sekolah.
80

Kepentingan Mentadbir Kontrak Kerajaan
• Memberi manfaat
• Tidak diambil kesempatan
• Tidak diseleweng
• Tidak disalah guna
“Value for money”
Kepentingan kerajaan dilindungi
According to IACCM, poor contract management costs
high-tech manufacturers big on the bottom line — up to
$15 million per year, on average.
81

CATATAN SAYA:
82

Laporan Ketua Audit Negara Siri ke-3 2013
Kementerian Pelancongan dan
Kebudayaan - pengurusan dan
pengendalian acara
83

84

PRINSIP
PENTADBIRAN
KONTRAK YANG
BAIK
6. PENUTUPAN KONTRAK/ PERJANJIAN
5. MENGAWAL SELIA KONTRAK/ PERJANJIAN
4. MELAKSANAKAN KONTRAK/ PERJANJIAN
3. MENULIS KONTRAK/ PERJANJIAN
2. PEMILIHAN PEMBEKAL/ PERUNDING/ PENYEDIA PERKHIDMATAN
1. MENILAI KEPERLUAN KONTRAK (NEEDS)
SUMBER: Office of Legislative Auditor
Minnesota, 2002 85

PRINSIP
PENTADBIRAN
KONTRAK YANG
BAIK
2. MENILAI KEPERLUAN
KONTRAK (NEEDS)
i. Mengenal pasti perkhidmatan/ bekalan yang
diperlukan
ii. Meneliti mengapa bekalan/ perkhidmatan itu
diperlukan dan apakah manfaatnya kepada agensi
iii. Timbang alternatif terbaik untuk memperolehi
bekalan/ perkhid yang terbaikSUMBER: Office of Legislative Auditor
Minnesota, 2002 86

PRINSIP
PENTADBIRAN
KONTRAK YANG
BAIK
2. PEMILIHAN PEMBEKAL/ PERUNDING/
PENYEDIA PERKHIDMATAN
i. Bangunkan kriteria sepadan untuk menilai
pembekal/ perunding/ penyedia perkhidmatan
dengan objektif untuk memenuhi keperluan
ii. Pilih ‘the best value’ untuk agensi
iii. Pastikan tiada ‘conflict of interest’ dalam
organisasi mahupun pegawai awamSUMBER: Office of Legislative Auditor
Minnesota, 2002 87

PRINSIP
PENTADBIRAN
KONTRAK YANG
BAIK
3. MENULIS KONTRAK/ PERJANJIAN
i. Tulis dengan jelas peranan, tanggungjawab dan prestasi yang
diharapkan pada pembekal/ perunding/ penyedia perkhidmatan
dan pegawai awam
ii. Kenal pasti bberapa alat untuk memantau kontrak dan prestasi
projek
iii. Hubungkan bayaran kepada tahap kepuasan perkhidmatan/
bekalan yang jelas yang meliputi sepanjang hayat kontrak
Nyatakan pemilikan kerajaan ke atas output kontrak yang meliputi
sepanjang hayat kontrakSUMBER: Office of Legislative Auditor
Minnesota, 2002 88

PRINSIP
PENTADBIRAN
KONTRAK YANG
BAIK
4. MELAKSANAKAN
KONTRAK/ PERJANJIAN
i. Dapatkan semua tandatangan semua pihak
terlibat sebelum projek bermula
ii. Pastikan semula peruntukan yang mencukupi
disediakan sebelum projek bermula
Minnesota, 2002 89

PRINSIP
PENTADBIRAN
KONTRAK YANG
BAIK
5. MENGAWAL SELIA
KONTRAK/ PERJANJIAN
i. Sebaiknya kekalkan kepakaran pegawai dalaman
bagi projek dari mula hingga akhir
ii. Secara berkala, pantau dan nilai kemajuan
kontrak dan selesaikan masalah berbangkit dan usul
penamatan jika projek tidak lagi ‘prudent’
iii. Follow-up hasil/ output/ outcome projek melalui
mesyuarat pemantauan, lawatan kerja, laporan
bulanan, pemerhatian audit dan aduan
Minnesota, 2002 90

PRINSIP
PENTADBIRAN
KONTRAK YANG
BAIK
6. PENUTUPAN KONTRAK/
PERJANJIAN
i. Pastikan semua ‘deliverables’ siap di tahap
yang memuaskan sebelum bayaran akhir dibuat
ii. Nilai prestasi pembekal/ perunding/ penyedia
perkhidmatan secara bertulis dan laporkan
iii. Gunakan hasil/ output/ outcome yang
diperolehi daripada pelantikan kontrak tersebutSUMBER: Office of Legislative Auditor
Minnesota, 2002 91

CATATAN SAYA:
92

APAKAH
KANDUNGAN
PERLU ADA
DALAM
DOKUMEN
KONTRAK?
93

Contoh Muka
Pertama
Dokumen
KONTRAK
94

CONTOH BAIK STUKTUR UTAMA DOKUMEN
KONTRAK BEKALAN/ PERKHIDMATAN
1. Definitions & Interpretations
2. Appointment and consideration
3. Effective date and duration of this agreement
4. Representations and Warranties
5. Contractor’s Obligation
6. Government Obligations
7. Government’s Rights
8. Dispute Resolution
9. Suspension
10. Termination by the the Government
11. Termination by the the Contractor
12. Termination on National Interest
13. Termination on Corruption, Unlawful or Illegal Activities
14. Payment Upon Suspension and Termination
15. Force Majeure
16. Amendment
17. Notices
18. Governing Law
19. Compliance With Laws and Regulations
20. Severability
21. Relationship of the Parties
22. Advertisement
23. Time
24. Costs and Stamp Duty
25. Income Tax
26. Schedules and Appendices
27. Waiver
28. Custody of Agreement
29. Successors Bound
30. Special Provisions
31. Signatories to the Agreement

CONTOH BAIK STUKTUR UTAMA DOKUMEN
KONTRAK BEKALAN/ PERKHIDMATAN
3. Effective date and duration of this agreement
3.1 Contract Period
3.2 Extension of Contract Period
5. Contractor’s Obligation
5.1 Quality of Service
5.2 Timeliness of Services
5.3 Consequences of Delay
5.4 Instructions by Government
5.5 Contractor’s Personnel
5.6 Information & Records
5.7 Liability
5.8 Indemnity
5.9 Confidentiality
5.10 Notice of Delay
5.11 Assistance in Arbitration Inquiry or Litigation
5.12 Situation Beyond Control of Contractor
5.13 Prohibition on Association
5.14 Prohibition on Conflicting Activities
5.15 Independent Consultant
5.16 Technology & Knowledge Transfer
5.17 Intellectual Property Rights
96
6. Government’s Obligations
6.1 Appoinment of GR
6.2 Obligation to give instructions, decision etc without delay
6.3 Obligation to Supply Relevant Information & Assistance
6.4 Payment to the Services
6.5 Withholding Payment
26. Schedules and Appendices
Terms of Reference OR Scopes of Services
SST
Deliverables
Summary of Total Cost
Implementation Schedule
SSM
MOF Registration
Bon Pelaksanaan
Pendaftaran Pengutip Cukai
Sijil Bumiputera MOF
Polisi Insurans
dll

BILAKAH DOKUMEN KONTRAK/
PERJANJIAN WAJAR DISEDIAKAN?
SEBELUM VS SEMASA VS SELEPAS?
97

Pengendalian Pengurusan AcaraSuratNiat&
Kajian
Pasaran
Proses
Tender/
Rundingan
Terus
SST (Bon/
Insurans/
SSM/ MOF/
Bumiputera
dll)
Kontrak
Formal
(signed &
mati
setem)
Pelaksanaan
PraAcara
Pelaksanaan
Acara
(D-Day)
Pelaksanaan
PascaAcara
Laporan
Acara
Dikemukakan
Bayaran
Penutup:
Kembalikan
Bon
98
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Contoh Simulasi

PERLUKAH SEMAKAN PENASIHAT UNDANG-UNDANG
SEMASA MENYEDIAKAN DRAF DOKUMEN KONTRAK?
| Gambar hiasan || PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |
99

SEMAKAN PENASIHAT UNDANG-UNDANG
AP204 SYARAT KONTRAK
• Jika sesuatu syarat perjanjian telah
disemak dan diluluskan oleh Peguam
Negara atau PUU bagi kegunaan am,
pegawai yang diberi kuasa bolehlah
melaksanakannya tanpa merujuk
semula untuk nasihat undang-undang selanjutnya.
• Nasihat Peguam Negara atau PUU adalah
perlu sekiranya:
i. Dibuat pindaan matan ke atas sesuatu
kontrak tertentu;
ii. Kontrak walaupun kecil nilainya tetapi
mengandungi implikasi undang-undang;
atau
iii. Sesuatu kontrak memasukan prindip-
prinsip atau dasar baharu atau kontrak
bagisesatu jenis perkhidmatan yang
belum pernah dikontrakkan. 100

BERAPA SALINAN DOKUMEN KONTRAK DIPERLUKAN?
• AP 205 WAJIB dalam 14 hari ditandatangani hantar:
• 1 Salinan kementerian/ jabatan
• 1 Salinan Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan
Mengakaun Sendiri (Kontrak Persekutuan); atau
• 1 Salinan Akauntan Negari atau Bendahari Negeri
(Kontrak Negeri); atau
• 1 Salinan Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan
Mengakaun Sendiri dan Akauntan Negeri jika dibiayai
bersama Persekutuan & Negeri
• PERLU salinkan juga kepada:
• Bahagian/ Seksyen/ Unit Perolehan
• Bahagian/ Seksyen/ Unit Bayaran
• Bahagian/ Seksyen/ Unit Kewangan
• Bahagian/ Seksyen/ Unit pemilik projek
• Pegawai Meja
• Pegawai yang diberi kuasa menyelia
• Pegawai penerima bekalan/ perkhidmatan
• Pegawai pengesah bekalan/ perkhidmatan
101

CATATAN SAYA:
102

TEMPOH TANDATANGANI KONTRAK
PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING
• Kontrak bekalan/ perkhidmatan kecuali kontrak
perkhidmatan perunding perlu ditandatangani secepat
mungkin oleh kedua-dua pihak selewat-lewatnya
4 bulan dari tarikh SST dikeluarkan.
• Tarikh kuat kuasa kontrak adalah tarikh SST
ditandatangani oleh pembekal.
• Tarikh kontrak ialah tarikh kontrak
ditandatangani oleh kedua-dua pihak.

TEMPOH TANDATANGANI KONTRAK
PERKHIDMATAN PERUNDING
• Sebaik sahaja SST dikeluarkan kepada perunding,
Agensi hendaklah menandatangani perjanjian
perunding dengan segera iaitu SEBELUM
TARIKH BAYARAN PERTAMA dibuat
kepada perunding.

NOW WHAT’S NEXT?
 SST DAH SIGNED
 KONTRAK DAH MATIKAN SETEM
 APA LAGI?
105

MEMANTAU
MENGURUS
MENTADBIR
MENYELIA
Jadual pelaksanaan bekalan/
perkhidmatan seperti dalam
perjanjian
Prestasi pembekal/ penyedia
perkhidmatan/ perunding seperti
dijanjikan
Bayaran/ bayaran kemajuan projek
mengikut perjanjian
WHAT’S NEXT?
106

PENTADBIRAN
KONTRAK BAGI
PERKHIDMATAN
PERUNDING BUKAN
FIZIKAL (KAJIAN/
PROJEK) DAN
PEROLEHAN
PERKHIDMATAN
LAIN
107

PERKHIDMATAN
PERUNDING
BUKAN FIZIKAL
(KAJIAN/ PROJEK)
• Menggunakan asas
kontrak perkhidmatan dan
format PK3.3 1PP
Sumber: PK3.3 1PP
108

PERKHIDMATAN PERUNDING BUKAN
FIZIKAL (KAJIAN/ PROJEK)
Arahan oleh wakil kerajaan
(GR)
• Agensi kena kenal pasti
• GR mesti kompetensi
menyelia kerja perunding,
mentadbir kontrak dan
keperluan projek yang
dilaksanakan
• Pegawai kerajaan sahaja
• Wajib disenaraikan GR
dalam perjanjian
perunding kerana hanya
arahan GR sahaja yang
sah
Sumber: PK3.3 1PP
WHO HAS THE RIGHT TO INSTRUCT?
WHO HAS THE WIGHT TO DECIDE?
109

PERKHIDMATAN PERUNDING BUKAN FIZIKAL (KAJIAN/ PROJEK)
TANGGUNGJAWAB GR
 Arahan yang dikeluarkan jelas
 Arahan tidak kerap berubah tanpa justifikasi yang kukuh
 Arahan mematuhi syarat perjanjian
 Arahan ikut skop dalam perjanjian
 Arahan lisan GR perlu disusuli bertulis oleh GR dalam tempoh kurang 7
hari dan difailkan
 Arahan GR dalam mesyuarat perlu diminitkan dan disahkan Pengerusi
mesyuarat dan wakil surat ikat dan direkodkan dalam fail dalam tempoh
7 hari
 GR perlu keluarkan peringatan bertulis seawal 7 hari sebelum tarikh
serahan akhir setiap deliverables
 GR perlu pastikan penilaian prestasi perunding dibuat pada setiap
peringkat perkhidmatan dalam Sistem ePerunding
Sumber: PK3.3 1PP
110

PERKHIDMATAN PERUNDING BUKAN FIZIKAL (KAJIAN/
PROJEK)
KEHADIRAN
MESYUARAT/
PERBINCANGAN
• Agensi perlu keluarkan surat panggilan/
e-mel minimum 5 hari lebih awal
• Jika Prinsipal tidak dapat hadir atas sebab
yang munasabah kena diwakili pegawai
kanan yang kompeten dan telah dinamakan
dalam perjanjian projek
Sumber: PK3.3 1PP
111

KAKITANGAN FIRMA
PERUNDING
112

KAKITANGAN FIRMA
PERUNDING
• Agensi perlu memastikan kakitangan perunding telah
dikenal pati dan dinamakan sebelum perjanjian
ditandatangani
• Setelah projek bermula, kakitangan projek perlu ditukar -->
GR diberi kuasa untuk meluluskannya tertakluk kepada:
• Kakitangan baharu itu ada kelayakan dan pengalaman
yang sama atau lebih tinggi sebagaimana dipersetujui
dalam perjanjian projek
• Tiada sebarang kos tambahan
• Jika kelayakan lebih rendah, GR perlu pastikan pengganti
kompeten melaksanakan skop kerjanya dan laraskan
kelayakan bayaran
• Agensi berhak potong bayaran perunding jika:
• pengganti berkelayakan lebih rendah daripada
dijanjikan dan tertakluk kepada GR telah bersetuju
terlebih dahulu.
• Bilangan kakitangan yang dijanjikan berkurang atau
tidak mencukupi sepanjang pelaksanaan projek
Sumber: PK3.3 1PP
113

SIAPA YANG
LAYAK JADI
GR?
114

Keputusan GR boleh
dinasihati dengan
bermesyuarat atau
melalui minit ceraian
tetapi perlu
ditandatangani oleh GR
115

DO NOT EXPECT DELAY
BUT
EXPECT ON-TIME
IMPLEMENTATION
IF NOT EARLY
COMPLETION
116

Ganti Rugi Tertentu Dan Ditetapkan (LAD)
• Agensi bertanggungjawab kenakan
LAD bila:
• Perunding gagal tepati tarikh
penyerahan akhir setiap
deliverables yang telah
dipersetujui dalam perjanjian
• Kelewatan di setiap peringkat
hingga penutupan akaun projek
• Kelewatan/ kegagalan perunding
menepati tarikh serahan akhir yang
ditetapkan terbukti disebabkan
perunding sahaja 117

DENDA PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING/ BEKALAN
118
Kontraktor gagal membuat penyerahan pada waktu yang
ditetapkan, apakah yang boleh dilakukan oleh pihak Agensi?
• Membeli bekalan yang dikehendaki itu
daripada punca-punca lain dan menolak
bekalan yang dipesan daripada Kontraktor
• Jika kos memperoleh bekalan itu daripada
punca-punca lain melebihi harga dalam
Kontrak ini, Kontraktor adalah dikehendaki
membayar perbezaan harga sebagai
pampasan kepada Kerajaan; atau
ALTERNATIF 1
• Setujuterima Pembekalan itu dan
mengenakan denda seperti formula berikut:
• Base rate (BR) guna yang disenaraikan oleh
BNM) di laman web Bank Negara
ALTERNATIF 2
= Nilai Pesanan x Base Rate x Bilangan hari lewat
365 hari

BAGAIMANA DENDA DITUNTUT?
119

BON PELAKSANAAN DIRAMPAS
TIDAK CUKUP MENAMPUNG
DENDA?
120
Apakah tindakan yang boleh diambil jika setelah denda dikenakan,
kontraktor gagal membayar denda, bon pelaksanaan telah
dirampas tetapi ada lagi hutang untuk dikutip daripada kontraktor?
Tuntutan sivil hendaklah diambil jika semua
tindakan lain tidak berhasil.

BOLEHKAH AGENSI MENGENAKAN DENDA
ATAU HANYA MOF SAHAJA YANG BERHAK?
121
• Semua agensi adalah bertanggungjawab untuk mentadbir/
mengurus kontrak masing - masing dan juga mengenakan denda
bagi kontrak yang diuruskan olehnya.
• Walau bagaimanapun, agensi hendaklah
memaklumkan kepada Perbendaharaan, Bahagian
Pembangunan Kontraktor Usahawan (BPKU), CIDB mengenai
apa-apa denda/ LAD yang dituntut dan diterima
daripada pembekal /kontraktor

LAD PERLU
JADUAL
PELAKSANAAN
YANG JELAS
DENGAN
TARIKH
SPESIFIK DI
SETIAP
PERINGKAT
122

Contoh
DELIVERABLES
Kontrak
Perkhidmatan
Perunding
123

Contoh
JADUAL
PEMBAYARAN
Kontrak
Perkhidmatan
Perunding yang
sama
124

DELAY
IS
MONEY
125

KELEWATAN DAN PELANJUTAN TEMPOH
MASA (EOT)
126

EOT PERKHIDMATAN PERUNDING
• 2 keadaan layak EOT:
• Kelewatan perunding
disebabkan agensi
• cth: mendapatkan
pengesahan/ maklumat/
keputusan/ persetujuan
• Ada dokumen rasmi GR untuk
menangguhkan kesemua/
sebahagian perkhidmatan yang
ditetapkan perjanjian
• Kelewatan perunding hendaklah
kelewatan yang berpunca daripada
perunding semata-mata 127

SYARAT EOT PERKHIDMATAN
PERUNDING
• Mesti berdasarkan jadual
pelaksanaan kerja perunding
dalam perjanjian
• Perlu laksanakan permohonan
dalam tempoh perjanjian, ie masih
sah berkuat kuasa
• Diluluskan Pihak Berkuasa
Meluluskan SAHAJA
• Rundingan dan syarat perjanjian
tambahan hendaklah diselesaikan
sebelum tarikh tamat perjanjian
128

Permohonan EOT diterima setelah tamat
kontrak
 Dibawa ke pertimbangan dan
kelulusan Pegawai Pengawal
 Pegawai Pengawal hendaklah
mendapat nasihat daripada
Penasihat Undang-undang
 Arahan Perbendaharaan (AP) 201/1(b)
tidak terpakai bagi perolehan
perkhidmatan perunding
Pegawai Pengawal
mengambil
tanggungjawab
sepenuhnya ke atas
keputusan yang dibuat
129

PERUBAHAN DAN EOT
130
Pihak
Berkuasa
Meluluskan
Sebutharga &
Syarat
Kontrak melebihi RM200,000 hingga RM500,000
Kontrak masih berkuat kuasa semasa EOT dipertimbangkan
Perubahan kontrak tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat lain
EOT tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat lain
EOT diberi HANYA SEKALI
Tempoh maksimum EOT ialah sehingga 2 tahun
Tambahan kuantiti kontrak bekalan atau kontrak perkhidmatan tidak melebihi 50%
kontrak asal tertakluk kepada nilai RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan
tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000
Cth:
Kontrak bekalan
RM500,000. Tambah
kuantiti RM260,000.
Tidak lulus.
Cth:
Kontrak bekalan
RM500,000. Tambah
kuantiti RM249,000.
Lulus.

MENAHAN BAYARAN
PERUNDING
1. Perunding langgar terma/ syarat perjanjian dalam tempoh perjanjian sah
berkuat kuasa
o cth:
 gagal perbaharui pendaftaran dengan MOF/
 gagal perbaharui pendaftaran dengan Lembaga Profesional
 Bocorkan rahsia kerajaan kepada pihak ketiga
 Berkongsi maklumat dengan pihak ketiga tanpa kebenaran agensi
131

2. Agensi dapati bayaran telah dibuat
sebelum ini tidak setimpal dengan kerja
yang telah dilaksanakan
FAKTA KES:
Bayaran Perunding menyediakan Draf Questionnaire = 15% nilai kontrak
Bayaran Perunding Questionnaire yang diterima pakai = 15% nilai kontrak
Senario:
Agensi didapati sudah buat bayaran 2 kali iaitu 15% untuk draf dan 15% untuk
Questionnaire yang diterima pakai. Tetapi kemajuan sebenar baru 20% kerana
selepas mesyuarat mengesahkan Questionnaire tersebut, ia perlu ditambah
baik lagi dan perlu dipersetujui semula oleh mesyuarat.
Tindakan wajar:
AGENSI BERHAK MENAHAN BAYARAN seterusnya sehingga kemajuan 30% itu capai.
132

3. Keadaan yang didapati agensi
boleh mengganggu kelancaran
pelaksanaan projek
Cth:
Kakitangan gagal hadir tanpa
kebenaran GR dan pengganti
tidak disediakan yang
seterusnya mengakibatkan
kelewatan projek.
133

4. kegagalan perunding
menyempurnakan laporan
interim ikut tahap
deliverables yang ditetapkan
Cth:
• gagal sempurnakan laporan interim walaupun telah ditegur
berulang kali dan diberi cadangan penambahbaikan
• Perunding lewat mendapatkan kelulusan apa-apa yang
berkenaan dengan projek kerana kurang memahami
prosedur atau peraturan ditetapkan mana-mana pihak
berkaitan
134

PERUNDING BOLEH
MERAYU kepada agensi
Agensi boleh menimbang
rayuan tersebut tertakluk
memenuhi syarat
BAYARAN PERUNDING DITAHAN
135

Bayaran PERKHIDMATAN
PERUNDING BUKAN FIZIKAL
(KAJIAN/ PROJEK)
Hanya boleh
dibuat setelah
Kontrak
ditandatangani
kedua pihak
136

CONTOH
JADUAL PEMBAYARAN
DALAM PERJANJIAN PERKHIDMATAN
BUKAN PERUNDING
• ADA TARIKH bertempoh
• Ada jumlah bayaran dalam RM
137
Pemerhatian 1:
• TARIKH bertempoh DISEMBER:
• 4 Dis 2017 hingga 3 Jan 2018
• TARIKH bertempoh NOVEMBER:
• 4 Nov 2017 hingga 3 Disember 2017
Pemerhatian 2:
Perbincangan:
• Tarikh akhir bayaran selalunya pada 15 Dis.
• 2 tahun berlalu tanpa Akaun Kena Bayar (AKB)
• Sempat bayar untuk bil November 2016
• Tidak perlu proses bayaran bil Disember 2016
dalam tempoh AKB atau melalui AP58a sebab
tamat tempoh perkhidmatan pada Januari 2018. Bil
Jan 2018

CONTOH
JADUAL PEMBAYARAN
DALAM PERJANJIAN PERKHIDMATAN
KESELAMATAN
• Jadual menyediakan FORMULA pengiraan
bersyarat ikut jenis hari bekerja
138
Pemerhatian 1:
Perbincangan:
• Perlu lantikan rasmi PEGAWAI MEJA yang memantau
Pengawal Keselamatan atau kemas kini Fail Meja dan
MPK
• Perlu pengesahan bertulis kehadiran pengawal
keselamatan setiap hari
• Tidak hadir tidak boleh dibayar kecuali diganti tertakluk
syarat perjanjian
• Hadir sahaja tidak mencukupi untuk dibayar dan perlu
pengesahan Watchman Clock yang sepadan

CONTOH
JADUAL PEMBAYARAN
DALAM PERJANJIAN BEKALAN
BAHAN PROMOSI
• Jadual harga dan kuantiti mengikut jenis barang
139
Pemerhatian 1:
Perbincangan:
• Perlu lantikan pegawai penerima stok yang sampai
• Tidak dinyatakan berapa kali penghantaran
• Tiada jadual pelaksanaan
• Tiada alamat penghantaran
• Hanya ada Klausa 2.1 di bawah Skop Perjanjian sebagai
asas tindakan lanjut

Contoh
JADUAL PEMBAYARAN Kontrak Perkhidmatan
Perunding
140
• Jadual pelaksanaan tidak masukkan elemen
bayaran
Pemerhatian 1:

Contoh
JADUAL PEMBAYARAN Kontrak Perkhidmatan
Perunding
141
• Jadual bayaran tiada tarikh yang spesifik tetapi diikat
kepada output
• Tuntutan Imbuhan Balik pada pertengah Disember 2015.
Pemerhatian 2:
Perbincangan:
• Penyerahan laporan insepsi sahaja dinyatakan. Boleh
diperkemaskan dengan “…. Laporan Insepsi yang
disahkan Jawatankuasa <tertentu>.”
• Jika berlaku kelewatan penyerahan mana-mana
deliverables, pengiraan tempoh kelewatan perlu
disandarkan kepada Jadual Pelaksaaan di Jadual 7
tadi.
• Tarikh akhir bayaran selalunya pada 15 Dis. Setiap
tahun. 2 tahun berlalu tanpa Akaun Kena Bayar (AKB)
• Tuntutan pertengahan Dis 2015 perlu dipastikan
lengkap untuk bayaran ‘on-time’ dan selalunya
berlarutan ke tahun hadapan menjadi AP58a

PERALATAN DITERIMA TIDAK MENGIKUT SPESIFIKASI
DAN DIBAYAR
142

KELEWATAN YANG TIDAK MUNASABAH
143

Antara pilihan tindakan:
• Agensi boleh menolak bekalan yang dihantar.
• Pembekal juga boleh diminta untuk menggantikan bekalan.
• Jika pembekal gagal menggantikan bekalan yang ditolak,
potongan bayaran boleh dibuat.
• Sekiranya agensi terpaksa membeli daripada punca luar,
perbezaan harga boleh dituntut daripada pembekal.
• Dalam keadaan di mana bekalan sudah digunakan dan tidak
boleh dipulangkan semula, bayaran boleh dikurangkan
berdasarkan penilaian.
144

Bayaran Advance/ Bayaran Pendahuluan
145
• TIADA Bayaran Advance/
Bayaran Pendahuluan dibenarkan untuk perolehan bekalan/
perkhidmatan bukan perunding di bawah Kontrak Pusat,
Kontrak Kementerian (terpusat) dan
Perkhidmatan perunding
• Jika layak, hanya Untuk Kontraktor Tempatan
• Perlu caj terus kepada Vot Projek itu
• Akaun subsidiari pendahuluan perlu diselenggara

146
Pembekal Tempatan
• Bayaran
pendahuluan
sehingga 25%
nilai kontrak
atau maksimum
RM10 juta (ikut
yang mana lebih
rendah)
Penyedia
Perkhidmatan
Tempatan
• Bayaran
pendahuluan
sehingga 15%
nilai kontrak
atau maksimum
RM5 juta (ikut
yang mana lebih
rendah)
Syarat:
SST signed &
dikembalikan
Bon Pelaksanaan
dikemukakan
Polisi Insurans
dikemukakan
Jaminan (1 to 1)
bagi bayaran
pendahuluan
dikemukakan




- All 4 Wajib Dipenuhi
TIDAK TERMASUK KAEDAH SEBUT HARGA

PERATURAN/ PENGURUSAN
147
1. Jaminan untuk advance sama dengan
jumlah advance
• CTH: RM10juta advance vs RM10juta
jaminan advance
2. Bayaran balik advance melalui potongan
bayaran kemajuan
3. Pentadbir kontrak perlu pastikan bayaran
balik boleh selesai selewat-lewatnya pada
bayaran akhir
4. Tempoh bayaran balik tidak boleh melebihi
tempoh kontrak
5. Tempoh sah laku jaminan advance mesti
meliputi tempoh kontrak atau ke satu
tempoh lanjutan yang diluluskan
5. Jaminan advance dilepaskan bila semua
potongan selesai (ikut mana terdahulu)
6. Jaminan advance mesti patuhi syarat Lampiran
4.10 & 4.11 PK4 1PP
7. Bayaran advance yang gagal dibayar balik
perlu dituntut daripada bank/ syarikat
kewangan etc dalam tempoh sah laku jaminan
8. Jaminan advance perlu disahkan oleh bank/
syarikat kewangan yang mengeluarkannya dan
tidak boleh dibatalkan

148
Pembekal Tempatan
• Bayaran
pendahuluan
sehingga 25%
nilai kontrak
atau maksimum
RM100,000 (ikut
yang mana lebih
rendah)
Penyedia
Perkhidmatan
Tempatan
• Bayaran
pendahuluan
sehingga 15%
nilai kontrak
atau maksimum
RM50,000 (ikut
yang mana lebih
rendah)
BAGI KAEDAH SEBUT HARGA
Nota:
Pentadbir
kontrak perlu
pastikan
bayaran balik
boleh selesai
pada tahap
75% bekalan/
perkhidmatan
disempurnakan

149
HANYA UNTUK KONTRAK BERMASA SAHAJA
SYARAT-SYARAT:
• Tempoh kontrak melebihi 4 bulan
dan ke atas; dan
• Bayaran berkala sehingga 3 kali
dalam tempoh 4 bulan pertama
selepas SST sempurna dikembalikan
dan sebelum kontrak formal
ditandatangani
• Bayaran seterusnya hanya selepas
kontrak formal signed

Pengendalian Pengurusan AcaraSuratNiat
SebutHarga
SST (Bon/
Insurans/
SSM/ MOF/
Bumiputera
dll)
Kontrak
Formal
(signed &
mati
setem)
Pelaksanaan
PraAcara
Pelaksanaan
Acara
(D-Day)
Pelaksanaan
PascaAcara
Laporan
Acara
Dikemukakan
Bayaran
Penutup:
Kembalikan
Bon
150
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Contoh Simulasi

PENUTUP: KEMBALIKAN BON
PELAKSANAAN
• Lepaskan bon pelaksanaan bila semua
obligasi kontrak selesai
• Simpan 1 salinan bon yang disahkan dalam fail
151
Senario: Bekalan Tidak Guna Habis/ Perkhidmatan Bukan Perunding

PENUTUP: KEMBALIKAN BON
PELAKSANAAN
• bon pelaksanaan perkhidmatan @ bekalan
guna habis boleh dilepaskan awal jika
agensi berpuas hati segala obligasi
selesai dan tiada lagi tuntutan bayaran
• Simpan 1 salinan bon yang disahkan dalam fail
152
Senario: Bekalan/ Perkhidmatan Guna Habis

Wang Jaminan Pelaksanaan (Dengan kelulusan khas MOF)
• WJP ialah satu kemudahan bagi memenuhi keperluan Bon Pelaksanaan WJP bermaksud
sejumlah wang yang dipegang oleh Kerajaan bagi memastikan kontraktor KERJA
mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang ditandatangani apabila
gagal mengemukakan bon pelaksanaan.
• WJP bukan automatik bagi perolehan bekalan/
perkhidmatan bukan perunding
• Pengurusan WJP Kontrak Kerja:
• 5% daripada nilai kontrak sepenuhnya
• Potongan bayaran WJP:
153
Asas Kiraan Untuk Kontrak Kerja:
Bayaran Pertama = 10% daripada 5% nilai kontrak
Bayaran Kedua = 5% daripada 5% nilai kontrak
Bayaran Ketiga …
Bayaran Keempat …
Bayaran Kelima …
 sehingga kutipan WJP mendapat jumlah penuh 5% itu

Wang Jaminan Pelaksanaan (Dengan kelulusan khas MOF)
• WJP yang dicadangkan untuk menggantikan Bon
Pelaksanaan kontrak bekalan. perkhidmatan bukan
perunding wajar diasaskan kepada formula Bon
Pelaksanaan di slaid 40
• Cadangan WJP ini perlu mendapat kelulusan khas MOF
• Pengurusan WJP dengan kelulusan khas MOF hanya sesuai untuk bekalan/ perkhidmatan
yang mempunyai bayaran kemajuan.
• Wajar diagihkan berkadaran mengikut bayaran kemajuan dan perlu habis dipotong sebelum
obligasi terakhir kontrak dilaksanakan.
• Cadangan pengurusan itu wajar diangkat bersekali dalam
permohonan permohonan menggantikan bon pelaksanaan
kepada WJP sebelum SST disempurnakan semua pihak. 154

PERJANJIAN
DIBUAT
DENGAN
NIAT SUCI
HATI
ATAU
IN GOOD
FAITH
155

SOMETIMES…
156

PERTIKAIAN PERKHIDMATAN PERUNDING
• Jawatankuasa Penyelesaian Pertikaian (DRC)
Keahlian:
1. KSU/ Ketua Jabatan selaku
Pengerusi
2. Seorang wakil agensi terlibat
3. Seorang wakil perunding
Terma Rujukan DRC (TOR):
1. Agensi tubuh sendiri DRC ikut
keperluan
2. Agensi keluarkan pelantikan rasmi
sebelum bersidang
3. TOR disediakan agensi sebelum
bersidang
• Skop termasuk LAD selaras
perjanjian
• Dapatkan nasihat PUU agensi
masing-masing
• PUU boleh dipelawa hadir sama
sebagai Ahli Jemputan
• Gagal selesai  rujuk kepada
Arbitration dan bukan ke MOF
157

TIMBANG TARA
158

Contoh:
159

Contoh:
160

TERMINATION
PENAMATAN 161

JENIS-JENIS PENAMATAN KONTRAK
Perolehan Perkhidmatan/ Bekalan
1
2
162

3 4
163

5a
5
Sumber: PK4 1PP
164

PERUNDING BOLEH DITAMATKAN
BILA:
1. Menangguhkan perkhidmatan dan
gagal meneruskan kerja dengan tekun
2. Gagal melaksanakan semua @
sebahagian perkhidmatan @ secara
berterusan mengabaikan obligasinya
3. Mungkir melaksanakan tanggungjwab
sexara professional, kompeten, berhati-
hati & tekun sepanjang masa
4. Obligasi tidak menepati kehedak
agensi @ gagal mematuhi terma
perjanjian
165

Kontrak telah diadakan dengan pembekal yang berdaftar
tetapi tiada bon pelaksanaan dikenakan. Jika pembekal
berdaftar ini tidak memberikan perkhidmatan yang
memuaskan, apakah tindakan-tindakan yang patut diambil?
Pilihan tindakan:
• Pembekal hendaklah diberi
surat peringatan dan jika
perkhidmatan masih tidak
memuaskan surat amaran
dikeluarkan.
• Jika tiada kemajuan juga,
kontrak hendaklah
ditamatkan.
• Laporan hendaklah
dikemukakan kepada MOF
untuk tindakan selanjutnya.
166
SENARIO

Perolehan tertentu telah dikhaskan kepada kontraktor
Bumiputera atau Pembuat dan mereka telah diberi
keutamaan harga. Walau bagaimanapun, kontraktor tersebut
telah kehilangan taraf pembuat/ Bumiputera semasa kontrak
masih berkuat kuasa. Bolehkah tindakan diambil terhadap
kontraktor berkenaan?
Alternatif tindakan:
• Dalam kontrak sepatutnya ada klausa yang menyatakan dengan jelas
bahawa kontraktor hendaklah sentiasa mengekalkan taraf
Bumiputera/ Pembuat dan jika pada bila-bila masa taraf tersebut
gugur/ hilang, kontrak boleh ditamatkan.
• Jika klausa tersebut dinyatakan dalam kontrak, tindakan boleh
diambil untuk menamatkan kontrak dan merampas bon pelaksanaan
167
SENARIO

“Although a well-written
contract can yield bad
results and a poorly
written contract can yield
good results, agency
contract management
processes and practices
should conform to the
highest standards of good
government.”
- Department of Administration
Minnesota
168

PENAFIAN
• SAYA adalah tidak bertanggungjawab bagi apa-apa kehilangan atau kerugian yang disebabkan oleh
penggunaan mana-mana maklumat yang diperolehi dari nota ringkas berbentuk slaid ini.
• Penjawat Awam adalah wajib merujuk kepada punca kuasa utama perolehan iaitu di laman web MOF di
bawah topik 1PP pada setiap masa dan terkini.
• Saya tidak bertanggungjawab ke atas sebarang perubahan maklumat yang terkandung di dalam 1PP
berbanding Nota berbentuk slaid ringkas ini.
169

CATATAN SAYA:
170

Full Pentad Kontrak Perolehan Kerajaan by kartini dd071116

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à Full Pentad Kontrak Perolehan Kerajaan by kartini dd071116

Similaire à Full Pentad Kontrak Perolehan Kerajaan by kartini dd071116 (7)

Plus de Kay Karim

Plus de Kay Karim (11)

Full Pentad Kontrak Perolehan Kerajaan by kartini dd071116