Planeamiento Estratégico, Project Management & Desarrollo de Sistemas

IT: Profesionales con Valor
Agregado
Un enfoque de negocios
Mayo de 2010
Dr. Alberto Zimerman - alberto@zimerman.net

1

IT: Profesionales con Valor
Agregado
Hoy: Planificación, Administración de
Proyectos, Ciclo de Vida de los Sistemas.

• ¿Porqué planificar?

• ¿Qué es un Proyecto?

• ¿Qué es un ciclo de vida?

• Casos

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Planeamiento
• ¿Por qué planear sus actividades?
• Las Organizaciones deben planear
para promover que se piense en
futuro de manera creativa:
 Preparándose para lo inevitable
 Adelantándose a lo indeseable
 Controlando lo controlable

Mayo de 2010
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Planeamiento
para ser racionales.
para comunicar (influir) y controlar

Mayo de 2010 4
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Sistemas de Información
• Los Sistemas de Información se desarrollan en cuatro
niveles de actividades:

Planeamiento estratégico de Información

Análisis del Negocio

Diseño del Sistema

Construcción o compra e Implantación

Y se integran a la Cadena de Valor de la Organización

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Planeamiento Estratégicos de
los Sistemas de Información
• Es un procedimiento formalizado
• Hace que un Plan Estratégico de Negocio, se
traduzca en un Plan Estratégico de
Información.

MODELO DEL NEGOCIO

MODELO DE LA INFORMACIÓN

MODELO TECNOLÓGICO DE INFORMACIÓN

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¿Qué es un Plan
Estratégico de Sistemas?
• Un conjunto de escenarios
asociados a objetivos a alcanzar
con:
– Una interpretación de la posición
competitiva de la empresa en el
mercado y
– Un modelo prospectivo del negocio

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Mayo de 2010 Dr.. Alberto Zimerman - alberto@zimerman.net

¿Qué es un Plan
Estratégico de Sistemas?
Una visión Estratégica de los Sistemas de Información

• Un sistema integrado de
– Decisiones
– Procedimientos
– Mecanismos de Control
• Tecnología de la Información para mejorar
la posición de la empresa en el mercado
• Sistemas de Información formando parte
de la cadena de valor de la Organización

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¿Qué es un Proyecto?
“Un Proyecto es un emprendimiento temporario
realizado para obtener un producto o servicio único”

¿Cuáles son sus características?
• Tiene un comienzo y un fin definido.
TEMPORAL • Termina cuando se construyó el producto.
• Su producto puede durar indefinidamente.
ÚNICO • No se hizo antes.
• Implica proceder por pasos lo cuales deben ser
permanentemente coordinados.
PROGRESIVO • El alcance es constante, la elaboración es
progresiva, es decir, se producen entregables
parciales orientados a un entregable final.
(*) El producto del proyecto podrá ser un bien o
un servicio

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Otras Características:
• Realizados por personas

• Restringidos por recursos limitados

• Planificados, ejecutados y controlados

• Ventana de oportunidad

• Equipo de proyecto transitorio

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¿Qué diferencia existe entre una Operación y un Proyecto?
Operaciones Proyectos

• Continuas • Temporarios

• Es un esfuerzo permanente • Únicos

que produce la misma salida
• Menor grado de
cada vez que se ejecuta
previsibilidad e inversión

• Salidas predecibles con poco significativa

riesgo y bajo costo
• Alcanzado el objetivo se

• Alcanzado el objetivo busca disuelve el equipo

nuevos objetivos

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Ciclo de Vida de Proyectos
Típica secuencia de Fases en el Ciclo de Vida del Proyecto
Equipo del
Entradas Idea Proyecto

Fases Inicio Diseño Planificación Desarrollo Entrega

Acta del Progreso Aprobación
Plan
Salidas de Proyecto
la Gestión
del
Proyecto Enunciado de Línea de Base Aceptación Cierre
Alcance

Entregable Producto
del
Proyecto

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Procesos
Descripción de los Procesos de la Gestión de Proyectos
Inicio Autorizar el inicio del proyecto o de una fase del mismo

Definir/redefinir objetivos y establecer cursos de acción para cumplir los
objetivos.
Motivos para Planificar:
Planificación  Eliminar o reducir la incertidumbre
 Mejorar la eficiencia de las actividades
 Proveer una línea base a para monitorear y controlar el proyecto
 Mejorar el entendimiento de objetivos y expectativas

Ejecutar las actividades definidas en el plan del proyecto, coordinando
Ejecución
personas y recursos.

Asegurar que se cumplan los objetivos del proyecto supervisando y
Control monitoreando regularmente el avance para identificar variaciones con
respecto al plan y tomar acciones correctivas

Formalizar la aceptación del proyecto o de una fase y organizar un final
Cierre
ordenado
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Áreas de conocimiento
Los Procesos de la Gestión de Proyectos se organizan en 9 Áreas de Conocimiento

Administración de la Integración

Administración Administración de Administración Administración de
del Alcance Calidad del Tiempos Costos

Administración de
Administración de Administración de Administración
las Adqui-
Comunicación los RRHH del Riegos
siciones

Gestión de Proyectos

FASES y GRUPOS DE PROCESOS: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre
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Áreas de Conocimiento
Objetivo y Alcance

Asegurar que todos los elementos del proyecto estén adecuadamente integrados
4. Integración
Desarrollar el plan del proyecto, ejecutarlo y realizar el control integral de cambios

Garantizar que se incluyan todo el trabajo requerido, y sólo lo requerido, para completar el proyecto exitosamente
5. Alcance
Planificar, definir, verificar y controlar los cambios del alcance. El alcance se gestiona durante todos los procesos del ciclo de vida de un
proyecto
Velar para que el proyecto se complete a tiempo
6. Tiempos
Definir las actividades, secuenciarlas, calcular su duración, y desarrollar y controlar el cronograma
Garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado
7. Costos
Planificar los recursos, estimar costos, y asignar y controlar el presupuesto
Asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades objetivos definidos (producto y gestión)
8. Calidad
Planificar la gestión de la calidad, y realizar su aseguramiento (revisar el proceso) y control

9. Recursos Velar por el uso efectivo de las personas involucradas en el proyecto
Humanos Planificar la organización, adquirir y desarrollar las personas que conforman el equipo

10. Comunica_ Asegurar la adecuada generación, recolección, distribución y almacenamiento de la información
ción Planificar las comunicaciones, recolectar y distribuir la información, y realizar su disposición final
Maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar los eventos negativos
11. Riesgos Planificar la gestión del riesgo, identificar, analizar cualitativa y cuantitativamente, elaborar un plan de respuesta, supervisarlo y
controlarlo
Adquirir bienes y servicios por fuera de la organización ejecutante
12. Adquisición
Desarrollar el Plan de Adquisiciones, planificar la búsqueda de proveedores, administrar los contrato y hacer el cierre de los contratos

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¿Qué es un buen sistema?
Está bien diseñado un Sistema de Información:
Solo si detecta sus principales categorías de
problemas:

¿Qué información proveerá?
¿Cómo será estructurado y operado?

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Enfoques de los sistemas
Sistemas Objeto

Sistemas de
Información

Sisteama de
datos

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Interfases de Sistemas y
Subsistemas

Sistema
Sistema
Subsitema

Subsitema
Interface

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Sistema de información por ciclo de
vida
Metas de la organización
Requisitos de los usuarios

Identificar
Necesidade
s Usuario

Reporte del facilitador

Establecer Determinar
Características físicas ambiente del
requerimiento
s Usuarios del sistema software y
Características del software
hardware
y hardware del sistema
Especificación de estructura

Diseño Diseño de las espeficaciones Construcció
del del sistema n del
Sistema Sistema
Softaware de
Metas del funcionamiento
documentación y texto
de sistema
Test de aceptación de
usuarios
Desarrollo de Integración del
Test de sistema a la
aceptación de organización
sistema
Sistema evaluado por el usuario
Operación,
modificación y
mejora del sistema
Redefinición, mejora del
sistema

Identificación de las necesidades de
los usuarios

Se toman los requerimientos del usuario
para el nuevo sistema, se prepara una
declaración explicita de los objetivos del
sistema, alcance y funciones y se evalúan los
requisitos. Se evalúa si las promesas del
sistema propuestos son suficientes para
invertir los recursos adicionales que
establezcan los requerimientos de los
usuarios en mayor detalle.
Producto: Reporte del facilitador

Establecimiento de los requerimientos de
los usuarios

Involucra el análisis de cómo las cosas
actualmente se hacen y entonces se
describe las especificaciones del nuevo
sistema en detalle. El resultado en la
especificación estructurada que es un
documento que contiene los requerimientos
del nuevo sistema y define qué partes deben
ser automatizadas
Producto: Especificación estructurada

Determinación del ambiente del
hardware y software del sistema

Incluye una selección general de los
componentes del hardware y su
configuración, el ambiente del sistema
operativo, el software de la base de datos y
el software que soporta la aplicación para la
cual fue creado

Producto: Características del software y hardware del sistema

Diseño del sistema

Se basa en los requisitos presentados en la
Especificación Estructurada. Incluye el
diseño de aplicaciones de software para un
sistema automatizado. Se ajusta al
hardware seleccionado para implementar el
sistema

Producto: Diseño de especificación del sistema con manual de
usuario preliminar

Desarrollo de tests de aceptación del
sistema

Se desarrollan tests de aceptación para
determinar si el sistema construido por sus
desarrolladores satisfacen los
requerimientos de los usuarios. Deben ser
desarrollados por gente que no este
involucrada en el diseño o construcción del
sistema

Producto: Pruebas de aceptación de usuarios

Construcción o adquisición del sistema

Cada unidad del programa es codificada,
depurada y testeada. Se requiere un
incremento de módulos adicional del sistema
hasta que el sistema entero fue testeado.
También podemos proceder a comprarlo,
pero previamente debemos testearlo.
Productos:
1) Documentación y testeo del sistema con manual de
usuarios y operaciones
2) Reporte de pruebas completo de aceptación de usuarios

Integración del sistema a la organización

Después de que se acepta el test de
aceptación, se integra el sistema a la
organización. Esto requiere el entrenamiento
de los usuarios, la descarga e instalación de
algún hardware adicional, la conversión o
creación de archivos o bases de datos para el
sistema y posibilitar un período de instalación
entre el viejo y el nuevo sistema
Productos:
1) Sistema operacional
2) Reporte de evaluación de la post implementación

Operación, modificación y mejora del
sistema

Se completa el desarrollo e instalación del
sistema. La revisión post implementación
puede llevar a modificaciones para corregir
las deficiencias.

Productos:
1) Refinamiento, depuración del sistema
2) Requerimiento de modificaciones en el
desempeño y mejoramiento del sistema

Documento Objetivo o Reporte Facilitador

 RESUMEN SISTEMA
 RESUMEN PROYECTO
 TRASFONDO
 OBJETIVOS DEL PROYECTO
 RESUMEN DEL SISTEMA EN CURSO
 NECESIDADES Y SUPOSICIONES DEL NUEVO
SISTEMA
 ALTERNATIVAS DEL NUEVO SISTEMA
 Resumen de alternativas
 Descripción de cada alternativa
 Mejoras esperadas ( para cada alternativa )
 Mejoras en servicio
 Impactos esperados ( para cada alternativa )
 PROYECTO
 Empleados
 Presupuesto
 APÉNDICE
 Comparación Costo / Beneficio de las alternativas

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