Administração de Projetos - Planejamento - Custos - Aula 10

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aqW2
Gerenciamento de Projetos Gerenciamento do Custo

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Estimativa dos Recursos e Orçamento
Orçamentação dos Custos
Controle dos Custos
Desenvolver uma estimativa dos custos
dos recursos necessários à
Implementação das atividades
do projeto.
Alocar as estimativas dos custos do
Projeto aos itens individuais
de trabalho.
Controlar as mudanças no
orçamento do projeto.
Gerenciamento do Custo do Projeto
Processos necessários para assegurar que o projeto termine
dentro do orçamento aprovado.
Inclui os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle de custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.

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J
F
M
A
M
J
J
A
Engenheiros (h)
57
34
56
23
11
12
10
3
Técnicos (h)
23
24
21
26
24
21
26
27
Gerente de Projeto (h)
10
11
13
10
12
12
12
14
Computadores (h)
98
96
78
87
98
98
78
65
Plotters (h)
7
8
6
7
8
9
9
9
Tonner (und)
3
5
4
2
3
4
5
3
Papel (500 fls)
6
7
5
6
8
7
6
7
Serviços de Terceiros ($)
34
32
34
32
34
32
34
32
Necessidades de Recursos
Número de horas
J F M A M J J A
Relação Estimativa de Custos e Planejamento de Recursos
Gerenciamento do Custo do Projeto
Projeto A
Fase A
Fase B
Fase C
Sub.
Prod
. A
Sub.
Prod
. B
WBS
Atividades
Recursos Humanos:_______________
Materiais: _______________________
Equipamentos: ___________________
Servi
ç
os contratados: ______________
Atividade x
Necessidade de Recursos
Materiais: _______________________
Equipamentos: ___________________
Servi
ç
Atividade 3
Materiais: _______________________
Equipamentos: ___________________
Servi
ç
Atividade 2
Materiais: _______________________
Equipamentos: ___________________
Servi
ç
Atividade 1

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Conceitos Gerais sobre Custos
•GASTO: Qualquer evento econômico ou financeiro que a entidade arca para obtenção de bens ou serviços quaisquer.
• DESEMBOLSO: Saída monetária referente a um gasto.
•INVESTIMENTO: Gasto relativos a bens ou serviços que proporcionarão benefícios ou expectativa de benefícios futuros, e por isso são “ativados”.
•DESPESA: Gasto relativo a bem ou serviço consumido direta ou indiretamente para obtenção de receitas. Podem ser Administrativas, de Vendas ou comerciais e Financeiras.
•CUSTO: Gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção de outros bens e serviços
•PERDA: Bem ou serviço consumidos de forma anormal e involuntária.

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• Gasto:
- Gasto com compra de Matéria-prima;
- Gasto com mão-de-obra;
- Gasto com compra de um imobilizado.
• Custo:
- Matéria-prima; Energia Elétrica; Mão-de-obra.
• Despesa:
- Comissão do vendedor;
- Juros
- Salários da administração da empresa.
• Investimento:
- Gastos com um projeto
- Aquisição de móveis, imóveis,
- Equipamentos
• Desembolso:
- Saída de Dinheiro
• Perda:
- Projetos Fracassados
- Perdas com incêndio; quebras, refugos e defeitos
Exemplos

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1. Quanto à Alocação ao Produto
2. Quanto ao Volume
Classificação

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São os custos que podem ser diretamente apropriados aos produtos fabricados.
Alocação ao Produto
Custos Diretos
Ex.: Matéria Prima; Mão-de-obra Direta;

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Alocação ao Produto
São os custos que beneficiam toda a produção
Custos Indiretos
Ex.: Podem ser todos os custos de produção exceto MP, MOD: Depreciação, Aluguéis, Supervisão, Energia elétrica...

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São aqueles que independem do volume de atividade do projeto, produção ou vendas.
Ex.: Aluguel, supervisão, segurança.
Volume
Custos e Despesas Fixas

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São aqueles que são relacionados (variam) diretamente com o volume de produção e vendas.
Ex.: Materiais Diretos, MOD, Comissão de Vendedores.
Conceitos Gerais sobre Custos Volume
Custos e Despesas Variáveis

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Representa a somatória dos custos Fixos e Variáveis
Graficamente, temos o custo total:
Custos em R$
Custo Total (Fixo + Variável)
Custo Variável
Custo Fixo
0
Quantidades Produzidas
Volume
Custo Total

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Estimativa dos Recursos e Orçamento
Estimativa Top-down
Estimativa Bottom-up
Estimativa Análoga
Detalhada, precisa,
demorada
Similaridade,
comparativa
Inicio do Projeto,
rápida

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Orçamento de Custos
Reserva de Gerenciamento
Linha de Base de Custos
Reserva de Contingência
Custo do Projeto
Conta de Controle
Pacote de Trabalho
Atividades
$1.423
+$68
$1.355
+$105
$1.250
$850
$100
$250
$500
$25
$25
$25
$25
$400
Orçamento de Custos
Fonte: PMP® Exam Prep - Rita Malcuhy,PMP – 2005®
Alçada da Organização
Alçada do GP
Agregação de Custos

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 São então, levadas para os níveis mais altos de componentes da EAP, como contas de controle, e finalmente para todo o projeto.
 As estimativas de custos de cada atividade devem ser agregadas por pacotes de trabalho, de acordo com a EAP
Análise das reservas
• A análise das reservas estabelece as reservas, que são provisões para mudanças não planejadas mas potencialmente necessárias.
• Essas mudanças podem resultar de riscos identificados no registro de riscos

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 “Known unknowns” – situações que podem ser previstas apenas parcialmente ou para riscos que serão aceitos ativamente. Não se vai acontecer, mas eu conheço.
Exemplo: neve no Rio Grande do Sul
Pode envolver custos e/ou cronograma
Gerenciada dentro da alçada do projeto (não necessita aprovação adicional)
É incluída na base de referência do projeto, mas deve ser discriminada como reserva
Não deve ser usada para:
Alterações no escopo ou na qualidade
Estimativas mal feitas, catástrofes ou inflação
Reserva de Contingência

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“Unknown unknowns” – para situações impossíveis de prever. É desconhecido. Só sei que é risco quando vira um problema.
Exemplo: neve em Pernambuco
Pode envolver custos e/ou cronograma
Gerenciada fora da alçada do projeto (necessita aprovação de um “sponsor” ou da alta gerência)
Deve requisitar alteração na base de referência (“baseline”) do projeto
Não deve ser usada para:
Alterações no escopo ou qualidade
Estimativas mal feitas
Orçamentação dos Custos Agregação de Custos
Reserva de Gerenciamento

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Continue
sem alterações
Planeje a recuperação
Revise
as
estimativas
Qual é o tamanho do desvio?
Está de acordo com os indicadores de qualidade de custos?
Perto de zero ou insignificante*
Significativo* mas recuperável
Grande*
* De acordo com os indicadores de qualidade
Controlar os custos
Controle dos Custos Desvios

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Continue com as mesmas estimativas para a conclusão
Revise as estimativas para a conclusão
Qual é a causa do desvio?
Atípica (isoladas e não repetitivas - ocorreu somente uma vez)
Típica (recorrentes - ocorreu uma vez e vai continuar ocorrendo)
Controlar os custos
Controle dos Custos
Causa do desvio

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Técnicas de medição do desempenho ajudam a avaliar a magnitude de qualquer desvio que ocorra.
Algumas tarefas podem ser medidas, outras não!
Controlar os custos
Controle dos Custos
Análise de medição do desempenho

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Controlar os custos
•Medição real: pode consumir um elevado tipo de recurso (tempo, dinheiro, esforço), ou ser praticamente impossível.
•Estimativa do responsável pelo pacote de trabalho (% realizado): confiável?
•Por “marco” atingido: progresso definido antecipadamente.
•Esforço executado no período e previsão de esforço restante alocada em cada período futuro: nível excessivo de detalhe, a previsão não é confiável (especialmente com uma equipe grande).
•Por percentual definido para o início e término:
–Regra 0/100 – uma tarefa não ganha créditos pela conclusão parcial, somente pela conclusão total.
–Regra 20/80 – uma tarefa é considerada 20% concluída quando começa e obtém os outros 80% somente quando for concluída.
–Regra 50/50 – uma tarefa é considerada 50% concluída quando começa e somente recebe os demais 50% quando for concluída.
Controle dos Custos
Análise de medição do desempenho

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Estamos no cronograma? Estamos no custo? Quais são os desvios significantes? Por que temos desvios? Quem é o responsável? Qual é a tendência até a data?
Quando terminaremos? Quanto custará no final? Como podemos controlar a tendência?
Nós analisamos o desempenho passado……
para nos ajudar a controlar o futuro!
Gerenciamento do Valor Agregado
PASSADO PRESENTE FUTURO
Gerenciamento do Valor Agregado Earned Value Management

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Você precisa construir uma estrada de ferro. Seu plano é o seguinte:
Earned Value Management
Orçamento total: $ 60.000;
A ser gasto em 6 meses;
Você planejou construir um trecho por mês;
O custo estimado de cada trecho é de $10.000.

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Valor Planejado - VP (“Planned Value” - PV )
•Custo planejado para o trabalho planejado, até o momento da medição;
• Apenas é alterado quando a base de referência (“baseline”) é alterada.
Valor Planejado (VP) no final do 2o. mês
O Valor Planejado (VP) é de $20.000, já que inicialmente foi planejado construir 2 trechos da estrada de ferro até o 2o. mês, com o custo de $10.000 cada.

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Custo Acumulado ($)
Planejado: 2 atividades = 20.000
Tempo
OBS: No exemplo foram utilizados valores iguais para cada mês e a sua representação gráfica é uma reta. Na maioria dos projetos, isso não acontece e, por isso, a representação gráfica mais comum é a curva S.
20.000
VPi =
10/04 T0
10/06 Ti
VP
10/10
Tf
Valor Planejado - VP (“Planned Value” - PV )

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Custo Real - CR (“Actual Cost” - AC)
•Custo real do trabalho já realizado, reportado até o momento da medição;
•Baseado na conclusão real dos pacotes de trabalho.
 Estamos no final do 2o. mês e apenas um trecho da estrada de ferro foi concluído;
Você gastou $ 12.000 para construir este único trecho;
O Custo Real do período é $ 12.000!

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VP
20.000
VPi =
10/06
Ti
10/04 T0
10/10 Tf
12.000
CRi =
CR
Planejado: 2 atividades = 20.000 Executado: 1 atividade = 12.000
Custo Real - CR (“Actual Cost” - AC)
Custo Acumulado ($)
Tempo

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Valor Agregado - - VA (“Earned Value” - EV)
•Custo planejado para o trabalho realizado, reportado até o momento da medição;
•Baseado na conclusão real dos pacotes;
•Valores da base de referência (“baseline”) do trabalho reportado.
Estamos no final do 2o. mês e apenas um trecho da estrada de ferro foi concluído;
O Valor Agregado (“Earned Value”) é de $10.000!

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VP
20.000
VPi =
Tempo
10/06
Ti
10/04
T0
12.000
CRi =
CR
VA
10.000
VAi =
Planejado: 2 atividades = 20.000
Executado: 1 atividade
Custo Acumulado ($)
10/10
Tf
Valor Agregado - VA (“Earned Value” - EV)

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É a diferença entre o trabalho realizado e o trabalho programado, expressa em moeda corrente.
Fórmula: VPr = VA – VP
Variação do Prazo (VPr) - “Schedule Variance” – SV)
VPr = VA - VP
VPr = $10.000 – $20.000
VPr = - $10.000 (negativo = cronograma atrasado)
Tempo
10/06
Ti
10/04 T0
Planejado: 2 atividades = 20,000 Executado: 1 atividade
Custo Acumulado ($)
10/10
Tf
20.000
VPi =
12.000
CRi =
10.000
VAi =
CR
VA
VP

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É a diferença entre o custo orçado e o custo real, do trabalho realizado até o momento da medição.
Fórmula: VC = VA - CR
Variação dos Custos (VC) - “Cost Variance” – CV
Tempo
10/06 Ti
10/04
T0
Planejado: 2 atividades = 20,000 Executado: 1 atividade
Custo Acumulado ($)
10/10
Tf
20.000
VPi =
12.000
CRi =
10.000
VAi =
VC = VA - CR
VC = $10.000 – $12.000
VC = - $2.000 (negativo = custo excedido)
CR
VA
VP

Page  32
Estou (apenas) progredindo a __% da taxa originalmente planejada (100%).
Fórmula: VA / VP
Índice de Desempenho do Prazo (IDP) - “Schedule Performance Index” – SPI
IDP = VA / VP IDP = $10.000 / $20.000 IDP = 0.5
Índice de Desempenho de Custos – IDC Cost Performance Index” – CPI
Estou agregando ao projeto (apenas) 83 centavos (ou 83%) de cada $1 gasto
Fórmula: VA / CR
IDC = VA / CR IDC = $10.000/$12.000 IDC = 0.833

Page  33
1.0
.9
1.1
1.2
.8
Índice de Desempenho de Custos (IDC)= VA /CR
Índice de Desempenho de Prazos (IDP)= VA / VP
IDC
IDP
TEMPO
Índices de Desempenho
.95
1.05
Limite Superior de Controle
Limite Inferior de Controle
Tendência a estouro do orçamento!!!
Tendência a atraso no cronograma!!!

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Orçamento no Término (ONT)
Orçamento na Conclusão (ONC)
“Budget at Completion (BAC)” - Valor Total do Trabalho
Somatório de todo o VP = ONT
$
$
$
$
$
$
$60.000
10/10
Tf
Tempo
Custo
Acumulado ($)
$
$
$
$

Page  35
Previsão mais provável do custo total do projeto baseada no desempenho e na quantificação dos riscos.
Estimativa no Término (ENT) - ENC - Estimativa na Conclusão (ou “Estimate at Completion” – EAC
Em caso de mudanças, estimativas originais não são mais válidas, pois houve uma mudança (ex: mudança na equipe do projeto, alta do dólar)
•Custo Real até o momento mais (+) a nova estimativa para todo o resto do trabalho (EPT - Estimativa para Término);
•Fórmula: ENT = CR + EPT
ENT = CR + EPT
ENT = 12.000 + ?
ENT = ?

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Desvios isolados e não repetitivos
Desvios atuais não devem se repetir no futuro pois houve um problema atípico.
Exemplo: Problemas de saúde com um recurso crítico ou greve;
Custo Real até o momento mais o orçamento restante;
Fórmula: ENT= CR + ONT - VA
ENT = CR + (ONT – VA) ENT = 12.000 + (60.000 – 10.000) ENT = 62.000
EPT

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Problemas recorrentes (custo)
Desvios atuais devem se repetir no futuro pois houve um problema que vai continuar acontecendo.
Exemplo: Custo de um material foi mal estimado;
Custo Real até o momento mais o restante do orçamento do projeto, modificado pelo atual índice atual de desempenho de custos;
Fórmula: ENT = CR +(ONT – VA) / IDC
ENT = CR + (ONT – VA) / IDC ENT = 12.000 + (60.000 – 10.000) / 0.8333 ENT = 72.000
Estimativa no Término (ENT)
EPT

Page  38
Problemas recorrentes (custo e produtividade)
Desvios atuais devem se repetir no futuro pois houve um problema que vai continuar acontecendo.
Exemplo: Custo de uma material e a produtividade de um recurso foram mal estimados;
Custo Real até o momento mais o restante do orçamento do projeto, modificado pelos atuais índices de desempenho de custos e de prazo;
Fórmula: ENT = CR +((ONT – VA) / (IDC* IDP))
ENT = CR +( (ONT – VA) / (IDC*IDP)) ENT = 12.000 +((60.000 – 10.000) / (0.83*0,5)) ENT = 132.000
EPT

Page  39
Projeção calculada do índice de desempenho de custos, a ser alcançado pelo restante do projeto, de forma que o ONT seja atingido.
 Fórmula: IDPT= (ONT-VA) / (ONT – CR)
IDPT= (ONT-VA) / (ONT – CR)
IDPT = (60.000 – 10.000) / (60.000 – 12.000)
IDPT = 1,04
Índice de Desempenho para Término (IDPT) - To-Complete Performance Index (TCPI)
Se o orçamento no término for corrigido pelo cálculo da estimativa no término (lembrando que o novo valor precisa ser aprovado), a fórmula passa a ser: IDPT = ( ENT – VA ) / ( ENT – CR )
Se IDPT < 0, o projeto gastou mais do que o orçado, e é necessário entender as causas, e corrigir para não estourar o prazo Se IDPT = 0, então o escopo foi atingido dentro do orçamento Se IDPT > 0, o projeto gastou menos do que o orçado, e se continuar desta forma, o projeto será finalizado com saldo positivo.

Page  40
Quanto será necessário para concluir o trabalho?
Fórmula: EPT = ENT - CR
EPT = ENT – CR*
EPT = 72.000 – 12.000
EPT = 60.000
Estimativa para Término (EPT) - Estimate to Completion” – ETC
* No caso de desvios repetitivos

Page  41
Quanto tempo será necessário para concluir o trabalho?
Fórmula: ETT = Tempo planejado inicialmente / IDP
ETT = Tempo planejado / IDP ETT = 6 meses / 0,5 ETT = 12 meses
Estimativa de Tempo no Término (ETT) - Time at Completion – TAC

Page  42
Para mais ou para menos, quanto é a diferença do custo final do projeto?
Fórmula: VNT = ONT – ENT
Variação no Término (VNT) - Desvio no Término (DNT) ou “Variance at Completion “ (VAC)
VNT = ONT - ENT VNT = 60.000 – 72.000 VNT = -12.000

Page  43
Análise de Causas das Variações
1. Variações de custo unitário Desvio entre o custo unitário estabelecido e o custo unitário realizado. 2. Variações de quantidades É a relação entre a quantidade de recursos estabelecida e aquela efetivamente utilizada. 3. Variação mista Neste caso ocorre o efeito das variações de custo unitário e de quantidades e seu isolamento, simultaneamente. Deve ser realizado, dado sua importância nas análises.

Page  44
R$ 18,00
R$ 30,00
R$ 48,00
Custo total
R$ 1,00
R$ 3,00
R$ 4,00
Custo Unitário
2 Kg
10 Kg
12 Kg
Quantidade
Variações
Planejado
Real
Variação de preço e quantidade
Variação de quantidade (12 - 10) x R$ 3,00 = R$ 6,00
12
Variação de Custo unitário
(R$ 4,00 - R$ 3,00) x 10 Kg = R$ 10,00
4,00
(12 - 10) x (R$ 4,00 - R$ 3,00) = R$ 2,00
Variação Mista
Valor Planejado:
10 kg x R$ 3,00 = R$ 30,00
0
3,00
Kg
R$
10

Page  45
TERMO
DESCRIÇÃO
INTERPRETAÇÃO
VP
Valor Planejado – Planned Value
Quanto trabalho DEVE ser feito.
EV
Valor Agregado – Earned Value
Quanto foi ORÇADO pelo trabalho realizado.
AC
Custo Realizado – Actual Cost
Quanto CUSTOU o trabalho realizado
ONT
Orçamento no Término
Quanto ORÇAMOS pelo TRABALHO TOTAL
ENT
Estimativa no Término
Com base no que já foi feito, quanto ESTIMAMOS GASTAR ao final do trabalho total
EPT
Estimativa para Término
Daqui para frente, quanto ESPERAMOS GASTAR para CONCLUIR o trabalho
VNT
Variação ao término
Quanto, ACIMA ou ABAIXO do ORÇADO, ficaremos ao final dos trabalhos
Fórmulas - Resumo

Administração de Projetos - Planejamento - Custos - Aula 10

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