BPM Nedir

1. 1 | www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO
[Buraya yazın] [Buraya yazın] [Buraya yazın]
BPM Nedir?
İş süreçlerin her seviyede, her organizasyonda
ve her yerde vardır.
“Kurumlar süreçlerini otomatikleştirerek ve
düzenleyerek maliyetlerinizi azaltabilir ve süreçlerinin
kalitesini artırabilirler...”
Mehmet Demirel, UNIBRAVO

2. www.unibravo.com | 2© 2013 UNIBRAVO
BPM Nedir?
“BPM, birden fazla anlamı olan bir terimdir. "İş Süreçleri Yönetimi" genel olarak iş süreçleri
için geçerlidir ve aşağıdakilerin tamamını veya bir kısmını içerir:
 Grafiksel şema süreçleri için bir araç
 Taklit ve dağıtmadan önce süreçlerini optimize etmek bir araç
 Manuel ve otomatik faaliyetlerin süreçlerini çalıştırmak için bir sistem
 Gerçek zamanlı olarak süreçleri yönetmek ve izlemek için bir araç
 Gerçek zamanlı olarak veri işlemek ve toplamak için bir araç
 Kurumdaki manuel işlemler için çalışanlar ile uyumlu bir arayüz
 Kurumun mevcut Bilgi Sistemleri (veritabanları, veri yönetim sistemleri vb.) ile
etkileşimli ve onlara erişim için bir araç sağlar.
BPM İş Süreçleri Nedir
BPM (İş Süreçleri Yönetimi) bir organizasyondaki bir işin tüm süreçlerinin başından sonuna
kadar hangi aşamalardan geçtiğini ve nasıl yönetileceğini tanımlamaya yarayan bir
sistemdir.
İş süreçleri ile ilgili bazı örnekler şunlardır:
 Yeni bir çalışan bir şirkette iş alınır: Bu sürecin öncesinde, işe alım sırasında ve
sonrasında yapılan bir dizi işlemler vardır.
 Bilgisayarında problem olan bir kullanıcı birinci seviye yardım hizmetine başvurur:
Bu süreçte problem kaydedilmeli, takip edilmeli, çözülmeli ve belgelendirilmelidir.
 Bir kişi veya müşteri aracını arızalı bir parçası için bir oto servisine veya garaja
getiriyor: Bu süreçte sorun kaydedilir, arızalı parça stoktan temin edilir, eğer
stoklarda mevcut değilse sipariş verilir, araç tamir edilir sonra da durum acenteliğe
bildirilir.

3. 3 | www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO
Örnek bir “Seyahat isteği” yönetim süreci.
Bu işlem basit bir seyahat isteği ve çalışanların bir seyahat taleplerini almak için olanak
sağlayan rezervasyon sistemini modeller.
1. Hande hanım bu işlemi çalıştırdığında, bir iş seyahati talebinde bulunması için
doldurulması gereken elektronik seyahat istek formunu açar. Bu Talep formunu doldurup
göndermesi yeterlidir.
2.Talep daha sonra yöneticiye gönderilir. Vildan hanım (bpm) oturum açtığında bu talebi,
onaylayabilir, reddedebilir veya tekrar geri gönderebilir.
3. Reddedilmesi halinde, bilgi maili çalışana gönderilir. Seyahat isteğinde ısrarlı olan Hande
hanım seyahat isteğini yeniden sunmak zorundadır. Başvurunun onaylanması durumunda,
mail çalışana gönderilir daha sonra ise (yönetici departmanındaki) Can beye bilet
rezervasyonu yapması ve seyahat avansını düzenlemesi için bir görev oluşturulur.
4. Can bey (bpm) olarak oturum açar ve her iki görevi tamamlar. Görevlerin tamamlanması
üzerine, hande hanıma tüm düzenlemelerin yapıldığına dair bir bilgilendirme maili gönderilir.

4. www.unibravo.com | 4© 2013 UNIBRAVO
İş Süreçlerini Tanımlama ve Açıklama (Descriptive BPM)
Bunların hepsi açıkça tanımlanmış olmasa da iş süreçleri her yerdedir. İş süreç yönetimi
(BPM), işletmelerin ne şekilde iş yaptıklarını yani iş akışlarını (workflows) tanımlayarak
kurumlardaki iş süreçlerinin elektronik ortamda yaratılması, izlenmesi ve
sonuçlandırılmasını sağlar. Süreçlerin modellenmesi sayesinde doğru bilginin ve işin, doğru
zamanda doğru kişiye ulaştırılmasına yardımcı olur. Daha iyi yönetilen süreçler sonucunda
kayda değer kurumsal kazançlar elde edilir.
Süreç Yönetimindeki İş Akışı Yönetiminin Görevleri
 İş akışının modellenmesi
 İş akışı işleminin yönlendirilmesi
 İş akışı işleminin gözetim ve kontrolü
Süreç yönetimi bir kısım çalışmaları gerektirir.
Bunlar;
 Kurumdaki mevcut olan durumun analizinin yapılması (İş analizi kurumda
gerçekleştirilen birbirinden farklı işlevlere yönelik bilgilerin tek tek toplanması,
değerlendirilmesi ve yorumlanması sürecidir.)
İş Analizinin Kapsamı
İş analizi personellerin;
1. Fonksiyonları yani yaptığı işler ve işlevler
2. Çalışanın kullandığı yöntem ve teknikler
3. Kullandıkları makina ve cihazlar
4. Ürettikleri mal ve hizmetler
5. İşleri için gerekli olan bilgi, yetenek ve nitelikler hakkında bilgi toplamaktır.
 Hedeflenen yapının tespit edilmesi,
 Mevcut durumla, hedeflenen yapı arasındaki farklılık analizinin çıkarılması,
 Tıkanıklıkların ve darboğazların tespit edilmesi,
 İyileştirilmiş süreçlerin tasarlanması,
 Görevlerin, sorumlulukların ve yetkilerin belirlenmesi

5. 5 | www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO
BPM’in Faydası Nedir
Bir işi geliştirmek için süreç geliştirme (process improving) fikrine dayanır ilk bir anlamalı
mevcut durumun daha sonra nereye ve nasıl sürecinin iyileştirilmesi, kolaylaştırılması ve
işlerin daha hızlı, otomatik şekilde devam etmesini sağlar. Sürekli iyileştirme, toplam kalite
yönetimi, Altı Sigma, fakir, Kaizen kapsamındaki. tüm bazı işlem tipini tanımlamalı, değişim
ve değerlendirme sonuçlarının analizi ile maliyetleri düşürüp ve kaliteyi artırarak hedeflere
ulaşılması.
“Süreçler uygulanmadan önce diyagramlanabillir,
analiz edilebilir ve geliştirilebilir.”
BPM Süreç Yönetiminin Faydaları Nelerdir
Süreç yönetimi birçok konuda şirketlere fayda sağlamaktadır. Süreç yönetiminin faydaları ile
ilgili maddeler aşağıda maddeler halinde verilmiştir.
 İş süreç verimliliği artar. Daha az iş gücü gereksinimi olduğundan daha düşük
maliyetlere, akıştan elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim
olmaktadır.
 Süreçler standart yapıya kavuşur
 Süreç yönetimi her kullanıcıya standart bir hizmet sunduğundan ve işi daha hızlı
olarak sunabildiğinden hizmetin kalitesini arttırmaktadır. Örneğin, bankacılık
sistemlerinde kullanıcıların kredi istemlerine yönelik hizmetlerde bu kolaylıkla fark
edilecektedir.
 Kullanıcılara başka bir şeye veya yardımcıya gerek kalmadan ilgili oldukları iş, görev
veya vaka hakkındaki bilginin doğrudan iletilmesi
 İşlerin veya görevlerin tanımlanan kurallara bağlı olarak kullanıcılara otomatik atanır
 İşler, süreçteki akışların sırasına uygun olarak atanır
 Süreç takip işlemi otomatik hale getirilir
 Süreç yönetimi kurum, kuruluş veya departmanlarda yapılan faaliyetlerin işler
bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol sağlar
 Süreçlerin iş akış şemaları oluşturulur ve böylece yapılan işler bir bütün halinde
görülebilir.
 Süreçlerin sorumluları belirlenerek hangi işin, ne zaman, kimler tarafından yapıldığı
net şekilde takip edilir.
 Tasarlanan süreçlerin doğru şekilde çalışması için gerekli girdiler ve çıktılar, müşteri
ve tedarikçiler belirlenir. Böylece süreçte herhangi bir sorun yaşandığında bunun

6. www.unibravo.com | 6© 2013 UNIBRAVO
nereden kaynaklandığı rahatlıkla bulunabilir.
 Süreçlerde hedef ve performans göstergesi belirlendiğinden dolayı süreçlerin kendi
akışı içinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek
şekilde yönetilir.
 Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda
iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.
İş Süreçlerini Yönetmek ve Çalıştırmak (Yürütülebilir BPM)
Çalıştırılabilir BPM’de, süreç çizilebilir veya BPM yazılımı ile grafiksel olarak tasarlanabilir ve
daha sonra hemen yürütülebilir veya bir yazılım uygulaması olarak çalıştırılabilir. Sürece
dahil edilen kişilere, bu tasarlanan süreç formları doldurulmak üzere kendilerine sunulur.
Örneğin, formdaki gerekli bilgiler doldurularak kişilerin bu adımı tamamlaması gerekir.
Otomasyonun olduğu yerde, yazılım otomatik görevi gerçekleştirebilir ya da özel olarak bu
görev için tasarlanmış bir bilgi teknolojisi aracı (örn. Veritabanları) ile ilişkilendirilebilir.
Örneğin, 10 farklı lokasyonda fastfood işi yapan bir şirkette gerçek bir iş süreci şöyle
olabilir;
Bu şirket eskiden her bir lokasyonda malzemeler tükendiğinde o lokasyondaki ilgili kişi eksik
malzemelerin listesini depoya göndermek istiyor ve bunun için o kişi excelde hazırladığı
“Malzeme Talep Formunu” mail ile merkez depoya gönderiyordu. Şimdi ise bu süreç web
tabanlı bpm sitemine ait arayüz üzerinden merkez depodaki mevcut kullanılan ticari
programlarına lokasyonlardan gelen sipariş olarak düşüyor. Artık şirket hangi restauranttan,
ne kadar malzeme, ne zaman, kim tarafından istenmiş bilmektedir ve karmaşa da ortadan
kalkmıştır.
Yine örneğin başka küçük bir şirkette: ön bürodaki bir personel manuel olarak
kullandıkları ticari yazılıma siparişleri girer. Bu programa envanterden stoğu çekecek olan
depodaki sorumlu çalışanlar tarafından erişilir, kim paketleyip ve sevkiyatı yapacaksa o kişi
son olarak elle stoğu düşürür ve siparişi tamamlar. Ticari Sipariş ve Stok program bu
sürecin arkasındaki mevcut bilgi teknolojisinin bir parçası durumundadır.
Bu sürecin çalıştırılabilir BPM ile nasıl yönetilebildiğine bakalım. İlk olarak, süreç
tasarımcısı (bir yönetici, BPM yazılım paketi konusunda eğitim almış olan BT uzmanı gibi bir
kişi) bir akış diyagramı olarak grafiksel prosesin çizimini yapıyor. Daha sonra, çalışanların
hareket adımları olarak tespit (, “sipairişi sisteme girme“, “stoktan çekme“, "paketleme ve
siparişi sevk etme"), süreç tasarımcısı personelin tamamlayacağı formları (sipariş formu,
malzeme kontrol listesi) oluşturur.

7. 7 | www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO
BravoProses BPM üzerinde oluşturulan örnek bir
“Seyahat Talebi Başvuru Formu”
Bu süreç sipariş verilerini almak için tasarlanabilir. Bu süreçteki iş akışları şöyle olabilir;
otomatik olarak stok kontrolü yapılır, paketleme için ağırlık ve kargo bedelini hesaplanabilir,
malzemeler lokasyona gönderilebilinir, nakliye için yükleme boyutu doğru belirlenebilir, bir
kargo etiketi yazdırmak için şirketin veri tabanında bulunan müşterinin adres bilgisine
erişilebilinir, malzemelerin depodan çekildiğini paketleyiciye sorulabilir, kargo bedeli
yüklenir, sipariş sevk edilir gibi sürecin tüm ayrıntıları kayıt altına alınabilir ve bu iş akışları
uygulanabilir.
İdeal olarak, BPM yazılım arayüzleri mevcut bilgi sistemleri ile mümkün olduğunca
çalıştırılabilir - yukarıdaki örnekte, şirketin mevcut sipariş envanter programı, müşteri
veritabanı ve postalama ödeme sistemi - böylece bu sistemlerin yerine özel işlevleri olan
BPM yazılımı ile entegre edilmiştir. BPM Sistemi, hem bpm iş sürecine katılımcı olan kişiler
ve hem de bilgi sistemler ile (özel programlar, veritabanları, dizinler, vb) web tabanlı arayüz
üzerinden iş sürecini yönetmek içindir.

8. www.unibravo.com | 8© 2013 UNIBRAVO
BRAVOPROSES BPM Entegrasyonları Var mı?
Şekil hakkında: İdeal olarak, mevcut bilgi sistemleri ile çalıştırılabilir BPM yazılım arayüzleri.
Tüm BPM süreçleri süreç içindeki her bir manuel adımda dahil olan kişiler (örneğin, bir iç
ya da dış web sitesi üzerinden) süreçler ile etkileşimi mümkün olan bir ortamda
konuşlanmıştır ve otomatik adımları (ve mevcut bilgi sistemleri ile arayüzleri) BPM
yazılımı kendisi tarafından yönetilir.
Süreç Geliştirme ve İyileştirme için BPM uygulaması
Bir süreç otomasyonu ve entegrasyonu daha fazla verimliliğe doğrudan yol açabilir. sürecin
tüm yönleriyle bu şekilde işlenmiş ve bu sürecin nasıl çalıştığı hakkında veri toplamak
mümkün olur, çalışan ve çalışmayan süreçleri dahil. Şirket nerede ve nasıl süreç daha hızlı,
otomatik ve benzeri yapılan, akıcı olabilir arayabilirsiniz. Bu tür bilgiler aynı zamanda
toplanabilir, örneğin, İş Etkinliği İzleme (BAM), anahtar performans göstergeleri ve İş Zekası
için yararlı diğer veriler için.
Iyi entegre edilmiş iş süreci yönetim çözümü ile sürecin doğrudan hem diğer kaynaklardan
gelen verileri alması hem de gerçek zamanlı işlem yürütülmesi sırasında mümkün olabilir,
böylece, alakasız olayları filtre onunla hesaplamalar ve (İş Etkinliği İzleme), ya da daha
sonra (tarihi İş Zekası verileri kullanarak).