Презентация Деби Гуркин, менеджера по вопросам книговыдачи и поддержки учебного процесса в библиотеке "Крезге" Школы Бизнеса "Росс" Университета Мичигана, которую она представила Екатеринбургским сотрудникам библиотек в рамках своего визита в Екатеринбург 25 - 29 марта 2013.
Подготовка и распространение учебных материалов для студентов
1. Учебные сборники: организация и
управление системой создания,
инвентаризации, хранения учебных
материалов, а также учет выплат
правообладателям текстов.
Деби Гуркин, debiec@umich.edu
Менеджер по книговыдаче и поддержке учебного процесса
Бизнес-школа «Росс» Университета Мичигана
Библиотека Делового Администрирования «Крезге»
2. Краткая биография
• 30-летняя карьера в Университете Мичигана
• 12 лет работы в Библиотеке «Крезге»
• О личном:
4. Печатная коллекция в «Крезге»
и в городе Флинт
В «Крезге» размещено около 66 тыс. томов
(преимущественно на 4 этаже библиотеки).
По нашим оценкам, в студенческом городке
Флинт (Мичиган) находится еще 68 томов.
• В мае 2013 года они будут перевезены, так
как наши попытки найти пространство для
этих книг во Флинте не увенчались успехом.
• Мы заберём оттуда большую часть книг и
выберем небольшой процент книг для
библиотеки «Крезге».
5. Услуги абонемента
• Книжный фонд «Крезге», включая резервную
коллекцию.
• Межбиблиотечный обмен Университета Мичигана.
• Межбиблиотечный обмен MeLCat штата Мичиган.
• Распределение учебных сборников среди 2000
студентов, а также студентов, которые берут
отдельные курсы в рамках программ на получение
степени бакалавра и магистра делового
администрирования, а также вечерние курсы и курсы
выходного дня.
6. Качество библиотечного обслуживания: абонемент
• На абонементе ВСЕГДА есть хотя бы один
сотрудник, 108 часов в неделю (с сентября по май
каждого года).
• Мы используем веб-среду CTools как
административную платформу для сотрудничества,
обучения, и свободного доступа сотрудников к
ресурсам из любой точки.
• Мы используем Google календарь , чтобы
отслеживать и вносить изменения в рабочее
расписание студентов.
• Обслуживание клиентов - Ключ ко всему (KEY).
7. Услуги по техподдержке CTools
• Обучаем преподавателей и сотрудников:
Работе в CTools
Основных функциях CTools
• Устраняем технические неполадки.
• Размещаем объявления для
студентов с информацией о способах
заказа учебного сборника.
10. Услуги по поддержке учебного процесса
• Учебные материалы.
• Поиск и доставка документов для профессорско-
преподавательского состава.
• Услуги печати и копирования для профессоров в
вечернее время.
• Распространение «кейсов» среди профессоров в
исследовательских и учебных целях.
• Распространение «кейсов» среди студентов для
использования на специальных конкурсах или в
учебных исследовательских проектах.
14. Услуги по поддержке учебного процесса
• Вебсайт об услугах поддержки учебного
процесса для профессоров:
http://www.bus.umich.edu/kresgelibrary/sup
port/curriculum.htm
16. 1 этап создания учебного сборника
• Крайние сроки для каждого учебного периода
устанавливаются менеджером (~ 6-8 недель до
начала учебного периода/семестра).
• Мы производим 2 типа учебных сборников:
~ Материалы, на которые распространяется авторское
право, оформляются как «стандартные/обязательные
пакеты».
~ Слайды лекций или другие материалы, не
подлежащие защите в рамках авторского права,
оформляются как «бесплатные пакеты».
17. 1 этап создания учебного сборника
• Учебные периоды в школе «Росс»:
~ Зима (подпериоды А и В);
~ Весна; Весна/Лето; Лето;
~ Осень (подпериоды А и В).
Подпериод A = полные курсы длительностью 14 недель и 7-
недельные курсы, стартующие в начале периода.
Подпериод B = 7-недельные курсы, стартующие в конце
периода.
• Профессор подает материалы курса в библиотеку в
электронном или печатном виде (список библиографических
описаний/оглавление обязательны).
18. Уникальный идентификационный номер
(шифр хранения документа)
Уникальный идентификационный номер
присваивается каждому пакету: 2 цифры (год), код
учебного периода, справочный номер:
10F100; 10F200; 10F300; 10F340; 10F400
~ Серия 100 = стандартные пакеты для подпериода А;
~ Серия 200 = стандартные пакеты для подпериода В;
~ 300 – 339 = A бесплатные пакеты для подпериода А;
~ 340+ = бесплатные пакеты для подпериода В;
~ Серия 400 = пакеты для дневных групп и групп
выходного дня студентов MBA.
19. Использование электронных таблиц
Дополнительная информация
фиксируется по мере прохождения
последующих этапов создания учебного
сборника/пакета:
Первоначальная запись
Производственная страница
Интвентаризация
Отсортировано
20. Использование электронных таблиц
• Менеджер присваивает каждому пакету
уникальный идентификационный номер, и
проводит проверку данных, чтобы
убедиться в правильности названий всех
курсов и номеров семинарских секций.
- Эти данные вносятся в общую
регистрационную таблицу.
21. «Производственная таблица»
• Сотрудник “A” начинает подготовку
пакета документов, в который входит
библиографическая информация,
данные о печати и авторских правах.
Сотрудник “A” может потратить от 15 минут до 2 часов на
подготовку данных для каждого пакета. Сотрудник
производит оценку качества: возможно, ему придётся
найти оригинал более высокого качества или убедиться в
том, что мы планируем использовать самую последнюю
версию кейса.
22. Работа с электронными таблицами
• Сотрудник “B” производит вычитку материалов,
подготовленных сотрудником “А”.
• Сотрудник “B” может потратить от 5 до 30 минут на эту
работу.
• Менеджер или сотрудник “C” окончательно выясняет все
данные по авторскому праву.
• Менеджер или сотрудник “C” завершает работу над
пакетом и осуществляет подготовку для создания
электронной копии или для передачи сотрудникам службы
печати.
25. Роль службы печати
• Служба печати подготавливает
сигнальный экземпляр, и доставляет
его вместе с экземплярами для
преподавателей и «резервной» копией
сотрудникам библиотеки «Крезге» для
проверки качества.
26. Финальная проверка и заказ тиража
• Сотрудник “C” осуществляет вычитывает
сигнальный экземпляр.
• Менеджер оценивает имеющиеся расхождения и
вносит исправления при необходимости.
• Менеджер одобряет финальную версию
сборника.
• Менеджер передает финальную копию службе
печати для тиражирования пакетов для
студентов.
27. Сколько копий нам нужно заказать?
– Оцениваем учебное расписание;
– Рассматриваем данные прошлого года
и семестра;
– Учитываем информацию от
сотрудников офиса зачисления
студентах;
– Прикидываем примерный результат;
– Отслеживаем изменения;
– Используем систему «заказа по
первому требованию».
28. Доставка пакетов
• Сотрудник A доставляет копии пакета для
преподавателя в его офис или почтовый ящик.
• Сотрудник C вносит в каталог «резервный пакет».
• Служба печати допечатывает заказ и доставляет
студенческие пакеты в библиотеку «Крезге».
• Сотрудник A проверяет количество доставленных
пакетов и расставляет их на полки (таким
образом, уникальный идентификационный номер
становится шифром хранения учебного сборника).
29. Продажа пакетов студентам
• Менеджер проверяет каждую производственную
таблицу.
• Сотрудник В использует данные из первоначальной
записи и создает запись лота для продажи на сайте
электронной коммерции.
• Менеджер проверяет записи лотов, сделанные
сотрудником В и активирует каждую позицию для
продажи.
• Менеджер или сотрудник В сделает объявление в
веб-среде CTools.
• Политика возврата заказа.
30. Студенты получают свой заказ
• Когда студенты заказывают учебный
сборник (пакет), у них есть возможность
выбрать место получения заказа:
абонемент библиотеки «Крезге» или
любой другой адрес, который студент
укажет для доставки.
36. Отслеживаение учебных пакетов
• Сотрудник А экспортирует данные, чтобы отслеживать наличие
пакетов в реестре, делать запросы на допечатку учебных
сборников, а также отслеживать запросы на доставку пакетов.
Этот же сотрудник отвечает за подготовку упаковочных
материалов и наклеек с адресами для того, чтобы сотрудники
службы экспресс-доставки UPS могли забрать посылки из
библиотеки и осуществить доставку.
• Временные сотрудники абонемента могут использовать
электронную карту студента, чтобы просмотреть историю
заказов, после чего достать пакет с полки, просмотреть пакет
вместе со студентом и сделать отметку в системе, что студент
получил пакет на руки. Сотрудники могут оставлять свои
заметки в поле «Notes», если в этом есть необходимость.
37. Финальный этап
• В конце установленного периода продажи учебных
сборников, менеджер подает данные о точном
количестве студентов (прослушавших курс/купивших
учебные сборники) правообладателям и
запрашивает счета для оплаты взносов владельцам
авторских прав на тексты, входящие в учебные
сборники.
Для оплаты предоставляются счета-фактуры.
Менеджер отслеживает этот процесс, вводит данные
и указывает дату оплаты счетов в производственную
таблицу.
38. Вот и всё!
• Однако, процесс подготовки учебных
сборников для следующего учебного
периода обычно начинается раньше,
чем заканчивается такой же процесс
для предыдущего периода.