by Ernesto Hernández

1. CREAR UN CUADRO DE REGISTROS EN EXCEL
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera
fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas
contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se
denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos
componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar la los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
En versiones más antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de datos. Incluso es
posible que en algunos cuadros de diálogo, se refira a las tablas como listas.
En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.
Crear una tabla
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Ernesto Hernández
PSE en Pedagogía y Ciencias Sociales
2010

2. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la
casilla de verificación La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña
Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
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3. Es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para ello has de
usar los formularios de datos.
De esta manera los datos se introducen de forma más eficazincluso aunque no se tengan
muchos conocimientos de Excel.
Vas a ver como crear y usar un formulario, introducir datos, realizar búsquedas, eliminar
registros,…
En el ejemplo harás una base de datos para registrar información sobre los clientes de la
empresa para hacer una acción comercial con el correo electrónico.
En primer lugar abre una hoja de cálculo Excel, en otras hojas la sistemática es muy similar por
ejemplo puedes leer Google Docs formularios.
Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Teléfono; y en D1 Email.
Selecciona el rango desde A1 a D1.
En Excel 2003 pulsa en el Menú (arriba en la parte central), y luego en Formulario.
En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario, si no aparece sigue
estas instrucciones.
En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir introduciendo los datos
de tus clientes.
En la parte izquierda tienes unos rectángulos blancos donde has de situar el cursor e ir
escribiendo la información.
Así por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta, en Dirección:
About en español, Teléfono: 696 22 22 22 y en email:hojasdecalculo.guide@about.com. Haz lo
mismo en la segunda fila con tus datos y en la tercera con los datos de una tercera persona.
Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro.
Ernesto Hernández
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4. Así sucesivamente hasta introducir todos los registros.
Para moverte por esta ventana pulsa sobre la barra de desplazamiento que esta en la parte
central y desplázate con el ratón sin soltar o pincha en los triángulos negros superior e inferior,
así te iras situando en uno u otro registro.
Otras acciones importantes en el apartado de formularios es la Eliminación de registros y la
Búsqueda de registros.
En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el botón
Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el último momento
decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se borrara, eso si una vez eliminado
no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer.
También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de datos, lo más
sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y Buscar siguiente.
Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco, escribir la
palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que la búsqueda de Excel es
bajo la condicion”Y”, con lo cual si cumplimentas mas de un cuadro de texto han de estar bien
escritos y ser correctos los datos para que te sitúe en el registro.
Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes condiciones en
función de lo que busques.
Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo.
Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del Formulario
desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo.
Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se vuelve a abrir
la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más referencias.
Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por ejemplo
desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que conozcas y mas tarde
cumplimentar el que te falta.
Eliminar una tabla sin perder los datos o el formato de la tabla
Después de crear una tabla en Microsoft Office Excel, es posible que no desee seguir trabajando
con la funcionalidad de tabla que incluye, o bien que prefiera usar un estilo de tabla sin la
funcionalidad de tabla. Para dejar de trabajar con los datos de una tabla sin perder el formato de
estilo de tabla aplicado, puede convertir la tabla en un rango de datos común en la hoja de
cálculo.
Ernesto Hernández
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5. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. Para que
la ficha Diseño se muestre, debe tener seleccionada una celda de la tabla.
2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Convertir en rango.
NOTA Las características de tabla no siguen estando disponibles después de convertir la tabla
nuevamente a un rango. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de
ordenar y filtrar, y las referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se
usaban en fórmulas se convierten en referencias normales de celda.
Eliminar una tabla y sus datos
Si ya no desea trabajar con una tabla o los datos que contiene, puede eliminarla.
1. En una hoja de cálculo, seleccione una tabla.
SUGERENCIA Presione CTRL+E dos veces para seleccionar toda la tabla, incluidos los
encabezados de tabla.
2. Presione SUPR.
Ernesto Hernández
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