Dokumen tersebut membahas tentang organisasi berkas sekuensial, langsung, dan berindeks serta keuntungan dan keterbatasan masing-masing organisasi berkas. Juga dibahas tentang pengertian berkas sequential, pembuatan, retrieval, update, istilah-istilah pada file, dan contoh berkas mahasiswa.

2.  Organisasi Berkas Sekuensial
Rekaman disimpan di dalam file secara beruntun berdasarkan
waktu pemasukannya (rekaman yang masuk lebih dulu
memiliki indeks / alamat yang lebih kecil dari yang
dimasukkan kemudian)
 Organisasi Berkas Langsung
Rekaman disimpan tidak secara beruntun, namun pada
alamat yang didasarkan pada kunci rekaman
 Organisasi Berkas Sekuensial Berindeks
Rekaman disimpan secara beruntun namun ditambahkan
dengan adanya indeks yang akan mempermudah penemuan
rekaman kembali

3.  Pengertian Berkas Sequential
Adalah merupakan cara yang paling dasar untuk
mengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah
berkas.
 Keuntungan
Kemampuan untuk mengakses record berikutnya secara
tepat.
 Keterbatasan
Tidak dapat mengakses langsung pada record yang
diinginkan.
 Pola Akses
Adalah penentuan akses berdasarkan field tertentu.
 Media Penyimpanan
Disimpan dalam SASD, seperti magnetic tape atau pada
DASD, seperti magnetic disk.

5.  Pembuatan Berkas Sequential
Meliputi penulisan record-record dalam serangkaian
yang diinginkan pada media penyimpanan.
Tugas-tugasnya :
1. Pengumpulan data
2. Perubahan data dalam bentuk bahasa yang dapat
dibaca oleh mesin
3. Pengeditan data
4. Pemeriksaan transaksi yang ditolak
5. Penyortiran edit data

6. Pembuatan Berkas Sequential

7. 1. Header Record;
Mencakup report header, page header dan group header.
Dikenal sebagai informasi pengenal (Identifying Information).
2. Detail Record;
Mencakup isi laporan yang umumnya disusun dalam kolom.
3. Footer Record;
Mencakup report footer, page footer dan group footer.
Dikenal sebagai informasi ringkasan (Summary Information).

8.  Retrieval Terhadap Berkas Sequential
Record pada berkas sequential di retrieve secara
berurutan, bergantung pada jumlah data yang dihasilkan.
Retrieve dari sebuah berkas dapat dibagi 2, yaitu :
◦ Report Generation
◦ Inquiry: pengaksesan record secara satu persatu
Contoh :
 Berapa jumlah mahasiswa yang berumur di atas 20 tahun ?
 Berapa jumlah pegawai yang mempunyai gaji di bawah Rp.
1.000.000; ?

9. 1. Banyaknya record yang harus diakses untuk mendapatkan
informasi yang diinginkan dibagi dengan banyaknya record
dalam berkas tersebut .
2. Semakin rendah hit ratio, semakin tidak baik bila
menggunakan organisasi sequential.
3. Semakin tinggi hit ratio, semakin baik bila menggunakan
organisasi sequential.
Contoh :
Inquiry NPM = 0029207 memerlukan pengaksesan record sebanyak 10 dari
100 record yang ada dalam berkas mahasiswa.
Hit Ratio = 10/100 = 0.1
 Semakin rendah hit ratio, semakin tidak baik bila menggunakan
organisasi sequential.
 Semakin tinggi hit ratio, semakin baik bila menggunakan organisasi
sequential.

10. Update Terhadap Berkas Sequential
Frekuensi dimana sebuah master file harus di-update
bergantung pada faktor-faktor :
1. Tingkat perubahan data
2. Ukuran dari master file
3. Kebutuhan yang mendesak dari data yang sedang berjalan
pada master file
4. File activity ratio
File Activity Ratio
1. Banyaknya record pada master file yang di-update dibagi
dengan banyaknya record pada master file.
2. Semakin tinggi file activity ratio, semakin lama proses peng-
update-an master file.
3. Semakin tinggi kebutuhan akan data yang baru pada master file,
maka semakin sering file tersebut diakses.
4. Semakin sering master file di-update, semakin tinggi biaya
pemrosesannya.

11.  Istilah-istlah pada file;
◦ Elemen Data (Field) merupakan unit data terkecil
yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang
berarti.
Contoh : elemen data (field) dalam record mahasiswa
adalah nama mahasiswa, umur dan alamat
◦ Record (Catatan), terdiri dari semua elemen data
yang berhubungan dengan suatu objek atau
kegiatan tertentu
• Operasi File sequential Terdiri dari :
1. Penyisipan/ Insert Record;
2. Penghapusan/ Delete Record;
3. Perubahan Isi/ Modify Record;

12.  Memproses rekaman-rekaman dalam
berkas sesuai urutan keberadaan
rekaman-rekaman tersebut sampai
ditemukan rekaman yang diinginkan atau
semua rekaman terbaca

13. Dalam berkas sekuensial, rekaman yang ke i+1 akan diletakkan
tepat sesudah rekaman ke i, contoh :
1 2 3 ……... i i+1 i+2 …… N-1 n
Akses
Sesuai dengan namanya, berkas sekuensial sangat cocok untuk
akses yang sekuensial, misal dalam aplikasi dimana sebagian besar
atau semua rekaman akan diproses.
Sebagai contoh adalah membuat daftar semua mahasiswa dalam
sebuah jurusan.
Berkas sekuensial juga dapat diproses secara tunggal dan langsung,
jika diketahui subskripnya.

14. Pencarian secara sekuensial memproses rekaman-rekaman dalam berkas sesuai urutan
keberadaan rekaman-rekaman tersebut sampai ditemukan rekaman yang diinginkan atau
semua rekaman terbaca.
Sebagai contoh, rekaman-rekaman berkas mahasiswa diurutkan untuk mendapatkan
pengurutan yang linier berdasar pada nilai kunci rekaman, baik secara alphabetis (huruf)
ataupun numeris (angka)
Medan Data
Medan berisi nilai dasar yang membentuk sebuah rekaman. Isi sebuah medan bergantung
pada atribut yang dimiliki oleh individu pemilik rekaman.
Rekaman yang disimpan dalam berkas pada umumnya memiliki medan yang berfungsi
khusus yaitu sebagai identitas rekaman yang memiliki sifat pembeda baik internal
maupun eksternal.
Rekaman Data
Medan ke-1 Medan ke-2 …………. Medan ke-n
Rekaman Mahasiswa
Nama Nomor Fakultas Jurusan Dosen SPP Data-lain
Mahasiswa Mahasiswa Pembimbing
Berkas Data
Sebuah berkas merupakan koleksi dari rekaman-rekaman yang sama, yang diletakkan dalam
peralatan penyimpan data komputer. Sebuah berkas akan memiliki nama yang dikenal
dengan sistem operasi.
Dibawah ini contoh berkas rekaman mahasiswa urut “Nomor Mahasiswa” :

15. 1 2 3 ….. I i+1 i+2 ….. n-1 n
Nama Nomor Fak Jur Dosen SPP Data lain
Mhs Mhs
Adi 0101 tknk Kimia Tri, Ir 3000 …….
Ida 0110 tknk Elektro Heru, Ir 4000 …….
sony 0124 tknk geologi Ari, Ir 3000 …….
Sina 0235 tknk Sipil Ira, Ir 2500 …….
Ari 0976 tknk Fisika Rani, Ir 2000 …….

16. Kunci1 <kunci2 <kunci3 <…kunci I <…kunci n
Untuk membaca “Sony” hanya diperlukan 3 probe,
lebih kecil dibanding sebelum berkas diurutkan.

17. 1 Berapa banyak Probe yang dibutuhkan untuk
mendapatkan “Juli” pada urutan nyata dan
alphabetikal bulan-bulan dalam system
penanggalan?
2 Berapa Probe yang dibutuhkan untuk
mendapatkan ”Rabu” pada urutan nyata hari-
hari dalam sistem waktu?

18. Jawaban :
(a). ”Juli” dalam kalender berada di urutan 7
jadi untuk mendapatkan ”Juli” dibutuhkan 7
probe.
(b). Bulan dalam kalender jika diurutkan secara
alphabet menghasilkan Agustus, April, Desember,
Februari, Januari, Juli, Juni, Maret, Mei, November,
Oktober, September dibutuhkan 6 probe untuk
mendapatkan ”Juli”.