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- 1. 提升公文處理時效及線上簽核比例內部研商第 7 次會議紀錄
一、 開會時間：102 年 1 月 10 日（星期四）下午 2 時 00 分
二、 開會地點：永華市政中心二樓會議室
三、 主持人： 李主任秘書國榮
四、 出席人員：如后附簽到單
五、 主席致詞：（略）
六、 主辦單位報告：(詳如會場書面資料)
七、 討論議題：
議題一、本局公文簽核速度局處中評比排名，如何改進以及維持提升
階段。
說明：
1.市政府一級機關 29 個及二級機關 20 個，本局及工程處公文處理
平均日數分別：8 月份為 1.82 天及 2.55 天，排名第 4 名及第 13
名。9 月份為 2.04 天及 2.73 天，排名第 8 名及第 14 名。10 月份
為 2.16 天及 2.56 天，排名第 10 名及第 11 名。11 月份為 1.93
天及 2.72 天，排名第 5 名及第 13 名。
2.目前公文逾期件數在資訊系統內明顯少很多，如果不含展期資
料，大部分顯示資料是到期或當日逾期案件。
3.由自行統計數據顯示，本局及工程處 12 月的公文處理平均日數分
別為 2.09 天及 2.93 天，皆比 11 月份退步；往後如何提升公文
處理時效及維持最佳成績。(正確資料以研考會為準)
4.101 年臺南市政府及所屬一級機關年度考績考列甲等人數比率評
核指標：公文處理成效為評比項目「公文處理平均速度(天)」。
決議：
（1） 經本局秘書室資料提供，發現仍有部分科室的公文處理天數時
效超過 2 天以上，建請改進。請本局採購品管科、使用管理科
及建築管理科三個科室加強提升公文處理時效成績，將公文處
理時效天數降至 2 天以下。
（2） 工程處秘書室、會計室 12 月份的公文處理天數分別為 4.7 天、
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- 2. 7.9 天，請加強管控。
（3） 公文處理時效之天數請各科室務必賡續配合嚴加管控。
議題二、小額採購方式，提請討論。
說明：
(一)101 年已開始辦理線上填報小額採購。
(二)線上小額採購資訊提供各科室採購時上網詢價參考。
(三)102 年請本局、處各科室採購物品前，先上網查詢物品、規格、
價格、供應廠商名稱參考。
決議： 請各科室配合辦理，有任何採購疑問，請逕洽秘書室歐工程
員玉堂。
議題三、綠色採購方式，提請討論。
說明：
(一)環保署 101 年開辦理綠色採購，目標訂定百分之百。
(二)本局 101 年底臺南市環保局採購資訊統計資料約百分之 85%，內
含公共工程處公園管理科一項 55 萬元非綠色採購項目。
(三)該非綠色採購項目經徵求修改後，成績提升至 99.9%。
(四)102 年請本局、處各科室採購物品前，請先查明採購物品是否屬
於環保標章、綠色採購項目；倘非屬環保標章之綠色採購項目，
請考慮採購以後能否核銷。
決議：請本局及工程處之秘書室辦理綠色採購的承辦人員隨時掌握本
局成績，確實辦理。
議題四、用紙管控方式，提請討論。
說明：
(一)102 年起局內各科室影印機將列入紙張線上統計。
(二)影印機用紙量線上統計誤差值小，可以統計影印用紙數量。
(三)用印申請書表等較不重要文件，請利用回收背頁紙，減少紙張之
使用，以達到節能減紙、減碳目標。
2
- 3. (四)土地取得等文書蓋用大印或職章，民治行政中心建議利用公務接
駁車運送，如果有急迫性建請由局處人員送達，不要直接請市
民、廠商或代書拿來用印，以免公文書途中修改未發覺。
決議：請各科室務必配合辦理。
議題五、如何提升本局公文線上簽核比例。
說明：
(一) 第 1 次會議決議：近期目標（101 年 4 月底）提升至 30%，長期
目標（101 年底）則訂為 60%以上。
(二) 101 年 12 月本局部份科室，線上簽核比例統計資料 50.93%，全
局 12 月平均 59%；工程處 12 月平均達 73%；而全年度統計：局公
文量 94,238 件，線上簽核比率平均 35%，工程處 61,792 件，線上
簽核比率平均 44%；。
決議：因數據顯示，局比處進步少很多，工程處已高出目標很多，希
望局能比照處的作法，急起直追，故請本局各科室務必配合辦
理，採用線上簽核系統，減少紙張的使用。。
議題六、臺南市政府工務局公務車輛派車單之應用。
說明：
(一)為建立本局公務車輛派車情形及了解使用現況，宜建立車輛基本
資料以供參考。
(二)公務車輛行駛公里數之統計，可應用於該車輛往後汰舊換新申請
經費條件之一。
(三)公務車輛派車單併同每月份油料清單送至局秘書室彙整。
決議：
（一） 本局秘書室歐工程員玉堂業已設計公務車輛派車單表格，如
有問題可洽詢本局秘書室。
（二） 有關車輛之採購，本局部分請秘書室統一辦理採購，另由各
科室提出相關需求。
（三） 有關首長座車採購一事，請本局秘書室向局長報告說明。
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- 4. 八、臨時動議：無。
九、主席指示事項：
（一） 有關年終尾牙邀請卡，請秘書室製作並提送局長核閱。另尾
牙相關活動請秘書室預為規劃。
（二） 有關本局公文的相關評比及成績，期許今年能再有所進步，
請大家共同努力爭取。
（三） 局長於局務會議中指示本局所有工程車要訂定時間油漆並有
一定樣式，請使管科配合工程處儘速辦理。
（四） 針對上次線上簽核會議中提及各科室公文完成發文以後，將
公文清單列印出來移交秘書室點收一事，本局部分有確實辦
理，而公共工程處目前尚無此作法，故請多加強辦理檔案之
管理。
（五） 爾後針對「提升公文處理時效及線上簽核比例內部研商會議」
的指示事項亦比照局務會議方式，進行列管。
（六） 本局的網站請工程企劃科於下星期安排成果報告給各主管知
悉及討論。
（七） 有關本局與民眾互動的 facebook 社網平台，請各科室提出一
個連絡窗口給本局秘書室蕭世沛先生，以利上網公告資料或
各項訊息。
（八） 針對本局網站及與民眾對話的社網平台，其最終目的是要將
局內的宣導內容傳導出去，故請工程處秘書室吳主任谷玲及
本局秘書室石主任憲諭整合資訊，以符合局長要求，並且於
下周局務會議提出說明。
（九） 有關上次線上簽核會議提及線上簽核內呈後要退回不一定僅
承辦人或登記桌一個選項，可再多設幾個對象，請本局秘書
室協助設定一事。經秘書室調查目前無法多設幾個對象，故
仍請依照以往方式退給承辦人員辦理。
（十） 人事室會簽給各科室派人參訓課程，發現有人沒有去簽到，
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- 5. 以致曠課，建請改進。任何課程的派訓應該選擇與業務有關
的人員參訓，除非臨時有事，否則應該全程參與，確實參訓。
（十一） 目前仍發現簽奉第一層核定之函稿仍有顯示「本案依分層
負責授權 OO 決行」
，請各科室確實改進。
（十二） 公文複閱機制務必確實執行 不論紙本公文或線上公文都
，
應該落實複閱。
（十三） 新聞稿的撰寫請本局使用管理科二股及建築管理科二股
要再加強。新聞稿的撰寫應以精簡為原則，內容或標題應具
吸引人及可看性。
（十四） 遠見、天下、康健等 3 本雜誌已於去年（101）年 10 月起
定期置於主祕室，請各位同仁踴躍借閱，多多利用。舊期的
雜誌可放置危副總辦公室，亦可請各位同仁借閱。
（十五） 局務會議報告之內容 簡報資料請各科室配合於當週一下
，
班前務必送秘書室林小姐彙整，並請秘書室提早送主秘室以
利修正。
（十六） 有關影印機簽約事宜 局的部分目前係由本局秘書室統籌
，
辦理。提醒工程處要注意各科室影印機簽約的時間。另外請
本局秘書室從本年度（102）年度 1 月份起開始管控各科室的
用紙量（包含黑白紙張及彩色紙張）
，以利日後檢討並且落實
市府推行的省紙節能措施。
（十七） 電話禮貌測試請秘書室確實辦理 除了要有測試成績的評
，
比外，還要有獎懲制度。
（十八） 請今日（1/10）來參加會議的使用管理科二股股長及建築
管理科二股股長回去轉達科長，針對上個月的線上簽核比例
成績不佳的部分，於下週四（1/17）提出線上簽核分析說明
報告並交給秘書室彙整。
（十九） 請秘書室於下次會議提出線上簽核比例成績檢討報告。
（二十） 請本局秘書室石主任督導總收文范小姐惠珍協助管理本
局公文，將公文掃描成線上公文，以提升線上公文比例，請
秘書室要有積極作為。
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