Gestión Documental II

1. GESTIÓN DOCUMENTAL II
TALLER 3
YASMID PINEDA VELOSA
GRUPO G4
TUTOR
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ COLOMBIA
2014

2. Introducción
CONTENIDO
1. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos
se deben de tener en cuenta para su implementación.
2.Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso
de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.
3.Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

3. 4.Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión
Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609
Cap. III Art. 1
5,Visite una entidad que tenga implementado un Sistema
de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto
hasta la fase final de implantación del mismo.
Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en
ambientes electrónicos?

4. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
Conclusiones
Webgrafia

5. INTRODUCCION
El desarrollo de nuevas tecnologías aplicadas para SGD
facilitan el acceso a todos los documentos e información de la
empresa, un sistema implementado permite controlar y
centralizar los documentos para su búsqueda y recuperación
rápida y eficientemente. una ventaja importante es gestionar y
hacer mas flexible la administración de los documentos.

6. La Gestión Documental es un proceso que desencadena dinámicas vitales para el
desempeño de las compañías. Del manejo adecuado de la información dependen
muchos de los efectos positivos de los procesos que desencadena el desarrollo de su
actividad. Además de la agilización en la búsqueda y localización de documentos clave en
la toma de decisiones y en la satisfacción de los clientes, la Gestión Documental permite
alcanzar niveles máximos de operatividad al reemplazar métodos manuales por
electrónicos, lo que a su vez tiene como consecuencia ahorros notables al reducirse el
uso de papelería y el espacio físico para almacenarla. Valor implícito: una administración
amable con el medioambiente

7. EL DIAGNOSTICO:
REQUISITOS
Sirve como garantía en el adecuado desarrollo de políticas de gestión
documental en las entidades, su análisis es el resultado de la investigación,
recolección e interpretación de la información recolectada en la TRD y TVD.
• En el diagnostico se determina el diseño y el desarrollo de plan de acción
para identificar los problemas, oportunidades, fortalezas.
• Definir la requisición de la información, mantenimiento y evaluación.

8. REQUISITOS
Requisito Técnico: son las herramientas creadas para darle trámite a los
procedimientos de la gestión, por ejemplo:
• Los manuales de procesos, procedimientos y funciones.
• Formatos.
• Tablas de retención y valoración documental.
• Adquisición normatividad en general.
• Permanencia del archivo en sus tres fases del ciclo vital y de unidad de
correspondencia.
• Normalización de los 8 procesos del PGD.
• Planteamientos de estrategias que evidencien los procedimientos.

9. REQUISITOS
Requisitos administrativos: Es la integración del PGD con todas las
funciones administrativas de la entidad, bajo los siguientes criterios:
• La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa
estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
• Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
• Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad.
• El archivo debe contar con el talento humano para realizar dicha labor.
• Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas
recomendaciones del Archivo General de la Nació

10. REQUISITOS
Administrativo: Incorporar en la entidad lo establecido en los decretos:
• 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura Artículo 4. “Coordinación de la
Gestión Documental” .
• 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura Art 15. “Conformación del
Comité Interno de Archivo”, con el fin de con el fin de empoderar a la
Secretaría General o a quien haga a Sus veces, como responsable de la
gestión documental de la entidad.

11. FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA
DEFINICION DE
PROYECTO
• Es el estudio detallado del documento Análisis Funcional donde queda especificado
los requerimientos que debe cumplir en PGA de la organización.
• Se selecciona la herramienta que cumplirá las expectativas de la organización
DISEÑO DE LA
HERRAMIENTEA
• Continuar paso a paso los parámetros establecidos en el documento de Análisis
Funcional
IMPLEMENTACIÓN
• Análisis de la herramienta, se realizan pruebas para verificar si cumple las
funcionalidades indicadas en el documento Análisis Funcional

12. FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA
FORMACIÓN DE
USUARIOS
• Capacitación, seguimiento y retroalimentación a los usuarios con el fin de comprobar
las funcionalidades de la herramienta según lo indicado en el documento Análisis
Funcional
EXPLOTACIÓN
DEL SISTEMA
• Fase de implementación de la herramienta en toda la organización
ACCESO WEB
• Fase final donde se comprueba que el sistema funciona apropiadamente se divulga
en la WEb y se realiza el acceso a los usuarios.

13. Generalidades SGD. (Decreto 2609 de 2012).
Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus metadatos a
través SGD
Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en TRD y TVD
Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo a los tiempos
establecidos en las TRD o TVD
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
conexa (metadatos)n a lo largo del ciclo de vida del documento
Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries
Permitir, facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la entidad cuando sean requeridos
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en serie y subserie, a
largo plazo independiente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su
creación

14. CONFORMIDAD
Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1)
Los SI y SGDE, deben
respaldar la gestión de la
información a partir de los
procesos administrativos de
las entidades
INTEROPERABILIDAD
los SGD deben tener la
habilidad de intercambiar SI, a
lo lago del tiempo, basado en el
principio de: *Neutralidad
tecnológica.
*uso de formatos abiertos
*Estándares nacionales o
internacionales.
SEGURIDAD
SGD deben mantener la
información administrativa en
un entornos aseguro
METADESCRIPCIÓN
La estructura de los metadatos
normalizados sean manuales o
automatizados contengan los mismos
sistemas y aplicativos
ADICIÓN DE
CONTENIDOS Agregar nuevo contenido
a los documentos, en
forma de metadatos, sin
que se altere
*La autenticidad.
*Valor evidencial
*Intedrigad de los
documentos
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
Creación y captura de
documentos en el sistema debe
ser para los usuarios:
*De faciil y sencilla de manejar

15. Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1)
GESTION DISTRIBUIDA
Los SGD deben tener la
capacidad de importar y
exportar masivamente los
documentos
Series,
Subseries
Expedientes
Metadatos
hacia otros SGD
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
Un SGDE, debe asegurar que los
documentos electrónicos
conserven :
*Autenticidad
*Integridad
*Inalterabilidad
*Accesibilidad
*Interpretación
*Comprensión
*Capacidad de ser procesados
*Reutilizados
NEUTRALIDAD TECNOLOGICA
Garantizar la libre adopción de
tecnologías. Teniendo en
cuenta:
*Recomendaciones
*Conceptos
*Normativas
Para fomentar servicio,
contenido y aplicaciones
eficaces
Bajo una libre y leal
competencia

16. VISITA ENTIDAD
ENTIDAD:
FUNDACION EDUCATIVA DE INGLATERRA
Atendida por:
Sebastián León Londoño
Auxiliar de archivo y correspondencia
Sistema de Gestión Documental: Novasoft Enterprise bajo el formato ISAD(G).
*Aspectos importantes de su proyección:
La fundación crea la necesidad de implementar un programa de gestión documental, puesto
que los parámetros de gestión documental no estaban estipulados, a causa de ello cada
funcionario diseñaba su método personal para archivar.
Los tiempos de respuesta a solicitudes realizadas por el personal tanto interno (estudiantes)
como externo (Secretaria de educación) eran ineficientes puesto que el proceso de
búsqueda de documentos era complejo.
Se estima que 10 años equivalente en tiempo a la memoria institucional se ha perdido debido
al mal manejo de la documentación.

17. VISITA ENTIDAD
La falta de estrategias y procesos normalizados en materia de gestión documental le ha
generado dificultades de índole administrativo y académico la Fundación , por cuanto al
deficiente manejo de la documentación institucional y el desconocimiento de la importancia
de la misma. Para lo anterior se requirió de un SGD que se adapto al plan estratégico
institucional y los planes de mejora continua en la Fundación.

18. VISITA ENTIDAD
1. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambiente electrónico?
En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto de
implementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevó a cabo un
levantamiento de información, con el objetivo de identificar claramente los fondos y las
unidades documentales que conforman toda la estructura de información de la compañía.
Una vez identificado esto, se llevó a cabo un proceso de inspección, investigación, análisis y
definición de las unidades documentales que conforman toda la estructura organizacional.
Como producto de ello se desarrollaron las TRD – Tablas de retención documental.
Actualmente se lleva a cabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivo
de identificar aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo,
legal, fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo de identificar
que actualmente la Fundación se encuentra en el camino de implementar un Software de
gestión documental que facilite la virtualización de todas las unidades documentales. Se
espera que ésta fase sea iniciada una vez los procesos de aplicación de las TRD sean
finalizados. Actualmente se están estableciendo políticas y lineamientos que permitan
generar una estandarización dentro del proceso de producción de documentos. Las TRD un
claro lineamiento para identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándares
preliminares que refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificar
aquellas unidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de una
conservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.

19. VISITA ENTIDAD
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de gestión
de documentos?
Actualmente se están evaluando diferente software de gestión documental, entre ellos se
encuentran Docuware y OpenSource. Dentro de los criterios previos que se han estimado
para evaluar la selección del sistema de gestión documentos son:
Capadidad de Integración: Es uno de los criterios más importantes dentro de éste proceso,
puesto que dentro de la estructura organizacional de la Fundación se evidencia la utilización
de sistemas de gestión administrativa – Novasoft- y de gestión académica – ManageBac. Es
por ello que el SGD que se evalúe debe cumplir con unos requisitos importantes que
aseguren la integralidad entre sistemas.
Estándares de Seguridad de la Información
Arquitectura de la plataforma
Sistema de almacenamiento
Firma digital
Capacidad de soporte técnico y servicio postventa

20. VISITA ENTIDAD
3. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
En este momento la integridad de la información está siendo plasmada en la política de
gestión documental, la cual se encuentra en estos momentos en construcción. Se evidencia la
necesidad de construir una cadena de producción, comunicación, evaluación y conservación
de la información. El objetivo estratégico se centra en la generación de estándares que
permitan salvaguardar la información independiente del sistema que se utilice. Actualmente
se tienen identificados los productores de información, y se ha venido trabajando con ellos
de forma focal, para que de forma conjunta se logren establecer criterios de creación y
manejo de la información.
De la mano del departamento de Tecnología se identificarán los requerimientos técnicos del
Sistema, con el objetivo de asegurar que éste tenga un alto nivel de integración con los
demás sistemas de la organización. El objetivo es construir un sistema Holístico de
información y de gestión documental. Hasta ahora estamos iniciando y en parte eso es lo que
nos emociona en el área de Gestión documental de la Fundación.

21. VISITA ENTIDAD
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambiente electrónico?
En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto de
implementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevó a cabo un
levantamiento de información, con el objetivo de identificar claramente los fondos y las
unidades documentales que conforman toda la estructura de información de la compañía.
Una vez identificado esto, se llevó a cabo un proceso de inspección, investigación, análisis y
definición de las unidades documentales que conforman toda la estructura organizacional.
Como producto de ello se desarrollaron las TRD – Tablas de retención documental.
Actualmente se lleva a cabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivo
de identificar aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo,
legal, fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo de identificar
que actualmente la Fundación se encuentra en el camino de implementar un Software de
gestión documental que facilite la virtualización de todas las unidades documentales. Se
espera que ésta fase sea iniciada una vez los procesos de aplicación de las TRD sean
finalizados. Actualmente se están estableciendo políticas y lineamientos que permitan
generar una estandarización dentro del proceso de producción de documentos. Las TRD un
claro lineamiento para identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándares
preliminares que refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificar
aquellas unidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de una
conservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.

22. Conclusión
La Fundación Educativa de Inglaterra, a implementado un programa de Gestión
Documental, con miras a lograr mejores procesos y actividades en el manejo de la
información, con el fin de apoyar una toma de decisiones eficaz y lograr avanzar en el
camino hacia la excelencia.
Webgrafia
Decreto 2609 de 2012 Consulta de norma Disponible en:
www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
Importancia del programa de gestión documental. (2012). Disponible en:
http://importanciadelpdg.blogspot.com/
Contreras Aguilar, A. Palacio Farfán, E. Aguilar Corchuelo, E.K. Sarmiento Poveda, N.
(2012), Informe administrativo extenso, Disponible en:
https://docs.google.com/document/d/1yiPEXujyWasm32Ov4Xsnqcg71l6MVxq-oC4sG4bF1_k/edit