Programa de Gestión Documental Taller 3

1. GESTIÓN DOCUMENTAL II
TALLER 3
YASMID PINEDA VELOSA
GRUPO G4
TUTOR
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ COLOMBIA
2014

2. Introducción
CONTENIDO
1. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que
requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
2.Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del
proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.
3.Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

3. 4.Elabore una tabla con las características de los sistemas
de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de
ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 1
5,Visite una entidad que tenga implementado un Sistema
de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con
dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos
en ambientes electrónicos?

4. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información
en el sistema?
Conclusiones
Webgrafia

5. INTRODUCCION
El desarrollo de nuevas tecnologías aplicadas para SGD
facilitan el acceso a todos los documentos e
información de la empresa, un sistema implementado
permite controlar y centralizar los documentos para su
búsqueda y recuperación rápida y eficientemente. una
ventaja importante es gestionar y hacer mas flexible la
administración de los documentos.

6. La Gestión Documental es un proceso que desencadena dinámicas vitales para
el desempeño de las compañías. Del manejo adecuado de la información
dependen muchos de los efectos positivos de los procesos que desencadena el
desarrollo de su actividad. Además de la agilización en la búsqueda y
localización de documentos clave en la toma de decisiones y en la satisfacción
de los clientes, la Gestión Documental permite alcanzar niveles máximos de
operatividad al reemplazar métodos manuales por electrónicos, lo que a su vez
tiene como consecuencia ahorros notables al reducirse el uso de papelería y el
espacio físico para almacenarla. Valor implícito: una administración amable con
el medioambiente

7. EL DIAGNOSTICO:
REQUISITOS
Sirve como garantía en el adecuado desarrollo de políticas de gestión
documental en las entidades, su análisis es el resultado de la
investigación, recolección e interpretación de la información
recolectada en la TRD y TVD.
• En el diagnostico se determina el diseño y el desarrollo de plan de
acción para identificar los problemas, oportunidades, fortalezas.
• Definir la requisición de la información, mantenimiento y evaluación.

8. Requisito Técnico: son las herramientas creadas para darle trámite
a los procedimientos de la gestión, por ejemplo:
• Los manuales de procesos, procedimientos y funciones.
• Formatos.
• Tablas de retención y valoración documental.
• Adquisición normatividad en general.
• Permanencia del archivo en sus tres fases del ciclo vital y de
unidad de correspondencia.
• Normalización de los 8 procesos del PGD.
• Planteamientos de estrategias que evidencien los
procedimientos.
REQUISITOS

9. REQUISITOS
Requisitos administrativos: Es la integración del PGD con todas las
funciones administrativas de la entidad, bajo los siguientes criterios:
• La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa
estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
• Tener definido el sistema de administración de archivos de la
entidad (centralizado, o descentralizado).
• Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad.
• El archivo debe contar con el talento humano para realizar
dicha labor.
• Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones
mínimas recomendaciones del Archivo General de la Nació

10. REQUISITOS
Administrativo: Incorporar en la entidad lo establecido en los
decretos:
• 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura Artículo 4. “Coordinación
de la Gestión Documental” .
• 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura Art 15. “Conformación del
Comité Interno de Archivo”, con el fin de con el fin de
empoderar a la Secretaría General o a quien haga a Sus veces,
como responsable de la gestión documental de la entidad.

11. FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA
DEFINICION DE
PROYECTO
• Es el estudio detallado del documento Análisis Funcional donde queda
especificado los requerimientos que debe cumplir en PGA de la
organización.
• Se selecciona la herramienta que cumplirá las expectativas de la
organización
DISEÑO DE LA
HERRAMIENTEA
•Continuar paso a paso los parámetros establecidos en el documento de
Análisis Funcional
IMPLEMENTACIÓN
•Análisis de la herramienta, se realizan pruebas para verificar si cumple las
funcionalidades indicadas en el documento Análisis Funcional

12. FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA
FORMACIÓN DE
USUARIOS
•Capacitación, seguimiento y retroalimentación a los usuarios con el fin de
comprobar las funcionalidades de la herramienta según lo indicado en el
documento Análisis Funcional
EXPLOTACIÓN
DEL SISTEMA
• Fase de implementación de la herramienta en toda la organización
ACCESO WEB
• Fase final donde se comprueba que el sistema funciona apropiadamente se
divulga en la WEb y se realiza el acceso a los usuarios.

13. Generalidades SGD. (Decreto 2609 de 2012).
Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus
metadatos a través SGD
Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y
los documentos electrónicos de archivo en TRD y TVD
Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo a los
tiempos establecidos en las TRD o TVD
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos)n a lo largo del ciclo de vida del
documento
Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries
Permitir, facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo
por parte de la ciudadanía y de la entidad cuando sean requeridos
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en serie y
subserie, a largo plazo independiente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación

14. Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1)
CONFORMIDAD
Los SI y SGDE, deben
respaldar la gestión de la
información a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD
los SGD deben tener la
habilidad de intercambiar SI,
a lo lago del tiempo, basado
en el principio de:
*Neutralidad tecnológica.
*uso de formatos abiertos
*Estándares nacionales o
internacionales.
SEGURIDAD
SGD deben mantener la
información administrativa
en un entornos aseguro
METADESCRIPCIÓN
La estructura de los metadatos
normalizados sean manuales o
automatizados contengan los
mismos sistemas y aplicativos
ADICIÓN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevo
contenido a los
documentos, en forma
de metadatos, sin que
se altere
*La autenticidad.
*Valor evidencial
*Intedrigad de los
documentos
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
Creación y captura de
documentos en el sistema
debe ser para los usuarios:
*De faciil y sencilla de
manejar

15. Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1)
GESTION DISTRIBUIDA
Los SGD deben tener la
capacidad de importar y
exportar masivamente los
documentos
Series,
Subseries
Expedientes
Metadatos
hacia otros SGD
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
Un SGDE, debe asegurar que
los documentos electrónicos
conserven :
*Autenticidad
*Integridad
*Inalterabilidad
*Accesibilidad
*Interpretación
*Comprensión
*Capacidad de ser
procesados
*Reutilizados
NEUTRALIDAD TECNOLOGICA
Garantizar la libre adopción
de tecnologías. Teniendo
en cuenta:
*Recomendaciones
*Conceptos
*Normativas
Para fomentar servicio,
contenido y aplicaciones
eficaces
Bajo una libre y leal
competencia

16. VISITA ENTIDAD
ENTIDAD:
FUNDACION EDUCATIVA DE INGLATERRA
Atendida por:
Sebastián León Londoño
Auxiliar de archivo y correspondencia
Sistema de Gestión Documental: Novasoft Enterprise bajo el formato
ISAD(G).
*Aspectos importantes de su proyección:
La fundación crea la necesidad de implementar un programa de gestión
documental, puesto que los parámetros de gestión documental no estaban
estipulados, a causa de ello cada funcionario diseñaba su método personal para
archivar.
Los tiempos de respuesta a solicitudes realizadas por el personal tanto interno
(estudiantes) como externo (Secretaria de educación) eran ineficientes puesto
que el proceso de búsqueda de documentos era complejo.
Se estima que 10 años equivalente en tiempo a la memoria institucional se ha
perdido debido al mal manejo de la documentación.

17. VISITA ENTIDAD
La falta de estrategias y procesos normalizados en materia de gestión documental le
ha generado dificultades de índole administrativo y académico la Fundación , por
cuanto al deficiente manejo de la documentación institucional y el
desconocimiento de la importancia de la misma. Para lo anterior se requirió de un
SGD que se adapto al plan estratégico institucional y los planes de mejora continua
en la Fundación.

18. VISITA ENTIDAD
1. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambiente
electrónico?
En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto
de implementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevó
a cabo un levantamiento de información, con el objetivo de identificar claramente
los fondos y las unidades documentales que conforman toda la estructura de
información de la compañía. Una vez identificado esto, se llevó a cabo un proceso
de inspección, investigación, análisis y definición de las unidades documentales que
conforman toda la estructura organizacional. Como producto de ello se
desarrollaron las TRD – Tablas de retención documental. Actualmente se lleva a
cabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivo de identificar
aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo, legal,
fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo de
identificar que actualmente la Fundación se encuentra en el camino de
implementar un Software de gestión documental que facilite la virtualización de
todas las unidades documentales. Se espera que ésta fase sea iniciada una vez los
procesos de aplicación de las TRD sean finalizados. Actualmente se están
estableciendo políticas y lineamientos que permitan generar una estandarización
dentro del proceso de producción de documentos. Las TRD un claro lineamiento
para identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándares preliminares
que refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificar aquellas
unidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de una
conservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.

19. VISITA ENTIDAD
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema
de gestión de documentos?
Actualmente se están evaluando diferente software de gestión documental, entre
ellos se encuentran Docuware y OpenSource. Dentro de los criterios previos que se
han estimado para evaluar la selección del sistema de gestión documentos son:
Capadidad de Integración: Es uno de los criterios más importantes dentro de éste
proceso, puesto que dentro de la estructura organizacional de la Fundación se
evidencia la utilización de sistemas de gestión administrativa – Novasoft- y de gestión
académica – ManageBac. Es por ello que el SGD que se evalúe debe cumplir con
unos requisitos importantes que aseguren la integralidad entre sistemas.
Estándares de Seguridad de la Información
Arquitectura de la plataforma
Sistema de almacenamiento
Firma digital
Capacidad de soporte técnico y servicio postventa

20. VISITA ENTIDAD
3. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
En este momento la integridad de la información está siendo plasmada en la política
de gestión documental, la cual se encuentra en estos momentos en construcción. Se
evidencia la necesidad de construir una cadena de producción, comunicación,
evaluación y conservación de la información. El objetivo estratégico se centra en la
generación de estándares que permitan salvaguardar la información independiente
del sistema que se utilice. Actualmente se tienen identificados los productores de
información, y se ha venido trabajando con ellos de forma focal, para que de forma
conjunta se logren establecer criterios de creación y manejo de la información.
De la mano del departamento de Tecnología se identificarán los requerimientos
técnicos del Sistema, con el objetivo de asegurar que éste tenga un alto nivel de
integración con los demás sistemas de la organización. El objetivo es construir un
sistema Holístico de información y de gestión documental. Hasta ahora estamos
iniciando y en parte eso es lo que nos emociona en el área de Gestión documental
de la Fundación.

21. VISITA ENTIDAD
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambiente
electrónico?
En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto
de implementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevó
a cabo un levantamiento de información, con el objetivo de identificar claramente
los fondos y las unidades documentales que conforman toda la estructura de
información de la compañía. Una vez identificado esto, se llevó a cabo un proceso
de inspección, investigación, análisis y definición de las unidades documentales que
conforman toda la estructura organizacional. Como producto de ello se
desarrollaron las TRD – Tablas de retención documental. Actualmente se lleva a
cabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivo de identificar
aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo, legal,
fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo de
identificar que actualmente la Fundación se encuentra en el camino de
implementar un Software de gestión documental que facilite la virtualización de
todas las unidades documentales. Se espera que ésta fase sea iniciada una vez los
procesos de aplicación de las TRD sean finalizados. Actualmente se están
estableciendo políticas y lineamientos que permitan generar una estandarización
dentro del proceso de producción de documentos. Las TRD un claro lineamiento
para identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándares preliminares
que refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificar aquellas
unidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de una
conservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.

22. Conclusión
La Fundación Educativa de Inglaterra, a implementado un programa de
Gestión Documental, con miras a lograr mejores procesos y actividades en el
manejo de la información, con el fin de apoyar una toma de decisiones eficaz
y lograr avanzar en el camino hacia la excelencia.
Webgrafia
Decreto 2609 de 2012 Consulta de norma Disponible en:
www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
Importancia del programa de gestión documental. (2012). Disponible en:
http://importanciadelpdg.blogspot.com/
Contreras Aguilar, A. Palacio Farfán, E. Aguilar Corchuelo, E.K. Sarmiento
Poveda, N. (2012), Informe administrativo extenso, Disponible en:
https://docs.google.com/document/d/1yiPEXujyWasm32Ov4Xsnqcg71l6MVxq-oC4sG4bF1_k/edit