电子邮件的使用

1. E-mail 使用中的细节
“有一次，我在争取一位新客户。那位经理让我当晚把报价给他。
他在一家高科技公司工作，而且名片上印着他的 E-mail 地址，所以我
以为可以通过 E-mail 把报价发给他。后来当我打电话去确认时，他居
然说他没收到—原来他每天只查一次 E-mail 邮箱，很有可能错过了。
他告诉我，他更希望收到通过传统方式发送的包裹—就是那种连夜快
递。当时，我就是没想到要问一下。”
1、知道写作中的规则。
许多人觉得 E-mail 是种比较随便的方式，所以可以忽略语法、拼
写和打字错误。这种想法是错误的。你的写作质量永远都是重要的。
一条信息，无论是什么样的书写或发送方式，都能反映出你和你的工
作质量如何。
2、学习你所用系统的工作方式。
还要随时学习公司规定的正确的 E-mail 使用方法。
3、不要给别人的 E-mail 邮箱造成负担。
尊重他人的“电子空间” 除非必要，
。 否则不要给别人发 E-mail，
而且，只发给必要的人。许多人并不喜欢收到笑话或广告之类的东西。
4、未经允许，不要随意散发别人的 E-mail 地址。
5、除非你确定你的新客户习惯这种交流方式，否则不要给他们
发 E-mail。

2. 你习惯使用 E-mail 并不意味着所有人都习惯。别人的名片上有
E-mail 地址并不能说明他们真的使用 E-mail。我有个同事就非常痛恨
别人给她发 E-mail，她希望与对方谈话，因为她觉得通过谈话她可以
更有效地判断对方的需要和心情，从而更好地服务于客户。
6、定期查收 E-mail，不要堆积邮件。
7、在合理的时间段内定期回复 E-mail。
惯例是 24 小时之内。如果对方要求立即回复而你做不到，应该
让他知道你何时能够得到所需信息。
8、除非某条信息确实很紧急，否则不要把它标注为“紧急”。
否则，你会得到一个网上“狼来了”的称号。
9、如果对方只希望你一个人看到，就不要把他的 E-mail 转发给
其他人。
10、如果可以，使用“不在办公室自动回复”功能。
你不在办公室时，它会自动回复。你可以在自动回复中说明什么
时候能回来以及对方很急的话应该与谁联系。
11、如果必要，做好 E-mail 的备份。
如果你发的 E-mail 时间性很强，最好使用 E-mail 系统中提示你对
方收到时间的功能。然后把这封 E-mail 的内容打印出来或保存在你的
文档中，以防万一。
12、打开 E-mail 之前一定要先查毒—尤其是当你的电脑处于某个
网络之中，可能会危及整个部门或公司的时候。
2000 年的“爱虫病毒”只用了两天就几乎让美国瘫痪。如果是

3. 你打开了带病毒的 E-mail，然后散布到整个网络，你会显得很愚蠢而
且不专业。根据经验，永远不要打开不认识的人发来的附件。
13、确定你发送的文件没有遭到破坏。
如果需要 E-mail 或共享某些文档，首先要保证你有一套很好的防
毒程序。发送不安全的文档是不礼貌的，也是轻率的。
14、E-mail 的内容要简短。
一般 E-mail 的长度应该保持在一屏，通常为 25 行左右。
15、段落要短。
即使打印在纸上，要集中精力读很长的段落也很困难，更何况是
在电脑屏幕上。
16、给出主题，不要发送没有标题的邮件。
这样对方就会把精力集中在你的主题上。有些人甚至会忽略那些
没有主题的 E-mail。
17、不要过多使用大写字母。
这适用于发送英文的 E-mail。E-mail 中的大写字母相当于大吼大
叫，而且也不利于阅读，读起来比较费劲。
18、每条信息只涉及一个主题。
19、要校对。
别人会注意到你的错误，而且，有些人会据此来对你进行评价。
记住，在屏幕上很难发现错误。最好大声朗读出来，然后寻找自己的
错误，或者打印出来，在纸上进行校对。使用你的拼写检查器。如果
你的 E-mail 没有这个功能，可以复制 E-mail 然后粘贴到 Word 程序中

4. 检查。
20、不要在工作时间内收发私人 E-mail。
许多公司都有 E-mail 监视系统，而且会严厉批评那些收发私人
E-mail 的员工。在家里设立私人的 E-mail 邮箱很容易。
21、不要发送任何涉及公司保密信息的 E-mail。
因为一旦发送出去，你不知道谁会看到这条信息。
22、如果有些话你不愿意当面说，也不要写在 E-mail 中。
虽然有些时候，你可能希望先通过书面表达一下，但是，一般情
况下，不要把 E-mail 当作一种逃避冲突或棘手谈话的方式，比如，批
评或解雇某人。
23、在愤怒或烦恼的时候，不要发 E-mail。
这种时候很容易发送 E-mail，但是事后也很容易后悔。这种时候，
至少应该给自己 24 小时的时间冷静一下，然后再决定是否还要发送
这封 E-mail。
24、不要用 E-mail 代替表示感谢的便笺。
有时候，需要手写的感谢便笺，这时，不能用 E-mail 代替。文具
和你的笔迹会让这张便笺更人性化，当然，有时候，发一封表示感谢
的 E-mail 同样有效。
25、不要在结尾处使用 E-mail 符号。
并非所有人都明白：
）代表笑脸的意思，虽然很多人都用这个符
号来结尾。