时间管理
- 1. 时间管理
时间已经成为企业竞争优势的一个重要方面。及时配送产品和提
供服务能够创造客户价值。摩托罗拉、凯迪拉克、德州仪器这些公司
现在都把关注点放在了时间上,当然,联邦快递和捷飞络从一开始就
是凭借时间制胜的。摩托罗拉和其他一些公司发现,生产效率低下和
客户服务不足与糟糕的时间管理是紧密相关的。时间管理技能会对你
的生产率和职业成长产生直接的影响。
时间管理指的是,让人们能够在更少的时间内产出更多(结果要
更好)的技术。时间是管理者最重要的资源之一,浪费的时间永远都
无法挽回。但是,许多管理者并没有高效地利用他们的时间,因为没
有人告诉他们确定工作优先级和进行时间管理的重要性。在提供相应
培训的公司当中,时间管理是一种被广泛教授的技能。不幸的是,许
多管理者并没有把他们学到的时间管理技能应用到日常工作当中。
对时间利用进行分析
时间管理的第一步是搞清楚时间是如何花费掉的和浪费掉的。长
时间的工作常常是糟糕时间管理的表现;重要的不是你工作了多长时
间或有多努力,而是结果。人们一般情况下不会意识到自己的时间是
怎样被浪费的,直到他们对自己的时间利用情况进行了分析。对时间
利用进行分析会揭示出提升的空间在哪里。你需要摒弃浪费时间的习
惯。
时间日志
- 3. 它们?
5、找出你在从事的但可以授权(D)给别人来做的工作。寻找非
管理性的工作。你能把这些工作交给谁呢?
6、多少时间是受老板控制(B)的?有多少时间是受员工控制(E)
的?有多少时间是受你部门外的人员控制(O)的?你实际上可以控
制(M)多少时间?如何才能对属于自己的时间进行更多的控制?
7、寻找危机情景(C)。是因为你所做的事情而引致的吗?危机
会重复出现吗?你计划如何消除重复出现的危机?你有有效的应变
方案吗?
8、找出习惯、行为方式和倾向。它们是有助于还是有碍于你完
成工作?你如何改变他们以帮助你完成工作?
9、列出 3-5 个最浪费时间的工作(W)
。如何消除它们?
10、问问自己,“如何能够高效地管理自己的时间?”
时间管理系统
在非传统的工作环境当中,时间管理仍然是一个让人望而生畏的
挑战之一。你将要学习到的时间管理系统已经在成千上万的管理者身
上得到了成功的实践。管理者应当试行三周。三周以后,他们就可以
根据自己的需要调整它了。
管理者面临的问题不是缺少时间,而是有效地利用时间。每天你
能够额外拥有两个小时吗?专家说,人们每天浪费的时间至少是这个
数。一般的管理者能够将他们的时间利用效率提高 20%。
- 4. 时间管理系统的四个关键构成是:
1、优先级。有充裕的时间去做自己想做的所有事情,这几乎是
不可能的。但是,总有时间去做真正重要的事情。优先级决定了什么
是最重要的,而且应当由你的主要职责来决定。把时间花在高优先级
的工作上,就避免了在琐碎的事情上浪费时间。
2、目标。管理者应当制定目标,每周的工作目标。
3、计划。你应当制定运营计划以达成目标。
4、进度表。每周和每个工作日都制定进度表。
时间管理系统,归结起来就是制定计划,并尽可能地贯彻执行。
时间管理系统包括每周做计划,为每周制作进度表,为每天制作进度
表。
第一步:为每周做计划。
在每周的最后一天,把下周的计划做出来。也可以在一周的第一
天做计划。每周都这样做。利用前一周的计划和部门目标,填写周计
划表,模板如下。首先列出你打算在本周实现的目标。这些目标应当
是非例行性的,而不是你每周或每天都要做的例行工作。例如,马上
就要对员工进行年度考核了,那就为此制定个目标吧。
- 5. 周计划表
到 的周计划
目标:
事项 优先级 所需时间 进度安排
本周的总时间
设定了若干主要目标后,在第一列中将达成每个目标所需开展的
主要工作列出来。如果一个目标的达成需要多项工作,利用三种进度
安排工具的一种(如甘特图)。优先级应当是高、中或者低。所有高
优先级的工作必须本周完成;如果必要的话,其他的工作能够推到下
周去。接上面员工年度考核的例子,你需要为完成考核表、约见员工
和完成绩效考核做出计划。绩效考核是高优先级的工作。
最后两列需要填充的是“所需时间”和“进度安排”
。继续我们
的例子,假设准备绩效考核你需要 20 分钟的时间,完成它需要大约
30 分钟。
那你安排做这项工作的那一天应当是相对比较轻松的一天。
将本周完成目标所需时间加总。考虑到你还需要时间去做例行的工作
和突发性的工作,加总的时间现实吗?通过总结经验,你就会知道你
是否对一周内计划的事情和能完成的事情太乐观了。计划得太多,不
能完成所有工作,就会带来挫折感,并造成压力。另一方面,如果你
的计划不饱和,那结果就是时间的浪费。
第二步:每周的进度表。
制定工作进度能够让你有组织地达成本周的目标。按照你自己的
喜好,你可以在制定计划的同时或之后制定周进度表。为本周制定计
- 7. 日进度表
日的进度表
时间
8:00
8:15
8:30
8:45
9:00
(等等,直到下班)
1、不要太乐观;为每项工作安排足够的时间。许多管理者发现,
将他们预估的时间乘以二这种方法很奏效。在实践中,你会逐步改进
的。
2、一旦你设定了优先级并制作了工作进度,那就每次把精力集
中在一件事情上。有些人能够不可思议地做若干事情,但是,他们的
这种让人印象深刻的分身术主要还是以某段时间只做一件事为基础
的。
3、将高优先级的工作安排在你状态最好的时间段。对大多数人
来说,这一时间段就是早晨。但有些人早上懒洋洋,但到了晚上就干
劲十足。确定你状态最好的时间段,然后把需要你集中百分之百精力
的事情安排在这个时间段。在别的时间做例行性的工作,如查收邮件。
4、为突发事件留出时间。告诉员工在特定的时间向你汇报例行
性的工作,如下午三点。在这个特定时间段内,让员工打电话给你,
你还可以打电话给他们。
5、在确定一件计划外的工作的优先级之前,不要着手去做它。
如果你正忙于一件高优先级的工作,这时候接到一件优先级中等的工
- 9. 其实这并不奏效,还是完成它吧。
6、一天当中的每时每刻都要问自己, “我应当现在做这件事吗?” □ □ □ □
7、行动之前做计划。 □ □ □ □
8、为重复出现的危机做计划以消除危机(应变计划) 。 □ □ □ □
9、做决定。错误的决策总比没有决策要好。 □ □ □ □
10、安排足够的时间把工作一次性做到位。 对完成一项工作所需的 □ □ □ □
时间不要太乐观。
11、安排一段空闲的时间来应对真正突发性的状况。 让某人传递信 □ □ □ □
息或让别人给你回电话。
12、为整个公司或部门留出一段空闲时间。 每天的第一个小时通常 □ □ □ □
是最佳选择。
13、为项目或其他类似工作准备大量的不能被打断 (除非紧急状况) □ □ □ □
的时间。如果这不行,那就找个地方躲起来。
14、将大(长时间的)项目分解开来(时间段) 。 □ □ □ □
15、在放弃计划中的工作去做计划外的工作之前, 问一下优先级问 □ □ □ □
题:“这项计划外的工作比计划内的工作更重要吗?”如果不是。
那就继续做计划内的工作。
16、为做相似的工作安排时间(如打电话和回电话、 写信和备忘录)
。 □ □ □ □
管理中的组织职能
17、安排时间处理意外事件,并让别人知道你安排出来的这一时间 □ □ □ □
段。 让别人在这个时间段内来找你或打电话给你(教授们有办公时
间) ,除非是紧急情况。在等待别人来联系你的时候,回复邮件,
做一些例行性的工作。当别人问能不能见你的时候—“有空吗?”
—问他这件事能否等到你安排的处理意外事件的时间段内再处理。
18、为所有的来访者安排出时间,设定议程和时间限制,不要跑题。 □ □ □ □
19、让工作区域保持干净整洁。 □ □ □ □
20、把与工作无关的或者分神的东西清除出你的办公区域。 □ □ □ □
21、每次只做一件事。 □ □ □ □
22、对于文书类的工作,立即决策。不要回头再来读它,再做决策。 □ □ □ □
23、把文件整理好,分为常用的和不常用的两类。在归档时,标注 □ □ □ □
上销毁日期。
24、恰当的时候,打电话而不是写信或登门拜访。 □ □ □ □
25、授权别人去写信、做备忘录等。 □ □ □ □
26、利用文字处理软件中的格式化的信纸和段落。 □ □ □ □
27、直接在来信上做回复(备忘录)。 □ □ □ □
28、让别人替你阅读文件和做总结。 □ □ □ □
29、让别人分担你的审阅工作,共享总结。 □ □ □ □
30、对电话进行审查,确保恰当的人在处理某件事情。 □ □ □ □
31、打电话之前做计划。准备好议程和所有必要的信息;在议程上 □ □ □ □
做笔记。
32、让别人在你安排的处理意外事件的时间内给你回电话。 询问打 □ □ □ □
电话给他们的最佳时间。
33、每参加一个会议都要有具体的目标或意图。如果想不出目的来, □ □ □ □
- 10. 那就不要开会。
34、开会时,仅邀请必要的人员参与,会议要尽量简短。 □ □ □ □
35、会议一定要有议程,并严格按照议程进行。按时开始,按时结 □ □ □ □
束。
36、出差要有目标。列出所有你要见面的人。打电话给他们或者把 □ □ □ □
议程发给他们, 为每次会面准备一个文件夹,里面包括所有会面时
需要的数据。
37、将工作合并或做调整以节省时间。 □ □ □ □
管理中的领导职能
38、为负责任的下属设定明确的目标;给予反馈,经常对工作结果 □ □ □ □
进行评价。
39、不要浪费别人的时间。在会议等场合内,不要让下属苦等决策、 □ □ □ □
指导或文件资料。找方便的时间,而不是打断下属或别人的工作,
浪费他们的时间。
40、培训你的下属。不要替他们工作。 □ □ □ □
41、把不需要亲自去做的工作分派出去,尤其是那些非管理性的工 □ □ □ □
作。
42、设定的截止日要早于实际的截止日。 □ □ □ □
43、利用员工的资源或投入。不要重复发明轮子。 □ □ □ □
44、向下属教授时间管理技能。 □ □ □ □
45、不要拖延,马上行动。 □ □ □ □
46、不要成为完美主义者—适可而止。 □ □ □ □
47、学会保持镇定。感情用事只会招致更多麻烦。 □ □ □ □
48、减少社交活动,但也不要太孤僻。 □ □ □ □
49、良好的沟通。不要让员工不知所措。 □ □ □ □
50、除了上面这些点子,如果你还有其他主意,不妨加在这里。 □ □ □ □