Sia

SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN
Dibuat untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Disusun Oleh :
1.
2.
3.
4.

Maria Wihartati
Daniel Sitompul
Dessiana
Parinah

( 10.1.445 )
( 10.1.458 )
( 10.1.502 )
( 10.1.515 )

Kelas : PA 705
Dosen : Yohanes Andry Putranto, SE.,M.Sc.,Ak

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Musi
Palembang
2012

BAB I

Daniel & Rekan , Konsultan

DOKUMEN USULAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
UNTUK PROYEK
PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN

Untuk :
Bimbingan Belajar Morning
Palembang

I.

Latar Belakang Organisasi

Bimbingan belajar morning didirikan pada 1 Juli 2010 yang merupakan perusahaan yang
bergerak di bidang jasa. Saat ini bimbingan belajar ini telah memperkerjakan seorang pengajar
berjumlah 30 orang yang terdiri dari pengajar tetap dan pengajar honorer yang dibayarkan
bedasarkan jumlah jam mengajar. Bimbingan belajar morning ini tidak hanya bergerak di bidang
jasa saja yang semata – mata hanya mengajar para siswa bimbingan belajarnya. Bimbingan belajar
ini juga menyediakan sebuah kantin untuk menunjang proses belajar mengajar di Bimbel ini,
dimana kantin tersebut menyediakan berbagai macam alat tulis, makanan dan minuman ringan
bagi siswa dan orang tua. Proses penyediaan produk di kantin bimbingan belajar Morning ini
dilakukan melalui 2 cara, yaitu dengan cara konsinyasi atau barang titipan untuk makanan dan
pembelian langsung oleh staff untuk alat tulis. Seiring dengan meningkatnya jumlah siswa di
bimbel Morning ini, maka menyebabkan pengelolaan kantin yang kompleks juga dimana
pengelolaan yang kompleks tersebut menimbulkan berbagai masalah dalam pengelolaanya.
Permasalahan yang ada dikarenakan kesalahan – kesalahan manual yang tinggi terkait dengan
penjualan dan penagihan sehingga laba yang dihasilkan pun menjadi tidak tepat.
Karena adanya permasalahan – permasalahan ini, maka pemilik Bimbingan Belajar Morning
kemudian membuat suatu kebijakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pengendalian
untuk penjualan dan penagihan. Kebijaksanaan ini kemudian telah dirumuskan dalam bentuk
perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang telah dibuat. Dengan dikembangkannya
sistem informasi ini, diharapkan dapat mengatasi permasalahan – permasalahan yang timbul
sehubungan dengan perencanaan dan pengendalian penjualan dan penagihan.
II.

Ruang – lingkup Proyek Sistem

Proyek sistem informasi pengendalian piutang yang akan dikembangkan ini mempunyai
ruang-lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut ini.
1.

Meneliti terhadap prosedur – prosedur, catatan – catatan yang berhubungan dengan
perencanaan dan pengendalian penjualan dan penagihan.

2.

Menganalisis operasi, perencanaan dan pengendalian yang berhubungan dengan penjualan
dan penagihan.

3.

Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi, perencanaan dan
pengendalian mengenai penjualan dan penagihan.

4.

Membuat program komputer untuk sistem informasi ini.

5.

Menerapkan dan mengimplementasikan sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan
dengan memuaskan.
III.

Sasaran Proyek Sistem Informasi

Sasaran dari sistem informasi pengendalian piutang yang akan dikembangkan adalah untuk
mengatasi permaslahan – permasalahan yang timbul. Sesuai dengan yang dijabarkan di dalam
kerangka acuan ( TOR ), secara rinci sasaran yang akan dicapai ini adalah sebagai berikut ini.
1.

Mengurangi kesalahan jumlah piutang yang akan ditagih pada konsumen.

2.

Mengurangi piutang tak tertagih dengan membuat warning untuk utang diatas Rp 20.000,00

3.

Meningkatkan kualitas laporan keuangan kantin.
IV.

Permasalahan-permasalahan

Permasalahan – permasalahan

yang

terjadi

yang

berhubungan

dengan

perencanaan

dan

pengendalian piutang adalah sebagai berikut :
1.

Terdapatnya ketidakjelasan jumlah persediaan yang telah terjual

2.

Terdapatnya kesalahan – kesalahan manual yang tinggi dalam pencatatan piutang.

3.

Isi laporan laba – rugi kantin sering salah.
V.

Kebutuhan – kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Kebutuhan – kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah
sebagai berikut :
1.

Rekapan jumlah utang untuk masing-masing pelanggan bagi penjaga kantin yang
menghasilkan informasi tentang status kredit langganan tertentu. Informasi ini diperlukan
untuk pengambilan keputusan pemberian kredit bagi langganan diterima atau ditolak.

2.

Laporan mengenai kartu pembantu piutang untuk proses penagihan piutang.

3.

Laporan mengenai stok barang yang terjual
Laporan ini berguna bagi pengelola untuk memperhitungkan laba kantin pada tiap bulannya.
VI.

Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan

Sesuai dengan ruang-lingkup dari proyek sistem yang dijabarkan dalam kerangka acuan
(TOR) dan telah disetujui bersama, maka kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka
pengembangan sistem informasi ini adalah :
1.

Menganalisis sistem

2.

Menentukan sistem yang baru yang sesuai dengan bimbel dan

3.

Menerapkan sistem
VII.

Pendekatan Pengembangan Yang Akan Digunakan

Pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini adalah pendekatan sistem,
pendekatan atas – turun, pendekatan moduler dan pendekatan berkmbang sebagai berikut :
1.

Pendekatan sistem ( system approach )
Pendekatan sistem merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu
kesatuan yang utuh terintegrasi dengan semua kegiatan-kegiatan lain dalam perusahaan.
Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi.

2.

Pendekatan atas-turun (top-down approach)
Pendekatan atas turun dimulai dari level atas organisasi (level strategic planning), yaitu
dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya
dari pendekatan ini adalah melakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan
informasi dapat ditentukan, maka proses turun ke penentuan output, input, basis data,
prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan atas-turun ini sesuai dengan pendekatan
sistem.

3.

Pendekatan moduler (modular approach)
Pendekatan moduler memecah-mecah sistem yang rumit menjadi bagian modul-modul yang
lebih sederhana. Sebagai akibatnya, tiap-tiap modul dapat dikembangkan dalam waktu yang
tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan mudah dipelihara.

4.

Pendekatan berkembang (evolutionary approach)
Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang
memerlukannya saja pada saat ini dan akan terus dikembangkan untuk periode-periode
berikutnya mengikuti kebutuhannya dan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan
berkembang ini menyebabkan investigasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti
perkembangan teknologi yang cepat.
VIII. Metode penerapan Sistem Yang Akan Diusulkan
Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan akan diterapkan secara paralel.

Metode perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi yang secara paralel (parallel
change over method) ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem manual yang lama dengan

sistem komputerisasi yang baru secara bersama-sama. Sistem manual yang lama masih tetap
beroperasi bersama-sama dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya. Metode ini dipilih, karena
sistem yang baru akan menggunakan teknologi yang canggih, sehingga penerapan dari sistem
yang baru tidak terlalu mengejutkan. Disamping itu, sistem yang lama dapat diguanakan sebagai
pembanding dan penilai dari sistem yang baru.
IX.

Metodologi Pengembangan Yang Akan Digunakan

Sistem ini akan dikembangkan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem yang
sudah terbukti keunggulannya, yaitu analisis dan desain terstruktur (structured analysis and
design). Metodologi ini menggunakan alat-alat terstruktur sebagai berikut ini.
1.

Diagram arus data (data flow diagram)

2.

Bagan terstruktur (structured chart)

3.

Kamus data
X.

Pemecahan Alternatip

Metode pengolahan data yang akan digunakan ialah direct processing pemakai tunggal (single
user) dengan menggunakan komputer mikro yang dilengkapi dengan hard disk dan printer.
Proses-proses yang dilakukan untuk pemecahan ialah :
1.

Proses penginputan barang dan harga serta penjualan untuk tiap barang yang dilakukan oleh
penjaga kantin.

2.

Proses pencetakan laporan keuangan dilakukan oleh petanggung jawab kantin.

3.

Proses mengevaluasi kredit dilakukan oleh penjaga kantin , apabila terdapat kredit yang akan
melebihi limit maka diperlukan persetujuan dari petanggung jawab kantin.
XI.

Kendala-kendala Proyek Sistem Informasi

Sistem informasi yang direncanakan akan mengikuti kendala-kendala yang telah ditetapkan
oleh manajemen dan oleh peraturan-peraturan diluar organisasi yang mengikat. Kendala-kendala
ini meliputi penggunaan dana, lamanya waktu pengembangan, struktur organisasi yang ada serta
peraturan-peraturan di Prinsip Akuntansi Indonesia sebagai berikut :
1.

Dana
Besarnya dana yang disediakan untuk pengembangan sistem informasi pengendalian
penjualan dan penagihan ini adalah tidak lebih dari Rp 10.000.000,-

2.

Waktu
Semua proyek-proyek sistem informasi yang direncanakan harus telah selesai dan siap
dioperasikan dengan baik paling lama akhir tahun 2012 dengan waktu pengembangannya
paling lama 4 bulan sejak usulan ini telah disetujui dan mempunyai umur ekonomis paling
sedikit 1 tahun dan paling lama 3 tahun.

3.

Struktur organisasi
Pengembangan sistem ini tidak akan merubah total struktur organisasi yang telah ada. Kecuali
terdapat staff tertentu yang dibentuk hanya untuk penanganan kantin selain staff pengajar.

4.

Prinsip Akuntansi Indonesia (PAI)
Metode yang digunakan dan penyajian laporan-laporan yang berhubungan dengan akuntansi
yang akan dihasilkan oleh sistem informasi harus sesuai dengan Prinsip Akuntansi Indonesia
yang berlaku lazim.
XII.

Biaya Pengembangan Proyek Sistem Informasi
Tahun 0

1. Biaya pengadaan
a. Biaya pembelian perangkat keras
b. Biaya Instalasi perangkat keras
Total biaya pengadaan
2. Biaya proyek (project-related cost)
A. Biaya konsultan
a. 4 orang analis
b. Biaya perjalanan dan akomodasi
Total biaya konsultan
B. Tahap analisis sistem
a. Biaya untuk mengumpulkan
data
b. Biaya dokumentasi (kertas,
fotocopy)
Total biaya tahap analisis sistem
C. Tahap desain sistem
a. Biaya dokumentasi
b. Biaya rapat
Total biaya tahap desain sistem
D. Tahap penerapan sistem
a. Biaya pembuatan formulir baru
b. Biaya latihan personal
Total biaya penerapan sistem

Tahun 1

Tahun 2

Tahun 3

5.000.000
100.000
5.100.000

0
0
0

0
0
0

0
0
0

2.000.000
200.000
2.200.000

0

0

0

0

0

0

30.000

0

0

0

80.000

0
0

0
0

0
0

100.000
100.000
200.000

0
0
0

0
0
0

0
0
0

50.000
500.000
550.000

0
0
0

0
0
0

0
0
0

50.000

Total biaya pengembangan sistem

0

0

0

a. Biaya personil

0

300.000

400.000

400.000

b. Biaya overhead

0

500.000

500.000

500.000

c. Biaya perawatan perangkat keras

3.

3.0300.000

0

500.000

500.000

500.000

0

1.300.000

1.400.000 1.400.000

8.130.000

1.300.000

1.400.000 1.400.000

Biaya operasi dan biaya perawatan

Total biaya operasi dan perawatan
Total biaya-biaya

XIII. Manfaat Pengembangan Proyek Sistem Informasi
Tahun 0
Keuntungan berwujud
a. Pengurangan-pengurangan
biaya
operasi
b. Pengurangan kesalahan-kesalahan
proses
c. Pengurangan kredit tak tertagih
Total keuntungan berwujud
2. Keuntungan tak berwujud
a. Peningkatan
kepuasan
kerja
personil
b. Peningkatan
kualitas
laporan
keuangan
c. Peningkatan keputusan manajemen
lebih baik
Total keuntungan tak berwujud
Total manfaat-manfaat

Tahun 1

Tahun 2

Tahun 3

1.

0

300.000

400.000

400.000

0

500.000

500.000

500.000

0
0

50.000
850.000

100.000
150.000
1.000.000 1.050.000

0

1.000.000

1.000.000 1.000.000

0

1.000.000

1.000.000 1.000.000

0

1.000.000

1.500.000 2.000.000

0
0

3.000.000
3.850.000

3.500.000 4.000.000
4.500.000 5.050.000

XIV. Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi
Untuk alternatip yang ditawarkan akan dinilai kelayakannya . Kelayakannya meliputi kelayakan
semua aspek, yaitu kelayakan teknik,operasi,jadwal,ekonomi dan hukum.
A. Kelayakan teknik
Item Penilaian

Alternatip

Ketersediaan teknologi di pasaran

Mudah

Kemudahan dioperasikan

Mudah

Dilihat dari hasil mengenai item penilaian yaitu mudah maka alternatip yang ditawarkan
dikatakan layak.
B. Kelayakan Operasi
Item Penilaian

Alternatip

Kemampuan personil

Mampu

Kemampuan sistem menghasilkan informasi

Baik

Kemampuan pengendalian operasi sistem

Baik

Efisiensi dari sistem

Baik

C. Kelayakan Jadual
Item Penilaian

Kendala

Alternatip

Waktu Pengembangan Sistem

6 bulan

2 bulan

Probabilitas selesai

-

100%

Dari waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek ini, yaitu tidak boleh lebih dari 2
bulan dan memiliki probabilitas 100% sehingga kelayakan jadual untuk alternatip yang
diberikan ialah layak.
D. Kelayakan Ekonomi
Item Penilaian

Kendala

Alternatif

Dana yang dikeluarkan

-

Rp 10.000.000

Payback Period

-

2 tahun 5 bulan

ROI

-

27%

NPV

10%

347107,438

IRR

-

11,80%

E. Kelayakan Hukum
Penilaian kelayakan

Alternatif

Kelayakan teknik

Layak

Kelayakan operasi

Layak

Kelayakan jadual

Layak

Kelayakan ekonomi

Layak

Kelayakan hukum

Layak

Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa alternatif yang ditawarkan telah layak pada
setiap aspeknya.
XV.

Kebutuhan Tenaga Pelaksana

Banyaknya tenaga yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan ruang lingkup
proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat didalam proyek ini juga didasarkan pada
pekerjaan yang harus ditangani di proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini kamipilihkan sesuai
dengan keahlian dan pengalaman mereka dibidangnya masing-masing yang ada hubungannya
dengan proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini adalah:
No

Nama

Jabatan

1.

Daniel Sitompul

Koordinator analis sistem

2.

Maria Wihartati

Analis sistem

3.

Dessiana

Analis sistem

4.

Parinah

Analis sistem

XVI.

Kebutuhan Perangkat Keras

Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk pengaplikasian system ini adalah
aplikasi MYOB dengan dibantu dengan komputer beserta perangkat keras lainnya yang telah
dimiliki Bimbingan Belajar Morning.

XVII.

Jadual Pelaksanaan

Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas, maka waktu
yang ditaksir akan digunakan dapat dilihat pada table dibawah ini.
Pengembangan
system

Analisis

No.
1
1. Mengidentifikasi
masalah
2. Mencari sumber
masalah
3. Mencari solusi
masalah
4. Mencari system yang
sesuai
5. Mengevaluasi sitem
dengan
permasalahan
6. Menentukan system
yang dipakai
7. Mengimplementasik
an system
8. Evaluasi dan
pengimplementasian
ulang
9. Implementasi sitem
akhir

2

3

4

1

2

3

4

Pengimplementasian

1

2

3

4

BAB II


DOKUMEN LAPORAN HASIL ANALISIS SISTEM
UNTUK PROYEK

Untuk :
Palembang

DAFTAR ISI

I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.

ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM
PERMASALAHAN-PERMASALAHAN
IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH
IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN
PENELITIAN YANG DILAKUKAN
HASIL ANALISIS
KESIMPULAN ANALISIS
REKOMENDASI UMUM

I.

ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM

Bimbingan Belajar Morning akan mengembangkan sistem informasi pengendalian penjualan
dan penagihan sesuai dengan yang telah direncanakan. Sistem informasi ini perlu dikembangkan
karena adanya beberapa permasalahan yang perlu di atasi. Permasalahan-permasalahan ini
menyebabkan ketidakjelasan laba yang diperoleh. Setiap bulannya pemiik harus menambahkan
uang pembelian barang sebesar Rp 200.000,00, sedangkan intensitas anak-anak maupun orang tua
membeli makanan, minuman, dan alat tulis dapat dikatakan tinggi untuk setiap harinya.
Pencatatan dan informasi piutang yang dicatat juga tidak jelas, apalagi untuk orang dengan nama
yang sama. Ketidakjelasan laba yang diperoleh ini diperkirakan akan terjadi lagi untuk tahuntahun mendatang bila tidak di atasi. Maka dari itu, perlu dilakukan analisis terhadap
permasalahan-permasalahan yang terjadi sebelum didesain suatu sistem informasi yang baru
untuk mengatasinya.
II.

PERMASALAHAN-PERMASALAHAN

Permasalahan-permasalahan yang terjadi ini telah diutarakan di tahap perencanaan sistem,
yaitu sebagai berikut:
4.

Terdapatnya ketidakjelasan jumlah persediaan yang telah terjual

5.


6.


III.

IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH

Permasalah-permasalah tidak akan terjadi dengan sendirinya, tetapi pasti ada yang
menyebabkannya. Kami mengidentifikasi penyebab dari masalah-masalah yang terjadi sebagai
berikut:
1.

Terdapatnya ketidakjelasan jumlah persediaan yang telah terjual.
Masalah ini kami identifikasikan disebabkan oleh tidak adanya pencatatan mengenai unit
barang dan harga serta penjualan untuk setiap barang yang seharusnya dilakukan oleh bagian
yang mengurus kantin.

2.

Penyebab permasalahan yang satu ini karena secara manual saja tidak ada buku khusus untuk
mencatat piutang yang sering terjadi, selain itu tidak terdapat kode atau pembeda untuk orang
yang memiliki nama yang sama, sehingga sering kali salah atau tertukar dalam menambahkan
maupun mengurangi total piutang orang yang memiliki nama yang sama.
Adapun masalah lainnya, orang yang mengurus kantin tersebut yang merangkap sebagai administrasi
lupa untuk mengurangi piutang yang telah dilunasi.

3.

Point 1 dan point 2 yang telah dijelaskan sebelumnya menjadi faktor penyebab adanya kesalahan
dalam laporan laba-rugi yang dibuat dan dilaporkan setiap bulannya.
Dengan demikian, penyebab terjadinya masalah-masalah yang mampu kami identifikasikan adalah

sebagai berikut:
1.

Tidak adanya pencatatan mengenai unit barang dan harga serta penjualan untuk setiap barang.

2.

Secara manual saja tidak ada buku khusus untuk mencatat piutang yang sering terjadi.

3.

Kantin diurus oleh orang yang juga menjabat sebagai administrasi, sehingga sering terjadi
lupa mencatat penambahan maupun pengurangan piutang.
1V. IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN
Kami mencoba membantu Bimbingan Belajar Morning yang masih menggunakan sistem manual

untuk menentuksn titik-titik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan terjadinya masalah ini. Titik
keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dengan mengidentifikasi titiktitik keputusan ini, kami berusaha untuk melacak darimana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi.
1.

Penyebab masalah adalah

tidak adanya pencatatan mengenai unit barang dan harga serta

penjualan untuk setiap barang. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah
ini adalah:
Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “ Ketiadaan
pencatatan kartu persediaan”. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan tidak adanya
informasi mengenai persediaan yang ada, baik persediaan awal, yang terjual, dan persediaan
akhir.
2.

Penyebab masalah adalah secara manual saja tidak ada buku khusus untuk mencatat piutang
yang sering terjadi. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:

Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses dokumentasi
piutang yang tersistematisasi”. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan kekurangan data berupa

informasi piutang yang dapat mengakibatkan ketidakjelasan mengenai piutang yang ada.
3.

Penyebab masalah adalah kantin diurus oleh orang yang juga menjabat sebagai administrasi,
sehingga sering terjadi lupa mencatat penambahan maupun pengurangan piutang. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:
Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “tidak adanya
pembagian tugas”.

Titik keputusan ini dapat mengakibatkan tumpang tindihnya pekerjaan. Pekerjaan tidak dapat
dikerjakan secara maksimal karena harus mengurusi banyak pekerjaan sekaligus.
V. Penelitian yang Dilakukan
Kami telah dapat mengidentifikasikan apa penyebeb dari masalah dan dimana terjadinya
masalah tersebut. Untuk menjawab pertanyaan mengapa masalah ini terjadi dan apakah benar
masalah ini terjadi, maka kami perlu melakukan penelitian yang terinci. Penelitian ini
dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta atau data. Tenik pengumpulan fakta yang kami
gunakan adalah wawancara dan pengamatan (observasi). Penelitian yang telah kami lakukan
adalah sebagai berikut.
Yang
Tanggal

Kegiatan Penelitian

Lokasi

Peneliti

diwawancarai/
diamati

25-09-„12

Wawancara untuk
mengidentifikasi masalah yang
ada di bimbel.
Wawancara proses evaluasi
kredit

Wawancara proses pencatatan
piutang

Wawancara pembuatan laporan

Bimbel Morning Maria Wihartati
Daniel Sitompul
Dessiana
Parinah
Daniel Sitompul
Dessiana
Parinah
Daniel Sitompul
Dessiana
Parinah
Daniel Sitompul
Dessiana
Parinah

Pemilik
Bimbel
Bagian
Administrasi
Bagian
Administrasi
Bagian
Administrasi

13-10-„12

20-10-„12

Observasi evaluasi kredit

Daniel Sitompul
Dessiana
Parina
Observasi system yang digunakan Bimbel Morning Maria Wihartati
Daniel Sitompul
Dessiana
Parina

Bagian
Administrasi
Bagian
Administrasi

Hasil dari penelitian ini dapat dilihat pada lampiran.
VI.

Hasil Analisis

Dari hasil penelitian yang telah dikumpulkan dan telah kami analisis, maa kami dapat
membarikan hasil sebagai berikut ini.
Analisis Pengukuran Pekerjaan
Tugas dan tanggung jawab untuk setiap personil di Bimbel Morning telah didefinisikan dan
diterapkan dengan jelas. Hal ini dapat diketahui dari deskripsi pekerjaan yang telah dibuat untuk
setiap personil dan dari hasil observasi juga menunjukkan hal ini. Distribusi pekerjaan untuk tiaptiap personil sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya cukup merata dan hamper semua beban
kerja personil overload baik untuk volume normal maupun volume puncak.
Analisis Keandalan
Hasil lain yang kami peroleh dari observasi adalah sebagai berikut ini. Untuk proses pencatatan
masuk-keluarnya barang dan pencatatan piutang masih menggunakan system manual yang
kemudian dipindahkan pencatatannya ke excel, personil-personil staf melakukannya tidak andal
dengan banyak membuat kesalahan-kesalahan yang pada akhirnya malah membuat kerugian
untuk Bimbel Morning. Besarnya kesalahan yang kami observasi selama 3 hari untuk proses
penjualan adalah 119% dengan rincian sebagai berikut ini.

Yang diamati

Banyak Kegiatan

Banyak Kesalahan

Tingkat Kesalahan

Doni

10

4

40%

Eric

15

7

46%

Yeni

6

2

33%

Total

31

13

119%

Untuk proses membuat piutang, dari pengamatan langsung pada pembuatannyam kami
mencatat kesalahan yang dilakukan rata-rata sebesar 5%. Kami menganggap besarnya tingkat
kesalahan ini menunjukkan pekerjaan yang dilakukan tidak andal. Batas toleransi kesalahan yang
kami anggap wajar maksimum adalah 1% saja.
Analisis Dokumen
Dokumen-dokumen yang digunakan di system ini adalah rekapan jumlah utang untuk
masing-masing pelanggan bagi penjaga kantin yang menghasilkan informasi tentang status kredit
langganan tertentu, laporan mengenai kartu pembantu piutang untuk proses penagihan piutang,
dan laporan mengenai stok barang yang terjual
Analisis Laporan dan Kebutuhan Informasi
Laporan yang dihasilkan oleh system lama, yaitu laporan penjualan harian (LPH).
Analisis Teknologi
Teknologi yang digunakan oleh Bimbel Morning, masih menggunakan system komputerisasi
yang standar seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Teknologi yang akan kami analisis saat
ini dapat digunakan untuk pencatatan jumlah hutang masing-masing pelanggan, pencatatan
piutang (bila sudah mencapat batas maksimal Rp20.000,00 maka akan langsung ditagih kepada
pelanggan) dan pencatatan mengenai stok barang yang masuk dan yang terjual setiap harinya.
VII.

Kesimpulan Analisis

Dari beberapa hasil analisis yang terpisah untuk masing-masing kelompok analisis, akan
kami rangkai menjadi satu kesimpulan berdasarkan subyek permasalahan yang terjadi.
1. Ketidakjelasan jumlah persediaan yang telah terjual.
Masalah ini disebabkan oleh karena :

a. Dikarenakan staf yang berjaga untuk kantin tidak hanya satu orang, jadi ada jam
tertentu untuk pergantian jam kerja.
Orang yang mengurus kantin tersebut yang merangkap sebagai administrasi lupa untuk
mengurangi piutang yang telah dilunasi.

b. Pencatatan manual terkadang terdapat kesalahan pencatatan.
2. Kesalahan manual yang tinggi dalam pencatatan piutang.
a. Karena secara manual saja tidak ada buku khusus untuk mencatat piutang yang sering
terjadi.
b. Tidak terdapat kode atau pembeda untuk orang yang memiliki nama yang sama.
3. Isi laporan laba-rugi kantin yang salah
Karena pencatatan system manual yang salah dapat mengakibatkan kesalahan pencatatan
dalam laporan keuangan, khusnya dalam pencatatan laporan laba-rugi.
VIII. Rekomendasi Umum
Setelah kami selesai melakukan analisis system ini, kami merekomendasikan untuk
melanjutkan ke tahap penggunaan system baru. Dari hasil analisis ini telah diketahui dengan jelas
apa penyebab dari maslah-masalah yang terjadi dan mengapa masalah-masalah tersebut terjadi.
Masalah-masalah ini akan dapat diatasi dengan penggunaan system baru, selain excel. Bila hasil
analisis ini telah disetuui oleh pemilik Bimbel Morning, maka kami akan melanjutkan ketahap
berikutnya, yaitu tahap desain system secara umum untuk menggambarkan bagaimana system
baru yang akan digunakan dapat mengatasi masalah-masalah yang ada dan dapat memenuhi
kebutuhan-kebutuhan pencatatan masuk-keluarnya barang di Bimbel Morning.
Sampai tahap ini, kami tetap berkesimpulan bahwa system baru yang telah direncanakan
(alternative kedua) masih relevan dan tepat untuk system pencatatan di kantin Bimbel Morning.
Dasi hasil analisis ini, kami belum memperoleh sesuatu hal yang memaksa merubah system yang
telah direncanakan. Rekomendasi untuk melanjutkan proyek ini juga dengna alasan bahwa proyek
ini masih layak untuk dikembangkan baik secara teknis, secara operasi, dan secara skonomi.

BAB III


DOKUMEN LAPORAN HASIL
DESAIN SISTEM SECARA UMUM
UNTUK PROYEK

Untuk :
Palembang

DAFTAR ISI
I.

TUJUAN DESAIN SISTEM SECARA UMUM

II.

TEKANAN-TEKANAN DESAIN

III.

DESAIN MODEL SECARA UMUM

IV.

DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

V.

DESAIN IMPUT SECARA UMUM

VI.

DESAIN DATABASE SECARA UMUM

VII.

DESAIN TEKNOLOGI SECARA UMUM

VIII.

DESAIN PENGENDALIAN SECARA UMU

IX.

ANALISIS BIAYA/MANFAAT

X.

PENILAIAN KELAYAKAN

XI.

KEBUTUHAN PERANGKAT KERAS

I.

TUJUAN DESAIN SISTEM SECARA UMUM

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara
umum kepada user dan manajemen tentang sistem baru yang akan kami usulkan. Desain sistem
secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan
komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Tahap desain sistem
secara umum ini kami lakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis
telah di setujui oleh manajemen. Kami tidak langsung melakukan desain secara terinci, karena
hasil dari desain terinci akan percuma dan sia-sia bila tidak sesuai dengan apa yang diinginkan
oleh pemakai sistem dan manajemen. Desain secara rinci akan kami lakukan setelah hasil dari
desain secara umum ini disetujui oleh manajemen.
II.

TEKANAN-TEKANAN DESAIN

Tekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan yang harus
dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena sasarannya.
Supaya sukses, kami akan mempertimbangkan design forces yang ada dan bagaimana tekanantekanan ini mempengaruhi proyek sistem informasi. __macam design forces akan kami
pertimbangkan dalam mendesain sistem informasi ini.
1.

Jalur pemakai/sistem
Sistem informasi yang kami desain, kami usahakan supaya dapat menyediakan jalur antara
pemakai dengan didtem yang menyenangkan, luwes, konsisten, dan mudah dikontrol oleh
pemakai sistem. Jalur pemakai/sistem yang tersedia adalah:
a. Umpan balik
Semua proses akan didesain untuk menghasilkan waktu respon yang paling optimal
(paling cepat).
b. Bantuan
Bantuan akan kami sediakan pada proses memasukkan input yang berupa kode-kode.
User yang lupa-atau ragu-ragu terhadap kode yang akan dimasukkan ke system, dapat
menekan tombol tertentu di keyboard dan bantuan tentang kode-kode yang ada akan
ditampilkan. Selanjutnya user dapat memilih kode yang dikhendaki dengan mudah dan
langsung dapat masuk ke sistem.

2.

Tantangan-tantangan persaingan.
Sistem informasi yang didesain juga ditujukan untuk dapat menghadapi tantangan-tantangan
persaingan, yaitu dengan cara sebagai berikut:
a. Sistem informasi akan menyediakan pelayan yang lebih baik kepada pelanggan, dengan
mempercepat pengecekan jumlah piutang.
b. Sistem informasi akan menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh
manajemen untuk mengatasi persaingan-persaingan dan merebut kesempatan-kesempatan
pangsa pasar yang ada.
c. Sistem informasi akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam hal pengendalian
penjualan dan penagihan.

3.

Kualitas dan kegunaan informasi
Informasi berguna dan berkualitas. Informasi dikatakan berguna dan berkualitas bila tepat
pada waktunya, tepat nilainya, dan relevan. Informasi yang tepat pada waktunya sangat
tergantung dari mereka yang mengoperasikan sistem untuk menghasilkan informasi ini.
Desain dari sistem untuk membuat informasi yang tepat waktunya hanya dapat kami lakukan
dengan merancang proses penghasil informasi tersebut secepat mungkin. Di lain pihak, untuk
dapat menghasilkan informasi yang tepat nilainya ini, kami juga telah melakukan analisis
tentang kebutuhan-kebutuhan informasi bagi para pemakain, sehingga informasi yang akan
dihasilkan oleh sistem akan relevan.

4.

Kebutuhan-kebutuhan sistem
Semua kebutuhan-kebutuhan sistem telah kami pertimbangkan dalam desain sistem, meliputi
sebagai berikut:
a. Keandalan sistem
Sistem akan dapat diandalkan untuk melakukan proses yang dapat dipercaya karena akan
dipasang dengan pengendalian-pengendalian.
b. Ketersediaan
Sistem informai akan mudah diakses baik oleh user maupun oleh manajemen karena telah
dipertimbangkan faktor-faktor jalur pemakai/sistem.
c. Keluwesan
Sistem informasi ini dirancang secara terstuktur, sehingga mudah beradaptasi sesuai
dengan kebutuhan-kebutuhan yang meningkat.

d. Skedul instalasi
Sampai dengan diterapkannya sistem informasi ini nantinya, batas waktu pengembangan
sistem akan tetap dapat kami lakukan tepat pada waktunya sesuai dengan yang
direncanakan.
e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan
Umur sistem akan dapat bertahan maksimal 3 tahun dan mampu bertahan lebih panjang
jika terjadi perubahan-perubahan yang cukup signifikan.
f. Kemudahan dipeliharaerstruktur dengan dokumentasi yang lengkap, sehingga mudah
dipelihara.
Sistem informasi ini dirancang secara
5.

Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data.
Semua kebutuhan-kebutuhan pengolahan data juga akan dapat ditangani oleh sistem
informasi yang sedang di desain ini, meliputi kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut:
a. Hambatan waktu pengolahan
Waktu mulai data dimasukkan sampai informasi dihasilkan akan berada dalam waktu
yang dapat diterima.
b. Permintaan perhitungan.
Model=model matematika akan digunakan dalam sistem informasi ini untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan, seperti misalnya model pembukuan dan model
umur piutang.

6.

Faktor-faktor organisasi.
Sistem informasi ini didesain dengan memperhatikan faktor-faktor organisasi yang ada di
Bimbingan Belajar Morning. Sistem informasi ini dapat mendukung operasi perusahaan
untuk dapat mencapai tujuannya. Bimbingan belajar Morning mempunyai tujuan
menyediakan fasilitas kenyamanan kepada para pelajar dan orang tua yang ada. Sistem
informasi ini menyediakan informasi kepada pihak manajemen agar dapat mengontrol
kegiatan yang dilakukan di bagian kantin ini.

7.

Kebutuhan biaya-efektivitas
Tidak hanya pada tahap perencanaan sistem saja diperhitungkan tentang biaya dan efektivitas
dari sistem informasi yang akan dikembangkan. Akan tetapi pada tahap desain ini juga akan

didesain suatu sistem informasi yang akan menghasilkan manfaat atau efektivitas yang lebih
besar dari biaya yang akan dikeluarkannya.
8.

Kebutuhan-kebutuhan kelayakan.
Lima macam kelayakan, yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi,kelayakan hukum,
kelayakan operasi, dan kelayakan skedul juga akan kami nilai kembali di tahap desain sistem
ini.
III.

DESAIN MODEL SECARA UMUM

Model dari system informasi yang kami usulkan akan kami sajikan dalam bentuk physical
dan logical. Physical system akan digambar dengan menggnakan bagan alir system. Logical
model akan digambar dengan menggunakan diagram arus data yang dilengkapi dengan kamus
data.Tiap-tiap kamus data akan menerangkan secara rinci data yang mengalir dalam diagram arus
data. Physical system akan menunjukkan bagaimana nantinya sistem ini secara fisik akan
diterapkan. Logical model akan menunjukkan bagaimana secara logika fungsi-fungsi system
informasi akan bekerja.
Metode pengolahan data yang akan digunakan di sistem ini adalah pengolahan data tersebar
dan metode pengolahan data langsubg, Metode pengolahan data tersebar memungkinkan tiap-tiap
departemen untuk memasukkan data tersendiri, mengolah, dan bahkan menghasilkan laporan
sendiri. Metode pengolahan langsung mempunyai karakteristik, yaitu semua transaksi yang terjadi
akan segera langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk, sehingga setiap saat akan dapat
dihasilkan informasi yang terakhir (mutakhir). Langkah-langkah untuk menerapkan metodemetode ini dalam model system informasi disebut dengan prosedur. Prosedur adalahurut=urutan
yang tepatdari tahapan-tahapan instruksi y7ang menerangkan apayang harus dikerjakan, siapa
yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana dikerjakannya.
Secara fisik, model dari system informasi yang diusulkan tampak pada halaman
berikut inbi. Odel dari system informasi secarafisik ini digambarkan dalam bentuk document
flowchart.

1. Bagan Alir Sistem Proses Mengecek Pemenuhan Order
A

Proses Mengecek
Pemenuhan Order

File
Order
Penjual
an

File
induk
Persedia
an

File
Back
Order

2. Bagan Alir Sistem Proses Mengevaluasi Kredit
B

Proses Mengevaluasi
Kredit

File
Langganan

File
Piutang

3. Bagan Alir Sistem Proses Merekamkan Transaksi Penjualan
C

Proses Merekam
Transaksi

File
Piutang

File
induk
Persedia
an

File Order
Penjualan

File
Transaksi
Barang

File
Langganan

4. Bagan Alir Sistem Proses Jurnal dan Posting ke Buku Besar
D

Proses Jurnal dan
Posting

File
Jurnal

File Buku
Besar

A. Unit Organisasi Yang Terlibat
Terdapat tiga unit organisasi yang akan terlibat dalam sistem ini, yaitu sebagai berikut ini :
1. Bagian order penjualan
2. Bagian petanggung jawab kantin
3. Bagian kredit
4. Bagian pengolahan data elektronik
B. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan di sistem informasi ini adalah sebagai berikut ini.
a. Faktur penjualan rangkap 3 dengan tembusan-tembusannya sebagai berikut ini :
1. Tembusan bagian penjualan
2. Tembusan bagian petanggung jawab kantin
3. Tembusan bagian pengolahan data elektronik
C. Uraian Prosedur
Bagian Penjualan
1. Menerima order dari langganan. Order dari langganan dapat dilakukan lewat pesan yang
disampaikan dengan pengajar atau peserta dating sendiri menemui bagian penjual.
2. Memasukkan data penjualan kedalam program.
3. Mencetak faktur penjualan untuk penjualan kredit.
4. Meminta otorisasi petanggung jawab kantin untuk kredit yang melebihi limit yang
ditentukan.
5. Mendistribusikan tembusan-tembusan faktur yang ada pada pihak yang telah ditentukan.

Bagian Petanggung jawab kantin
1. Menerima dokumen dari bagian penjualan.
2. Bagian petanggung jawab kantin memutuskan permintaan kredit yang melebihi limit
apakah akan tetap diberikan kredit atau tidak.

Bagian kredit
1. Mengevaluasi jumlah kredit yang terakumulasi pada sistem.
2. Menagih piutang kepada pelanggan secara berkala.

Bagian Pengolahan data
Bagian ini tidak melakukan fungsi memasukkan data transaksi karena semua input
dimasukkan

lewat masing-masing bagian secara tersebar. Yang dilakukan oleh bagian

pengolahan data hanya mencetak laporan-laporan periodic. Macam-macam laporan yang
dihasilkan dari bagian ini dapat dilihat pada bagian lampiran. Laporan-laporan yang dihasilkan
langsung oleh bagian pengolahan elektronik didistribusikan kepada pemilik.

IV.

DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

Output yang akan dihasilkan oleh oleh sistem informasi dapat berupa output di media keras
lewat hard copy device maupun di media lunak lewat soft copy device. Output di media keras
dapat berupa laporan-laporan formal maupun dokumen-dokumen hasil cetakan komputer.
Macam-macam output ini yang akan dihasilkan oleh sistem dapat dilihat pada bab 4.

V.

DESAIN INPUT SECARA UMUM

Indup yang dibutuhkan oleh system informasi ini seperti tampak di diagram arus data juga terdiri
dari dua macam, yaitu yagn berupa suatu dokumen dan input berupa dialog di layar terminal.
Input yang berupa dokumen dapat dibutuhkan oleh system informasi ini dapat dilihat F-103.
VI.

DESAIN DATABASE SECARA UMUM

Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File-file data-base yang dibutuhkan oleh sisitem
informasi ini seperti tampak di diagram arus data dapat dilihat pada formulir F-105.
VII.

DESAIN PENGENDALIAN SECARA UMUM

Sebuah sistem yang baik dibuat untuk dapat mencegah, menjaga, melacak serta
mengevaluasi kesalahan yang ada, baik yang disengaja atau tidak disengaja, maka sebuah
sistem informasi haruslah memiliki sebuah kontrol atau pengendalian secara umum maupun
pengendalian aplikasi. Dalam hal ini pengendalian secara umum merupakan pengendalian
diluar suatu aplikasi pengolahan data, yang terdiri dari:
a. Pengendalian Organisasi
Pengendalian organisasi bisa dilakukan dengan membuat pemisahan tugas dan
pemisahan tanggung jawab yang jelas. Pemisahan tugas antara front office yang

bertugas memfotokopi materi bimbingan belajar siswa dan mengurus berbagai hal
bimbingan diluar kelas dengan petugas lain yang mencatat pembelian, penjualan,
persediaan kantin ataupun transaksi lain di kantin bimbingan belajar ini. Dengan
pemisahan tugas serta tanggung jawab tersebut, kemungkinan adanya kecurangan atau
kesalahan dalam penghitungan nilai persediaan, penjualan ataupun piutang penjualan
dapat diperkecil karena adanya pengecekan ulang.
b. Pengendalian dokumentasi
Beberapa pendokumentasian berikut sangat penting untuk beberapa keperluan
seperti mempelajari cara mengoperasikan sistem baru, sebagai bahan training atau
pelatihan pegawai, atau sebagai dasar pengembangan sistem lebih lanjut lagi. Berbagai
dokumentasi yang ada berikut diantaranya dapat berupa:
1. Dokumentasi Prosedur
Dokumentasi ini berisi prosedur pemakaian yang harus dilakukan pada
suatu keadaan tertentu, seperti prosedur penggunaan program, prosedur
pemakaian file atau data, atau juga prosedur dalam pembuatan file backup
dalam penggunaan program yang kami buat ini. Dokumentasi ini dapat
digunakan sebagai panduan dalam pemakaian oleh pegawai perusahaan,
sehingga pemahaman akan penggunaan program kami ini dapat dipahami
dengan jelas dan mudah.
2. Dokumentasi Sistem
Pada dokumentasi ini perancang sistem ingin menunjukkan bentuk dari
sistem pengolahan data yang kami ajukan ini, yang dapat dilihat pada bagan
alir sistem (system flowchart) yang terdapat pada lampiran laporan kami ini.
Dari bagan alir tersebut, calon pengguna sistem dapat melihat mengetahui
deskripsi output yang dihasilkan sistem ataupun daftar pengendalian untuk
setiap sistem pengolahan yang ada dalam sistem kami ini.
3. Dokumentasi Program
Pada dokumentasi ini perancang sistem berusaha menggambarkan logika
dari program dalam bentuk bagan alir (program flowchart) seperti lampiran
pada dokumentasi sistem (dapat dilihat di bagian lampiran laporan). Dengan
mengetahui maksud dari dokumentasi program dalam bentuk program

flowchart, diharapkan calon pengguna mampu memberi saran atau masukan
guna memodifikasi atau mengembangkan bagian program ini ke depannya.
4. Dokumentasi Operasi
Dokumentasi ini berisi prosedur atau penjelasan tentang tata cara
penggunaan program dan cara pengoperasiannya. Dokumentasi operasi terkait
penggunaan program ini dapat dilihat pada bagian lampiran laporan,
dokumentasi ini perancang sistem sajikan dalam bentuk alur flowchart.
5. Dokumentasi Data
Dokumentasi data ini terkait berbagai definisi dari berbagai item di dalam
sistem database program yang digunakan oleh program sistem informasi ini.
Dokumentasi data ini kami sajikan dalam bentuk kamus data di bagian
lampiran laporan kami ini.
c. Pengendalian Perangkat Keras (Hardware)
Pengendalian perangkat keras atau hardware ini, perancang sistem memakai
pengendalian yang sudah ada atau terpasang dari pabrik pembuat. Pengendalian yang
sudah terpasang tersebut di dapat dari pabrik pemroduksi CPU computer yang
perancang gunakan. Jadi dalam pengendalian perangkat keras ini, perancang tidak
perlu lagi suatu pengendalian.
d. Pengendalian Keamanan Fisik
Pengendalian terhadap keamanan fisik dilakukan untuk menjaga keamanan
perangkat keras, perangkat lunak dan manusia sebagai pengguna. Dalam hal ini
perancang menyarankan perusahaan untuk melakukan pengendalian keamanan fisik ini
dengan cara:
1. Pengisian agenda/jadwal jaga kantin (sekaligus petugas server komputer).
2. Penggunaan kode akses program yang hanya diketahui oleh pemilik dan
petugas jaga.
3. Melakukan pengecekan ulang dengan jadwal yang rutin yang dapat diatur
pemilik usaha sendiri.
Pengendalian diatas ditujukan agar dapat meminimalisir kesempatan untuk
melakukan berbagai hal yang dapat merugikan perusahaan. Selain pengendalian

keamanan seperti diatas, perusahaan juga perlu melakukan pengendalian atas
keberadaan computer atau perangkat keras lain yang menjadi fasilitas pencatat
kegiatan transaksi di kantin. Pengendalian terhadap lokasi fisik yang baik dalam suatu
ruangan server komputer kantin seperti:
1. Adanya fasilitas komputer cadangan.
2. Pemberian AC (air conditioner) di lokasi server komputer kantin berada.
3. Pemakaian UPS (Uninteruptible Power System) terhadap komputer.
4. Pemakaian stabilizer pada komputer.
Penggunaan alat bantu pengendalian keamanan tersebut dapat membantu petugas
dalam menjalankan tugasnya, baik dalam hal kenyamanan dan kelancaran penggunaan
sistem dalam komputernya.

e. Pengendalian Keamanan Data
Pengendalian keamanan data ini bertujuan untuk memastikan keberadaan data atau
file perusahaan di dalam sistem komputer, selain itu juga dapat memastikan akses ke
penggunaan sistem tidak dapat dengan mudah digunakan oleh beberapa orang yang
tidak memiliki kepentingan terhadap sistem ini sendiri. Pengendalian keamanan data
dapat perusahaan (sebagai pengguna sistem kami) lakukan dengan cara:
1. Proteksi atau perlindungan file dari ancaman virus komputer atau lain
sebagainya.
2. Pembuatan

data

backup

(file

backup)

yang

dirasa

sangat

penting

keberadaannya.
3. Pembatasan akses data lebih lanjut dari pihak yang tidak memiliki tanggung
jawab terhadap data atau file, dengan cara pembuatan kata sandi masuk sistem.

VIII. Analisis Biaya/Manfaat
Tahun 0
4. Biaya pengadaan
c. Biaya pembelian perangkat keras
d. Biaya Instalasi perangkat keras
Total biaya pengadaan
5. Biaya proyek (project-related cost)
E. Biaya konsultan
c. 4 orang analis
d. Biaya perjalanan dan akomodasi
Total biaya konsultan
F. Tahap analisis sistem
c. Biaya untuk mengumpulkan
data
d. Biaya dokumentasi (kertas,
fotocopy)
Total biaya tahap analisis sistem

Tahun 1

Tahun 2

Tahun 3

5.000.000
100.000
5.100.000

0
0
0

0
0
0

0
0
0

2.000.000
200.000
2.200.000

0

0

0

0

0

0

30.000

0

0

0

80.000

0
0

0
0

0
0

100.000
100.000
200.000

0
0
0

0
0
0

0
0
0

50.000
500.000
550.000
3.0300.000

0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

d. Biaya personil

0

300.000

400.000

400.000

e. Biaya overhead

0

500.000

500.000

500.000

f. Biaya perawatan perangkat keras

0

500.000

500.000

500.000

0

1.300.000

1.400.000 1.400.000

8.130.000

1.300.000

1.400.000 1.400.000

G. Tahap desain sistem
c. Biaya dokumentasi
d. Biaya rapat
Total biaya tahap desain sistem
H. Tahap penerapan sistem
c. Biaya pembuatan formulir baru
d. Biaya latihan personal
Total biaya penerapan sistem
Total biaya pengembangan sistem
6.

50.000

Biaya operasi dan biaya perawatan

Total biaya operasi dan perawatan
Total biaya-biaya

Analisis biaya/manfaat dari proyek system informasi ini adalah sebagai berikut:
Payback period

= 2 tahun, 5 bulan

ROI

= 27%

NPV (i = 10%)

= Rp 347107,438

IRR

= 11,80%
IX. PENILAIAN KELAYAAN
Penilaian kelayakan yang akan dilakukan meliputi kelayakan semua aspek, yaitu

kelayakan teknik, operasi, jadual, ekonomi dan hokum. Semua aspek kelayakan ini masih tetap
sama dengan yang dinilai pada tahap perencanaan system,kecuali penilaian terhadap kelayakan
ekonomi.
a. Kelayakan teknik
Item Penilaian

Alternatip

Ketersediaan teknologi di pasaran

Mudah

Kemudahan dioperasikan

Mudah

Dilihat dari hasil mengenai item penilaian yaitu mudah maka alternatip yang ditawarkan
dikatakan layak.
b. Kelayakan Operasi
Item Penilaian

Alternatip

Kemampuan personil

Mampu

Kemampuan sistem menghasilkan informasi

Baik

Kemampuan pengendalian operasi sistem

Baik

Efisiensi dari sistem

Baik

c. Kelayakan Jadual
Item Penilaian

Kendala

Alternatip

Waktu Pengembangan Sistem

6 bulan

2 bulan

Probabilitas selesai

-

100%

Dari waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek ini, yaitu tidak boleh lebih dari 2
bulan dan memiliki probabilitas 100% sehingga kelayakan jadual untuk alternatip yang
diberikan ialah layak.

d. Kelayakan Ekonomi
Item Penilaian

Kendala

Alternatif

Dana yang dikeluarkan

-

Rp 10.000.000

Payback Period

-

2 tahun 5 bulan

ROI

-

27%

NPV

10%

347107,438

IRR

-

11,80%

e. Kelayakan Hukum
Penilaian kelayakan

Alternatif

Kelayakan teknik

Layak

Kelayakan operasi

Layak

Kelayakan jadual

Layak

Kelayakan ekonomi

Layak

Kelayakan hukum

Layak

Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa alternatif yang ditawarkan telah layak pada setiap
aspeknya.
XI.

Kebutuhan Perangkat Keras

Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk pengaplikasian system ini adalah
aplikasi MYOB dengan dibantu dengan komputer beserta perangkat keras lainnya yang telah
dimiliki Bimbingan Belajar Morning.

BAB IV


DOKUMEN LAPORAN HASIL
DESAIN SISTEM TERPERINCI
UNTUK PROYEK

Untuk :
Palembang

DAFTAR ISI

IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.

PENDAHULUAN
DESAIN OUTPUT TERINCI
DESAIN INPUT TERINCI
DESAIN DIALOG LAYAR TERMINAL
DESAIN DATABASE TERINCI
DESAIN TEKNOLOGI TERINCI
DESAIN PROGRAM KOMPUTER

LAMPIRAN-LAMPIRAN

I. PENDAHULUAN
Desain system terinci ini merupakan kelanjutan dari desain system secara umum
yang telah disetujui oleh manajemen. Di tahap desain terinci, kami akan menggambarkan
bagaimana dan seperti apa secara terinci komponen-komponen utama dari system
informasi pengendalian pemasaran dan penjualan ini. Langkah utama yang kami lakukan
adalah mendesain bentuk-bentuk laporan yagn dibutuhkan. Berikutnya kami mendesain
bentuk-bentuk input berupa dokumen dasar yagn akan digunakan di system informasi ini
berserta kode-kode input yang digunakan. Kemudian kami mulai mendesain bentukbentuk tampilan dari dialog layar terminal.Selanjutnya yagn kami desain secara terinci
adalah struktur dari masing-masing file database yang digunakan, kapasitas teknologi
simpanan luar dan rancang bangunan dari program computer.
II. DESAIN OUTPUT TERINCI
Sebanyak 14 macam bentuk output telah kami desain secara rinci. Output ini terdiri dari 2
buah berupa output dokumen dan 12 buah berupa laporan-laporan yagn dibutuhkan oleh
manajemen. Daftar dari output-output ini dapat dilihat di formulir F-102 di laporan desain
secara umum. Periode dari output-output ini bervariasi, ayang harian, minggunan dan
bulanan. Semua output ini dicetak menggunakan alat output printer.
Semua output kami desain sesuai dengan pedoman desain output yang baik, yitu sebagai
berikut ini.
1. Untuk laporan formal, output yang baik dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:
a. Judul laporan.
b. Tubuh laporan.
c. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal.
2. Digunakan spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
3. Laporan akan berisi dengan keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin
akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
4. Laporan untuk tingkat manajemen yagn lebih tinggi akan lebih tersering dan untuk
tingkat manajemen yang lebih rendah akan lebih terinci.
5. Laporan sederhana tetapi jelas.

6. Laporan diungkapkan dlam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami
oleh pemakainya.
7. Isi laporan akurat.
8. Bentuk-bentuk

laporan

adalah

standar,

sehingga

tidak

akan

menyebabkan

kebinggungan bagi mereka yang menggunananya.
9. Laporan yang dihasilkan semuanya akan berguna.
10. Biaya pembuatan laporan sudah dipertimbangkan.
Untuk mendesain output terinci ini kami menggunakan dua buah alat desain system, yaitu
bagan tata letak printer (printer layout chart) untuk menggambarkan sketsa bentuk output
di printer dan kamus data output untuk menjelaskan secara rinci tentang data yang akan
disajikan di output. Adapun output-output yang telah kami desain berserta letaknya di
laporan ini adalah sebagai berikut :

BAB V

Parinah & Rekan , Konsultan

IMPLEMENTASI SISTEM

Untuk :
Palembang

Pada tahap ini, simplementasi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem supaya
dapat untuk digunakan. Pada tahap implementasi sistem ini terdiri dari tiga langkah sebagai
berikut:
A. MENERAPKAN RENCANA IMPLEMENTASI
Penerapan rencana implementasi inidibuat untuk bisa mengatur biaya dan waktu yang
dibutuhkan selama tahap implementasi sistem ini. Semua biaya yang dikeluarkan dalam proses
implementasi disini akan dibuat dalam bentuk anggaran, yang kemudian akan menjadi pengendali
biaya-biaya yang akan dikeluarkan kemudian.

B. MELAKSANAKAN IMPLEMENTASI
Pada dasarnya kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar rencan implementasi yang
sudah direncanakan. Kegiatan yang dilakukan dalam melaksanakan implementasi disini sebagai
berikut:
1.

Pemilihan Personil
Dalam hal ini personil yang dipilih untuk dilatih adalah personil atau karyawan yang sudah

ada di perusahaan. Personil yang dipilih ialah personil yang sudah ada di perusahaan yang
menempati posisi front office di bimbel. Personil yang terlibat dalam sistem informasi ini akan
menangani empat bagian tugas, yaitu:
a. Tugas input-output data (Data input-output jobs)
Yang termasuk dalam penanganan tugas ini, personil akan melaksanakan tugas
seperti:
-

Sebagai operator dan pengawas pemasuk data, yang bertanggung jawab untuk
memasukkan dan data transaksi dan memverifikasinya.

-

Menjadi operator dan pengawas pengolah data, yang bertugas menjadi orang yang
bertanggung jawab terhadap pengoperasian mesin dan sistem pengolah kata
komputer, serta pengolahan kata dan berbagai pengaturannya dalam sistem ini
sendiri serta hasil dari pengolahan kata ini.

b. Tugas operasi
Personil yang terlibat dalam tugas ini akan menangani jalannya operasi
pengolahan data transaksi yang tidak terlibat langsung dengan input ataupun output.
Personil dalam tugas ini akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengolahan

data yang ada di perusahaan, dan pengorganisasian file agar dapat digunakan oleh
semua aplikasi dalam sistem. Yang kemudian akan membuat kamus data, standar
untuk penggunaan data dan penjaminan integritas dan keamanan data dalam sistem ini.
Personil dalam tugas ini juga akan menjadi analis atas informasi dari sistem ini,
dan bertanggung jawab terhadap semua operasi komputer dan sistem beserta semua
fasilitas pendukung dan peralatan. Dan menjadi pihak yang berkepentingan terhadap
proteksi sistem dan keamanannya, baik penggunaan ataupun penyimpanan datanya.
2.

Pelatihan Personil/karyawan
Pelatihan personil dalam hal ini berbeda dengan pendidikan, pelatihan personil

dimaksudkan untuk personil yang akan menangani dan mengoperasikan sistem, yaitu karyawan
yang terlibat dalam persiapan input, pemrosesan data, pengoperasian hingga penjagaan sistem di
lapangan.
a. Pendekatan yang kami pakai untuk pelatihan personil, yaitu:
1.

Pelatihan tutorial
Pada pendekatan ini personil akan dilatih dengan tatap muka langsung, dan akan
dibimbing secara langsung dalam pengoperasian sistem nantinya. Dan
sebelumnya personil akan diberi beberapa prosedur penggunaan sistem secara
tertulis.

2.

Simulasi
Pendekatan ini merupakan tindak lanjut dari pelatihan tutorial, yang nantinya
personil akan menjalani suatu simulasi yang dibuat persis untuk mewakili
lingkungan kerja personil di tempat bekerja.

b. Skedul Pelatihan personil
1.

Subyek atau materi pelatihan
Pada tahap ini personil akan diberi materi yang memiliki kemungkinan akan
terjadi dalam transaksi nyata oleh para instruktur pelatihan. Materi yang diberikan
berkaitan dengan sistem dan transaksi yang ditekankan dalam penanganannya di
sistem ini, yang menjadi pokok permasalahan perusahaan dalam analisis kami di
awal pengumpulan data.

2.

Pemilihan instruktur pelatihan
Instruktur yang akan melatih personil perusahaan nantinya adalah salah satu dari
anggota tim perancang sistem, yang dimana nantinya akan disesuaikan sesuai
keinginan dan kesesuaian jadwal perancang sebagai instruktur nantinya.

3.

Tanggal pelaksanaan pelatihan
Setelah menetapkan materi yang akan diberikan, perancang sistem akan
memberikan opsi tanggal pelaksanaan pelatihan kepada pihak perusahaan.
Tanggal pelatihan personil rencananya perancang sistem sebagai instruktur
pelatihan. Pelatihan kami sebagai perancang dan instruktur pelatihan akan
dilaksanakan saat proposal sistem sudah diterima perusahaan, dan tanggal
pelatihan disesuaikan dengan keinginan perusahaan.

4.

Persiapan tempat beserta instalasi perangkat lunak sistem (software)
Persiapan tempat penggunaan sistem nantinya akan disesuaikan dengan tempat
yang sudah diatur perusahaan, dimana letak front office yang ada di lobi tempat
bimbel akan diadikan tempat pengoperasiannya. Dan penempatan software akan
diinstal pada komputer yang sudah ada, tanpa menggangu fungsi atau aplikasi
yang sudah ada pada komputer tersebut. Persiapan ini akan dilaksanakan setelah
pelatihan sudah selesai dan personil dianggap sudah paham pengoperasiannya.

4. Pengetesan Sistem
Pengetesan system biasanya dilakukan setelah melakukan pengetesan program. Pengetesan
system (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen system yang
diimplementasi. Tujuan utama dari pengetesan system ini adalah untuk memastikan bahwa
elemen-elemen atau komponen-komponen dari system telah berfungsi sesuai dengan yang
diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahankelemahan yagn mungkin masih terjadi. Pengetesan system termasuk juga pengetesan program
secara menyeluruh. Pada pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan
dengan benar dan baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan program
lainnya dalam system dengan baik. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu
dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat memberikan output kepada program
yang lainnya.

5. Konversi Sistem
Proses konversi system merupakan proses untuk meletakkan system baru supaya siap
mulai untuk dapat digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi system,
yaitu sebagai berikut ini.
1. Konversi langsung
Pendekatan konversi langsung dilakukan dengan mengganti system yang lama langsung
dengan system yang baru. Pendekatan konversi langsung (direct conversion) disebut juga
dengan pendekatan pemotongan langsung (direct cutover) atau pendekatan cold turnkey
atau pendekatan abrupt cutover. Konversi ini biasanya dilakukan dengan memilik periode
waktu bisnis tertentu (misalnya bulan, kuartalan atau tahun fiscal). Sebagai contohnya
adalah untuk system informasi akuntansi dapat dilakukan pada periode setelah tutup buku.
Pada pendekatan konversi langsung ini, system yang lama dihentikan sama sekali dan
system yang baru mulai dioperasikan. Pendekatan ini biasanya dilakukan jika konversi
harus diselesaikan dengan cepat. Pendekatan ini baik dilakukan untuk system yang tidak
terlalu besar. Kebaikan lain dari pendekatan ini adalah terletak pada biaya konversinya
yang tidak terlalu mahal, karena system yang lama sudah tidak dioperasikan lagi, sehingga
tidak ada biaya operasi dari system yang lama. Kelemahan dari pendekatan ini adalah
mempunyai resiko yang tinggi jika system yang baru gagal untuk beroperasi seperti yagn
diharapkan.
2. Konversi paralel
Pendekatan konversi paralel (parallel conversion) dilakukan dengan mengoperasikan
system yagn baru bersama-sama dengan system yang lama selama suatu periode waktu
yang tertentu. Kedua system ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan bahwa
system yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum system yang lama
dihentikan. Pendekatan ini merupakan lawan dari pendekatan konversi langsung. Kebaikan
dari pendekatan ini adalah menyediakan proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap
kegagalan system yang baru. Jika system yang beru gagal, system yang lama masih tetap
beroperasi. Kelemahan dari pendekatan ini adalah terletak pada biaya yang harus
dikeluarkan. Biaya yang dikeluarkan akan sangat besar, karena terdiri dari biaya operasi
dua buah system, yaitu biaya operasi system lama dan biaya operasi system baru.

Pendekatan ini banyak dilakukan pada sisem baru yang kompleks dan besar. Pada waktu
kedua system beroperasi secara bersama-sama, maka hasil dari system baru dapat
dibandingkan dengan hasil dari system yang lama untuk menilai apakah system yang baru
telah beroperasi dengan benar. Sistem yagn lama akan dihentikan operasi setelah
perusahaan yakin bahwa system yang baru telah dapat diandalakn. Sistem yang lama dapat
dihentikan dengan memilih titik perhentian yang paling tepat, misalnya pada akhir
periode-periode fiskal.
3. Konversi percontohan
Pendekatan ini biasanya dilakukan bila beberapa system yang sejenis akan diterapkan pada
beberapa area terpisah (beberapa departemen, beberapa cabang atau divisi). Konversi
system dapat dilakukan pada sebiah unit organisasi terlebih dahulu dan dinilai operasinya.
Jika system yang baru ini telah dapat beroperasi dengan sukses, maka system yagn baru ini
mulai diterapkan ke semua bagian-bagian yagn lainnya. Pendekatan konversi ini disebut
dengan pendekatan percontohan (pilot approach)atau pendekatan studi percontohan (pilot
study approach) atau konversi lokasi (location conversion). Kebaikan dari pendkatan ini
adalah sebagai berikut ini.
a. Risiko kegagalan system hanya terletak pada area tertentu saja.
b. Kesalahan yagn terjadi di system yang baru dapat diberulkan terlebih dahulu, sehingga
kesalahan tidak terjadi di area yagn lain.
c. Personil di area lain dapat dilatih di area percontohan di dalam situasi yang nyata
sebelum system diterapkan pada area situasi kerjanya.
4. Konversi bertahap
Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul distem yang berbeda
secara urut. Tiap-tiap modul dioperasikan terlebih dahulu dan jika telah sukses maka
disusul oleh modul yang lainnya dan seterusnya sampai semua modul berhasil
dioperasikan. Pendekatan bertahap (stepped conversion atau staged conversion atau phasein conversion) atau disebut juga dengan pendekatan potongan bertahap (phased cut-over
approach). Contoh dari pendekatan ini misalnya adalah suatu system akuntansi yang
terdiri dari beberapa modul seperti modul penjualan, pembelian, penggajian, anggaran,
buku besar, akuntansi biaya dan lain sebagainya yang tiap-tiap modul dapat diterapkan
bertahap.

Tahap Konversi system dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut ini.
1. Konversi dokumen dasar.
Sistem informasi merupakan system yagn banyak menggunakan dokumen dasar.
Seringkali dokumen dasar di system yagn lama diganti dengan dokumen dasar yang baru
di system baru. Dokumen dasar merupakan bukti dari transaksi dan berisi dengan data
transaksi yang terjadi. Data di dokumen dasar merupakan sumber input bagi system
informasi. Jika dokumen dasr ini diganti, maka dokumen dasr yang lama sudah tidak
sesuai lagi dengan input system informasi, sehingga dokumen dasar yang baru harus sudah
digunakan. Dokumen dasar ini perlu dipesan terlebih dahulu dari perusahaan percetakan.
2. Konversi file.
Sementara menunggu cetakan dokumen dasr dari perusahaan percetakan konversi file
dapat dilkukan. Konversi file dapat berbentuk sebagai berikut ini.
a. Konversi dari file computer lama ke file computer baru.
Jika suatu file yang baru akan digunakan untuk menggantikan file lama yang sudah
ada, maka data di file lama harus dikonversikan supaya kompatibel dengan format dan
struktur file yang baru. Untuk melakukan konversi ini dapat dilakukan secara manual
atau secara otomatis. Secara manual dapat dilakukan dengan cara mencetak ini file
lama ke media kertas terlebih dahulu dan dimasukkan ulang ke file baru lewat alat
input lagi. Secara otomatis dapat dilakukan lewat proses computer dengan membuat
program konversinya.
b. Konversi dari data di catatan manual ke file computer.
Jika perusahaan sebelumnya beroperasi dengan system manual, maka semua data yang
diperlukan yang sebelumnya dicatat di catatan manual atau amsih tercatat di dokumen
dasr perlu dikonversikan ke file computer. Cara konversi ini hanya dapat dilakukan
secara manual, yaitu dengan memasukkan data tersebut lewat alat input.
3. Mengoperasikan system.
Setelah semua dokumen dasar siap digunakan dan semua data yang diperlukan sudah
terekam di file baru, system yang baru dapat mulai dikonversikan atau dioperasikan.
5.4 TINDAK LANJUT IMPLEMENTASI

Partisipasi analis system belum berakhir setelah system diimplementasikan. Analis system
masih melakukan tindak lanjut berikutnya setelah system baru diimplementasikan. Analis system
masih perlu melakukan pengetesan penerimaan system (systems acceptance test). Pengetesan ini
berbeda dengan pengetesan system yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan
system sebelumnya digunakan data test (test data) dan dilakukan oleh analis system bersamasama dengan pemrogram computer, maka pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan
data sedungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis system bersama-sama
dengan user. Setelah pengetesan penerimaan ini selesai dilakukan, suatu rapat penerimaan
(acceptance meeting) perlu diselengarakan oleh manakemen. Rapat ini dihadiri oleh analis
system, manajer dan pemakai system untuk menentukan system baru diterima atau harus
diperbaiki kembali. Jika system yang baru telah disetujui, maka rapat ini dapat merupakan acara
penyerahan system. Tugas dari analis system dapat berakhir sampai disini.

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning

Halaman : 01 dari: 01

Sistem

: Penjualan dan penagihan

Tanggal :

Tahap

: Desain secara umum

Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Faktur Penjualan
Periode

: Dokumen

: Harian

Struktur data

Bentuk

:

No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Tanggal Faktur

D

Tanggal dari faktur

2

01

Kode langganan

C

Kode langganan

3

01

Nama langganan

C

Nama dari langganan

4

01

Alamat langganan

C

Jalan dari Alamat langganan

5

01

Kota langganan

C

Kota dari alamat langganan

6

01

Kode barang

C

Kode dari tiap barang

7

01

Nama barang

C

Nama dari tiap barang

8

01

Unit barang

C

Unit barang

9

01

Harga barang

N

Harga barang

10

01

Discount

N

Discount

untuk

pembayaran

lebih awal
11

01

Termin

C

Termin pembayaran, 2 karakter
pertama

adalah

penjualan(%),
berikutnya

2
batas

potongan
karakter
waktu

mendapat potongan (hari) dan 3
karakter terakhir adalah batas

maksimum pelunasan (hari).

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Identitas barang
Periode

Bentuk

: Dokumen

: Harian

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Kode barang

C

Kode dari tiap barang

2

01

Nama barang

C

Nama dari tiap barang

3

01

Unit barang

N

Unit barang

4

01

Harga pokok

N

Harga pokok barang

5

01

Harga Jual

N

Harga Jual

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Status Langganan
Periode

Bentuk

: Dokumen

:

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Kode langganan

C

Kode dari tiap langganan

2

01

Nama langganan

C

Nama dari langganan

3

01

Alamat langganan

C

Jalan dari alamat langganan

4

01

Kota langganan

C


5

01

Saldo piutang

N

Total nilai piutang langganan
bersangkutan

6

01

Status langganan

C

„H‟=daftar hitam, „L‟=lancer,
„C‟=cukup

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Identitas Langganan
Periode

Bentuk

: Dokumen

:

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Kode langganan

C

Kode dari tiap langganan

2

01

Nama langgangan

C

Nama dari langganan

3

01

Alamat Langganan

C

Jalan dari alamat langganan

4

01

Kode Langganan

C


Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Tanggal Dikirim
Periode

Bentuk

: Dokumen

:

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Tanggal Dikirim

D

Tanggal pengirim (HH/BB/TT)

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Transaksi Penjualan
Periode

Bentuk

: Dokumen

:

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Nomor Order

C

Nomor dari order penjualan

2

01

Tanggal Order

D

Tanggal dari order penjualan

3

01

Nomor Faktur

C

Nomor dari faktur Penjualan

4

01

Tanggal Faktur

D

Tanggal Faktur (HH/BB/TT)

5

01

Kode Langganan

C

Kode langganan

6

01

Kode Barang

C

Kode dari barang

7

01

Unit barang

N

Unit barang dijual

8

01

Harga Barang

N

Harga satuan barang

9

01

Potongan Penjualan

N

Potongan Penjualan

10

01

Pajak Penjualan

N

Pajak Penjualan

11

01

Tanggal Dikirim

D

Tanggal barang dikirim

12

01

Termin

C

Termin pembayaran

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Transaksi Barang
Periode

Bentuk

: Dokumen

:

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Tanggal transaksi

D

Tanggal transaksi barang

2

01

Nomor faktur

C

Nomor faktur

3

01

Kode barang

C

Kode dari barang

4

01

Unit barang

N

Unit transaksi barang

5

01

Harga pokok

N

Harga pokok per unit barang

6

01

Harga jual

N

Harga jual per unit barang

7

01

Jenis transaksi

C

Jenis transaksi barang, “J” =
Jual, “B” = beli, “R” = retur
pembelian atau retur penjualan

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Transaksi Piutang
Periode

Bentuk

: Dokumen

:

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Tanggal transaksi

D

Tanggal transaksi PIUTANG

2

01

Nomor faktur

C

Nomor faktur

3

01

Kode langganan

C

Kode dari langganan

4

01

Nilai piutang

N

Nilai piutang untuk transaksi
ini

5

01

Termin

C

Termin pembayaran, 2 karakter
pertama

adalah

penjualan

(%),

berikutnya
pembayaran

potongan
2

karakter

adalah

batas

(hari)

yang

mendapat potongan penjualan
dan 3 karakter terakhir adalah
batas pembayaran yang harus
dilunasi. Jika penjualan adalah
tunai, maka nilai ini adalah
„TUNAI”

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Harian
Periode

Bentuk

: Laporan

: Harian

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Tanggal laporan

D

Tanggal pembuat laporan

2

01

Halaman

N

Nomor halaman laporan

3

01

Tanggal faktur

D

Tanggal faktur penjualan

4

01

Nomor faktur

C

Nomor faktur

5

01

Nomor order

C

Nomor order penjualan

6

01

Kode langganan

C

Kode langganan

7

01

Nama langganan

C

Nama langganan

8

01

Total penjualan

N

Nilai penjualan kotor

9

01

Potongan penjualan

N

Potongan yang diberikan

10

01

Pajak panjualan

N

Pajak

penjualan

yang

dibebeankan
11

01

Total dibayar

12

01

Grand

N
total N

penjualan

Nilai penjualan bersih
Total semua nilai penjulana
kotor dalam sehari pada tanggal
laporan

13

01

Total

potongan N

Total

potongan

penjualan

penjualan

dalam sehari

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Status Persediaan
Periode

Bentuk

: Laporan

: Mingguan

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Tanggal laporan

D


2

01

Halaman

N


3

01

Kode Barang

C

Kode barang

4

01

Nama Barang

C

Nama barang

5

01

Unit Barang

N

Saldo unit barang

6

01

Harga pokok

N

Harga pokok per unit barang

7

01

Reorder Point

N

Titik pesanan Kembali

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Berdasarkan Barang
Periode

Bentuk

: Laporan

: Bulanan

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Tanggal laporan

D


2

01

Halaman

N


3

01

Bulan Penjualan

C

Bulan dari data laporan

4

01

Tahun Penjualan

C

Tahun dari laporan

5

01

Kode Barang

C

Kode dari Barang

6

01

Nama Barang

C

Nama dari barang

7

01

Unit Jual

N

Jumlah Unit yang dijual tiap
barang

8

01

Total harga Jual

N

Total nilai harga jual tiap
barang

9

01

Total Harga Pokok

N

Total harga pokok penjualan
tiap barang

10

01

Margin Kotor

N

Margin kotor=total harga jual –
total harga pokok

11

01

Persentase

N

Persentase

margin

kotor

terhadap harga pokok

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Berdasarkan Langganan
Periode

Bentuk

: Laporan

: Bulanan

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

13

01

Grand

Tipe
total N

penjualan

Keterangan
Total nilai penjualan kotor per
langganan pada hari tanggal
laporan

14

01

Total

potongan N

penjualan

Total potongan penjualan per
laporan

15

01

Total

pajak N

penjualan

Total

pajak

penjualan

per

laporan

16

01

Grand total dibayar

N

Total nilai penjualan bersih per
langganan pad hari tanggal
penjualan

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Berdasarkan Langganan
Periode

Bentuk

: Laporan

: Bulanan

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

1

01

Tanggal laporan

D

Tanggal pembuatan Laporan

2

01

Halaman

N

Nomor dari Laporan

3

01

Bulan penjualan

C

Bulan Laporan

4

01

Tahun penjualan

C

Tahun Laporan

5

01

Kode langganan

C

Kode Langganan

6

01

Nama langganan

C

Nama Langganan

7

01

Tanggal faktur

D

Tanggal faktur penjualan

8

01

Nomor faktur

C

Nomor dari faktur

9

01

Total penjualan

N

Nilai penjualan kotor

10

01

Potongan penjualan

N

Potongan

penjualan

yagn

diberikan
11

01

Pajak penjualan

N

Pajak

penjualan

dibebankan
12

01

Total dibayar

N

Nilai penjualan bersih

yang

Lampiran :
Kamus data

: Arus Data



Sistem


Tanggal :

Tahap


Dibuat

:

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Harian
Periode

Bentuk

: Laporan

: Harian

Struktur data :
No urut

Level

Nama Item data

Tipe

Keterangan

Jualan
14

01

Total

Pajak N

Penjualan
15

01

Grand Total Dibayar

Total pajak penjualan sehari
dalam tanggal laporan

N

Total nilai penjualan bersih
sehari dalam tanggal laporan

Sia

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à Sia

Similaire à Sia (20)

Dernier

Dernier (20)

Sia