Komunikasi Bisnis Penulisan Permintaan Pesan Pesan Rutin dan Positif serta Penulisan Bad News

1. Penulisan Permintaan
Pesan-Pesan Rutin dan
Positif Serta Penulisan Bad
News
Kelompok 1
Diki Purnama Alam (0117101163)
Sahala (0117101166)
Zia Safira (0117101178)
Dylla Yulianty (0117101179)
Akuntansi, Kelas F 2017/2018

2. Pesan-Pesan Rutin
Pesan-pesan Rutin adalah pesan yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari
yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab
secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan
menggunakan pendekatan langsung seperti; surat
masuk, surat keluar, memo, yang berisipesanan
barang, keluhan, rekomendasi, permintaan
informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin
umumnya pendek dan sederhana.

3. Pembuka
1
1. Nyatakan permintaan Anda
secara sopan, tidak menuntut
dan personal spesifik dan
tepat.
2. Jelaskan dan berikan alasan
pada permintaan Anda
Isi
2
1. Beri alasan bahwa
permintaan anda penting.
2. Jelaskan setiap potensi
manfaat bila merespon
permintaan anda.
3. Perincilah permintaan yg
kompleks ke dalam daftar
permintaan.
4. Mintalah dilakukan tindakan
spesifik
Penutup
3
1. Informasikan kontak yanng
dapat dihubungi untuk
memenuhi permintaan Anda.
2. Ekspresikan rasa terima kasih
Anda
3. Nyatakan dengan jelas
setiap tenggat waktu
permintaan Anda. (Bovee
& Thill, 2007)
Strategi Agar Pesan-pesan Rutin
Menjadi Efektif

4. Keunggulan
+
Meningkatkan pemahaman secara
komprehensif (menyeluruh) ketika
pertama kali membaca suatu pesan.
+ Menekankan pada hasil suatu analisis
yang telah anda lakukan.
+
Menghemat waktu bagi pembaca
karena mereka dapat segera
mengetahui apa maksud pesan tersebut
dan juga dapat memutuskan segera
pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak
perlu pehatian seksama.
-
Orang cenderung menyampaikan suatu
pesan berdasarkan cara berfikirnya
-
Kesulitan untuk mengubah pola pikir
yang cenderung “to the point”, hal ini
terkait dengan pola pendidikan
sebelumnya yang telah diajarkan
sebelumnaya.
Kelemahan

5. Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin
• Permintaan untuk pihak internal.
Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan
secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.
Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang
paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.
• Permintaan untuk pihak eksternal
Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa
pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.
Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas
suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai
dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

6. Strategi Permintaan Pesan-pesan
Rutin
Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik,
sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana
dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari
pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum
penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan pendekatan
Tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga
produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk,
warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.
Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan
tindakan khusus yang kita inginkan. Untuk memudahkan respons pembaca, maka akan lebih kalau
dicantumkan informasi yang dapat dihubunhi segera seperti alamat kantor atau nomor.

7. Permintaan
Informasi Rutin
1. Permintaan di dalam Organisasi
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam
bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat
menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang
diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan
karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan
supervisor atau antarasupervisor dengan karyawan.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan
penulisan, kemudian diikuti denganpenjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri
dengan tindakan yang dikehendaki.
2. Permintaan Keluar Organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi
dengan para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai
keperluan bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh informasi. Disamping
itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar.
Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimana kita membaca
iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun, (2)
jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita
yang jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut.

8. Pesan-Pesan Positif
Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang
memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang
meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan
pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung
(deduktif ).
• Pesan kabar baik (good news)
surat yang menginformasikan kabar baik atau
berita yang menyenangkan.
Contoh good news:
Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan dikabulkan, Promosi
jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk ,
Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi,
Persetujuan kredit
• Goodwill
suatu perasaan positif yang dapat mendorong
orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat
mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak,
seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya
dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat
yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan
bisnis.

9. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif
Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan
good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan
langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada
umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.
komponen penting dalam
penulisan pesan-pesan
positif
Ide-ide pokok yang jelas
Penjelasan rinci
Penutup surat

10. Bad news adalah berita
yang tidak menyenangkan yang
diterima oleh organisasi,
perusahaan maupun instansi.
Oleh karna itu bad news harus
ditanggapi secara bijaksana
oleh setiap organisasi
perusahaan, bahkan instansi
tertentu.
BAD NEWS

11. Strategi Pengorganisasian
Pesan-pesan Bad News
Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan
tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat
memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu:
(1) Penyampaian bad-news,
(2) Penerimaan pesan tersebut,
(3) Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News
1. Menciptakan Audience-Centered Tone
2. Memilih Pendekatan Organisasional

12. Nada atau intonasi dalam menyampaikan Bad-News mampu
memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas
penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga
tujuan secara spesifik :
a. Membantu audiens mengerti bahwa bad news
menggambarkan suatu keputusan yang tegas.
b. Membantu audiens mengerti bahwa keputusan itu adil.
c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi
perusahaan
Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam
menyampaikan pesan- pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens
(Bad-News), yaitu Perencanaan Tak Langsung dan Perencanaan Langsung.
a. Perencanaan Tak Langsung
Merupakan pendekatan yang familiar atau lazim digunakan untuk
penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan
kepada audiens. Dalam pendekatan
organisasional perencanaan tak langsung terdapat 4 bagian penting yaitu :
1. Pembuka (pernyataan netral).
2. Alasan ( Penjelasan logis ).
3. Bad news ( Nyatakan bad news ).
4. Penutup ( Positif, bersahabat, dan menyenangkan ).
b. Perencanaan Langsung
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang di organisir melalui
perencanaan langsungakan diawali dengan suatu pernyataan bad news,
selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan
diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
1. Menciptakan Audience-Centered Tone 2. Memilih Pendekatan Organisasional

13. Mengkomunikasikan
Informasi Dan
Jawaban Negatif
Dalam dunia bisnis, seringkali
memberikan jawaban langsung
sebagai bentuk penolakan, atau
ketidaksetujuan terhadap
sesuatu, menjadi hambatan
dalam berkomunikasi.
1. Bad-News Tentang Produk
Ketika anda ingin menyampaikan Bad-News tentang produk,
pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih:
Pendekatan langsung atau Pendekatan tak langsung.
2. Penolakan Kerja Sama
Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam
suatu kegiatan tertentu, sementara itu anda tidak dapat
memenuhi permintaan, anda dapat menggunakan
pendekatan langsung atau tidak langsung.
3. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “Tidak” atas suatu undangan teman
bisnis, anda dapat menggunakan pendekatan organisasional,
pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung.

14. Penyampaian Bad-News Ke Pelanggan
Bad-News tentang Pesanan Tidak Memenuhi Pesanan
Mengganti ProdukPenolakan Surat Pengaduan
dan Keluhan

15. 1
Penolakan
menulis surat
rekomendasi
2
Penolakan
Lamaran
Pekerjaan
3
Surat
Penolakan
Kredit
Bad-News Tentang Orang

16. Pertanyaan