Faites de votre administratif une cocotte en papier. Une technique, une séquence et ...... vous vous en jouerez. Le premier pas est de savoir gérer les documents en entrée. Méthode simple et efficace.
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La vie d’un document new
1. La vie d’un document
Son implication sur la vôtre…..
2. Son origine
Le document en entrée, qu’il concerne votre vie privée ou professionnelle,
peut avoir plusieurs origines :
Administrations
TVA
Contributions
Assurance sociale ou mutuelle
ONSS, Lois Sociales, Onem, Forem, Administration communales, etc…
Banques
Fournisseurs
Clients
Publicité
3. Quelle importance ?
L’importance du document, bien que dépendante de votre activité ou
situation, a des points communs à tous :
Administration : ATTENTION : son non-traitement peut stopper votre activité
professionnelle voire personnelle en entrée (Clients, revenus) comme en sortie
(Fournisseurs).
Banque : n’oubliez pas qu’à l’heure actuelle votre vie professionnelle ou privée
passe par l’administration bancaire
Fournisseurs : Il est important d’avoir des rapports corrects avec ces derniers, sans
eux vous ne pouvez satisfaire vos clients ou votre bien-être
Clients : Au niveau professionnel, perte de clients = perte de revenus. Ce qui
entraîne des défaillances à tous les autres niveaux. Si vous êtes salarié, votre
client est votre patron et une mauvaise communication avec son patron
implique les mêmes résultats que pour un indépendant.
4. Arrivée du document
La plupart d’entre vous
peut passer à la diapo
suivante.
Pour les autres, je vous
rappelle que :
Relever la boite aux
lettres et la boîte mail
est important MAIS
INUTILE SI VOUS NE LISEZ
PAS LE CONTENU !!!
5. Le tri
Après ouverture et lecture du courrier, il est nécessaire de le trier :
1. Il s’agit d’un courrier d’information qui vous intéresse : le classer dans votre
dossier « à consulter »
2. Il nécessite une action : Indiquer la première action à exécuter, la programmer
et classer
Ne fait partie d’aucune des deux catégories précédentes:
Directement chez votre meilleure amie :
« La poubelle ».
6. Le traitement
Les documents nécessitant une action :
Action de – de 2 minutes : Faites-la
Nécessite plus de temps (recherche, attente de réponse, etc) : indiquez l’action
à exécuter dans un échéancier et classer le document (où le retrouver à la date
du traitement). Et ainsi de suite jusqu’au traitement total
8. Ateliers – Formations
Un renseignement, une demande de
formation, d’atelier ou de consultance :
Info@oxygene-secretariat.com
www.oxygene-secretariat.com
http://oxygene-secretariat.blogspot.be
Music : Lettre à Elise de Ludwig Van Beethoven
Eléna ZOTTI – Oxygène
Secrétaire indépendante - Consultante en
entreprises
Fondatrice du Réseau A.B.Y.S.S.
réseau indépendant pour indépendants