La vie d’un document new

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Faites de votre administratif une cocotte en papier. Une technique, une séquence et ...... vous vous en jouerez. Le premier pas est de savoir gérer les documents en entrée. Méthode simple et efficace.

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La vie d’un document new

  1. 1. La vie d’un document Son implication sur la vôtre…..
  2. 2. Son origine  Le document en entrée, qu’il concerne votre vie privée ou professionnelle, peut avoir plusieurs origines :  Administrations  TVA  Contributions  Assurance sociale ou mutuelle  ONSS, Lois Sociales, Onem, Forem, Administration communales, etc…  Banques  Fournisseurs  Clients  Publicité
  3. 3. Quelle importance ?  L’importance du document, bien que dépendante de votre activité ou situation, a des points communs à tous :  Administration : ATTENTION : son non-traitement peut stopper votre activité professionnelle voire personnelle en entrée (Clients, revenus) comme en sortie (Fournisseurs).  Banque : n’oubliez pas qu’à l’heure actuelle votre vie professionnelle ou privée passe par l’administration bancaire  Fournisseurs : Il est important d’avoir des rapports corrects avec ces derniers, sans eux vous ne pouvez satisfaire vos clients ou votre bien-être  Clients : Au niveau professionnel, perte de clients = perte de revenus. Ce qui entraîne des défaillances à tous les autres niveaux. Si vous êtes salarié, votre client est votre patron et une mauvaise communication avec son patron implique les mêmes résultats que pour un indépendant.
  4. 4. Arrivée du document La plupart d’entre vous peut passer à la diapo suivante. Pour les autres, je vous rappelle que : Relever la boite aux lettres et la boîte mail est important MAIS INUTILE SI VOUS NE LISEZ PAS LE CONTENU !!!
  5. 5. Le tri  Après ouverture et lecture du courrier, il est nécessaire de le trier :  1. Il s’agit d’un courrier d’information qui vous intéresse : le classer dans votre dossier « à consulter »  2. Il nécessite une action : Indiquer la première action à exécuter, la programmer et classer  Ne fait partie d’aucune des deux catégories précédentes: Directement chez votre meilleure amie : « La poubelle ».
  6. 6. Le traitement  Les documents nécessitant une action :  Action de – de 2 minutes : Faites-la  Nécessite plus de temps (recherche, attente de réponse, etc) : indiquez l’action à exécuter dans un échéancier et classer le document (où le retrouver à la date du traitement). Et ainsi de suite jusqu’au traitement total
  7. 7. Résumé Sans intérêt
  8. 8. Ateliers – Formations Un renseignement, une demande de formation, d’atelier ou de consultance : Info@oxygene-secretariat.com www.oxygene-secretariat.com http://oxygene-secretariat.blogspot.be Music : Lettre à Elise de Ludwig Van Beethoven Eléna ZOTTI – Oxygène Secrétaire indépendante - Consultante en entreprises Fondatrice du Réseau A.B.Y.S.S. réseau indépendant pour indépendants

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