1. Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach Alfresco?

2. Vorstellung / Agenda
dmc digital media center GmbH Agenda
 Frank Hofmann  Vorstellung dmc
Senior Consultant ECM
digital media center GmbH
 Einführung Input Management
frank.hofmann@dmc.de  Schnittstellen von Alfresco
 Heiko Robert  Best Practices mit Anwendungsfällen
Senior Consultant
 Lieferantenakte
digital media center GmbH
heiko.robert@dmc.de  Angebotsworkflow
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3. Vorstellung dmc digital media center GmbH
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 3

4. dmc und seine Kerngeschäftsfelder
Besseres E-Commerce Besseres ECM
Mehr Reichweite, Informationen zur
mehr Umsatz, richtigen Zeit am
mehr Erfolg. richtigen Ort.
Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung
von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.
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5. dmc auf einen Blick
Daten und Fakten
Gründung
dmc ist die größte inhabergeführte
1995 in Stuttgart
Internetagentur Deutschlands und
500 TEUR Stammkapital
realisiert in über 40 Ländern weltweit
Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte.
Inhabergeführte GmbH
Mitarbeiter
190 FTE (Ende 2008)
Umsatz 2008
18,20 Mio. €
Management
Managing Partner:
Andreas Schwend und Daniel Rebhorn
Managing Director:
Andreas Magg
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6. Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach
Alfresco?
Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen mit Alfresco
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 6

7. Aufgabenstellung
Ausgangssituation
 Die Bestände von Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge) wurden aus
unterschiedlichen Quellen (Papier, Filesystem, Alt-Archiv/DMS) in Alfresco nach
einheitlichen Ablageregeln überführt.
 Dokumente und Informationen fallen jedoch auch nach der Überführung regelmäßig
in den unterschiedlichsten Systemen an und sollten nach den gleichen Regeln
abgelegt werden.
 Um Qualität und Geschwindigkeit in den Prozessen
zu erhöhen, soll der Mensch als Schnittstelle zwischen
den Systemen für wiederkehrende und stupide Aufgaben
entlastet werden, indem Dokumente und Informationen
automatisch, einheitlich gespeichert und weiter gegeben
werden.
 In der ECM-Sprache heisst dies:
Input-Management
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8. Input-Management
Die Experten unterteilen in
Quelle: AIIM / PROJECT
CONSULT 2003
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9. Input-Management
Wir versuchen es einmal weniger kompliziert
 Klassifikation eines Dokumentes (z.B. Rechnung, Lieferschein, Vertrag)
 Bestimmen der notwendigen Metadaten und Prozesszugehörigkeit
 Einheitliche Ablageregeln und Verhalten für die klassifizierten Dokumente unabhängig von
ihrem Ursprung und Dokumentart.
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10. Input-Management
Konzepte mit Alfresco
 Übergabe
 File-Protokolle (CIFS/FTP/)
 CMIS/REST über HTTP
 WebServices oder API
 Klassifikationen und Metadaten
über Dokumenttypen und Aspekte
Shared
 Prozesse Drive
Web
Access
 Regeln Interface
 Aktionen
 Workflows Regeln
 Timer Automation
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11. Vorgehensweise
Die typischen Arbeitsschritte
1. Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle
2. Definition der Workflows und Lebenszyklen
3. Erstellung des Dokumentenmodells
4. Erstellung der Ablageregeln
5. Definition der Rechte & Rollen
6. Definition der Systemübergaben
Beispiel: File-Übergabe & Regel
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12. Anwendungsbeispiele
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 12

13. Scannen von Dokumenten über Kofax Capture
und deren automatische Ablage und Weiterverarbeitung in Alfresco über
Freigabeworkflows in einer Lieferantenakte
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14. Ausgangssituation
 Papierbasierter Prozess
 Kein DMS/ECM System vorhanden
 Keine Workflow Unterstützung
 Unterschiedliche Datenquellen (Papier, E-Mail, File-System, elektronische Rechnung)
 Kaum Eskalationsmanagement
 Individuelle, wenig strukturierte Dokumentenablage
 Zeitintensive Dokumentenrecherche
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15. Aufgabenstellung
 Etablierung von Scanarbeitsplätzen
 Automatische Anlage von Lieferantenakten
 Elektronische Rechnungsfreigabe
 Einhaltung der Unterschriftenregelung
 Suche- und Recherchesystem
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16. Konzept: dmc-Lieferantenakte
Bestellworkflow
Lieferantenakte
(Rechnungen, Bestellungen, AB, sonst.)
Rechnungsprüfung
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17. Lösungspfad: Rechnung freigeben
Rechnung Lieferanten-
Erstellung Rechnungsprüf
Rechnungs- Buchung und
akte erstellen/
Lieferanten ung und-
freigeben erfassung Zahlungsfluss
ergänzen
akte freigabe
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18. Akteure
Rechnung Lieferschein
Einkauf / ERP-System
Fachabteilung Erzeugt Bestellung (nach Genehmigung)
fachliche Prüfung
Lieferantenakte
Geschäftsführung Buchhaltung
Rechnungsfreigabe rechnerische Prüfung
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19. Rechnung freigeben
Rechnungs-
erfassung
• Erfassung der
Eingangsrechnung
mittels Scan-Lösung
• Übergabe der
elektr. Rechnungs-
dokumente incl.
Extraktion der
Rechnungsdaten
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20. Szenario: Rechnung freigeben
Rechnungs-
freigabe
• Weiterleitung der
Rechnung nach
definiertem
Regelwerk (E-Mail
und Aufgabe)
• Schrittweise
fachliche und
kaufmännische
Prüfung und
Freigabe
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21. Ablauf Rechnungsprüfung
Rechnung falsch
Rechnung falsch
Rechnerisch Fachlich
gescannt Zu prüfen freigegeben gebucht
richtig richtig
Weitere Metadatenfelder füllen
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22. Erstellung von Angeboten in SAP
und deren automatische Freigabe über Alfresco
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23. Ausgangssituation
 Angebote werden in der Applikation SAP SD (Sales & Distribution) erstellt
 Es existiert eine organisatorische Unterschriftenregelung für die Freigabe von Angeboten in
Abhängigkeit von Angebotshöhe und Preisfindung, jedoch gibt es keinerlei elektronischer
Unterstützung zur Umsetzung und Dokumentation dieses Freigabeworkflows
 Die Freigabe von Angeboten dauert teilweise mehrere Tage, da vertrieblich verantwortliche
Personen viel unterwegs sind.
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24. Aufgabenstellung
 Abbildung eines elektronischen Workflows zur Freigabe von Angeboten aus SAP SD heraus
 Berücksichtigung der Unterschriftenregelung und Dokumentation der Freigabehistorie für jeden
Vorgang
 Beschleunigung der Freigabe von Angeboten
 Einhaltung des 4-Augen-Prinzips
 Zugriff auf den Freigabeworkflow ohne SAP und ggf. mit mobilen Geräten (z.B. Blackberry)
 Ablage aller erstellten Angebote mit notwendigen Metadaten
und Verknüpfung mit SAP
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25. Lösungspfad
 Übergabe des SAP-Angebots als PDF mit Metadaten als XML an Alfresco über CIFS
 Zuordung des Dokumenttyps „Vertriebsdokument“ mit entsprechenden Metadaten
 Ablage des Angebots und automatisch Rückverknüpfung zu SAP aufgrund der Metadaten im
übergebenen Textdokument.
 Abbildung des Freigabeworkflows in Alfresco mit E-Mail-Vorlagen
 Ermittlung der Unterschriftenregelung und des
Genehmigers
 Eskalation im Stundentakt
 Einhaltung der Geschäftszeiten (keine Eskalation
ausserhalb der Arbeitszeit)
 Dokumentation der Freigabehistorie in den
Metadaten
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26. Darstellung des Workflows in UML-Notation
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27. Übergabe des Angebots aus SAP SD
PDF & XML werden von SAP direkt in Alfresco gespeichert
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28. Versand einer E-Mail an Genehmiger
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29. Bestätigung nach Genehmigung
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30. Rückübermittlung der Statis an SAP
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31. Ablage der Angebote in Alfresco mit Eigenschaften
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32. Zusammenfassung
Zusammenfassung  Optimierung von Prozessen
 Auflösen von Medien- und Systembrüchen
 Unterstützung der Mitarbeiter durch Workflows
 Schnelle & pragmatische Anbindung von Systemen
über die offenen und flexiblen Schnittstellen von
Alfresco
 dmc-Expertise
 Prozess-Know-how & Best-Practice
 Tools
 dmc-File-Importer für Metadaten
 Workflow Composition Engine (Workflows selbst
über eine Weboberfläche erstellen / ändern)
 Erweiterung & Entwicklung
 Beispiel: E-Mail-Templates in Workflows,
automatische Erzeugung von Metadaten zur
Übergabe an weitere Andwendungen
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33. Diskussion & Fragerunde
Haben Sie weitere Fragen
oder offene Punkte zum
vorgestellten Thema?
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34. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Ihr Referent
 Heiko Robert
Senior Consultant
heiko.robert@dmc.de
Kontakt
 Klaus Merk
Head of Unit
Telefon: +49 (711) 60 17 47-357
ecm@dmc.de
www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
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35. www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Telefon: +49 711 601747-357
Mail: ecm@dmc.de