Cegeka installeerde een nieuw archiveringssysteem, gebaseerd op IBM Content Foundation. Met dat stabiele systeem heeft Asco een veel grotere flexibiliteit om nieuwe documenttypes te archiveren. Asco gebruikte een ouder archiveringssysteem. Het softwarepakket werd niet langer ondersteund en IBM Content Foundation was geknipt voor wat Asco wilde bereiken. Alle vestigingen van de groep stappen binnenkort over naar het nieuwe systeem.

1. CASE STORY
CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (Belgium) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be
“Ons archiveringssystem werd niet langer
voldoende ondersteund”, vertelt Kris De Vlieger,
ERP development manager bij Asco. “Het ging
om een stabiel systeem, maar wat uitbreiding en
ondersteuning betreft
kwamen we in de prob-
lemen.” Asco besloot
om meteen alles te
vernieuwen, inclusief
de interface van het
archiveringssysteem.
“Ons nieuw archiver-
ingssysteem is nu veel
gebruiksvriendelijker,
ultramodern en klaar
voor de toekomst.”
“We merken dat het
systeem veel over-
zichtelijker is voor de
gebruikers”, vult Pascale
Crosiers aan, analyst-
programmer van IT
business applications op I-series. “De applicatie
heeft een heel gemakkelijke zoekfunctie, bij het
vorige systeem was dat niet het geval. Terwijl we
vroeger maar een tweetal types documenten
gemakkelijk konden archiveren, kunnen we dat
nu eenvoudig uitbreiden naar verschillende types,
zoals spreadsheets en tekstbestanden.
Langetermijn oplossing voor de volle-
dige groep
De belangrijkste func-
tie van het archief is
de opslag van de pro-
ductiedossiers van de
vliegtuigonderdelen
die Asco produceert.
Het archief houdt
die documenten bij
totdat de levensduur
van de geproduceerde
stukken is verlopen.
Dat wordt door de
luchtvaartregelgev-
ing verplicht. Die
levensduur bedraagt
gemiddeld dertig jaar.
Kris De Vlieger:“In het
geval er iets fout loopt met een vliegtuig moe-
ten specialisten kunnen nagaan of het om een
materiaal-, een productie- of een designfout gaat.
Wij moeten de dossiers van de desbetreffende
onderdelen kunnen voorleggen aan de
“Met de keuze voor een archief
gebaseerd op IBM Content
Foundation hebben we voor een
lange termijnoplossing gekozen
die de nodige continuïteit
verzekert”
KRIS DE VLIEGER
ERP Development Manager
Cegeka installeerde een nieuw archiveringssysteem, gebaseerd op IBM Content
Foundation. Met dat stabiele systeem heeft Asco een veel grotere flexibiliteit om nieuwe
documenttypes te archiveren. Asco gebruikte een ouder archiveringssysteem. Het
softwarepakket werd niet langer ondersteund en IBM Content Foundation was geknipt
voor wat Asco wilde bereiken. Alle vestigingen van de groep stappen binnenkort over
naar het nieuwe systeem.
Centraal archiveringssysteem bij Asco
zorgt voor betere samenwerking tussen
verschillende sites
OVER ASCO
Asco, een privaat en onafhankelijk Belgisch
bedrijf, is opgericht in 1954. Asco is een
wereldspeler op het gebied van design
en productie van vleugelonderdelen,
de zogenaamde “high lift devices”,
complexe mechanische assemblages en
belangrijke functionele componenten
voor de luchtvaartindustrie. Asco
produceert en levert elke maand meer
dan 2.500 dergelijke assemblages
ASCO
Kris De Vlieger, ERP development manager bij ASCO Industries
Pascale Crosiers, Analyst-Programmeur bij ASCO Industries
UITDAGINGEN:
• Archiveringssysteem moet
flexibel, stabiel en betrouwbaar
zijn
• Centraal raadpleegbaar voor alle
vestigingen van de groep
• Conform de wetgeving uit de
luchtvaartsector
• Continuïteit is belangrijk:
productiedossiers moeten
minstens dertig jaar in het archief
bijgehouden worden
• Voor de eindgebruiker moet
de applicatie eenvoudig zijn
zodat een minimum aan training
volstaat.

2. CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (Belgium) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be
CASE STORY
bevoegde instanties, zodat die het volledige
traject van de stukken
kunnen nagaan. Met de
keuze voor een archief
gebaseerd op IBM
Content Foundation
hebben we voor een
langetermijnoplossing
gekozen. Dertig jaar
is een eeuwigheid in
de IT-sector, dus con-
tinuïteit is belangrijk
voor ons.
Asco heeft verschil-
lende productiesites
in Duitsland en Amerika die nog geen gebruik
maken van het nieuwe archiveringssysteem.
Dat zal in de nabije toekomst wel het geval zijn.
“We willen ons archief centraal raadpleegbaar
maken, omdat er vaak stukken van de ene naar
andere site verhuizen. Het feit dat we onlangs
een hechte groep zijn geworden en niet langer
bestaan uit afzonderlijke sites, was de reden om
voor het nieuwe systeem te kiezen. We hadden
nood aan een gemeenschappelijk archief.”
Uitgebreid archief met snelle zoekfunctie
De medewerkers van de kwaliteitsafdeling zijn
de voornaamste gebruikers van het archiver-
ingssysteem. Als de klanten hen contacteren, is
het belangrijk dat ze die informatie snel kunnen
terugvinden.
“Naast productiedossiers houdt het archief ook
alle leveringsgegevens bij. Voor elke levering
moet de leverancier certificaten meegeven, die
worden ook gescand
en gearchiveerd”, zegt
Pascale Crosiers.“Van
elk product dat we zelf
leveren, verifieert de
kwaliteitsafdeling of
de basisgrondstoffen
over de nodige cer-
tificaten beschikken.
Het archief houdt ook
die certificaten bij.
Ten slotte zorgt het
archief voor de opslag
van alle bestelbonnen
en facturen. Dus ook
de medewerkers van de aankoopdienst en de
boekhouding gebruiken het archief dagelijks.”
Vlotte samenwerking met betrouwbare
partner
“Qua gebruik is alles zeer duidelijk en gestroomli-
jnd, de onderliggende structuur van het nieuwe
systeem is voor ons niet zo evident. Gelukkig
kunnen we rekenen op de professionele steun
van de Cegeka-experts. Cegeka was al leverancier
van de hardware voor ons I-series-systeem, ze
zijn verantwoordelijk voor de systeemupgrades,
de technische ondersteuning en de continue
monitoring van het systeem. De keuze voor
Cegeka lag dus voor de hand. De samenwerking
is bovendien vlot verlopen, in een jaar tijd was het
volledige project afgerond. De implementatie heeft
iets langer geduurd dan gepland, maar dat was
vooral aan de complexiteit van de documenten
te wijten”, besluit Kris De Vlieger.
“Het feit dat we onlangs een hechte
groep zijn geworden en niet langer
bestaan uit afzonderlijke sites,
was de reden om voor het nieuwe
systeem te kiezen. We hadden
nood aan een gemeenschappelijk
archief.”
KRIS DE VLIEGER
ERP Development Manager
TECHNOLOGIES:
• IBM Content Foundation
• IBM iSeries
LESSON(S) LEARNED
In het totaal zijn er ruim een miljoen documenten
overgezet van het oude naar het nieuwe archief.
Door de grootte van sommige documenten liep
die migratie niet altijd even gemakkelijk en nam
ze meer tijd in beslag dan gepland. Voldoende
tijd nemen en het oude archief nog een tijdje
draaiende houden, was een goede keuze. De
beslissing om het oude systeem af te koppelen is
nog maar net genomen
RENDEMENT/OPBRENGST
Het nieuwe archiveringssysteem is heel stabiel
en veel gebruiksvriendelijker dankzij de handige
interface. De applicatie heeft een gemakkelijke
zoekfunctie, waardoor de medewerkers snel de
gewenste dossiers kunnen terugvinden na een
korte training. Het systeem laat toe verschillende
documenttypes zoals spreadsheets, foto’s en
tekstbestanden te archiveren
OPLOSSINGEN CEGEKA:
• Enterprise Content Management
• Document Management
• Application Development
• Monitoring