Met ruim 350 werknemers in meer dan 50 verschillende landen is mobiel werken cruciaal voor Flanders Investment & Trade. Daarom deed het overheidsagentschap een beroep op Microsoft. Zij installeerden een hele reeks softwareproducten, met onder andere de cloudsoftware Azure, DirSync en Office 365 Pro Plus. Dit softwarepakket maakte de manier van werken van FIT Agency niet alleen mogelijk, maar ook efficiënter en betaalbaarder.

1. Mobiel werken bij Flanders Investment
& Trade maakt mensen productiever
Mensen van overal en altijd kunnen laten werken, is de
norm bij de Vlaamse Overheid. Werken van op kantoor,
thuis, in een vergaderzaal, het bureau van een collega, de
trein of een hotel mag geen verschil maken om aan dos-
siers en projecten te kunnen, collega’s te bereiken of ver-
gaderingen bij te wonen.
Bij het overheidsagentschap Flanders Investment & Trade,
waar 350 mensen werken in ruim vijftig landen, geldt dat
zeker, want het is haast per definitie een organisatie die
altijd onderweg is.
“Sinds een paar jaar hebben we mobiel werken centraal
gezet in onze aanpak. Al onze IT-systemen ondersteunen
dat plan”, aldus IT-manager Kurt Spitaels. “We kozen voor
Microsoft omdat zij onze manier van werken mogelijk ma-
ken aan een lage prijs, met weinig inspanning. Ook de
volledige integratie tussen de verschillende toepassingen
was een belangrijke troef.”
land: België
sector: overheid
profiel
Internationaal ondernemen speelt een belangrijke
rol in de socio-economische ontwikkeling van
Vlaanderen. Daarom investeert de Vlaamse over-
heid in het internationaal ondernemen via Flanders
Investment & Trade. De organisatie bevordert het
internationaal ondernemerschap van Vlaamse be-
drijven, in het bijzonder de KMO’s en trekt buiten-
landse investeringen aan naar Vlaanderen.
uitdaging
Sinds een paar jaar staat mobiel werken centraal in
de aanpak van de Vlaamse overheid en dus ook bij
Flanders Investment & Trade. Men was op zoek
naar een betaalbare, gebruiksvriendelijke en veilige
manier die dit zou mogelijk maken. Kostenbespa-
ringen en een eenvoudig beheer waren eveneens
van belang.
Microsoft Office 365

2. oplossing
Samen met Infront, Ordina, Proximus en Uniway
installeerde en configureerde Flanders Investment
& Trade een hele reeks softwareproducten van
Microsoft. De cloudsoftware Azure, DirSync en
Office 365 Pro Plus met SharePoint dienen om de
kennis van de organisatie wereldwijd beschikbaar
te stellen, online trainingen te geven en om mede-
werkers altijd toegang te geven tot hun informatie
via Active Directory Federation Services. Een Lync
Server dient als telefooncentrale en systeem voor
videoconferencing. Alle laptops hebben een aan-
raakscherm en werken op Windows 8.1 met Direct
Access. Microsoft Dynamics CRM zit mee in de
Office 365-omgeving en beheert alle contactinfor-
matie van het buitenland. Skype werd gekoppeld
aan Lync om vanuit één systeem met iedereen te
communiceren. Het IT-team beheert alle toestellen,
met Systems Center, inclusief de Windows Phone
8.1 smartphones van elke medewerker.
voordelen
Û Onafhankelijk van plaats en tijd werken
Û Tijd– en efficiëntiewinst
Û Geen gegevensverlies, altijd laatste versie
Û Hogere productiviteit tegen een lagere kost
Û Mobiel toegang tot belangrijkste informatie
Û Verlaagde kost voor telefonie
Û Videoconferencing zonder meerprijs
Û Centraal beheer van alle toestellen
Û Online trainingen wereldwijd mogelijk
Û Betere samenwerking, ook met externen
Û Gegevens beter beschermd, ook privé
Û Tevreden computergebruikers
software&services
Office 365
Mensen van overal en altijd kunnen laten werken, is de
norm bij de Vlaamse Overheid. Werken van op kantoor,
thuis, in een vergaderzaal, het bureau van een collega, de
trein of een hotel mag geen verschil maken om aan dos-
siers en projecten te kunnen, collega’s te bereiken of ver-
gaderingen bij te wonen. Bij het overheidsagentschap
Flanders Investment & Trade (FIT), waar 350 mensen wer-
ken in ruim vijftig landen, geldt dat zeker, want het is
haast per definitie een organisatie die altijd “onderweg” is.
“Sinds een paar jaar hebben we mobiel werken centraal
gezet in onze aanpak. Al onze IT-systemen ondersteunen
dat plan”, aldus IT-manager Kurt Spitaels.
Alles mobiel beschikbaar via smartphone
Om het mobiel computergebruik nog beter te doen verlo-
pen, kregen alle medewerkers recent een Windows Phone
8.1 smartphone. Dat is het meest zichtbare bewijs van het
moderne, mobiele werken bij Flanders Investment & Tra-
de. Op zijn smartphone heeft elke medewerker toegang
tot alle contact-, project- en bedrijfsinformatie en ziet
men in Lync welke collega’s beschikbaar zijn om bijvoor-
beeld wereldwijd zonder extra kost met elkaar in gesprek
of videoconferentie te gaan.
“We kozen voor Microsoft omdat zij onze manier van wer-
ken mogelijk maken aan een lagere kostprijs, met minder
inspanning. Maar vooral de volledige integratie tussen de
verschillende toepassingen was een belangrijke troef. Aan
onze investering in ruim driehonderd smartphones gingen
heel veel andere IT-projecten vooraf”, aldus Kurt Spitaels.
“Zo waren bepaalde bedrijfsgegevens al beschikbaar in de
cloud via Microsoft Office 365. Of men nu thuis, op kan-
toor in Brussel of op missie in Nigeria werkt, het maakt
geen verschil meer uit. In de toekomst zullen we in onze
applicaties nog meer de nadruk leggen op mobiel gebruik
en op het comfort van aanraakschermen.”
Geen telefooncentrale meer
De verhuis naar nieuwe kantoren in Brussel was het ideale
moment voor een andere doorbraak: op alle pc’s werd
Microsoft Lync geactiveerd voor videoconferencing, tele-
fonie en om snel documenten te delen. Het werd de stan-
daardmanier om samen te werken in binnen- en buiten-
land. “Door Lync ook te gebruiken als standaardsysteem
voor telefonie en videoconferenties hebben we een bere-
kend risico genomen”, zegt afdelingshoofd Peter
Bulckaert. “We waren een van de eersten in België die vol-
uit voor Lync hebben gekozen, zonder koppeling met een

3. klassieke telefooncentrale. Lync werkte perfect en
zo hebben we de investering in een nieuwe tele-
fooncentrale en een apart systeem voor videoconfe-
renties vermeden. Iedereen was al lang vragende
partij voor video, maar met zeventig kleine kantoren
over de hele wereld was traditionele videoconferen-
cing haast onbetaalbaar. Zelfs al beschikten we over
een groot budget, dan hadden we het wellicht nog
niet gedaan, omdat we ook onafhankelijk van plaats
en van eindgebruikersapparatuur willen werken.
Met Lync lukt dat dus wel, het werkt ook vanaf onze
smartphones of bij de mensen thuis.”
Training via videoconferentie
“Onze trainingen waren vroeger een grote kosten-
post”, zegt Peter Bulckaert. “Met 220 medewerkers
op zeventig locaties in het buitenland waren ze bij-
zonder moeilijk om te organiseren. We probeerden
wel om één keer per jaar een opleidingsweek in
Brussel te organiseren, maar mensen maakten daar
begrijpelijk gebruik van om eens met elkaar in le-
venden lijve te vergaderen. Om iedereen mobiel te
doen werken en de voordelen van die laptops,
smartphones en cloudtoepassingen te tonen, heb je
redelijk wat gebruikerstraining nodig. Ook hiervoor
heeft Lync ons een betaalbare oplossing gegeven
die zeer gemakkelijk is in gebruik. Minstens twee
keer per week is er nu wel een of andere training.
Onze HR-afdeling heeft die hele cyclus op zich ge-
nomen en werkt maximaal volgens het train-the-
trainer-principe.”
Betere interne samenwerking
Dankzij Lync verloopt de interne samenwerking ook
veel efficiënter. Opnieuw heeft de locatie van de
medewerker niet langer invloed op de mogelijkhe-
den om collega’s te bereiken. Kurt Spitaels: “Dankzij
Lync zie je meteen of iemand beschikbaar is. In het
begin alleen de “beschikbaarheid” van collega’s,
maar intussen van steeds meer mensen bij organi-
saties waarmee we frequent samenwerken. Het
zorgt voor zeer veel tijdswinst. Je belt bijvoorbeeld
niet meer naar mensen wanneer je ziet dat ze in
vergadering zijn.”
Veel aandacht was er voor SharePoint, waarop de
documenten bewaard worden, voornamelijk in zo-
genaamde projectsites. Kurt Spitaels: “Je ziet dat
onze mensen steeds meer online samenwerken,
regelmatig houden ze online projectmeetings, ook
met externen. Als de projectgroepen vroeger verga-
derden, was dat vooral met de mensen in Brussel.
Nu doet iedereen mee. Ze werken daarbij steeds
vaker samen op documenten en stilaan mailen ze
die documenten niet langer als bijlagen rond. Nu
werken ze online op de laatste versie, waardoor ver-
Kurt Spitaels, IT-manager: “Steeds meer medewerkers gaan op zoek naar extra mogelijkheden om produc-
tiever te werken met hun toestellen.”

4. gissingen en verlies zo goed als uitgesloten zijn. In het
verleden geraakten te vaak documenten uit het oog verlo-
ren door gebruik te maken van diverse andere software-
tools.
OneDrive en privégegevens afschermen
Mobiel en flexibel werken, plus zeker thuiswerken, zorgt
voor minder strikte grenzen tussen werk en privé. Dat
geldt ook voor het pc-gebruik. Sommige medewerkers
gebruiken sporadisch hun laptop en smartphone ook pri-
vé, bijvoorbeeld voor persoonlijke e-mail en om foto’s te
maken en te bewaren. “Op zijn persoonlijke OneDrive kan
elke gebruiker haast onbeperkt privégegevens opslaan.
Wanneer iemand met zijn smartphone een foto maakt,
wordt die bijvoorbeeld automatisch bewaard op die per-
soonlijke OneDrive. Van daaruit kan elke gebruiker trou-
wens zelf beslissen om bepaalde OneDrive-bestanden al
dan niet online te delen”, aldus Kurt Spitaels.
Ook voor de persoonlijke agenda biedt de combinatie van
Outlook en Office 365 een oplossing. Kurt Spitaels: “Onze
medewerkers kunnen Outlook daarvoor instellen als ze
dat willen. Hun agenda van werk en privé staan dan mooi
naast elkaar in dezelfde toepassing, ook op hun
smartphone.” Wanneer iemand de organisatie zou verla-
ten, kan alles weer ontkoppeld worden en blijft de privacy
gegarandeerd. Dit past bij de aanpak van de Vlaamse
Overheid die volledig inzet op tijd- en plaatsonafhankelijk
werken. Een combinatie van werk- en privéagenda is in
sommige gevallen een must.
Tevreden medewerkers
Finaal zorgt het ervoor dat de meeste medewerkers van
Flanders Investment & Trade heel tevreden zijn over hun
mobiele manier van werken en online samenwerken. Peter
Bulckaert: “Vroeger kregen we alleen feedback als we er-
om vroegen, nu krijgen we spontaan heel wat positieve
reacties binnen van mensen die tevreden zijn over de een-
voudige toegang, het gebruiksgemak en het mobiel ge-
bruik. Zo zijn het vaak kleinigheden die het verschil maken
voor de eindgebruikers. Met de app CamCard kan men
bijvoorbeeld visitekaartjes scannen met zijn smartphone
en die gegevens automatisch naar het CRM-systeem stu-
ren. Of op zijn smartphone een adres in CRM opzoeken,
waarna een andere app automatisch de route aanduidt.
voor meer informatie
Voor meer informatie over de beschreven
producten en diensten van Microsoft, bel naar
+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/
cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke
toepassingen gebruiken.
Voor meer informatie over Flanders Investment &
Trade, bezoek www.flandersinvestmentandtrade.be
“We willen volledige flexibiliteit om overal
te kunnen werken en daarbij altijd contact
te kunnen hebben met collega’s en toe-
gang krijgen tot alle belangrijke bedrijfsin-
formatie.”
Peter Bulckaert

5. We zijn ervan overtuigd dat we elke dag dergelijke
zaken zullen blijven ontdekken, waardoor iedereen
met meer comfort kan werken.”
Alle toestellen beheren via één software
Kurt Spitaels: “Bij ons is er geen verschil tussen dag
en nacht, weekdag of weekend. Elke dag en elk uur
zijn er collega’s over de hele wereld aan het werk en
wij moeten ze altijd kunnen helpen in geval van
problemen, met een klein IT-team. Daarom heeft
bijna iedereen niet alleen dezelfde laptop, maar ook
hetzelfde type van smartphone. Al die toestellen
beheren we met dezelfde software.”
Zo gebruikt Flanders Investment & Trade een heel
gevarieerd pakket aan Microsoft-producten. De
cloudsoftware Azure, ADFS/DirSync en Office 365
Pro Plus met SharePoint dienen om de kennis van
de organisatie wereldwijd beschikbaar te stellen,
online trainingen te geven en om medewerkers al-
tijd toegang te geven tot hun informatie. In het
hoofdkantoor in Brussel draait een Lync Server als
telefooncentrale en systeem voor videoconferen-
cing. Alle laptops hebben een aanraakscherm en
werken op Windows 8.1 met Direct Access zodat de
gebruikers geen extra VPN-software hoeven te acti-
veren om zich aan te melden en om van op afstand
aan informatie te kunnen. Dynamics CRM zit mee in
de Office 365-omgeving en beheert alle contact-
informatie van het buitenland. Skype werd gekop-
peld aan Lync om vanuit één systeem met iedereen
te communiceren. Het IT-team beheert alle toestel-
len, met Systems Center. Leveranciers waren onder
meer Proximus voor het Lync-project, Infront voor
CRM, Ordina voor Azure en Lync Online en Uniway
voor SharePoint en Office 365.
Lagere kosten, hogere productiviteit
Flanders Investment & Trade investeert heel strate-
gisch in nieuwe IT-systemen. “We willen om twee
redenen op een moderne manier werken”, zegt Kurt
Spitaels.“Ten eerste omdat we Vlaanderen verte-
genwoordigen in het buitenland en een goede in-
druk willen maken op potentiële investeerders. Als
zij zien hoe vlot wij kunnen werken, kan dat hun
keuze beïnvloeden. Ten tweede zijn het allemaal
investeringen die zichzelf snel en ruimschoots te-
rugbetalen. Het ziet er misschien allemaal leuk en
glanzend uit, maar het gaat vooral om lagere kos-
ten en hogere productiviteit. Heel onze investering
in Lync, bijvoorbeeld, was rendabel op minder dan
een jaar dankzij onder andere een aanzienlijke da-
ling van onze communicatiekost. Nog belangrijker
is de tijds- en efficiëntiewinst van de hele organisa-
tie, plus het comfort dat we aan onze medewerkers
bieden.”
“We krijgen spontaan heel wat positieve reac-
ties binnen van mensen die tevreden zijn over
de eenvoudige toegang, het gebruiksgemak
en het mobiel gebruik. Zo zijn het vaak klei-
nigheden die het verschil maken voor de
eindgebruikers.”