Dans ce slide, vous apprendrai comment réaliser un publipostage sous word.

2. C’est quoi le publipostage?
Technique permettant de produire, à partir d’un
document de base plusieurs copies avec des
informations spécifiques?
Je veux adresser une lettre à des contacts, au lieu de
copier – coller le même document autant de fois qu’il y a de contacts, ensuite
le modifier pour le contact suivant, je peux utiliser le menu publipostage de Word.
Exemple:

3. Fichiers nécessaires
Deux fichiers sont requis pour la réalisation d’un publipostage :
C’est le document qui
sera publié. Il peut
être n’importe quel
type de document:
lettre, invitation,
diplôme, etc
Document de
base
Le fichier qui contient
les informations
spécifiques à chaque
document. Il peut
s’agir d’un fichier Word
ou d’un classeur Excel.
Ces informations sont
contenues dans un
tableau
Fichier source
de données

4. Document de base
Rédiger le document qu’on souhaite publier en réservant un espace pour
les champs contenant les informations spécifiques. Il faut signifier ici qu’il est
question d’un document Word
Il peut se présenter de la manière suivante:
Convocation
Nom :
Prénoms:
Adresse:
Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundi
Dont l’ordre du jour se présente comme suit:
1- Informations
2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure
3- Divers
NB: Ceci n’est qu’un exemple. Le document peut se présenter de toute autre
manière.
Les espaces laissés devant Nom, Prénoms et Adresse sont réservés pour
Recevoir les informations spécifiques à chaque contact.

5. Fichier source de
données
(élaboration)
Les étapes à suivre pour l’élaboration du fichier source
de données sont les suivantes:
1
• Créer un nouveau document (que ce soit un fichier word ou excel, à vous d’appréciez)
2
• Insérer un tableau dans ce fichier. Ce tableau doit avoir des entêtes (Ex: Nom, Prénoms,
Adresse pour l’édition de convocation ici dans nom cas).
3
• Le fichier doit commencer par le tableau. Evitez donc d’avoir un paragraphe vide avant le
tableau. Il ne faut absolument rien saisir avant le tableau.
4
• Renseigner ensuite les lignes du tableau. Chaque ligne correspondra à une occurrence du
document de base (bien sûr avec les informations spécifiques contenues dans la ligne)
5
• Il ne doit pas y avoir de ligne entièrement vide ou de colonne entièrement vide. On peut
cependant y avoir des cellules vides.

6. Fichier source de
données
(exemple de données)
Nom Prénoms Adresse
Bamba Lacina Treichville, Av 18 Rue 12
Berthé Mariam
Plateau, Imm Noguès 5ème
étage porte 15
Coulibaly Sékou
Séri Niamblé Marcory, Rue des brasseurs
NB: On remarque qu’on peut avoir une cellule vide.
Mais attention, pas de ligne ni de colonne vide!!!

7. Démarrage du
publipostageSuivez la procédure ci-dessous pour faire le publipostage:
Dans le document de base, allez dans le menu publipostage
Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage » pour choisir
un type de document. Choisir « Document Word normal ». Pour
pouvez suivant vos besoins choisir un autre type.
Cliquez sur « Sélection des destinataires » pour choisir la liste des
destinataires. Ensuite cliquez sur « Utiliser la liste existante ». Une
boîte de dialogue s’ouvrira pour vous demander de sélectionner un fichier.
On sélectionne donc notre fichier source de données. Allez le chercher à
l’endroit où vous l’avez enregistré.
S’il s’agit d’un fichier excel, il vous sera demandé de choisir
un classeur, dans ce cas cliquez sur nom du classeur qui contient vos données

8. Insertion des champs de
fusion
1. Se placer à l’endroit où on veut insérer (saisir) une
informations relative à un enregistrement.
2. Aller dans le menu publipostage.
3. Cliquer sur « Insérer un champs de fusion»
4. Vous verrez apparaitre les titres qui se trouvent en en-tête
de votre tableau. Dans mon cas, ça sera : Nom, Prénoms,
Adresse
5. On clique alors sur le titre d’en-tête qu’il convient d’insérer
à l’endroit où on se trouve.
!!! Tout ceci se passe dans le
fichier source de données

9. Convocation
Nom : « Nom »
Prénoms: « Prénoms »
Adresse: « Adresse »
Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundi
Dont l’ordre du jour se présente comme suit:
1- Informations
2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure
3- Divers
Nom Prénoms Adresse
Bamba Lacina Treichville, Av 18 Rue 12
Berthé Mariam
Plateau, Imm Noguès
5ème étage porte 15
Coulibaly Sékou
Séri Niamblé
Marcory, Rue des
brasseurs

10. Aperçu des résultats
On peut voir le résultat de tout ce qu’on effectué en procédant comme suit:
- Toujours dans le menu publipostage, cliquez sur « Aperçu des résultats »
- Vous verrez votre document afficher le première ligne de votre tableau
- On peut se proposer de voir les autres ligne d’enregistrement en cliquant sur
les bouton de navigation sur à côté « Aperçu des résultats »
- Pour finaliser le travail, vous pouvez enregistre le document, l’imprimer. Pour
cela, on clique sur « Terminer & fusionner »
- Pour l’enregistrement, cliquez sur « Modifier les documents
individuellement » . Vous aurez alors un nouveau fichier contenant toutes
les lignes de votre tableau
- Pour l’impression, « Imprimer les documents» ; On peut soit imprimer
tous les enregistrements, soit celui qui est en cours (juste devant vous) ou
encore délimiter un intervalle d’enregistrement.

11. Convocation
Nom : Bamba
Prénoms: Lacina
Adresse: Treichville, Av18 Rue 12
Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundi
Dont l’ordre du jour se présente comme suit:
1- Informations
2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure
3- Divers
Nom Prénoms Adresse
Bamba Lacina Treichville, Av 18 Rue 12
Berthé Mariam
Plateau, Imm Noguès 5ème étage
porte 15
Coulibaly Sékou
Séri Niamblé Marcory, Rue des brasseurs
Convocation
Nom : Berthé
Prénoms: Mariam
Adresse: Plateau, Imm Noguès 5ème étage porte 15
Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundi
Dont l’ordre du jour se présente comme suit:
1- Informations
2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure
3- Divers
Convocation
Nom : Coulibaly
Prénoms: Sékou
Adresse:
Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundi
Dont l’ordre du jour se présente comme suit:
1- Informations
2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure
3- Divers
Convocation
Nom :
Prénoms:
Adresse: Treichville, Av18 Rue 12
Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundi
Dont l’ordre du jour se présente comme suit:
1- Informations
2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure
3- Divers
Fichier
source
de données
Document
de base
Convocation
Nom : Séri
Prénoms: Niamblé
Adresse: Marcory, Rue des brasseurs
Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundi
Dont l’ordre du jour se présente comme suit:
1- Informations
2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure
3- Divers
+ =

12. Merci de nous avoir suivi