Auto-entrepreneurs : Comment facturer avec Tiime AE ?

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Comment numéroter mes factures ? Quelles mentions légales doivent obligatoirement apparaître ? Comment facturer rapidement avec Tiime AE ? Ce court tutoriel vous dévoile toutes les techniques pour maîtriser votre facturation dans les règles de l'art !

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Auto-entrepreneurs : Comment facturer avec Tiime AE ?

  1. 1. tout savoir sur La facturation nos guides pour bien commencerV.1.0
  2. 2. tout savoir sur La facturation Envoyer un petit document en échange duquel on vous donnera de l’argent devrait être un moment agréable n’est-ce pas ? En tout cas c’est comme ça que nous voyons les choses dans Tiime AE ! Facturer simple- ment, rapidement, à votre façon, tout en respectant les obligations légales et en ayant le sourire, voilà ce qui vous attend dans cette fiche pratique sur la facturation. Premiers pas 1 Commençons par du basique, du trivial, de l’enfantin. (mais non mais non, on ne vous prend pas pour un jambon, juste un débutant) Accéder au module facturation Pour accéder au module de facturation, la première fois, vous pouvez le faire depuis ce bloc de votre tableau de bord. Vous pouvez également le faire depuis le menu, c’est d’ailleurs comme ça qu’il faudra faire vos prochaines factures. En utilisant le module de facturation, vous pourrez constater qu’une certaine liberté vous est laissée dans la manipulation de vos factures. Une facture étant un document à valeur contractuelle, nous en appelons à votre responsabilité et à votre discernement pour ne pas confondre la sou- plesse d’utilisation de Tiime AE avec “je peux faire tout et n’importe quoi avec mes factures”. Pourensavoirplussurlesrèglesenmatièredefacturation,visitezlesitedugouvernement: http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F23208.xhtml a t t e n t i o n
  3. 3. tout savoir sur la facturation Faire sa première facture dans Tiime AE n’est pas douloureux, c’est d’ailleurs très rapide. (si ça vous rappelle des choses, on n’y peut rien) Faire sa première facture Tout d’abord, en accédant au module pour la première fois, Tiime AE vous demandera de renseigner quelques informations INDISPENSABLES pour que votre facture respecte les obligations légales. LES INFORMATIONS INDISPENSABLES Si vous ne l’avez pas, vous pouvez tout de même facturer, la mention “en cours d’immatriculation” s’affichera, mais dès que vous aurez connais- sance de votre SIRET, pensez à le renseigner dans les paramètres. RCS : Registre du Commerce et des Sociétés.Nom, adresse, email, téléphone : vous retrouverez ces informations dans l’entête de vos factures. Votre SIRET Votre ville d’immatriculation au RCS Vos coordonnées Vous avez répondu aux questions de l’inspecteur Jérémy, héhé bravo, vous voici prêt à faire votre première facture ! Sivousdécidezdenepasremplircesdonnées maintenant, vous pourrez toujours le faire depuis les paramètres, mais vraiment, pensez à le faire, nous n’irons pas en prison à votre place !
  4. 4. L’éditiond’unefacturedansTiimeAEreposesurunprincipesimple:ensurvolantvotre facture, vous êtes en mode “modification”, les champs modifiables apparaissent entourés, et lorsque votre souris est ailleurs, ce que vous voyez correspond trait pour trait au résultat final. Enfantin non ? tout savoir sur la facturation Facture finale Mode modification Deuxième chose à retenir : votre facture est prête à être envoyée dès lors que celle-ci possède un nom de client. Lorsque c’est le cas, le bouton “créer la facture” passe au vert. Maintenant, il va de soit, qu’une facture avec aucune information n’a pas un grand intérêt ni même une grande valeur. Voyons comment l’enrichir. Votre première facture Vous pouvez modifier ces informations à tout moment directement sur la facture, mais si vous venez à les modifier régulièrement, nous vous conseillons de renseigner ces changements une bonne fois pour toute dans les paramètres, via le menu situé en haut à droite de l’écran “Votre Nom > Paramètres > Ma facturation”. Si vous avez bien renseigné les informations de l’étape précédente, vous pourrez constaterquecesdonnéessontd’oresetdéjàprésentessurvotrepremièrefacture.
  5. 5. Le module de facturation de Tiime AE paraît de prime abord extrêmement simple. Vous verrez qu’au final, s’il reste très simple d’utilisation, il se révèle particulièrement complet. Voici le top 10 de ce que vous pouvez faire. Les fonctionnalités que vous allez adorer 2 tout savoir sur la facturation Ajouter un logo Cliquez sur “ajouter votre logo”, choisissez votre fichier au format .png .gif ou .jpg et ajustez-le en utilisant la petite poignée en bas à droite du logo. Étirez par ici ; votre logo et vos coordonnées s’agenceront alors de façon à respecter le format de votre logo (qu’il soit plutôt en hauteur ou en longueur) Changer la couleur Nous, on aime bien le bleu et le violet chez Tiime AE. Mais on comprend parfaitement que le rose, le orange ou le magenta soient des couleurs qui vous bottent plus. En cliquant sur le petit vous pouvez choisir parmi une dizaine de couleurs du nuancier. Et si vous souhaitez avoir des factures en jaune de Damas, rentrez la valeur hexadécimale correspondante (#d3a43d). Donner un titre à votre facture Avoir des factures distinguées et distinguables est évidemment bien plus pratique. C’estpourquoi,vouspouveztrèsfacilementdonneruntitreàchacunedevosfactures.
  6. 6. tout savoir sur la facturation Changer la date d’émission et de règlement Pardéfaut,ladatedecréationdevotrefactureestladatedujour.Ladatederèglement (c’est-à-dire la date à laquelle votre client doit vous payer au plus tard) est fixée à 30 jours. Nous laissons bien évidement le choix dans ces dates. La date de règlement a une importance toute particulière, puisque dès qu’elle sera dépassée, le statut de la facture passera automatiquement à “Retard”. Sur votre tableau de bord, ce client apparaîtra comme un client qui vous doit de l’argent et vous recevrez un email vous alertant de la situation. En revanche, tant que la date du jour ne dépasse pas la date de règlement d’une de vos factures, Tiime AE considère qu’il n’y a pas de retard, mais que vous allez prochainement percevoir cette somme. Ajouter et organiser vos prestations Nous rentrons dans le vif du sujet : qu’avez-vous donc à facturer à vos clients ? Que vous vendiez des bananes, des logos, des forfaits de massage ou bien des heures de cours de piano, il vous suffit de renseigner une désignation, la quantité, de choisiruneunitéetunprixunitaire;lemontantHTsecalculeautomatiquement. Supposons maintenant que vous vendiez des sites internet, et que votre tableau de prestations ressemble à ceci :
  7. 7. tout savoir sur la facturation Ahoui,c’étaittellementsimplequ’onafaillioublierdevousledire:poursupprimer une ligne de facture, il y a une petite croix au bout à droite qui permet de le faire. Votre facture a déjà fière allure, mais vous vous rendez compte que vous avez également réalisé une autre prestation pour ce client, par exemple son logo. Vous allez donc ajouter une ligne telle que “Conception graphique de votre logo” mais cette dernière viendra à la suite de la dernière prestation (ici “hébergement”), alors que vous préféreriez que cette ligne apparaisse en premier. Rien de plus simple : Amenez votre curseur sur l’icône et faites un glisser-déplacer pour déplacer la ligne du logo au bon endroit. Évidemment, vous pouvez réordonnancer l’ordre de vos prestations à l’infini. Typer une ligne Il s’agit ici d’une fonctionnalité avancée qui concerne uniquement les auto-entrepreneurs ayant opté pour une activité mixte (vente de marchandise + prestation de service), et l’ayant correctement renseignée dans leur profil Tiime AE (vous pouvez faire la modification depuis les paramètres : Votre nom > Mon Entreprise > Activité de l’entreprise). Sitelestvotrecas,vousverrezqu’avantchaquelignededésignation, une petite pastille “prestation” est présente. En cliquant dessus, la pastille se transforme en “vente”. En recliquant dessus, “vente” se change de nouveau en “prestation”. Continuez encore et encore, et cela fonctionnera jusqu’à ce que la terre s’arrête de tourner, mais celà ne nous regarde pas. prestation
  8. 8. tout savoir sur la facturation Ajouter, modifier, supprimer des mentions légales TiimeAEvousproposeuncertainnombredementionslégalestypes,tellequelafameuse mention“TVAnonapplicable,art.293BduCGI”quis’imposeàtoutauto-entrepreneur. L’intérêt de pouvoir typer vos prestations au sein d’une seule et même facture est qu’au momentderenseignervosregistresenprécisantlafacturecorrespondante,vousallez“ventiler” le règlement en chiffre d’affaires de vente ou de prestations de services. Ainsi, vous affectez automatiquement et correctement vos encaissements dans les bons registres, et votre suivi des seuils et cotisations est plus juste. Bref, ce n’est pas du tout gadget si vous exercez en activité mixte. Vous pouvez choisir d’en ajouter des “toutes prêtes” proposées par Tiime AE que vous pourrez modifier, ou alors en créer une personnalisée (champ libre). Les mentions légales types se trouvent en bas de la facture, autour de la ligne : ----- Pour ajouter une mention sur la facture, déplacez-la au-dessus de cette ligne ----- Vous l’aurez deviné, pour ajouter une mention légale à une facture, il vous faudra glisser cette dernière au dessus de la ligne, et boum, celle-ci sera présente sur votrefacture.Onnevousexpliquerapascommentl’enlever,caronsaitquenosauto- entrepreneurs sont brillants. En revanche, si vous avez trouvé comment supprimer unementionlégalemaisneparvenezpasàsupprimerlaligne“TVAnonapplicable,art. 293 B du CGI”, c’est tout simplement parce que ce n’est pas possible. Cette mention est obligatoire, donc inamovible. De plus, Tiime AE ne gère pas la TVA. Pour ajouter une mention à votre facture
  9. 9. tout savoir sur la facturation Les plus observateurs d’entre vous auront peut-être remarqué qu’il y a un champ libre qui vous permet de mettre, comme son nom le suggère, ce que vous voulez. C’est l’endroit idéal pour préciser certains points contractuels ou détailler votre prestation. Notez que vous pourrez modifier l’ordre des mentions légales de façon définitive (c’est-à- diredéfinirunordrepourtouteslesprochainesfactures)directementdanslesparamètres“Votre nom > Ma facturation > Ordre d’affichage des mentions sur vos factures par défaut”. Envoyer votre facture Si faire une facture est bien, l’envoyer à son client est mieux ! Après avoir envoyé votre facture, vous aurez pu constater que “l’état” de celle-ci passe en “Envoyée”. Vous auriez pu faire ce changement manuellement, en cliquant sur ce bouton. Vous découvrirez qu’il existe d’autres “états”, nous verrons cela en détail par la suite. On va se répéter et paraître prétentieux, mais dans Tiime AE, envoyer sa facture par mail à son client est particulièrement simple : une fois que votre facture a une bonne tête, cliquez sur “Créer la facture”, ce bouton se transforme en “Envoyer la facture”. Devinez à quoi il sert ? Vous avez tout compris, on vous adore ! En cliquant sur il suffit ensuite de renseigner les derniers champs de la boîte d’envoi. Si vous avez préalablement renseigné l’email de votre client lors de la création de la facture, celui-ci se trouve dès à présent renseigné. Il ne vous resteplusqu’àajouterl’objetdevotreemailetunpetittexted’accompagnement, éventuellement des pièces jointes, telles que vos conditions générales de vente, une maquette de votre projet, un relevé d’heure ou tout ce que vous jugerez opportun.
  10. 10. Imprimer vos factures Faire une remise Vous aimez le papier, les idéologies écologiques vous passent au dessus de la tête, ou alors votre client découvrira l’email en 2042, donc pour le moment le papier est votre seul recours. Votre survie tient donc dans le bouton “imprimer pdf”, qui vous permettra de générer un fichier pdf imprimable. Vous avez envie de faire un petit geste à un client car il est sympa, que vous ne voulez pas le perdre ou que tout simplement parce qu’un prix d’ami ça fait toujours classe. Voilà comment faire dans Tiime AE. tout savoir sur la facturation Une fois vos prestations ajoutées à la facture, ajoutez une dernière ligne, et choisissez le type “Remise”, puis le montant de la remise, en la précédent du signe “-”. La remise s’appliquera alors au total de la facture. Changer la numérotation Par défaut, Tiime AE débute la numérotation de votre facture au n°00001. Si au préalable, vous utilisiez un autre logiciel de facturation (personne n’est parfait), vous aviez votre propre numérotation, il est donc plus élégant de continuer la séquence de numération. Dans Tiime AE, lors de votre première facture, il vous faudra cliquer sur le numéro de la facture, et ensuite d’indiquer le numéro sur lequel vous voudrez que votre prochaine facture reparte.
  11. 11. tout savoir sur la facturation Fidèle à sa philosophie, Tiime AE vous permet de faire un suivi bien plus poussé que sa simplicitéapparentenevouspermetdesoupçonner.Lesuivid’unefactures’articuleautourde la notion d’état ; il en existe 5 : Annulée, Non Envoyée, Envoyée, Retard, Payée. Au moment où vous arrivez sur une nouvelle facture, vous ne voyez pas l’état actuel, et pour cause, votre facture n’existe pas aux yeux de Tiime AE tant que vous n’aurez pas appuyé sur le bouton “Créer la facture” (pour rappel, ceci est possible dès lors qu’un nom de client a été renseigné). Une fois votre facture créée, l’état “non envoyée” devient l’état courant. Suivre l’état de vos factures et de vos règlements 3 Envoyé / Non envoyé Si vous envoyez votre facture via la boîte d’envoi de Tiime AE, alors l’état passera en “Envoyé” automatiquement. Mais si vous préférez faire l’envoi de votre côté, par la poste par exemple, ou en envoyant la facture depuis votre logiciel de messagerie adoré, alors vous devrez changer l’état par vous même. Tiime AE vous laisse la liberté de changer ses états indéfiniment. Notez que si vous utilisiez au préalable une nomenclature différente de celle de Tiime AE, cela n’a pas une grande importance car, il y aura certainement un socle commun (le numéro sans doute), ce qui est suffisant. Enfin,vousaurezpeutêtreremarquéquenousavonsoptépourunenumérotationinfinie, c’est-à-dire qui s’incrémente sans fin, là où certaines solutions incrémentent un numéro sur un cycle, tel(le) que le mois ou l’année, et repartent à zéro à chaque début de cycle. Chez Tiime AE c’est plus simple, seul le numéro est incrémenté et vous pouvez faire des millions de factures, c’est tout le mal qu’on vous souhaite ! (surveillez vos seuils par contre).
  12. 12. En retard Une facture passe automatiquement à l’état “En retard” lorsque la date de règlement est inférieure à la date du jour. tout savoir sur la facturation Payée Une facture devient “Payée” de 2 façons. Vous pourrez uniquement changer l’état en “Annulée” ou “Payée”. Vous ne pouvez pas changer l’état d’une facture qui serait actuellement en “Envoyée” ou “Non envoyée” pour lui attribuer le statut “En retard”. Une petite astuce pour le faire consiste à changer la date de règlement à une date antérieure à celle du jour. Votre facture passera alors à “Retard”. En retard Au niveau de la facture Depuis le registre Vous changez l’état manuellement, par exemple de “Envoyée” à “Payée”. Tiime AE vous demandera alors si vous souhaitez créer une ligne dans votre registre correspondant à cette recette (la date d’encaissement sera par défaut celle du jour, mais vous pourrez la modifier dans le registre). Et comme Tiime AE est malin, s’il détecte qu’il y a déjà une écriture qui semble correspondre dans votre registre (ce qui est d’autant plus probable si vous avez connecté votre banque), Tiime AE vous demandera si la ligne du registre se rapporte bien à cette facture. Lorsquevousidentifiezlesécrituresdevotreregistre en affectant le nom du fournisseur et du client, alors vouspourrezconstaterqueTiimeAEvousproposele nom du client avec le numéro de facture et le montant de la facture. En le choisissant, cela passe la facture en “Payée” au niveau du module de facturation (si le montant du registre représente 100% de la facture).
  13. 13. Annulé Si vous venez à faire une facture mais que, pour diverses raisons, cette dernière n’a plus lieu d’être, vous avez la possibilité de la passer en “Annulée”. tout savoir sur la facturation On ne vous le souhaite pas, mais on sait que cela peut arriver, vos clients vous devront parfois de l’argent. Fort heureusement, Tiime AE va attirer votre attention sur ces clients depuis le tableau de bord pour que vous ayez toujours en tête de surveiller, relancer, amadouer, menacer (non non, on plaisante, soyez diplomate, ça marche beaucoup mieux !) et contacter votre client. Sur votre tableau de bord, le bloc “Retard de règlement” apparaîtra alors en listant les factures dont le règlement n’a pas eu lieu en temps et en heure. Facturer et mieux gérer 4 Vousnepourrezpaslasupprimerdéfinitivement,c’estinterdit!Enl’annulant, elle sera toujours existante, mais vous saurez qu’il n’y a pas de règlement à en attendre. Tiime AE ne la remontera pas dans les factures sans règlement. Par ailleurs, la prochaine facture que vous ferez suivra la séquence, il n’y aura donc pas de “trou” dans la numérotation. Sachez qu’il convient de réaliser une facture d’avoir du même montant, qui apparaîtra donc en “négatif” afin de rééquilibrer votre dû client. Pour cela, c’est très simple, il vous suffit de refaire une facture, du même montant, et d’en changer le type. Attention,celanesignifiepasnécessairementqueleclientn’apaspayé,maissivousn’avezpaschangélestatutdelafacture en “Payé” ou affecté/créé une ligne dans le registre correspondant à cette facture, alors Tiime AE ne peut pas deviner si vous avez été payé, ou non. À vous d’être rigoureux dans le suivi de vos encaissements, mais sur ce point, on vous fait confiance. Dernier conseil pour savoir si l’argent est arrivé ou pas sur votre compte bancaire : synchronisez votre compte bancaire.
  14. 14. tout savoir sur la facturation Danslecasoùladatederèglementdevosfactures(quevousavezindiqué sur la facture, et qui est par défaut de 30 jours) n’a pas encore dépassé la date du jour, le bloc du tableau de bord sera “vert” et indiquera la liste des factures en attente de règlement. Comme son nom l’indique, il s’agit des factures pour lesquels vous devriez recevoir un règlement si vos clients vous payent dans les temps.
  15. 15. Retrouvez-nous sur notre page facebook En cas de doute ou juste pour le plaisir Contactez-nous à contact@tiime-ae.fr

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