1. Microsoft Dynamics CRM 4.0
Medewerkers Ipex kunnen zowel verkoop, productie als
marketingcampagnes opvolgen via CRM software
Ipex is niet alleen een drukkerij met vestigingen in Nederland, België en
Frankrijk, maar is ook actief op het vlak van direct marketing. De onderne-
ming ontstond uit de fusie van verschillende bedrijven, waardoor er veel
verschillende databases en softwaretoepassingen moesten worden geïn-
tegreerd. Ook de manier van werken was niet gestroomlijnd.
Ipex besliste Microsoft Dynamics CRM te installeren en deed daarvoor een
beroep op CRM-specialist Traviata. Die paste de toepassing grondig aan
volgens de specifieke behoeften van Ipex. Ook na afloop van het project
komt Traviata nog regelmatig wijzigingen doorvoeren op basis van de
feedback van eindgebruikers.
Bij Ipex wordt Microsoft Dynamics CRM niet alleen gebruikt voor het opvol-
www.traviata.be gen van de verkoop, maar ook voor de opvolging van de productie via au-
Tel.: +32 2 721 88 80 tomatische workflows. Dankzij de centralisatie hebben de directie en de
info@traviata.be administratie een veel duidelijker zicht op de gang van zaken, zodat ze
daar ook snel op kunnen inspelen. Bovendien worden ook de eigen mar-
ketingcampagnes opgevolgd via CRM.

2. Overzicht
Land: België
I pex, een drukkerij met vestigingen in Nederland, België
en Frankrijk, wilde zijn organisatie meer automatiseren.
Dankzij de installatie van Microsoft Dynamics CRM wordt
de verkoop beter opgevolgd. Bovendien dient de software
Sector: Drukwerk ook voor het opvolgen van de productieplanning en van
marketingcampagnes.
Profiel
Ipex, een drukkerij met vestigingen in Nederland, België
"In België maken onze vier verkopers intussen gebruik van
en Frankrijk, telt zo'n 78 werknemers en haalt een omzet Microsoft Dynamics CRM", vertelt Sammy Colson, Director
van 10 miljoen euro. Ipex drukt op alle soorten onder- bij Ipex België. "In 2009 komen daar ook hun vier Franse
gronden, waaronder etiketten en bankkaarten, en is ook en Nederlandse collega's bij. Dankzij de nieuwe software
kunnen ze hun eigen projecten invoeren en opvolgen vol-
actief op het vlak van marketing via e-mail, sms, geperso-
gens een vast stramien. Het voordeel zit vooral in het be-
naliseerde websites en RFID-toepassingen.
heer van de verkoop. Op managementniveau kunnen we
de verkopers beter begeleiden, zodat ze betere resultaten
Uitdaging halen."
Ipex is een fusie van verschillende bedrijven, waardoor er
veel verschillende databases en applicaties moesten wor- Van bestelbon tot factuur
den samengevoegd. Om efficiënter te kunnen werken, Alle belangrijke informatie, van bestelbon tot factuur, zit nu
zocht de onderneming een manier om de organisatie in de centrale CRM-software. Als een bestelbon per fax
meer te stroomlijnen. aankomt, wordt die bijvoorbeeld gescand en vervolgens in
CRM opgeslagen, zodat er geen hiaten in de historiek ont-
staan. "Alles is ook met elkaar verbonden", zegt Sammy
Oplossing
Colson. "We hebben daardoor een zeer duidelijk overzicht
CRM-specialist Traviata installeerde Microsoft Dynamics
van alle verkoopactiviteiten. Dat is ook voor de bedrijfsrevi-
CRM 4.0 en verbouwde de software heel grondig om in te
soren gemakkelijk."
spelen op de specifieke behoeften van Ipex. Zo gebruikt
Ipex de CRM-software niet alleen voor het opvolgen van Colson had vroeger al gewerkt met de CRM-software van
de verkoop, maar ook voor het opvolgen van de produc- Microsoft en twijfelde niet over die keuze. De integratie
met de aanwezige Microsoft-software was een extra troef.
tieplanning en zelfs van marketingcampagnes.
Microsoft zelf raadde hem een aantal mogelijke partners
aan. "Traviata kon de beste implementatietijd en kostprijs
Voordelen
voorleggen", verklaart Sammy Colson. "Tussen de offerte-
• Efficiënter werken
aanvraag en de implementatie zijn slechts twee weken
• Betere klantenservice
verlopen, zodat we in januari 2008 konden starten."
• Meer verkoop
• Beter overzicht "Traviata heeft de modulaire mogelijkheden van Microsoft
• Rapporten en statistieken Dynamics CRM ten volle benut. Daardoor gaan we veel
verder dan de puur klantgerichte functies van de software.
• Personeel efficiënter inzetten
Ook heel onze productieplanning en facturatie draaien op
• Goedkoper te onderhouden
Microsoft Dynamics CRM", aldus Sammy Colson. "Zo be-
• Automatische workflows nutten we bijvoorbeeld de rapporteringsmogelijkheden
voor de taakverdeling van het personeel."
De CRM-software wordt ook gebruikt in de productiehal.
"De productiechefs kunnen er de status van een bestelling
in wijzigen, bijvoorbeeld naar 'klaar voor transport'. Daarna
vertrekken er automatisch e-mails naar de mensen die de
bestelling verder opvolgen of naar de klant, die dus steeds
op de hoogte blijft van de stand van zaken. Hierdoor kun-
nen we ook statistieken bijhouden."

3. meteen mee aan de slag. Sammy Colson: "We werken via
Ipex heeft elke dag zo'n 150 bestellingen op te volgen, en Outlook met CRM, en we merken dat de gebruikers heel
dat gaat een stuk efficiënter dankzij de geautomatiseerde gemakkelijk zelf kunnen ontdekken wat ze ermee kunnen
workflows. "Vroeger werkten verschillende mensen elk met doen. Ten slotte heeft iedereen ook een andere manier om
hun eigen planning, maar dat is nu verleden tijd" zegt Sam- de software te gebruiken, afhankelijk van zijn functie in de
my Colson. "Dankzij de centrale planning kunnen we de onderneming."
afdelingen veel beter coördineren en kunnen we het perso-
neel efficiënter inzetten, zodat er geen mensen zijn die Gestructureerde offertes en rapporten
niets te doen hebben terwijl het in andere afdelingen ra- De klanten van Ipex krijgen dankzij Microsoft Dynamics in
zend druk is. We gebruiken de informatie uit CRM zelfs voor ieder geval een betere service. Ze ontvangen onder meer
het maken van leveringsbonnen, en we zijn ook van plan automatische orderbevestigingen en ze krijgen gestructu-
om ons boekhoudpakket te verbinden met Microsoft Dyna- reerde offertes en rapporten. "De communicatie met onze
mics CRM."
Marketing via CRM
Uniek bij Ipex is dat de onderneming ook zijn eigen marke-
tingcampagnes kan opvolgen via CRM. Als Ipex bijvoorbeeld
via direct marketing zijn klanten naar een website tracht te
lokken, kan het de bezoekcijfers importeren in CRM, zodat
te zien is welke klanten hebben gereageerd op de folder. Zo
krijgt Ipex een duidelijk zicht op het succes van de campag-
ne. "Ook kan bijvoorbeeld informatie rond prijsverhogingen
direct naar al onze contacten tegelijk worden uitgestuurd,
waardoor we tijdig en naar iedereen kunnen communice-
ren. Zo helpt ons CRM-systeem om beter te communiceren
met onze klanten."
Aangezien Ipex het uiterste haalt uit de CRM-software, was
het geen eenvoudig project. "Je kan Microsoft Dynamics
CRM helemaal uitbouwen en afstemmen op je eigen no-
den, dat blijkt wel uit onze ervaring", zegt Sammy Colson.
"De software installeren is op zich relatief eenvoudig, maar
aangezien wij al onze bedrijfsprocessen erin hebben onder-
gebracht, is het toch een werk van lange adem. Ipex is een
fusie van verschillende bedrijven, wat ook de centralisatie
en integratie bemoeilijkte. Zo hadden we veel verschillende
databases en applicaties die we op elkaar moesten afstem-
men."
Door de nieuwe werkwijze moeten de verkopers nu heel
wat informatie invoeren in het systeem. "Maar op termijn
zal dat extra werk wel renderen, zeker wanneer ze over een
historiek van hun activiteiten beschikken. We verwachten
dat de verkoop daardoor zal toenemen. Aangezien alle in-
"Traviata heeft de modulaire mogelijkhe-
formatie nu in één systeem zit, zal ook de administratie den van Microsoft Dynamics CRM ten volle
sneller gaan en verloopt de productie vlotter. Bovendien is
benut. Heel onze productieplanning en fac-
ook het onderhoud van de software eenvoudiger", zegt
Sammy Colson. turatie draaien op Microsoft Dynamics
CRM."
Ipex vond het niet nodig om een opleiding te voorzien voor
de nieuwe CRM-software. De gebruikers kregen een korte Sammy Colson, Director bij Ipex België
uitleg over de mogelijkheden en mochten er daarna

4. klanten is nu veel beter en sneller en verloopt meer ge-
structureerd ", aldus Sammy Colson.
Voor meer informatie
Over de samenwerking met partner Traviata is Sammy Col-
Voor meer informatie over de beschreven producten en dien- son erg tevreden. "Traviata heeft goed naar onze CRM- en
sten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00 of bezoek businessbehoeften geluisterd, en heeft mee nagedacht
www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die over hetgeen we wilden bereiken. Ze gingen helemaal mee
soortgelijke toepassingen gebruiken. in de brede manier waarop we Microsoft Dynamics CRM
wilden gebruiken. We hebben zoveel aangepast dat de
toepassing amper te herkennen is. En we blijven aan de
Voor meer informatie over Traviata, bel naar +32 2 721 88 80
software sleutelen. Kleine wijzigingen of toevoegingen kun-
of mail naar info@traviata.be. nen we gemakkelijk zelf doen, maar ik houd de feedback
van de gebruikers bij, en om de twee maanden schakel ik
Voor meer informatie over Ipex, bezoek www.ipexgroup.com. Traviata opnieuw in voor de grotere aanpassingen. Ik ver-
wacht ook dat dat zo zal blijven, want we zien voortdurend
nieuwe mogelijkheden."
Software and Services
Microsoft Dynamics CRM 4.0
Partner
Traviata