Virtual Association
Assemblée Générale Ordinaire
12 Juillet 2016
Ordre du Jour
1. BILAN MORAL, FINANCIER ET DES ACTIVITÉS
2. LES VALEURS QUI DÉFINISSENT VIRTUAL ASSOCIATION
3. PROPOSITION...
Crée en
2014
71
membres
Virtual Association
“L’objectif de la Virtual Association est la promotion de la réalité virtuelle, de
la réalité augmentée et de toute techno...
Bilan moral de l’année
Année orientée visibilité et networking
Travail énorme en communication et événementiel accompli
Re...
2015 - 2016 en chiffres
71
membres
5tarif
étudiant
10tarif normal
16%
sont des filles 84%
sont des hommes
53%
sont étudian...
Le Bureau !
Le matériel de l’asso aujourd’hui
2849€ de matériel payé par le Trophée Excellencia :
1 Vive 1 oculus CV 1 Samsung Gear 1 ...
Le bilan d’activités
de l’année 2015 - 2016
Les activités
Orga ou co-orga
pour 78%
et partenaires pour 22%
56% des évènements étaient
internes,destinés aux adhérents
...
Pour les membres
parce que la communauté
avant tout
Virtual Game Jam 2015
les Soirées de l’Asso !
Le Big Project
Les Virtu...
la Virtual Game Jam 2015
6 mois de préparation
6 organisateurs
1606,10 euros de budget (100%
FSDIE)
42 participants
9 équi...
VGJ
2015
la Virtual Game Jam 2015
Virtual Dev Camps
Soirées Adhérents
Pour les curieux
demandeurs d’infos et actifs
du monde VR
les Virtual Meetups
les Interviews (to come ! )
Barcamp XPOT
l’E...
Virtual Meetups
Groupe Meetup : 321 membres
Janvier #1 : Où en est la RV ? @Soat - Julie / Cécilia / Valentin / DIAKSE
25 ...
les Virtual Meetups
XPOT - Future of Sport
- 6 organisateurs
- co-organisateurs avec Aurélien Fache
et Julien Breitfeld
- 2 mois de préparatio...
L’Eté de la VR - Numa, GlassCamp, SocialMediaClub, Blumenlab, VR Lines, Wanda, Le Blog Documentaire et Café VR
https://par...
Interview
#1 : Jérémy Pluvinage
Artiste 3D temps réel Réalité Virtuelle
-> Chaîne Youtube à venir
Pour le grand public
ceux qui n’avaient pas prévu
de nous voir !
Kaleidoscope
ICART Media Festival
Laval Virtual
L’échappé...
Kaleidoscope VR
L’Echappée - TEDxParis
360 Light Painting
Laval Virtual
Laval Virtual
LA liste
9/06/2015 : Réunion Big Project #1
17/06/2016 : Réunion Big Project #2
4/07/2015 : Virtual Dev Camp #1
5/09/2015 ...
Retour sur ce qui était prévu (AG 2015)
- Big Project
- Virtuals Dev Camps
- Refonte du site web
- Refonte du logo
- Virtu...
Bilan Financier
01 juillet 2015 → 30 juin 2016
€
Dépenses 9954,04€
Reflet de l’activité de l’association cette année, les dépenses sont majoritairement axées sur
l'événeme...
Recettes 10 267,95€
L’association continue d’auto financer la plupart de ses événements via des fonds d’investissements ou...
Etat des comptes au 31 juin 2016
L’association dispose de +671,63 € de trésorerie pour démarrer la nouvelle année.
Verseme...
XPOT : Le cas “à part”
Le concept XPOT a été pensé comme un événement régulier.
Organisé en collaboration avec Aurélien Fa...
Etat des comptes Final
L’association démarre donc l’année 2015/2016 avec (hors activités XPOT)
417,52€
Perspectives pour l’année à venir
● Fixer des objectifs financiers pour répondre aux nouveaux besoins de l’association
→ O...
Les valeurs
qui définissent
Virtual Association
partager des connaissances à tous sans conditions
d’accès et gratuitement
Par exemple : en organisant des Meetups, des Bar...
contribuer à l’amélioration de la technologie par la
diffusion des bonnes pratiques et la recherche ou
le développement de...
développer les projets communautaires des
membres grâce aux savoirs faire et matériels de
l'association
Par exemple : en p...
tout en étant non lucratifs et désintéressés
Propositions
à voter
Fonctionnement interne au Bureau
Proposition 1 : Encourager une rotation des rôles régulière (min 2 fois par an),
mais pas...
Événementiel
Proposition 3 : axer l'activité d'avantage sur la création de contenu, quitte à
refuser des événements
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Hub d’activités
Proposition 5 : créer un “Hub Projets” sur l’espace adhérent pour que les
membres proposent des projets co...
Création de contenu
Proposition 6 : lancer en 2016 - 2017 un premier projet de création de
contenu par les membres les plu...
Public de l’association
Proposition 7 : organiser en 2016 - 2017 des évènements découvertes de la RV
pour élargir le publi...
Processus d’inscription
Proposition 9 : revoir le processus d’inscription.
ADOPTÉE
Communication entre nous !
Proposition 10 : utiliser Slack pour les discussions par groupe de travail par
exemple, ou par ...
Statut “Association Étudiante”
Proposition 11 : garder le siège social à l’UPEM tout en cherchant un local sur
Paris
ADOPT...
Cotisation
Proposition 12 : redéfinir le montant de la cotisation pour l’année à venir
REFUSÉE
Prestataires & Facturations
Proposition 13 : l’association se réserve le droit de payer des prestataires élus
à l’unanimit...
Réalité Augmentée
Proposition 15 : encourager l’organisation d’évènements pour la promotion,
ou la création d’applications...
Galettes aux Virtual Game Jams
Proposition 16: les évènements Virtual Game Jam doivent proposer au menu
au minimum des gal...
Fonctionnement
du Bureau
Hiérarchie Horizontale
- pas de titres autres que les obligatoires (Président, Trésorier, Secrétaire)
- pas de rôle de cen...
Communication transparente
- réunions mensuelles au minimum : chacun présente l’avancement du
projet qu’il coordonne, les ...
Répartition des charges
- coordinateur de 2 gros projets max par an (conseillé par le Dr. Cécilia :p )
- rotation de rôle ...
Renouvellement
du Bureau
Sortants
Bastien Laby - Trésorier
André Sochard - Secrétaire
Entrants
Keven Akyurek
Yoni Dayan
Manuel Jordan
Romain Franço...
Bureau 2016 - 2017
Julie Pronzac , présidente
Cécilia Lejeune
Valentin Michalak
Quentin Roux
Keven Akyurek, secrétaire - n...
Projets
prévus l’année prochaine !
Les événements réguliers
- les Virtual Meetups : tous les 2 mois
- les Interviews : une fois par mois
- les Soirées de l’a...
Les événements annuels ou ponctuels
- Virtual Game Jam 2016 : Novembre 2016
- Japan Expo
- Hackathon Paris Image Digital S...
Et aussi...
- revoir le processus d’inscription
- mettre en place le “Hub Projets”
- lancer un projet créatif parmi les me...
Bonne année!!!
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A la fin de l'année, l'Assemblée Générale permet de revenir sur l'année écoulée et de revivre les moments forts avec les membres. Découvrez les chiffres clés de l'année 2015-2016 et les projets pour la nouvelle année !

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[Virtual Association] Assemblée Générale 2015 - 2016

  1. 1. Virtual Association Assemblée Générale Ordinaire 12 Juillet 2016
  2. 2. Ordre du Jour 1. BILAN MORAL, FINANCIER ET DES ACTIVITÉS 2. LES VALEURS QUI DÉFINISSENT VIRTUAL ASSOCIATION 3. PROPOSITIONS A VOTER 4. FONCTIONNEMENT DU BUREAU 5. RENOUVELLEMENT DU BUREAU 6. PROJETS A VENIR
  3. 3. Crée en 2014 71 membres Virtual Association
  4. 4. “L’objectif de la Virtual Association est la promotion de la réalité virtuelle, de la réalité augmentée et de toute technologie innovante ; la réalisation d'applications de réalité virtuelle, de réalité augmentée ou utilisant des technologies innovantes ; le partage de connaissances autour de ces domaines ; l'organisation et la participation à des évènements sociaux liés à ces domaines.” [JO du 24 Mai 2014] Virtual Association
  5. 5. Bilan moral de l’année Année orientée visibilité et networking Travail énorme en communication et événementiel accompli Retombées très positives pour l’association C’était une très bonne année pour Virtual Association ! 2017 : se tourner plutôt vers l’intérieur et les membres que vers l’extérieur
  6. 6. 2015 - 2016 en chiffres 71 membres 5tarif étudiant 10tarif normal 16% sont des filles 84% sont des hommes 53% sont étudiants 46% sont dans la vie active 30% des membres dans la vie active travaillent dans la VR € 24 tee-shirt vendus et des pins aussi !
  7. 7. Le Bureau !
  8. 8. Le matériel de l’asso aujourd’hui 2849€ de matériel payé par le Trophée Excellencia : 1 Vive 1 oculus CV 1 Samsung Gear 1 Ricoh Thêta et aussi 1 Oculus DK1 / 2 Oculus DK2 / 1 Leap Motion / 1 Razer Hydra
  9. 9. Le bilan d’activités de l’année 2015 - 2016
  10. 10. Les activités Orga ou co-orga pour 78% et partenaires pour 22% 56% des évènements étaient internes,destinés aux adhérents 11% ont donné lieu à des créations et 89% étaient pur évènementiel Parmi les events ouverts, 67% visaient un public demandeur et 33% le grand public
  11. 11. Pour les membres parce que la communauté avant tout Virtual Game Jam 2015 les Soirées de l’Asso ! Le Big Project Les Virtual Devs Camp l’Assemblée Générale
  12. 12. la Virtual Game Jam 2015 6 mois de préparation 6 organisateurs 1606,10 euros de budget (100% FSDIE) 42 participants 9 équipes 40 heures de jam 200 oeufs 5 juges 5 coaches 3 prix 6 partenaires pleins de café et de crêpes !
  13. 13. VGJ 2015
  14. 14. la Virtual Game Jam 2015
  15. 15. Virtual Dev Camps
  16. 16. Soirées Adhérents
  17. 17. Pour les curieux demandeurs d’infos et actifs du monde VR les Virtual Meetups les Interviews (to come ! ) Barcamp XPOT l’Eté de la VR
  18. 18. Virtual Meetups Groupe Meetup : 321 membres Janvier #1 : Où en est la RV ? @Soat - Julie / Cécilia / Valentin / DIAKSE 25 participants Mars #2 : Innover en RV @Rakuten - RIT / DreamCorp / Epitech Innovation Hub 70 participants
  19. 19. les Virtual Meetups
  20. 20. XPOT - Future of Sport - 6 organisateurs - co-organisateurs avec Aurélien Fache et Julien Breitfeld - 2 mois de préparation - 9 partenaires - 3750€ de budget (100% auto-financé) - 1 journée de brainstorm - 6 facilitateurs graphiques - 12 dessins http://www.xpot.co/
  21. 21. L’Eté de la VR - Numa, GlassCamp, SocialMediaClub, Blumenlab, VR Lines, Wanda, Le Blog Documentaire et Café VR https://paris.numa. co/agenda/evenement/lete-de-la-vr-14
  22. 22. Interview #1 : Jérémy Pluvinage Artiste 3D temps réel Réalité Virtuelle -> Chaîne Youtube à venir
  23. 23. Pour le grand public ceux qui n’avaient pas prévu de nous voir ! Kaleidoscope ICART Media Festival Laval Virtual L’échappée TEDxParis
  24. 24. Kaleidoscope VR
  25. 25. L’Echappée - TEDxParis
  26. 26. 360 Light Painting
  27. 27. Laval Virtual
  28. 28. Laval Virtual
  29. 29. LA liste 9/06/2015 : Réunion Big Project #1 17/06/2016 : Réunion Big Project #2 4/07/2015 : Virtual Dev Camp #1 5/09/2015 : Virtual Dev Camp #2 Octobre 2015 : T-shirts 13/10/2015 : Rencontre à la fac 22/10/2015 : Prépa VGJ 20-21-22/11/2015 : VGJ 2015 1/12/2015 : Retour VGJ 28/01/2016 : Soirée de l’asso Janvier 25/01/2016 : Virtual Meetup #1 27/01/2016 : Interview #1 - Jérémy 29/02/2016 : Soirée de l’asso Février Mars 2016 : Light Painting 1/03/2016 : Kaleidoscope VR 19-20/03/2016 : ICART Media Festival 25-26-27/03/2016 : Laval Virtual 12/04/2016 : Virtual Meetup #2 20/04/2016 : Retour Laval 18/05/2016 : Soirée de l’asso Mai 28/05/2016 : L’échappée Tedxparis 12/06/2016 : XPOT #1 18/06/2016 : Tournage ARTE 21/06/2016 : Soirée préparation AG 23/06/2016 : Meetup Econocom 25/06/2015 : Eté de la VR #1 12/07/2016 : AG
  30. 30. Retour sur ce qui était prévu (AG 2015) - Big Project - Virtuals Dev Camps - Refonte du site web - Refonte du logo - Virtual Game Jam 2015 - Workshops / Meetups - Hackathon PIDS
  31. 31. Bilan Financier 01 juillet 2015 → 30 juin 2016 €
  32. 32. Dépenses 9954,04€ Reflet de l’activité de l’association cette année, les dépenses sont majoritairement axées sur l'événementiel (Xpot : 3584€, Virtual Game Jam 2015 : 2264€). L’achat de matériel arrive en deuxième position financé à 99% par la subvention Excellencia. Evenements 5930,46 Matériel 2873,29 Communication (cdv, pin's, tshirts, rollups, stickers, bâche) 731,47 Frais bancaires 120,91 Investissements matériel (matelas) 119,7 Déplacements 111,98 Assurance 41,23 Soirées 25 Total 9954,04
  33. 33. Recettes 10 267,95€ L’association continue d’auto financer la plupart de ses événements via des fonds d’investissements ou des sponsorings ponctuels lors d’événements d’envergure (Futur En Seine). Le nombre important d’adhésion a permis cette année de dépasser légèrement les fonds de roulements et sont réinvestis en totalité pour l’année 2016 / 2017. Sponsorings Evenements 3750 Subventions Excellencia 2849,47 FSDIE 2056,1 Adhésions 560 SVE 381 Vente Tshirts 337,63 Dons 119,44 Dédommagement déplacement 111,98 VGJ 102,33 Total 10267,95
  34. 34. Etat des comptes au 31 juin 2016 L’association dispose de +671,63 € de trésorerie pour démarrer la nouvelle année. Versements en attente : ● Sponsoring de la société Hopscotch pour l’événement XPOT de Futur En Seine (500€) Virements à effectuer : ● Derniers règlements de factures pour l’événement XPOT (payer le petit déjeuner, environ 85€) Autres ressources en attente : ● Système de tracking STEM, commandé en 2014.
  35. 35. XPOT : Le cas “à part” Le concept XPOT a été pensé comme un événement régulier. Organisé en collaboration avec Aurélien Fache et Julien Breitfeld (Fabvernovel), les fonds restants et le matériel achetés sont destinés à être réinvestis dans les futurs événements XPOT. Suite au premier barcamp XPOT, il reste : 4250 (sponsorings) - 3584,34 (dépenses) = 665,66€ à réserver à cette série de projets. De plus, la quasi totalité du matériel acheté (feutres, feuilles, feuillets de paperboards) n’a pas été utilisée (Actuellement stockés chez Aurélien Fache).
  36. 36. Etat des comptes Final L’association démarre donc l’année 2015/2016 avec (hors activités XPOT) 417,52€
  37. 37. Perspectives pour l’année à venir ● Fixer des objectifs financiers pour répondre aux nouveaux besoins de l’association → Ordinateurs portables ou transportables pour les gros casques (à quantifier dés le planning prévisionnel) → Nouveau matériel VR / AR / Audiovisuel ? Ces objectifs justifieront les besoins de rémunération de l’association de manière précise. ● Possibilité d’ouvrir un livret A pour faire travailler les économies de l’association
  38. 38. Les valeurs qui définissent Virtual Association
  39. 39. partager des connaissances à tous sans conditions d’accès et gratuitement Par exemple : en organisant des Meetups, des Barcamps, en diffusant des vidéos de vulgarisation, en organisant des ateliers, en publiant des articles et des tutoriels
  40. 40. contribuer à l’amélioration de la technologie par la diffusion des bonnes pratiques et la recherche ou le développement de meilleures expériences Par exemple : en organisant des Barcamp, en développant des prototypes et en les faisant tester, en informant le public sur la sécurité, l’hygiène, les bonnes pratiques et moins bonnes pratiques, les dérives
  41. 41. développer les projets communautaires des membres grâce aux savoirs faire et matériels de l'association Par exemple : en prêtant gratuitement du matériel de RV / RA, en créant une communauté active et passionnée, en organisant des hackathons et challenges internes
  42. 42. tout en étant non lucratifs et désintéressés
  43. 43. Propositions à voter
  44. 44. Fonctionnement interne au Bureau Proposition 1 : Encourager une rotation des rôles régulière (min 2 fois par an), mais pas obligatoire. ADOPTÉE Proposition 2 : créer les rôles selon les besoins de l’année lors de l’AG, et ne pas les inscrire en tant que rôles officiels. Seuls les titres obligatoires seront gardés à savoir : « Président » - « Trésorier » - « Secrétaire ». Hiérarchie horizontale entre les membres du Bureau. ADOPTÉE
  45. 45. Événementiel Proposition 3 : axer l'activité d'avantage sur la création de contenu, quitte à refuser des événements ADOPTÉE Proposition 4 : privilégier des évènements qui produisent des outputs durables (ex : les jeux d’une game jam, les dessins d’un barcamp, etc.) ADOPTÉE
  46. 46. Hub d’activités Proposition 5 : créer un “Hub Projets” sur l’espace adhérent pour que les membres proposent des projets communautaires de tout types et rejoignent des projets existants. Objectif : centraliser les projets en cours, les besoins en participants sur un projet et les gens qui se portent volontaires sur les projets, + faire en sorte que ce board amène du trafic sur l’espace adhérent et plus de participation de la part des membres. ADOPTÉE
  47. 47. Création de contenu Proposition 6 : lancer en 2016 - 2017 un premier projet de création de contenu par les membres les plus actifs, le mettre sur le Hub Projet et en parler à tous les adhérents pour les motiver à faire de même Non soumis a vote parce que logique suite de la proposition 5
  48. 48. Public de l’association Proposition 7 : organiser en 2016 - 2017 des évènements découvertes de la RV pour élargir le public de l’association ( pour les jeunes et les moins jeunes) -> Organiser au moins une journée des Familles de VA ! ADOPTÉE Proposition 8 : partenariat avec au moins un média grand public pour lequel on rédigerait occasionnellement des encarts VR ADOPTÉE
  49. 49. Processus d’inscription Proposition 9 : revoir le processus d’inscription. ADOPTÉE
  50. 50. Communication entre nous ! Proposition 10 : utiliser Slack pour les discussions par groupe de travail par exemple, ou par projet. Non soumis à vote
  51. 51. Statut “Association Étudiante” Proposition 11 : garder le siège social à l’UPEM tout en cherchant un local sur Paris ADOPTÉE
  52. 52. Cotisation Proposition 12 : redéfinir le montant de la cotisation pour l’année à venir REFUSÉE
  53. 53. Prestataires & Facturations Proposition 13 : l’association se réserve le droit de payer des prestataires élus à l’unanimité par les membres du Bureau ADOPTÉE Proposition 14 : l’association se réserve le droit de facturer des prestations dans la limite des besoins financiers définis en AG et redéfinis tous les trimestres si l’objectif est atteint. ADOPTÉE
  54. 54. Réalité Augmentée Proposition 15 : encourager l’organisation d’évènements pour la promotion, ou la création d’applications de la Réalité Augmentée ADOPTÉE
  55. 55. Galettes aux Virtual Game Jams Proposition 16: les évènements Virtual Game Jam doivent proposer au menu au minimum des galettes complètes (oeufs, jambon, fromage) ADOPTÉE
  56. 56. Fonctionnement du Bureau
  57. 57. Hiérarchie Horizontale - pas de titres autres que les obligatoires (Président, Trésorier, Secrétaire) - pas de rôle de censure auprès des adhérents - fonctionnement collégial : c’est à dire que chacun à voix au chapitre, qu’il soit membre du Bureau ou non -> il faut un certain encadrement pour éviter l’anarchie, le Bureau à ce rôle là justement
  58. 58. Communication transparente - réunions mensuelles au minimum : chacun présente l’avancement du projet qu’il coordonne, les nouveaux contacts, nouvelles idées. C’est un vrai travail que d’informer l’équipe de l’état d’avancement des chantiers, en distillant l’information juste et nécessaire. - les réunions du Bureau sont ouvertes aux adhérents : communiquer sur la date et l’heure si possible ! Et donner le CR de réunion à tous :)
  59. 59. Répartition des charges - coordinateur de 2 gros projets max par an (conseillé par le Dr. Cécilia :p ) - rotation de rôle tous les 6 mois pour varier les plaisirs ? - beaucoup de discussions : nécessité d’encadrer les débats pour pas avoir trop de dérive -> un conducteur de débat doit se charger de ramener tous les moutons sur le coeur du débat
  60. 60. Renouvellement du Bureau
  61. 61. Sortants Bastien Laby - Trésorier André Sochard - Secrétaire Entrants Keven Akyurek Yoni Dayan Manuel Jordan Romain François
  62. 62. Bureau 2016 - 2017 Julie Pronzac , présidente Cécilia Lejeune Valentin Michalak Quentin Roux Keven Akyurek, secrétaire - nouveau Yoni Dayan, nouveau Romain François, nouveau Manuel Jordan, trésorier - nouveau Mathieu Genoud - nouveau Maxime Fortin - nouveau Antoine Rigitano - nouveau
  63. 63. Projets prévus l’année prochaine !
  64. 64. Les événements réguliers - les Virtual Meetups : tous les 2 mois - les Interviews : une fois par mois - les Soirées de l’asso : tous les mois ! - Virtual Dev Camps : Le retour !
  65. 65. Les événements annuels ou ponctuels - Virtual Game Jam 2016 : Novembre 2016 - Japan Expo - Hackathon Paris Image Digital Summit 2017 - Laval Virtual 2017 - XPOT
  66. 66. Et aussi... - revoir le processus d’inscription - mettre en place le “Hub Projets” - lancer un projet créatif parmi les membres les plus actifs pour inaugurer le Hub - le projet Colonie de Vacances pour enfants / Summer School pour étudiants - projet ”Retraite”
  67. 67. Bonne année!!!

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