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Idées fausses concernant l’archivage
de vos documents électroniques à valeur
probatoire
1 Stockage sur support externe
2 GED
3 Stockage Cloud
4 Fichier PDF
Nous stockons déjà nos documents sur des CD/DVD
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Loi du 13 mars 2000 (modifiant l’Art 1316 du
Code Civil).
Un document signé électroniquement a valeur
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Définitions
Intégrité
Propriété assurant qu’un
document électronique n’a pas
été modifié.
Nécessite la mise en œuvre de
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Données non isolées
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Chaque client possède un espace d’archivage s...
Installation
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L’investissement sera bien trop élevé !!!
Aucun investissement initial (licences, matériel) ni récurrents
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Données personnelles et localisation
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Document déjà signé
.8
Mon document a déjà fait l’objet d’une signature électronique, il est donc intègre.
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8 idées fausses sur l'archivage électronique

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8 idées fausses sur l'archivage de vos documents électroniques. Ce que l'archivage électronique vous garantie de plus qu'une GED ou un service de stockage.

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8 idées fausses sur l'archivage électronique

  1. 1. 8 Idées fausses concernant l’archivage de vos documents électroniques à valeur probatoire
  2. 2. 1 Stockage sur support externe 2 GED 3 Stockage Cloud 4 Fichier PDF Nous stockons déjà nos documents sur des CD/DVD Nous avons déjà une GED ! Nous utilisons un service de stockage Cloud L’intégrité est garantie grâce au format PDF 5 Données non isolées 6 Installation 7 Données personnelles et localisation 8 Documents déjà signé Nos données ne seront pas isolées L’investissement est trop élevé! Mes données seront soumises au Patriot Act La signature électronique du document suffit
  3. 3. Loi du 13 mars 2000 (modifiant l’Art 1316 du Code Civil). Un document signé électroniquement a valeur de preuve sous réserve qu’il soit : - « rattaché à la personne de qui il émane » (grâce à un certificat de signature électronique émis par une « AC » reconnue) - « conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Préambule
  4. 4. Définitions Intégrité Propriété assurant qu’un document électronique n’a pas été modifié. Nécessite la mise en œuvre de dispositifs de prise d’empreintes du document et vérifications périodiques de celle-ci. Pérennité Permet de faire face à la nécessité de conservation à long terme des documents.
  5. 5. Stockage sur support externe .1 Dans notre société nous sauvegardons déjà tous nos documents sur des CD/DVD déposés dans un coffre anti-feu, ils sont à l’abris ! • Pas de conformité légale, • Pas de maintien de la valeur probante dans le temps : intégrité des données se trouvant sur le support lui-même (garantie qu’aucune donnée n’en a été supprimée ou ajoutée?) • Les supports amovibles ont une durée de vie limitée (lumière, température, …) : -> 15 % sont illisibles dès après écriture -> Perte d'information.
  6. 6. GED .2 Nous avons une GED… ça fait la même chose ! ARCHIVAGE GED Engagements sur la disponibilité du service Confiance, confidentialité Garantie d’intégrité (empreintes, scellement) Date certaine Exploitation à long terme, pérennité Validité de la preuve Migration des médias (Si SaaS) (Respect des normes)
  7. 7. Stockage Cloud .3 Nous utilisons un service de stockage cloud… ça fait la même chose ! Conservation de données afin de faire face à des obligations légales /règlementaires Indexation automatique selon des critères métier Garantie d’intégrité (empreintes, scellement) Date certaine Confidentialité Validité de la preuve Localisation des données ARCHIVAGE STOCKAGE
  8. 8. .4 Un fichier PDF est non modifiable, l’intégrité est donc garantie ! Fichier PDF Pas de conformité légale, Pas de maintien de la valeur probante dans le temps Fichiers au format PDF sont modifiables à souhait grâce à de nombreux outils (certains disponibles gratuitement sur le Web). Portable Document Format est un format de langage de description de page destiné à préserver la mise en forme d’un fichier (polices, images, etc…) indépendamment du logiciel qui a permit de le produire pour le visualiser ou l’imprimer.
  9. 9. Données non isolées .5 Nos données ne seront pas isolées des autres données. Chaque client possède un espace d’archivage spécifique accessibles via un ID/ Mot de passe. Son accès est limité aux applications authentifiées en HTTPs et aux requêtes émises par des IP préalablement enregistrées. Chaque sous espace est accessible via un ID et le cloisonnement est basé sur une logique de métadonnées. Vous restez maître du droit d’accès aux données Id client : Id section : Id espace :
  10. 10. Installation .6 L’investissement sera bien trop élevé !!! Aucun investissement initial (licences, matériel) ni récurrents (augmentation capacité, remplacement matériel etc.) Il vous suffit uniquement de disposer d’un accès Internet. Vous ne payez que le coût de conservation et la configuration.
  11. 11. Données personnelles et localisation .7 Le Patriot-Act concerne les opérateurs Cloud dont la société est américaine ou détenue à plus de 50% des droits de vote par une société américaine (quelle que soit la localisation des Data Centers). J’ai peur que mes données soient soumises au PATRIOT ACT américain ! Avec les offres Cloud on ne sait jamais où se trouvent les données… CDC Arkhinéo est une société de Droit français appartenant à 100 % à la Caisse des Dépôts (Etat). Vos données sont conservées sur le territoire français dans nos propres Data Centers.
  12. 12. Document déjà signé .8 Mon document a déjà fait l’objet d’une signature électronique, il est donc intègre. L’archivage à valeur probatoire n’est pas nécessaire. La législation impose de garantir l’intégrité durant toute la durée des obligations de conservation. L’archivage à valeur probatoire met en place des mécanismes périodiques de vérification d’intégrité (maintien de la valeur probatoire dans le temps). En cas de contentieux nécessité de prouver que le document n’a pas été (pas pu être) altéré. La signature garantie l’intégrité du fichier au moment de son apposition.
  13. 13. Merci de votre attention CDC Arkhinéo 120-122 rue Réaumur 75002 Paris www.cdcarkhineo.fr

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