Webinar : La dématerialisation des processus contractuels (signature électronique et archivage dans Salesforce.com) : Bénéfices, contraintes et cas client

1. Bonjour
et
bienvenue
dans
ce1e
présenta4on
vidéo
dédiée
à
l’offre
d’archivage
électronique
CDC
ARKHINEO
pour
SALESFORCE.
CDC
ARKHINEO
est
une
filiale
à
100%
de
la
Caisse
des
Dépôts
créée
en
2001
au
moment
où
la
législa4on
a
évolué
avec
l’introduc4on
dans
le
Droit
de
la
preuve
de
la
no4on
d’écrit
électronique.
CDC
ARKHINEO
a
été
créée
pour
tenir
le
rôle,
non
pas
d’éditeur
de
logiciel
ni
de
SSII,
mais
de
Tiers
de
confiance
et
plus
par4culièrement
de
«
Tiers-­‐Archiveur
»
;
c’est
à
dire
de
prestataire
en
charge
de
la
conserva4on
et
de
la
préserva4on
des
écrits
électronique
à
valeur
probante.
Ce
service,
des4né
aux
entreprises,
s’appuie
sur
une
plateforme
en
mode
SaaS
de
type
«
Mul4-­‐tenant
»
accessible
via
:
• Une
interface
de
type
WebAPI
(RESTful),
• Une
interface
de
type
HTML
(«
Portail
web),
• Une
applica4on
«
for
Salesforce
»
disponible
sur
la
Marketplace
dénommée
AppExchange
perme1ant
d’intégrer
le
service
d’archivage
dans
le
CRM
Salesforce.com.
1

2. L’usage
de
documents
électroniques
sans
aucune
u4lisa4on
parallèle
du
papier
est
donc
juridiquement
reconnu
et
recevable
à
certaines
condi4ons
que
nous
verrons
plus
loin.
Ce
marché
a
progressé
régulièrement
depuis
près
de
15
ans
pour
connaître
une
forte
accéléra4on
avec
l’appari4on
de
solu4ons
de
signature
électronique
plus
simples
d’usage
et
une
véritable
explosion
depuis
2
ans
avec
l’appari4on
des
table1es.
De
nombreux
acteurs
du
monde
de
la
banque,
de
l’assurance
ou
des
telco
ont
mis
en
place
il
y
a
quelques
années
déjà
des
solu4ons
de
souscrip4on
en
ligne
via
navigateur
web
mais
l’appari4on
de
la
table1e
entraine
l’arrivée
d’un
nouvel
usage
:
La
contractualisa4on
électronique
en
face
à
face
sur
le
lieu
de
vente
(agences,
magasins
ou
encore
domicile
du
client)
via
ces
table1es
connectées,
et
cela
non
seulement
dans
le
secteur
Banque/Assurance
mais
également
par
exemple
dans
le
retail,
l’immobilier
ou
l’automobile.
2

3. Ces
solu4ons
séduisent
car
elles
perme1ent
:
-­‐
l’op4misa4on
du
processus
de
souscrip4on
en
le
rendant
plus
fluide,
plus
rapide,
-­‐
l’augmenta4on
du
taux
de
transforma4on
des
inten4ons
d’achats
par
un
»
passage
à
l’acte
»
immédiat,
-­‐
l’améliora4on
des
condi4ons
de
travail
des
vendeurs
qui
ne
doivent
plus
se
munir
d’ordinateur,
d’imprimante,
de
papier,
encre
etc…ni
avoir
à
re-­‐saisir
les
informa4ons
de
retour
au
bureau
(suppression
des
taches
répé44ves,
des
manipula4ons).
Pour
d’autres
type
de
projet,
les
échanges
dématérialisés
sont
mis
en
place
non
pas
parce
qu’ils
apportent
une
meilleur
produc4vité
ou
plus
d’affaires
mais
parce
qu’ils
apportent
une
meilleure
sécurité
juridique
en
cas
de
conten4eux
grâce
à
une
traçabilité
complète
et
difficilement
contestable
des
évènements
;
tel
que
la
«
date
certaine
»
par
exemple
et
donc
une
meilleure
détermina4on
des
responsabilités.
Enfin,
pour
d’autres,
la
dématérialisa4on
répond,
pour
par4e,
à
des
objec4fs
de
développement
durable.
3

4. Cependant
les
documents
issus
de
ces
processus
dématérialisés
ne
peuvent
être
recevables
juridiquement
comme
preuve,
qu’à
la
condi4on
de
respecter
le
cadre
juridique
présenté
ici
de
façon
synthé4que,
et
dont
la
méconnaissance,
hélas
fréquente,
peut
être
très
lourde
de
conséquences
entrainant
la
non-­‐recevabilité
d’un
document
contractuel
comme
preuve
en
cas
de
li4ge
et,
pour
les
documents
entrant
dans
le
champs
de
contrôles
de
l’Administra4on
fiscale
ou
d’Autorités
de
régula4on
sectorielles,
être
synonyme
de
redressements,
amendes
ou
retrait
d’agrément.
Par
exemple
un
contrat
électronique
ne
peut
être
recevable
comme
preuve
par
le
juge
que
si
il
a
fait
l’objet
de
l’apposi4on
d’une
signature
électronique,
perme1ant
de
ra1acher
ce
document
à
la
personne
de
qui
il
émane,
et
qu’il
est
ensuite
conservé
de
façon
«
intègre
»
;
c’est
à
dire
sans
aucune
altéra4on
ni
possibilité
d’altéra4on,
pendant
toute
la
durée
des
obliga4ons
de
conserva4on.
Il
convient
d’ailleurs,
en
cas
de
conten4eux
judiciaire,
d’apporter
les
éléments
perme1ant
d’en
jus4fier.
4

5. La
conformité
de
ces
documents
repose
donc
non
seulement
sur
des
contraintes
rela4ves
à
leurs
condi4ons
de
créa4on
mais
aussi
à
leur
condi4ons
de
conserva4on
pendant
obliga4ons
légales
de
conserva4on
dont
les
durées
varient
selon
les
types
de
documents
et
peuvent
être
très
longues.
C’est
ce1e
dimension
de
long
terme
qui
a
amené
la
Caisse
des
Dépôts
(Tiers
de
Confiance
de
référence
en
France
depuis
1816)
à
se
posi4onner
sur
ce
marché
via
sa
filiale
CDC
ARKHINEO
car
il
s’agit
là
de
prendre
des
engagements
forts
et
lourds
de
conséquences
sur
des
durées
longues.
5

6. Ces
engagements
pris
par
CDC
ARKHINEO
pour
le
compte
de
ses
clients
sont
au
nombre
de
4
:
1-­‐
conserva4on
sécurisée
et
durable
pour
la
durée
souhaitée
par
le
client,
2-­‐
Intégrité,
c’est
à
dire
non
altéra4on
(volontaire
ou
non)
=
engagement
condi4onnant
la
recevabilité
des
archives
comme
preuve,
3-­‐
Réversibilité,
c’est
à
dire
capacité
à
res4tuer
ses
archives
au
client
quelqu’en
soit
le
moment
et
le
mo4f.
Pour
ces
3
premiers
engagements,
CDC
ARKHINEO
intervient,
ce
qui
n’est
pas
courant,
dans
le
cadre
d’une
obliga4on
de
résultat
clairement
établie.
4-­‐
Disponibilité
des
données,
c’est
à
dire
accessibilité
illimitée
24h/24
et
7j/7.
6

7. Pour
faire
face
à
ses
4
engagements,
CDC
ARKHINEO
s’appui
sur
3
piliers
que
nous
appelons
nos
fondamentaux.
Le
1er
d’entre
eux
correspond
à
la
dimension
Confiance,
indispensable
s’agissant
de
conserver
à
long
terme,
pour
le
compte
de
nos
client,
des
documents
pouvant
cons4tuer
pour
eux
des
preuves,
Le
2è
est
cons4tué
par
la
couche
technologique
u4lisée
pour
rendre
le
service
a1endu.
Ce1e
couche
logicielle
devant
perme1re
notamment
de
garan4r
la
conformité
des
archives
durant
leur
conserva4on,
mais
aussi
la
capacité
à
traiter
de
gros
volumes
ce
qui
est
indispensable
pour
un
opérateur
en
mode
SaaS
ou
encore
l’indépendance
vis
à
vis
de
tout
éditeur
de
logiciel
afin
de
ne
pas
nous
trouver
dans
l’incapacité
de
rendre
le
service
de
conserva4on
à
nos
clients
en
raison
de
l’indisponibilité
d’un
logiciel
suite
à
un
rachat
ou
arrêt
de
maintenance
de
celui-­‐ci
par
l’éditeur.
Le
3è
est
cons4tué
par
la
nature
et
la
qualité
des
infrastructures
accueillant
notre
plateforme.
Avec
la
garan4e
de
disposer
de
sites
redondés,
robustes,
localisés
en
France
et
là
aussi
dans
un
objec4f
d’indépendance
de
tout
hébergeur.
Ces
infrastructures
sont
celles
de
la
Caisse
des
Dépôts
qui
nous
met
à
disposi4on
des
salles
dans
ses
propres
data-­‐centers.
7

8. CDC
Arkhinéo
assure
l’archivage
électronique
à
valeur
probatoire
de
différents
types
de
documents.
Qu’il
s’agisse
de
documents
dits
transverses
c’est
à
dire
commun
à
tous
les
secteurs
d’ac4vité
;
par
exemple
les
factures
;
mais
également
des
documents
spécifiques
à
chaque
mé4er
;
par
exemple
les
PV
de
récep4on
de
chan4er
dans
le
BTP
ou
encore
les
mandats
de
ventes
ou
de
ges4on
,
les
compromis,
les
bons
de
visite,
les
baux
et
les
états
des
lieux
dans
l’immobilier.
8

9. La
dématérialisa4on
des
processus
contractuels
(ou
de
souscrip4on)
se
situe
pleinement
dans
le
champs
de
la
rela4on
client
et
donc
dans
le
périmètre
d’une
solu4on
de
CRM.
Cela
tant
à
distance
qu’en
face
à
face
grâce
à
des
ou4ls
de
type
table1es,
voire
même
smartphones.
Le
partenariat
avec
Salesforce.com
nous
a
permis
de
réaliser
une
applica4on,
qui
s’appuie
bien
évidemment
sur
notre
plateforme
d’archivage
électronique
décrite
plus
haut,
perme1ant
aux
clients
Salesforce.com
de
disposer
de
notre
service
d’archivage
électronique
au
sien
de
leur
CRM
sans
avoir
à
réaliser
de
développement.
De
plus,
celle-­‐ci
peut
dialoguer
directement
avec
d’autres
applica4ons
mé4ers
partenaires
(signature
électronique,
factura4on,
ERP)
présentes
sur
ce
store
perme1ant
ainsi
de
faire
en
sorte
que
les
documents
contractuels
signés
électroniquement
avec
une
applica4on
comme
;
par
exemple
Docusign
;
puisse
être
archivés
automa4quement
sans
aucune
interven4on
manuelle.
Il
en
est
de
même
à
par4r
des
apps
de
partenaires
tels
que
Numm,
SoFacto
et
d’autres.
Ce1e
applica4on
disponible
sur
l’AppExchange
est
donc
accessible
à
toute
entreprise
u4lisatrice
de
Salesforce.com.
9

10. Aujourd’hui
CDC
ARKHINEO
représente
environ
100
clients
dont
environs
50
partenaire
intégrant
notre
service
à
leur
offre.
Je
vous
propose
maintenant
de
voir
un
cas
d’usage
concernant
la
dématérialisa4on
du
processus
contractuel
en
environnement
Salesforce.
10

11. Voyons
donc
le
cas
concret
de
L’Argus
de
la
Presse.
Il
s’agit
d’une
société
française
créée
à
la
fin
du
19è
siècle
et
spécialisée
dans
le
suivi
et
l’analyse
de
la
média4sa4on
(notamment
de
revues
de
presse).
Elle
compte
450
salariés
et
environ
11.000
clients
parmi
lesquels
des
entreprises
et
personnalités
du
monde
poli4que,
des
affaires
ou
du
spectacle.
Elle
u4lise
Salesforce.com
depuis
2011
et
compte
220
users
des
modules
Sales,
Marke4ng
et
Service.
3.500
contrats
sont
signés
chaque
année
«
à
distance
»
dans
le
cadre
d’un
processus
jusqu’alors
100
%
papier
imposant
des
délais
de
traitement
long
et
beaucoup
de
manipula4ons.
Notre
proposi4on
de
valeur
(avec
nos
partenaires
OpenTrust
et
Docusign)
consistait
à
passer
de
ce
modèle
basé
à
100
%
sur
l’échange
de
documents
papier
à
un
modèle
intégralement
numérique,
rapide,
sécurisé,
recevable
juridiquement
et
complétement
intégré
au
CRM
Salesforce.com.
Comme
vous
pouvez
le
voir
sur
ce1e
page,
le
projet
a
été
mené
dans
des
délais
courts
et
les
bénéficies
sont
au
rendez-­‐vous
avec
des
délais
de
traitement
ramenés
à
moins
d’une
journée
et
une
charge
de
travail
ramenée
de
4
heure
à
15
mn
par
contrat
ce
qui
perme1ra
de
supprimer
chaque
année
1875
jours/h
de
taches
manuelles
et
rébarba4ves
et
de
les
reaffecter
à
la
rela4on
client
directe.
Ceci,
en
perme1ant
maintenant
aux
forces
commerciales
et
à
l’administra4on
des
ventes
d’accéder
aux
contrats
directement
et
de
façon
immédiate
depuis
Salesforce.com
11

12. Pour
en
savoir
plus
venez
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notre
site
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sur
:
www.cdcarkhineo.fr
Je
vous
remercie
de
votre
a1en4on.
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