Projet de loi sur l'archivage électronique

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Le projet de loi sur l’archivage électronique vient d’être déposé à la Chambre des députés du Grand-Duché de Luxembourg.

Jean Racine, Business Development Director chez Labgroup, présente les principaux enjeux du nouveau texte de loi, les avantages pour les entreprises mais également leurs obligations.

Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à contacter nos experts en archivage légal.

Email: info@labgroup.com

Téléphone: +352 350 22 21


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The new Luxembourg Electronic Archiving bill (6543) has been proposed to the Luxembourg Chamber of Deputies.

Jean Racine, Business Development Director at Labgroup, presents the main facts about the new Luxembourg law proposal on electronic archiving: what is at stake for the companies, what are their benefits and what are their new responsibilities.

Please, contact us for further information.

Email: info@labgroup.com

Phone: +352 350 22 21

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Projet de loi sur l'archivage électronique

  1. 1. Introduction au projet de loi n° 6543 relatif à larchivage électronique 20/02/2013
  2. 2. Objectifs et enjeux du projet de loi>Adapter les règles aux réalités technologiques et organisationnelles modernes>Permettre aux acteurs économiques de: >profiter des nouvelles technologies >réduire le volume de stockage papier>Organiser lactivité de prestataire de services de dématérialisation et de conservation (PSDC), hors et dans le secteur financier © Labgroup 2013
  3. 3. Périmètre du projet de loi>Dématérialisation >des documents papier avec valeur légale, relatifs >aux actes sous seing privé, autrement dit les contrats, (3 à 5% des documents conservés) >à la comptabilité (livres, plan, pièces, inventaire…) >dont la conservation est prescrite par la loi>Les documents relatifs aux actes authentiques (reçu par des officiers publics comme les notaires) ne sont pas concernés © Labgroup 2013
  4. 4. Périmètre du projet de loi>Conservation >avec garantie dintégrité, c.à.d. de valeur légale >des documents dématérialisés >des documents nés et signés électroniquement des documents comptables, hors bilan et compte de pertes et profits>Les activités de simple stockage de données sans garantie dintégrité ne sont pas concernées (Cloud Storage, par ex.) © Labgroup 2013
  5. 5. Définitions>"Copie" : reproduction fidèle et durable sous forme numérique dun original>"Détenteur" : toute personne qui détient légitimement un original>"PSDC" : toute personne morale qui >exerce à titre principal ou accessoire une activité de dématérialisation ou de conservation >est certifiée par un certificateur accrédité >a reçu la validation de lILNAS © Labgroup 2013
  6. 6. Principes fondamentaux> La copie effectuée sous la responsabilité du détenteur et aux conditions fixées par le RGD, a la même valeur probante que loriginal> La copie ne peut pas être rejetée comme preuve au seul motif quelle est électronique> La copie réalisée par un PSDC est présumée conforme à loriginal, ce qui emporte le renversement de la charge de la preuve> Il ne peut y avoir 2 originaux, autrement dit loriginal papier doit être détruit © Labgroup 2013
  7. 7. Le statut de PSDC> Est requis pour bénéficier de la présomption de conformité des copies> Peut être acquis par > les entreprises pour leur propre besoin > les tiers archiveurs pour le besoin de leurs clients > létat et les communes> Sacquiert par validation de lILNAS de la certification annuelle de conformité aux exigences du référentiel, attribuée par un organisme dument accrédité> Est plus aisément acquis par les entreprises déjà certifiées ISO 27001> Peut être suspendu ou retiré par lILNAS, en cas de manquement grave © Labgroup 2013
  8. 8. Les obligations du PSDC>Moyens financiers et ressources adéquats>Bonne gestion et organisation administrative>Procédures et méthodes adaptées>Information préalable à tout contrat>Secret professionnel>Pleine propriété du matériel de conservation>Transparence vis-à-vis de lILNAS>Transfert ou restitution des copies en cas de cessation dactivité © Labgroup 2013
  9. 9. Lobligation dinformation préalable>Mise à disposition >sur support durable >dans des termes aisément compréhensibles>Information relative aux >procédures mises en œuvre >modalités et conditions de sous-traitance >obligations légales liées au statut de PSDC >conditions contractuelles >normes suivies >caractéristiques des installations © Labgroup 2013
  10. 10. Les droits du PSDC>Libre choix des modalités de conservation, pour autant quelles respectent les exigences>Limitation de responsabilité par contrat>Rétention des copies © Labgroup 2013
  11. 11. Lapplication au secteur financier>Inclus les entreprise dassurance ou réassurance>Statut PSDC + >agrément PSF 29-5 de "Prestataire de services de dématérialisation du secteur financier", au capital social minimum de 50 K€ >agrément PSF 29-6 de "Prestataire de services de conservation du secteur financier", au capital social minimum de 125 K€>Surveillance conjointe de lILNAS et la CSSF © Labgroup 2013
  12. 12. Le projet de RGD>Abroge le RGD du 22 décembre 1986>Traite des copies numériques, mais aussi par micrographie !>Reste technologiquement neutre>Vise à préserver la disponibilité et la lisibilité des copies à valeur légale>Précise les conditions de la dématérialisation et de la conservation © Labgroup 2013
  13. 13. Conditions de la dématérialisation>Copie fidèle de loriginal >pas daltération ni dinterprétation du contenu >image seulement>Authenticité garantie >préservation du contenu et de lapparence >date certaine (timestamping) >historique précis et à jour © Labgroup 2013
  14. 14. Conditions de la conservation>Copie durable >Ni altération ni modification, y compris en cas de transfert dun support ou dun format à un autre>Restitution à tout instant sous une forme directement lisible © Labgroup 2013
  15. 15. Pour plus d’informationsSites pertinents à consulter:La Chambre des Députés du Grand-Duché de LuxembourgLe site de l’ILNAS, portant sur l’archivage électroniqueICT Luxembourg © Labgroup 2013
  16. 16. ContactJean RacineBusiness DevelopmentDirectorT : +352 350 22 21jracine@labgroup.comLabgroup2-4 rue Edmond ReuterL-5326 CONTERNwww.labgroup.com © Labgroup 2013

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