Projet de loi sur l'archivage électronique2. Objectifs et enjeux du projet de loi
>Adapter les règles aux réalités technologiques
et organisationnelles modernes
>Permettre aux acteurs économiques de:
>profiter des nouvelles technologies
>réduire le volume de stockage papier
>Organiser l'activité de prestataire de services de
dématérialisation et de conservation
(PSDC), hors et dans le secteur financier
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3. Périmètre du projet de loi
>Dématérialisation
>des documents papier avec valeur légale, relatifs
>aux actes sous seing privé, autrement dit les
contrats, (3 à 5% des documents conservés)
>à la comptabilité (livres, plan, pièces, inventaire…)
>dont la conservation est prescrite par la loi
>Les documents relatifs aux actes authentiques
(reçu par des officiers publics comme les
notaires) ne sont pas concernés
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4. Périmètre du projet de loi
>Conservation
>avec garantie d'intégrité, c.à.d. de valeur légale
>des documents dématérialisés
>des documents nés et signés électroniquement
des documents comptables, hors bilan et compte
de pertes et profits
>Les activités de simple stockage de données
sans garantie d'intégrité ne sont pas concernées
(Cloud Storage, par ex.)
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5. Définitions
>"Copie" : reproduction fidèle et durable sous
forme numérique d'un original
>"Détenteur" : toute personne qui détient
légitimement un original
>"PSDC" : toute personne morale qui
>exerce à titre principal ou accessoire une activité
de dématérialisation ou de conservation
>est certifiée par un certificateur accrédité
>a reçu la validation de l'ILNAS
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6. Principes fondamentaux
> La copie effectuée sous la responsabilité du
détenteur et aux conditions fixées par le RGD,
a la même valeur probante que l'original
> La copie ne peut pas être rejetée comme preuve au
seul motif qu'elle est électronique
> La copie réalisée par un PSDC est présumée
conforme à l'original, ce qui emporte le
renversement de la charge de la preuve
> Il ne peut y avoir 2 originaux, autrement dit l'original
papier doit être détruit
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7. Le statut de PSDC
> Est requis pour bénéficier de la présomption de conformité des
copies
> Peut être acquis par
> les entreprises pour leur propre besoin
> les tiers archiveurs pour le besoin de leurs clients
> l'état et les communes
> S'acquiert par validation de l'ILNAS de la certification annuelle de
conformité aux exigences du référentiel, attribuée par un
organisme dument accrédité
> Est plus aisément acquis par les entreprises déjà certifiées ISO
27001
> Peut être suspendu ou retiré par l'ILNAS, en cas de manquement
grave
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8. Les obligations du PSDC
>Moyens financiers et ressources adéquats
>Bonne gestion et organisation administrative
>Procédures et méthodes adaptées
>Information préalable à tout contrat
>Secret professionnel
>Pleine propriété du matériel de conservation
>Transparence vis-à-vis de l'ILNAS
>Transfert ou restitution des copies en cas de
cessation d'activité
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9. L'obligation d'information préalable
>Mise à disposition
>sur support durable
>dans des termes aisément compréhensibles
>Information relative aux
>procédures mises en œuvre
>modalités et conditions de sous-traitance
>obligations légales liées au statut de PSDC
>conditions contractuelles
>normes suivies
>caractéristiques des installations
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10. Les droits du PSDC
>Libre choix des modalités de conservation, pour
autant qu'elles respectent les exigences
>Limitation de responsabilité par contrat
>Rétention des copies
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11. L'application au secteur financier
>Inclus les entreprise d'assurance ou réassurance
>Statut PSDC +
>agrément PSF 29-5 de "Prestataire de services de
dématérialisation du secteur financier", au capital
social minimum de 50 K€
>agrément PSF 29-6 de "Prestataire de services de
conservation du secteur financier", au capital
social minimum de 125 K€
>Surveillance conjointe de l'ILNAS et la CSSF
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12. Le projet de RGD
>Abroge le RGD du 22 décembre 1986
>Traite des copies numériques, mais aussi par
micrographie !
>Reste technologiquement neutre
>Vise à préserver la disponibilité et la lisibilité des
copies à valeur légale
>Précise les conditions de la dématérialisation et
de la conservation
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13. Conditions de la dématérialisation
>Copie fidèle de l'original
>pas d'altération ni d'interprétation du contenu
>image seulement
>Authenticité garantie
>préservation du contenu et de l'apparence
>date certaine (timestamping)
>historique précis et à jour
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14. Conditions de la conservation
>Copie durable
>Ni altération ni modification, y compris en cas de
transfert d'un support ou d'un format à un autre
>Restitution à tout instant sous une forme
directement lisible
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15. Pour plus d’informations
Sites pertinents à consulter:
La Chambre des Députés du Grand-Duché de Luxembourg
Le site de l’ILNAS, portant sur l’archivage électronique
ICT Luxembourg
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