El documento presenta las instrucciones para gestionar reuniones internas en GroupVision. Establece que (1) toda reunión debe tener objetivos claros, agenda y duración prevista, (2) durante la reunión se designará un facilitador para administrar el tiempo y conducir el debate, y (3) después de la reunión se publicarán las actas y se enviará un cuestionario de satisfacción a los asistentes.

1. INSTRUCCIÓN TECNICA
GESTIÓN DE REUNIONES INTERNAS
IT 02-PR03
ED: 3
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COPIA CONTROLADA Nº:
Portada
Ed. Fecha Motivo del cambio
1 06-08-2010 Primer ejemplar
2 25-02-2011 Segundo ejemplar
3 19-07-2012 Tercer ejemplar
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ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR:
Responsable de Gestión:
FECHA: 25-02-2011
Dirección
FECHA:

2. INSTRUCCIÓN TECNICA
GESTIÓN DE REUNIONES INTERNAS
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INDICE
PORTADA ..................................................................................................................................... 1
1. OBJETO............................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ................................................................................................................. 3
4. MÉTODO OPERATIVO..................................................................................................... 5
4.1 ETAPA PREVIA DE LA REUNIÓN .................................................................................................... 5
4.2 DURANTE LA REUNIÓN ................................................................................................................ 7
4.3 DESPUÉS DE LA REUNIÓN............................................................................................................ 7
4.3.1 ACTAS ................................................................................................................................... 7
4.3.2 CUESTIONARIO SATISFACCIÓN REUNIONES................................................................................ 7
5. RESPONSABILIDADES................................................................................................... 8
6. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA .............................................................................. 9
7. ANEXO 1: I_12_PC 03_ED_02_CUESTIONARIO SATISFACCIÓN REUNIONES...... 10
8. ANEXO 2: CONCLUSIONES ……………………………………………………………….....11

3. INSTRUCCIÓN TECNICA
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1. OBJETO
El presente documento tiene por objeto establecer el sistema definido para gestionar las
reuniones formales de groupVision, es decir, reuniones donde se tenga que producir evidencia
escrita para la preparación, toma y comunicación de decisiones o seguimiento de las mismas.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todas las reuniones internas de groupVision que sean
motivadas para la toma de decisión en grupo conforme a los valores de la empresa.
3. DEFINICIONES
Método de interacción
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados según el diagrama:

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Reunión
Unir a determinadas personas con un objetivo claramente definido.
Decisión
Determinación, resolución que se toma sobre un problema.
Reunión para la toma de decisión
Unir a determinadas personas para recabar información en grupo que pueda eventualmente
generar consenso, pero en cualquier caso involucre a los participantes en la toma de decisión
por parte de un director o persona con poder delegado para decidir. Ver documento:

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4. MÉTODO OPERATIVO
4.1 Etapas previas a la reunión:
El organizador de la reunión deberá solicitar al gestor de la sala donde se celebrará la
reunión, la reserva de la misma.
Todas las reuniones tienen que tener un objetivo principal, una agenda y una duración
prevista. La agenda deberá ser incluida en todas las convocatorias con una antelación de 2
días laborales. Si una vez confeccionada la agenda, se quiere agregar un punto adicional se
deberá añadir además el tiempo que llevará tratarlo.
Durante la etapa previa existirán 4 roles:
“Sponsor” o iniciador de la reunión: quien convoca la reunión o la autoriza.
Organizador: quien envía las convocatorias, la documentación y reserva los recursos
necesarios para la reunión.
Facilitador: es un rol que puede ser asumido por una o más personas durante de la reunión
e incluye un conjunto de tareas necesarias para la conducción de los procesos de grupo y
que pueden ser compartidas entre varios asistentes, como sean la moderación del debate,
el registro de acta en pantalla compartida y la gestión del tiempo de las intervenciones, entre
otras.
Gestor de Sala: quien gestiona los medios técnicos y el calendario de reserva de las salas
de juntas u otros espacios destinados a celebrar reuniones.
Es responsabilidad del Sponsor o iniciador de la reunión definir muy claramente un objetivo
para la misma. No se organizará una reunión sin que el organizador tenga claros los
objetivos para la misma (serán dados o autorizados por el Sponsor).
A continuación el modelo de convocatoria y acta para reuniones internas:

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4.2 Durante la reunión:
El cumplimiento de los tiempos de la reunión será una responsabilidad de todos los
participantes pero se designará una persona para administrar el tiempo dedicado a cada
punto de la agenda, eventualmente un Facilitador. El Facilitador es la persona que instruye
y orienta al grupo hacia unos procesos exitosos para la colaboración.
Si durante la discusión de un tema se produce un “atasco” por la falta de acuerdo entre dos o
varias personas, el Facilitador deberá sugerir que se reúnan los implicados después de la
reunión y deberá retomar la agenda tal y como estaba planificada.
El rol de Facilitador podrá ser compartido entre varios participantes, y se podrá nombrar un
Recorder que será la persona encargada de redactar el acta o las conclusiones en la
pantalla compartida y un Time keeper, que vigila el cumplimiento de los tiempos previstos. El
Recorder deberá registrar la memoria de la reunión dentro de la secuencia de una agenda,
con lo que ayudará además al trabajo del Facilitador en la conducción de la reunión. El Time
keeper, vigila y avisa sobre el cumplimiento de los tiempos asignados a cada tarea.
El registro de las conclusiones debe de ser leído al final de cada punto de la Agenda,
indicando qué se hace, quién lo hace y cuándo lo hace (ver anexo 2).
4.3 Después de la reunión
4.3.1 - Actas
El Recorder/Facilitador subirá las actas de la reunión a google apps desde donde podrán
consultarlas todos los asistentes y demás personas que tengan acceso o permisos para
acceder a este apartado. En caso que el grupo no asigne a una persona en particular para
realizar el seguimiento, será el Sponsor el responsable de realizarlo.
4.3.2 - Cuestionario satisfacción reuniones
Después de finalizada la reunión, el Recorder/Facilitador remitirá a todos los participantes
de las reuniones el “Cuestionario satisfacción reuniones” que deberá ser rellenado por todos
los participantes de las mismas. El Recorder/Facilitador subirá el informe del cuestionario

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de satisfacción de las reuniones a google apps desde donde podrán consultarlas todos los
asistentes y demás personas que tengan acceso o permisos para acceder a este apartado.
El objetivo es evaluar la satisfacción de las reuniones por los participantes y ver los puntos
en los que las mismas pueden mejorar.
5. RESPONSABILIDADES
CARGOS EN LA
REUNIÓN
RESPONSABILIDAD
SPONSOR
(INICIADOR DE LA
REUNIÓN O PERSONA
CON PODER DE
DECISIÓN)
Convocar la reunión y establecer claramente sus objetivos.
Definir los asistentes a la reunión y aprobar la agenda.
Designar obligatoriamente la persona o personas que desarrollan los
diversos roles definidos en esta instrucción técnica.
Realizar el seguimiento de las conclusiones contenidas en el acta en el
caso que no exista un responsable asignado a las mismas.
ORGANIZADOR
Recabar temas para la agenda. Haciendo una propuesta de agenda
coherente con los objetivos, asignación de tiempo para cada item e
intervalos de descanso si los hubiere.
Informar a los asistentes con suficiente antelación sobre la fecha, el lugar,
hora de comienzo y final de la reunión.
Compartir con los asistentes los datos preliminares y la información
relacionada con los objetivos de la reunión.
Solicitar al Gestor de Sala: la reserva de la sala y los equipos necesarios
(técnicos y el material de oficina de apoyo y preparación de sala: sillas,
iluminación y ventilación / etc).
FACILITADOR
(LIDER)
En la apertura de la reunión dejar claro los objetivos y qué puntos de la
reunión son informativos, cuáles para intercambiar opiniones y cuáles para
toma de decisiones.

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6. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
- ISO 9001
- Manual de GROUPVISION
- PR-03 “Gestión de Recursos Humanos y Comunicación”
Por delegación del sponsor ejerce el liderazgo de la reunión,
estableciendo con claridad una conclusión a cada punto tratado (que
comprenderá el qué, quién y cuándo).
Cuando surjan temas imprevistos en la agenda, desviando la reunión de
alcanzar sus objetivos, retomar la discusión de nuevo.
En los momentos de intercambio de ideas, fomentar la participación de
todos, distribuyendo las intervenciones.
RECORDER
Al final de cada punto el recorder expondrá ordenadamente las
conclusiones acordadas, con las fechas y responsables asignados por el
Líder de la reunión.
Envio del cuestionário de satisfacción a los participantes.
Subir el acta a la plataforma de uso compartido (Google Apps).
PARTICIPANTES
Puntualidad.
Asistir a la reunión con derecho a intervenir.
Contestar el cuestionario de satisfacción de las reuniones.
GESTOR DE
SALA
Garantizar la instalación de la sala y equipos necesarios solicitados por
el organizador (técnicos y el material de oficina de apoyo y preparación
de sala: sillas, iluminación y ventilación / etc)..
Comprobar in situ que las instalaciones y material de apoyo prescritas
por el organizador están conformes y funcionan de forma previa a la
reunión, informando al organizador con antelación suficiente por si
hubiese que realizar cambios.

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7 ANEXO 1: - I_12_PC 03_Ed_02_Cuestionario satisfacción reuniones
CUESTIONÁRIO SATISFACCIÓN REUNIONES
FECHA: 25/02/2011
I- 12 -PR- 03 ED.2
HOJA: 1 DE: 1
Aspectos evaluables de la reunión
Enabsoluto
desacuerdo
Parcialmente
deacuerdo
Muyde
acuerdo
Totalmentede
acuerdo
1 2 3 4
1. El facilitador aclaró al inicio y de una forma clara los objetivos de la reunión?
2. Los participantes fueron conscientes de estos objetivos y tuvieron tiempo para prepararse
3. En la apertura de la reunión el facilitador dejó claro la estrategia para abordar cada punto
4. Durante la presentación de los temas, los participantes presentaron los asuntos de forma objetiva y
evidente, incluyendo documentación y/o evidencias de apoyo
5. Cuando surgieron temas imprevistos en la agenda, desviando la reunión de alcanzar sus objetivos, el
facilitador retomó la discusión de nuevo
6. En los momentos de intercambio de ideas, el facilitador fomentó la participación de todos, distribuyendo
las intervenciones
7. El facilitador, aseguró que en la reunión se definieron con claridad fechas y responsables a las
conclusiones acordadas
8. Al final de la reunión el recorder nos expuso ordenadamente las conclusiones acordadas, con las fechas
y responsables asignados por el Lider de la reunión
9. La reunión cumplió la hora de inicio y final programada por el organizador
10. La estructuración de la agenda de la reunión fue coherente: objetivos, secuencia lógica de temas a
tratar, asignación de tiempo para cada item e intervalos de descanso si los hubiere.
11. Hubo especial cuidado en enviar a los participantes, los datos preliminares y la información relacionada
con los objetivos de la reunión
12. El organizador informó con suficiente antelación de la fecha, del lugar, hora de comienzo y final de la
reunión
13. La instalación de la sala y los equipos necesarios fueron adecuados. Al igual que el material de oficina
de apoyo y preparación de sala (sillas, iluminación y ventilación / etc)
14. Los participantes mostraron respeto y se interesaron en adquirir un conocimiento profundo de los temas
que se debatieron en la reunión
ORGANIZADOR
FACILITADOR / LIDER
RECORDER / SECRETARÍA
PARTICIPANTES
TODOS

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8. ANEXO 2: Conclusiones
Facilitación de reuniones
Agenda de la reunión
Finalidad de la reunión
Temas a tratar
Asistentes
Lugar Fecha y hora
Tema Responsable Duración

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Facilitación de reuniones
Notas de recorder
Finalidad de la reunión
Tema: Responsable: Duración:
Tema: Responsable: Duración:
Tema: Responsable: Duración:
Conclusiones
Decisiones
Acciones y
responsables
Fecha nueva
reunión: