1. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Corporación Red Jóvenes Constructores de
Paz
Gobierno en Linea – Juventud en Linea
Gestion Documental y Cero Papel
Ing. Camilo Penagos

2. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Contenido
Introducción
Que es SGD y Cero Papel
Ventajas de la implementación de SGD
y cero papel
Proceso de implementación de SGD y
Cero Papel
Buenas Practicas
Seguimiento y Resultado

3. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Contenido
Introducción
Leyes que la rigen
Diferentes Planes
Cronograma
Recursos
Recursos

4. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Introducción
Hoy en día la mayoría de entidades del sector publico, se ven altamente
influenciadas por la mala utilización de los recursos disponibles en especial sus
registros que son manipulados a través de documentos tales como:
1
• Actas
2
• Resoluciones
3
• Ordenes Administrativas
4
• Circulares
5
• Oficios
Decreto 2609 del 14 dic. de 2102

5. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Además de no tener un control
absoluto y de manera organizada de
la información, con respecto al
espacio físico y al sitio de ubicación
de los diferentes documentos por
grado de importancia
Un alto porcentaje de estos
documentos tienen soporte
físico, sin olvidar que generalmente
se exigen copias adicionales e
innecesarias de los mismos para
distribuirlas entre las dependencias
que así lo requieran.
Decreto 2609 del 14 dic. de 2102

6. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Contenido
Introducción
Que es SGD y Cero Papel
Diferentes Planes
Cronograma
Recursos
Recursos

7. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Que SGD (Sistema de gestión documental)
Es un sistema que contempla la gestión de
documentos, contemplando el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación
deberán observarse la estandarización de
procesos archivísticos (mejor almacenamiento de
los documentos de manera física y digital)
Que CERO papel
El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel
se relaciona con la reducción ordenada del uso del
papel mediante la sustitución de los documentos en
físico por soportes y medios electrónicos.

8. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Contenido
Introducción
Ventajas de la implementación de SGD
Ventajas de la implementación SGD y
Cero Papel
Cronograma
Recursos
Recursos

9. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”

10. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
• Formación de cultura organizacional dentro de
la entidad
• Mejorar el acceso dentro y entre las entidades
• Mayor control y seguridad en el manejo de la
información
• Eliminar la duplicidad de documentos
• Disminuir los tiempos de localización de los
archivos
• Reducir las necesidades de espacio de
almacenamiento

11. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Contenido
Introducción
Que es SGD y Cero Papel
Ventajas de la implementación de SGD
y cero papel
Proceso de implementación de SGD y
Cero Papel
Recursos
Recursos

12. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”

13. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”

14. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Contenido
Introducción
Que es SGD y Cero Papel
Ventajas de la implementación de SGD
y cero papel
Proceso de implementación de SGD
Buenas Practicas
Seguimiento y resultado

15. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Buenas Practicas para SGD y Cero Papel
iniciativa Cero Papel en las entidades está formada por cuatro componentes
principales:
1. Los procesos y procedimientos.
2. La cultura organizacional.
3. El componente normativo y de gestión documental.
4. El componente de tecnología.
Acciones
1. Fotocopiar e imprimir a doble cara.
2. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar
3. Elegir el tamaño y fuente pequeños
4. Configuración correcta de las páginas
5. Revisar y ajustar los formatos
6. Lectura y corrección en pantalla
7. Evitar copias e impresiones innecesarias

16. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
Contenido
Introducción
Que es SGD y Cero Papel
Ventajas de la implementación de SGD
y cero papel
Proceso de implementación de SGD y
Cero Papel
Buenas Practicas
Seguimiento y Resultado

17. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”

18. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”

19. “Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”
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