Jeudi 28 avril 2011
Dématérialisez vos documents
papiers pour optimiser leur exploitation
INTERVENANTS
Patrick Hyppolite
IXARYS Solutions
06 75 37 19 01
patrick@ixarys.com
Marlène Korsia
CCI Marseille Provence
04...
Pourquoi dématérialiser ses
documents ?
La dématérialisation… une tendance
générale.
L’écrit numérique et la Loi
Développement des documents électroniques
Télé dé...
La mobilité
Le travail
collaboratif
Satisfaction
client
La dématérialisation… une opportunité.
Sécurité
Accessibilité
des ...
La dématérialisation… une nouvelle gestion.
Les avantages du numérique
Plus pratique à :
Échanger,
Classer,
Rechercher,
Co...
La GED : Gestion Electronique de Documents
Tirer partie des qualités du
document numérique pour
rationaliser le traitement...
Source : Guide de l’archivage numérique - Aproged
Les fonctionnalités
CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens
automatiques avec les outils de bureautique, de
me...
Principales fonctionnalités
• Le dépôt des documents
• L’indexation des documents
• Le classement des documents
• Le stock...
La GEIDE en action
• Revoir et rationaliser les moyens et méthodes de classement
• Créer un véritable système d’informatio...
La GEIDE et la législation
Le respect de la législation s’applique à la dématérialisation :
- respect des délais de conser...
– « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même
titre que l’écrit sur support papier … »
(art. 1316-1 du C...
La dématérialisation, pourquoi ?
• Imaginez, l'information aussi accessible que
vos idées...
• L'information disponible pa...
La GED : Gestion Electronique de Documents
Formats compatibles de GED Quelques Matériels de GED
Copyright IXARYS 2010 - ww...
Mairie du Haut Var (2400 Ha)
• Problématique
– Perte de documents originaux ou photocopie à faire et à transmettre
• Procé...
Entreprise de Vente de Graine
• Problématique
– Echanger des documents (factures/Bl/annexes) avec leur comptable et leur a...
Service Technique IXARYS
• Problématique
– Retrouver un Bon de livraison correspondant aux matériels en SAV , consulter Do...
L’entreprise doit s’adapter aux évolutions de son
environnement
“Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plu...
La prochaine action
Mettez votre site internet
dans la poche de vos clients
Le 05 mai 2011
Marseille
2011 04 28 dématérialisez vos documents papiers pour optimiser leur exploitation by competitic
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2011 04 28 dématérialisez vos documents papiers pour optimiser leur exploitation by competitic

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Principes et exemples de gestion électronique de documents

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2011 04 28 dématérialisez vos documents papiers pour optimiser leur exploitation by competitic

  1. 1. Jeudi 28 avril 2011 Dématérialisez vos documents papiers pour optimiser leur exploitation
  2. 2. INTERVENANTS Patrick Hyppolite IXARYS Solutions 06 75 37 19 01 patrick@ixarys.com Marlène Korsia CCI Marseille Provence 04 91 39 56 99 marlene.korsia@ccimp.com Pourquoi dématérialiser ses documents ? Comment tirer partie de la dématérialisation des documents ?
  3. 3. Pourquoi dématérialiser ses documents ?
  4. 4. La dématérialisation… une tendance générale. L’écrit numérique et la Loi Développement des documents électroniques Télé déclarations (TVA, URSSAF, ...) AO dématérialisés ...
  5. 5. La mobilité Le travail collaboratif Satisfaction client La dématérialisation… une opportunité. Sécurité Accessibilité des documents Le travail à distance Le suivi de l’activité
  6. 6. La dématérialisation… une nouvelle gestion. Les avantages du numérique Plus pratique à : Échanger, Classer, Rechercher, Conserver. Information Partagée : Réseau LAN Internet ou Intranet Un document “non-classé” est inaccessible. Volumineux Recherche difficile Source : Europe-Tech
  7. 7. La GED : Gestion Electronique de Documents Tirer partie des qualités du document numérique pour rationaliser le traitement des documents de l’entreprise. GED Gestion Electronique de Documents GEIDE Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants
  8. 8. Source : Guide de l’archivage numérique - Aproged
  9. 9. Les fonctionnalités CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie et les principaux logiciels de gestion. RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à travers une organisation structurée qui permet de classer facilement tous les documents (mots-clés ). SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent aux informations importantes. La GED : Gestion Electronique de Documents
  10. 10. Principales fonctionnalités • Le dépôt des documents • L’indexation des documents • Le classement des documents • Le stockage de l’information • La recherche de l’information • La distribution de l’information Les étapes
  11. 11. La GEIDE en action • Revoir et rationaliser les moyens et méthodes de classement • Créer un véritable système d’information actif et non un ensemble d’éléments passifs • Mettre en place un accès aux informations par profil • Diminuer les erreurs : de saisie, de classement, … • Accéder à l ’information à tout moment et de n’importe où (full web) • Améliorer l’existant sans tout modifier • Réduire les coûts (photocopies, locaux pour archivage, meilleure réactivité…)
  12. 12. La GEIDE et la législation Le respect de la législation s’applique à la dématérialisation : - respect des délais de conservation - valeur probante (authentification de l’émetteur et intégrité du document) Attention à l’évolution des supports de stokage - rapidité de l’évolution des technologies - penser aux migrations - Application de la norme AFNOR Z42-013 : spécification des dispositifs techniques, des procédures organisationnelles pour garantir l’intégrité des archives (horodatage, historisation, enregistrement sur supports non réinscriptibles, procédures de contrôle, etc…)
  13. 13. – « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier … » (art. 1316-1 du Code civil) – « Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 … » (art. 1108-1 du Code civil) La GEIDE et la législation
  14. 14. La dématérialisation, pourquoi ? • Imaginez, l'information aussi accessible que vos idées... • L'information disponible partout où l'accès à internet le permet. • Un niveau de confidentialité sans faille • Plus de limite de taille, de format ou de compatibilité. • Détecter instantanément une pièce d’archive parmi des milliers. • La possibilité de saisir et mémoriser d'un seul geste
  15. 15. La GED : Gestion Electronique de Documents Formats compatibles de GED Quelques Matériels de GED Copyright IXARYS 2010 - www.ixarys.com
  16. 16. Mairie du Haut Var (2400 Ha) • Problématique – Perte de documents originaux ou photocopie à faire et à transmettre • Procédure actuelle : – Les courriers sont traités dès leur arrivé par la secrétaire (Saisie Chrono) – Une bannette par adjoints et le Maire • Solution Possible en Utilisant la GED • Scan immédiat du courrier dès ouverture – Rangement dans arborescence par Thème (Indexation automatique des documents par le serveur de GED) – Rajout de référence en mots clefs supplémentaires SI BESOIN RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES MAIRIES – Envoi d’un lien ou d’un mail aux administrés – Consultation et traitement par les adjoints, Maire... – Plus de traitement sur les originaux / plus de sortie de documents / plus de photocopies à effectuer
  17. 17. Entreprise de Vente de Graine • Problématique – Echanger des documents (factures/Bl/annexes) avec leur comptable et leur agence d’Italie • Procédure actuelle : – Tous les mois, la secrétaire prépare les dossiers pour le comptable et donne les classeurs – Toutes les semaines échange entre l’agence d’Italie et la France des documents par la poste – Recherche manuelle et fastidieuse d’un Bl en cas de perte (>100 par mois) • Solution Possible en Utilisant la GED • Scan de tous les documents au siège (photocopieur) et à l’agence (Petite scanner) – Rangement dans arborescence par Thème (Indexation automatique des documents par le serveur de GED) – Rajout de référence en mots clefs supplémentaire SI BESOIN RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES – Envoi d’un lien ou d’un mail aux répresentants – Consultation et traitement par les intéressés. – Plus de traitement sur les originaux / plus de sortie de document s/ plus de photocopies à effectuer
  18. 18. Service Technique IXARYS • Problématique – Retrouver un Bon de livraison correspondant aux matériels en SAV , consulter Dossier client sans sortir le dossier original • Procédure actuelle : – La responsable COMPTABLE prépare les dossiers par fournisseur – Un classeur Technique est crée pour chaque client . – Le technicien emporte ce dossier avant toute intervention chez le client et la France des documents – Recherche manuelle et fastidieuse d’un Bl en cas de SAV • Solution Possible en Utilisant la GED • Scan de tous les documents au siège (photocopieur) et au service technique – Rangement dans arborescence par Fournisseur – mode Vrac (Indexation automatique des documents par le serveur de GED) – Le technicien complète et mets à jour le dossier directement sur le serveur RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES – Consultation du dossier technique de n’importe quel ordinateur du client ou sur téléphone 3G – SAV : on fait une recherche sur le numéro de série de la pièce
  19. 19. L’entreprise doit s’adapter aux évolutions de son environnement “Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent aux changements " C. Darwin, extrait du livre blanc Eukles
  20. 20. La prochaine action Mettez votre site internet dans la poche de vos clients Le 05 mai 2011 Marseille

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