Slides Blue Summit 2017

BlueSummit2017
2ème édition – 23 Mai 2017
Mercure

#BlueSummit
Programme
 Archivage – Record Management
+ Présentation du module RM d’Alfresco
+ Témoignage du Département de l’Hérault
 Supervision et Exploitation Alfresco
 Processus Alfresco
 Socle Documentaire
 Présentation de Blue Démat par BlueXML
 Dématérialisation
+ Présentation d’Abbyy Flexicapture par Addis Technologies
2

#BlueSummit
Archivage – Record Management
3
• Sandrine GENNARI, Chef de Projet chez BlueXML

#BlueSummit
Objectifs d’un système de pré-archivage
 Garantir une conservation normée
 Respecter l’intégrité de vos documents
 Faciliter le traitement des archives à l’aide de règles de gestion
 Automatiser le cycle de vie des archives
4

#BlueSummit
Processus type de pré-archivage
5
Déclaration
d'une pièce
d'archive depuis
Alfresco
Classement
automatique
Transfert
automatique des
pièces à la fin de
leur DUA
Génération du
bordereau
Vérification des
bordereaux
Validation du
bordereau
d'élimination ou
de versement

#BlueSummit
Fonctionnalités du module RM d’Alfresco
Présentation du module
 Gestion des archives matérielles
et numériques
• Transformation d’un document
en archive depuis les sites
classiques de votre Alfresco
• Création d’un document archivé
non-électronique
6

#BlueSummit
Respecte les normes
 ISO 15489
 ISO 30301
 DOD 5015 (l’organisation par défaut est basée sur ce standard)
7

#BlueSummit
Un site « Gestion des archives » dédié dans votre
Alfresco
Le site possède trois composants propres à la gestion des archives :
 Plan de classification
• La création des catégories de dépôt permet de structurer votre
archive
 Règles de rétention
 Autres :
• Recherche des documents d’archives
• Outils d’administration
o Journal d’audit
8

#BlueSummit
Utilisation des catégories de dépôt
 Structurent vos archives, mais ne stockent pas de documents !
 correspondent à des espaces définis par des règles propres
• Par exemple : la catégorie de dépôt « Achats de matériel » possède la
règle d’archivage suivante : Rétention des documents pendant un mois
puis transfert vers le dossier « Archives achats »
et des dossiers
• Les documents archivés sont stockés dans des dossiers classiques liés
à ces catégories de dépôts
9

#BlueSummit
Règles de rétention
 Règles sur les catégories de dépôt du plan de classification pour
définir des étapes dans la vie de vos documents
• Déclasser : permet de verrouiller un répertoire afin d’éviter tout
nouveau document entrant (sortie possible) et de verrouiller les
archives situées à l’intérieur.
• Retenir : sert principalement de déclencheur/point de repère aux
autres étapes. Il marque le départ d’une période de stockage de
l’archive. Aucune restriction n’est appliquée sur l’archive.
10
E
T
A
P
E
1

#BlueSummit
Règles de rétention
 Détruire : permet la suppression totale de l’archive. Il est
possible par l’intermédiaire d’une option à cocher de conserver
les métadonnées.
 Transférer : fonctionnalité optionnelle permettant l’envoi d’une
notification mail à l’archiviste pour lui indiquer que les documents
définies par l’étape Transférer doivent être déplacer
manuellement vers un autre emplacement
 Versement à un autre organisme : fonctionnalité optionnelle
permettant une connexion avec une base externe pour un dépôt
automatique des archives en fin de vie.
11
E
T
A
P
E
2

#BlueSummit
Autres fonctionnalités du module RM
 Des alertes peuvent être posées sur les catégories de dépôts.
• Un mail est alors envoyé à l’archiviste pour traitement
• Les alertes sont régulières
 Les relations entre archives peuvent être manuelles ou automatiques
• Les relations automatiques sont créées entre plusieurs versions d’un même document.
Les archives sont toutes liées ce qui permet d’accéder à la dernière version
• Les relations manuelles peuvent définir plusieurs liens entre les documents (Pièces-
jointes, Remplacé par, Précédente version de, etc.)
 Recherche des documents d’archives
• Permet d’enregistrer des recherches
 Outils d’administration
• Permet d’avoir des administrateurs fonctionnels du module RM
12

#BlueSummit
Intégration du module RM à la GED
 Fonctionnalités accessibles dans la GED :
• Déclarer comme document d'archives
• Déclarer la version comme document d'archives
• Options de déclaration automatique (par version majeure et/ou mineure)
• Classer
13

#BlueSummit
Témoignage projet Archivage – RM
14
• Stéphanie ROUX, Chef de Projet au Département de l’Hérault

Gestion électronique des
documents (GED) et Système
d’archivage électronique (SAE) :
retour d’expérience du département
de l’Hérault

Sommaire
1. La place de l’archivage numérique dans le
programme de dématérialisation
2. Le projet d’archivage numérique

1. La place de l’archivage
numérique dans le
programme de
dématérialisation

Pourquoi un programme de dématérialisation ?
Avoir une vision transversale du SI
Eviter la redondance de la documentation :
o Prendre le document à sa source
o L’intégrer dans une gestion documentaire globale et transversale qui sera le cœur du
système de dématérialisation
o Le retrouver facilement
Mutualiser les fonctionnalités telles que :
o Gestion documentaire,
o archivage légal,
o Parapheur et la signature électronique
o Tiers de Télétransmission
Capitaliser l’expérience des projets déjà lancés :
o Mise en place de référentiels communs
Rationaliser les services offerts :
o Par exemple: un seul service de signature pour que l’utilisateur n’utilise qu’un seul outil
Assurer la sécurité de l’ensemble du SI dématérialisé 18
6 novembre 2014
18

Une longue antériorité en matière
de dématérialisation mais…
des carences techniques et
fonctionnelles

Architecture du SI dématérialisé
Sphère
applicative
Sécurité, stockage, sauvegarde, réseau
Sphère
extérieure
Tiers de
télétransmission
internet
Authentification
Habilitation
Seda
PES V2
ACTE
Autre…
signature
Parapheur électronique
pleiades
Carène
Email
bureautique
Travail collaboratif
Recherche
GED,
Centralisation Métadonnées
Extraction données,
Stockage, indexation
versement
Échange
Console de gestion des flux
,workflow
Espace de travail
Traçabilité
Plateforme
d’intermédiation
Point d’entrée unique
Identification
Personnalisation
Annuaire
Bureau
Services Web 2.0
Portail Utilisateur
Versement, gestion,
stockage, consultation,
destruction, administration
Archivage électronique
Autres
applis
cyrène
20

Carences des différentes
dématérialisations
• Pas de gestion du cycle de vie
• Pas de signature électronique et rematérialisation en fin du circuit
• Pas de gestion de la valeur probante
• Pas d’anticipation de l’archivage définitif
• Des outils de recherche insuffisants

Les Espaces GED : structure retenue
Département
Espaces
intranet
Espaces Directions Références (accès en
lecture : tout CG)
Pôle
Espace
personnel
Site RM
Espaces
collaboratifs
Direction
DGA
Espace Pré-
archivage
Espaces Mission
Dossiers
Espace
Archivage
intermédiaire

2. Le projet d’archivage
numérique

Schéma de la mise en place du SAE
Versement
manuel
Modules
d’archivage
Versements
normés
Archivage Courant Préarchivage
Archivage intermédiaire
SAE
Instance principale Instance
secondaire
Base de
données
Base de
données
Système
de
fichiers
Système
de
fichiers
Fonction
Réplications
multiples
(webservices)
Versement
manuel/automatisé
Social
Délibération
Courrier
Autres applicatifs
métiers
Transferts

Confrontation du marché des SAE à l’existant
du CD 34
3 constats qui constituent autant d’axes de réflexion :
• Une conformité aux normes sur l’archivage électronique, ainsi qu’à la
réglementation du domaine, incomplète pour les SAE identifiés
• Une couverture fonctionnelle des besoins métiers (archiviste) partielle
(gestion des communications, gestion des métadonnées, organisation
des documents, pilotage de la conservation)
• Une intégration difficile au SI du CD 34 :
• Une conduite du changement avec un nouvel outil serait nécessaire d’autant que les
SAE sont plutôt conçus comme des outils métier faits pour les archivistes
• Un besoin plus large que la gestion des flux normés ne serait pas couvert
(bureautique)

Une étude sur l’archivage
intermédiaire probant
La mise en place d’un système d’archivage
électronique (SAE) intermédiaire sécurisé
à valeur probante s’appuyant sur la
plateforme transverse de dématérialisation
(E-dee) déjà installée

Objectifs de l’étude
• S’assurer de la capacité de la GED Alfresco à assumer des fonctions
d’archivage électronique ;
• Détecter les briques manquantes et proposer des solutions techniques
et fonctionnelles permettant de rendre la plateforme transverse de
dématérialisation conforme aux exigences techniques et fonctionnelles
d’un SAE intermédiaire probant ;
• Chiffrer le coût de l’infrastructure, des équipements logiciels et
matériels nécessaires ;
• Mesurer l’impact fonctionnel et chiffrer les ressources humaines
nécessaires à chaque étape (projet, mise en œuvre, exploitation).

Phase 1 : un audit sur la capacité de la plateforme de
dématérialisation à assurer les fonctionnalités d’un SAE et à
répondre aux exigences des normes et de la réglementation en
vigueur
Phase 2 : recherche des solutions techniques, fonctionnelles et
en termes de procédures , avec évaluation des coûts
Points d’attention pour la construction des scenarii finaux :
. degré de développement/paramétrage nécessaire
. urbanisation du SI
. nécessité de l’archivage définitif à terme
. coût global à long terme

Phase 2 : Les scénarii
Les 2 scénarii retenus avec deux paliers :
ALFRESCO
• Palier 1 : Utilisation d’Alfresco et de son module RM en prenant seulement en compte les
priorités fonctionnelles et techniques
• Palier 2 : Utilisation d’Alfresco et de son module RM en s’alignant sur les normes (dont
archivage définitif)
SAE du marché : As@lae
• Palier 1 : Faire appel à un outil du marché en ne prenant en compte que les priorités :
• Palier 2 : s’aligner sur les normes et répondre à tous les besoins fonctionnels:

Phase 2 : Le choix du scénario
3 critères principaux : coûts, fonctionnalités, urbanisation
Points forts Points faibles
Scénario 1A :
Archivage
intermédiaire et
priorités
(Alfresco + RM)
1. Réponse en adéquation avec la demande initiale
2. Déploiement rapide et standard
3.Couverture fonctionnelle supplémentaire du besoin de
préarchivage non probant
4. Meilleur rapport temps passé – coût – accompagnement au
changement
1. Des adaptations et développements à faire et à maintenir
2. Impossible de faire de l’archivage définitif, dans un premier temps (voir scénario
scénario suivant)
3. Coût plus élevé que l’intégration d’un SAE à iso-fonctionnalité
4. Gestion des changements de version
Scénario 2A : SAE
SAE du marché
pour archivage
intermédiaire et
priorités
1. Organisation qui existe déjà dans beaucoup de contextes
2. Projection la plus avantageuse en terme de coûts
3. Du paramétrage avancé plutôt que du développement
4. Des processus d’archivage intermédiaire existent déjà entre
Alfresco et As@lae
1. As@lae, en standard, est un produit brut
2. Outil très archivistique sans développement spécifique (handicap dans le cas
d’un archivage intermédiaire)
3. Fonctionnalités de recherches lacunaires
4. Globalement plus difficile d’utilisation (recherche difficile, absence de plan de
classement)
5. Intégration plus difficile dans le SI existant
Scénario 1B :
Alignement sur
les normes
(Alfresco + RM)
1. Prise en compte dès le début du projet de l’archivage définitif
2. Possibilité d’accueillir des versements hors CD34 (ce n’est pas
vraiment une particularité Alfresco)
3. Alignement sur la normalisation
4. Projection sur la roadmap du module RM et d’Alfresco
1. Plus coûteux, en mise en œuvre et en maintenance
2. Nombreuses montées en version et maintenance des développements
3. Nombre d’intégrateurs pouvant assurer la prestation très faible
4. Déploiement plus long
5. Pionnier dans le domaine avec Alfresco
Scénario 2B : SAE
SAE du marché et
et alignement sur
les normes
1. Se baser sur un outil rodé du marché
2. Possibilité de faire de l’archivage définitif par instanciation très
rapidement
3. Deux outils séparés pour des acteurs et une utilisation différente
1. Malgré tout, des développements spécifiques, notamment pour la
communication
2. Accompagnement et formations non négligeables
3. Influence forte de la roadmap produit et de la participation de la communauté
4. Interrogation sur les connexions lors des changements de version d’Alfresco

Mise en œuvre : du planning idéal à
l’autorisation de programmeCalendrier
Etude
2016 2017 2018 2019 2020
Définition versement
Sécurisation et mise aux normes techniques
Intégrité et traçabilité
Calendrier
AP
Définition versement
Sécurisation et mise aux normes techniques
Intégrité et traçabilité
Amélioration versement
Amélioration sécurisation
Processus destruction
Amélioration communication
Amélioration versement
Amélioration sécurisation
Processus destruction
Processus communication

#BlueSummit
Exploitation & Supervision Alfresco
33
• Régis BAUDU, Directeur R&D chez BlueXML

#BlueSummit 34
Exploitation : Structure Audit
 Audit initial
1. Architecture
• Quelle est l’architecture actuelle (structure, provisionnement, flux, dimensionnement) ? Composantes (Base de
données, mandataire inversé, Authentification, …) ?
• Quels besoins en termes de haute disponibilité (résilience du système) ?
• Gestion du risque : quels besoins en termes de PRA (RTO/RPO éventuels associés) ? Quelles procédures de
sauvegardes actuellement en place (mode opératoire technique, volumétrie, RPO/RTO actuels, fenêtre de sauvegarde
éventuelle) ?
• Surveillance (monitoring) en place actuellement ?
2. Structure des autorités
Nombre d’utilisateurs, nombre de groupes, profondeur de la structure (arbre) des groupes (Facteur d’impact pour les
performances), nombre moyen d’utilisateurs par groupes et nombre moyen de groupes par utilisateurs.
3. Opérations
Proportion d’opération de lecture/écriture. Ratio entre les opérations de navigation, téléchargement et recherche.
Type d’opérations de recherche (globale, plein-texte, recherche personnalisée).
Fenêtre de temps pour l’exécution de ces opérations. Moyennes et pics.
* PRA : Plan de Reprise d’Activité,
RPO : « Recovery Point Objective » durée maximum d'enregistrement des données qu'il est acceptable de perdre lors d'une panne
RTO : « Recovery Time Objective » Durée maximale d'interruption admissible

#BlueSummit 35
Exploitation : Structure Audit
1. Audit initial
• Composants, protocoles et API
Quels composants, protocoles et APIs du produit doivent être utilisés (e.g. CIFS, FTP, Webdav, CMIS, édition en ligne, IMAP, Ou
De quelle manière (utilisateurs dédiés pour un backend, par utilisateur) ? Quelle volumétrie / proportion ?
• Opération de masse (batch)
Détails sur le nombre et les types de jobs de masse : workflows, processus programmés (jobs), transformations
• Personnalisation et intégration
Personnalisation et impacts potentiels.
Détails sur l’intégration des systèmes externes.
• Temps de réponse
Détails sur les besoin quant aux temps de réponse (par ex, temps de réponse moyen et limites par opération)
• Sécurité
Besoins en cryptage des données applicatives, système, flux publiques/privés protégés ?

#BlueSummit 36
Exploitation : Architecture
Vue Service :

#BlueSummit 37
Architecture
mono-machine :

#BlueSummit 38
Architecture
en Cluster :

#BlueSummit 39
Exemple
d’Architecture
en Cluster :

#BlueSummit 40
Détail avec dmz,
matrice de flux,
dimensionnement :

#BlueSummit 41
Exploitation : Cas d’utilisation
FrontEnd
 Divers accès
utilisateurs
 Intégration
avec autres
applicatifs
Comment la solution doit-elle être
utilisée par les utilisateurs finaux
(mode collaboration utilisant Share) et
les systèmes intégrés (mode backend)
et dans quelle proportion ?

#BlueSummit 42
Exploitation : Utilisateurs concurrents
Analyse
des logs:
- access.log
- spp-access.log
Nombre d’utilisateurs
concurrents (incluant
les utilisateurs
système). Ce nombre
doit être détaillé pour
inclure le temps
moyen de réflexion et
les valeurs
moyennes et de pic.

#BlueSummit 43
Analyse
des logs :

#BlueSummit 44
Approche
Analytics
type
Piwik,
Xiti,
Google
Analytics :

#BlueSummit 45
Exploitation : Entrepôt
Alfresco Add-ons
type Audit Share :
Type de documents, leurs
tailles et les ratios de
distribution.
Quelle est la volumétrie
actuelle et sa dynamique
actuelle et à venir ?

#BlueSummit 46
Exploitation : Entrepôt
Analyse
Disque/Base :
Type de documents, leurs
tailles et les ratios de
distribution.
Quelle est la volumétrie
actuelle et sa dynamique
actuelle et à venir ?
80
90
100
110
120
130
07-mars 07-avr. 07-mai
Volumétrie (Go)
Volumétrie (Go)

#BlueSummit 47
Exploitation : PRA / Monitoring
Quels besoins en termes de
haute disponibilité (résilience
du système) ?
Gestion du risque : quels
besoins en termes de PRA
(RTO/RPO éventuels
associés) ? Quelles procédures
de sauvegardes actuellement
en place (mode opératoire
technique, volumétrie,
RPO/RTO actuels, fenêtre de
sauvegarde éventuelle) ?
Surveillance (monitoring) en
place actuellement ?
Alfresco  v. X.X.X.X
 Serveur d’application : Tomcat?
 Applications web : alfresco
 Monoserveur, licence cluster, nombre d’utilisateurs illimité
Logiciels tiers  Java JDK Oracle v. ?
 LibreOffice ?
Base de données  Oracle XX sur serveur dédié
OS  CentOS 6.x 64 bits ?
 Une partition unique
Virtualisation  VMWare 5.5
Composantes de l’architecture Alfresco actuelle
Stockage
Provisioning
 Baies SAN EMC répliquées en maître/esclave sur site distant
 Disques dédiés pour Oracle. RAID5/10
Agents de sauvegarde  TINA/RMAN pour la partie Oracle
Plan de sauvegarde  Sauvegarde par instantané vSphere de la machine hébergeant Alfresco :
o Différentielle (incrémentale) en semaine (10min)
o Totale le week-end (1h)
 Base de données (schéma alfresco uniquement) :
o Total (15min)
o Redolog (journal) disponible
Composantes du plan de continuité d’activité

#BlueSummit
Monitoring :
 Alfresco

#BlueSummit
Monitoring :
 Alfresco
 JConsole
 Other JMX Supervisor
(Nagios, …)
 Alfresco Add-ons :
• Alfresco JavaMelody
monitoring
 SAAS Solution :
• New Relic

#BlueSummit 50
Exploitation : Structure des autorités
 Annuaire ou Interne
 Si Annuaire,
• Synchronisation des utilisateurs et/ou groupes ?
• Supervision de la synchronisation
dans les logs Alfresco
 Impact performance :
• Profondeurs des groupes
• Multiplication des permissions par utilisateurs
 Utilisation SSO
• Supervision du SSO
Nombre d’utilisateurs,
nombre de groupes,
profondeur de la structure
(arbre) des groupes (Facteur
d’impact pour les
performances), nombre
moyen d’utilisateurs par
groupes et nombre moyen
de groupes par utilisateurs.

#BlueSummit 51
Exploitation : Opérations
Alfresco Add-ons
type Audit Share :
Proportion d’opération de
lecture/écriture. Ratio entre
les opérations de navigation,
téléchargement et
recherche.
Type d’opérations de
recherche (globale, plein-
texte, recherche
personnalisée).
Fenêtre de temps pour
l’exécution de ces
opérations. Moyennes et
pics.

#BlueSummit 52
Exploitation : Opérations
Mesures CPU :
Proportion d’opération de
lecture/écriture. Ratio entre
les opérations de navigation,
téléchargement et
recherche.
Type d’opérations de
recherche (globale, plein-
texte, recherche
personnalisée).
Fenêtre de temps pour
l’exécution de ces
opérations. Moyennes et
pics.

#BlueSummit 53
Exploitation : Composants, protocoles et API
Quels composants,
protocoles et APIs du produit
doivent être utilisés (e.g.
CIFS, FTP, Webdav, CMIS,
édition en ligne, IMAP,
Outlook, …) ?
De quelle manière
(utilisateurs dédiés pour un
backend, par utilisateur) ?
Quelle volumétrie /
proportion ?
 Quantifier & Qualifier les échanges
 Impact sur l’architecture et sur la supervision
 Importance des échanges
• P.ex, la perte d’un email peut être critique
pour une application

#BlueSummit 54
Exploitation : Opération de masse (batch)
Détails sur le nombre et les
types de jobs de masse :
workflows, processus
programmés (jobs),
transformations
 Quantifier, Qualifier & planifier les opérations de masse
 Impact sur l’architecture et sur la supervision
 Gestion & Impact des Reprises sur erreur
FrontEnd

#BlueSummit 55
Exploitation : Personnalisation et intégration
Personnalisation et impacts potentiels.
Détails sur l’intégration des systèmes externes.
 Déploiement des personnalisations/intégrations
 Infrastructure de développement, de tests,
de staging/pré-production et production
 Procédures :
• Interruption service
• page de maintenance
• Arrêts Jobs & échanges externes
• Sauvegarde complète
• déploiement
• « War » files
• si échec, restauration
• Réouverture service limitée
• Tests
• Réouverture service

#BlueSummit 56
Exploitation : Temps de réponse
Détails sur les besoin quant aux temps de réponse (par ex, temps de réponse moyen et limites par
opération)
 Souvent limité à la perception utilisateur
• <1s chargement page
• Plus long pour recherche
 Opérations de masse
• Impact sur perception utilisateur
 Protocoles d’échanges
• Upload : pas de limitation en amont sur la taille du fichier
• AOS/CIFS via windows explorer avec chargement de très gros fichiers
 Rendu des miniatures et de la prévisualisation
• Pas synchrone
• Volumétrie : fichier image miniature + fichier pdf
 Gestion des versions
• Volumétrie : 1 fichier par version

#BlueSummit 57
Exploitation : Sécurité
Besoins en cryptage des données applicatives, système, flux publiques/privés protégés ?
 Cryptage des données applicatives :
• Service de Cryptage Alfresco du référentiel
• Extension pour crypter des fichiers
 Cryptage des flux :
• SSL / TLS

#BlueSummit
Processus
58
• Jean-Christophe KERMAGORET, Directeur Associé chez BlueXML
• Yann COULON, Ingénieur Etudes & Développements chez BlueXML

#BlueSummit
Développement d’un processus
 Développement en mode agile
• Modélisation du processus
• Développement des services métier
• Développement IHM
 Intégration IHM via ReST
 Tests automatiques
 Indicateurs de supervision

#BlueSummit 60
Concepts
 Editeur BPMNv2
 Eléments
• Processus
• Formulaires
• Tables de décision
• Applications
• Modèles de données

#BlueSummit 62
Eléments
Le développement d’un processus peut être réalisé
par un spécialiste métier. Il se déroule en plusieurs
étapes :
 Modélisation de la circulation du flux
 Tables de décision pour exprimer la variabilité des cas
d’utilisation
 Développement des formulaires pour saisir les données
 Mise à disposition des processus au sein d’applications
 Possibilité d’interconnecter les processus avec des
données métier issues de référentiels

#BlueSummit 63
Modélisation
L’éditeur permet de :
 Dessiner le flux de traitement ;
 Créer les différentes tâches à réaliser ;
• Leur associer un formulaire ;
• Les associer aux groupes concernés ;
 Modifier la circulation en fonction des
éléments saisis ou calculés précédemment

#BlueSummit 64
Tables de décision
 Correspond à une feuille Excel
• Une ou plusieurs conditions en entrée ;
• Un ou plusieurs résultats ;
• Fonctions techniques disponibles ;
• Possibilité de développer des fonctions
métier spécifiques ;
• Intégration avec des référentiels externes.

#BlueSummit
Table de décision

#BlueSummit 66
Formulaires
Permettent d’interagir avec l’utilisateur :
 Editeur graphique ;
 Différents types de données :
• Chaines de caractères ;
• Dates ;
• Enumérations ;
 Développement de widgets spécifiques si
nécessaire

#BlueSummit 68
Applications
Permettent de mettre à disposition les
processus développés
 IHM de lancement, traitement et suivi des
processus :
• IHM générique ;
• IHM un peu complexe.
Possibilité de créer une IHM spécifique

#BlueSummit 69
Applications
 IHM générique permettant de mettre à
disposition les processus disponibles :
• Lancement et suivi des processus ;
• Traitement des tâches.
 Possibilité de créer une IHM spécifique

#BlueSummit 70
IHM générique / tâche

#BlueSummit 71
IHM générique / processus

#BlueSummit
IHM Spécifique / processus & tâches

#BlueSummit
IHM - Caractéristiques
 Intégration via Protocole REsT
 API complète de gestion des processus
• Lancement de processus
• Assignation de tâches
• Edition de formulaires
 Tableau de bord
• Tâches non assignées
• Mes tâches en cours
• Tâches terminées
 Compatible tout navigateur

#BlueSummit
IHM Spécifique / tâche et formulaire

#BlueSummit
Supervision
 Process Definition Heatmap : Carte de chaleur des
processus
 Process Definition Overview : Résumé des processus
 Process Instances Overview : Résumé des instances de
processus
 Task Overview : Résumé des tâches
 Task Service Level Agreement : Niveau de service des
tâches

#BlueSummit
Supervision – Process Definition Heatmap
Process
Definition
Heatmatp

#BlueSummit
Supervision – Process Definition Overview
Process
Definition
Overview

#BlueSummit
Supervision – Process Instances Overview
Process
Instances
Overview

#BlueSummit
Supervision – Task Overview
Task
overview

#BlueSummit
Supervision – Task Overview
• Task
Overview
-
Statistiques
détaillées
20/06/2017BlueXML - Votre expert ECM et BPM

#BlueSummit
Supervision – Task Service Level Agreement
• Task
Service
Level
Agreement

#BlueSummit
Méthodologie de développement
 Développement agile
 Procédures de test & validation
 Chaîne d’intégration continue

#BlueSummit
Développement agile
Approche itérative ;
 Intervention du spécialiste fonctionnel :
• À la modélisation des flux ;
• À la définition des formulaires ;
• À la définition des tables de décision.
 Limitation du rôle du développeur aux
tâches techniques

#BlueSummit
Procédures de test & validation
 Construction de jeux de tests par les
fonctionnels ;
 Import de données ;
 Tests automatiques.

#BlueSummit
Construction du jeu de test
Formalisme basé sur Excel
 Même approche que pour les DMNs
• Compréhensible par des fonctionnels
• Facile à utiliser par des non techniciens
• Ecriture de test unitaire

#BlueSummit
Construction du jeu de test
• Formalisme basé sur Excel

#BlueSummit
Import automatique de données
 Fichier Excel
• Scénario : processus ou application
• Cas : nom du dossier. Sert de lien entre les
lancements
• Utilisateur : user Activiti
• Etape : tâche du workflow à réaliser
• Data : données au format JSON
• Action : Start|Delete|Claim|Complete

#BlueSummit
Tests automatiques
 Assurer une qualité industrielle
• Méthodologie à base d’ateliers et de tests
• Outillage associé

#BlueSummit
Intégration continue
 Outillage open source
• Hudson/Jenkins
 Matrix coverage
 Tests automatiques

#BlueSummit
Socle Documentaire
90
• Jean-Christophe KERMAGORET, Directeur Associé chez BlueXML

#BlueSummit
Présentation
+ BlueDemat propose une solution pour
dématérialiser :
• Documents RH
• Factures
• PJ marchés
• PJ hors marchés
+ BlueDemat est aussi un cadre technique et
méthodologique générique pour dématérialiser
tout type de document

#BlueSummit
Stratégie de dématérialisation
• Approche KISS
+ Simple : pour être mis en place rapidement
+ Stupid : pour être maintenu facilement
• Faciliter la conduite du changement
• Possibilité de sophistiquer la solution au fur et
à mesure

#BlueSummit
Schéma d’architecture fonctionnelle
• Plusieurs solutions
+ Documents RH
+ Factures
+ PJ Marché, Hors marché
+ Autre…

#BlueSummit

#BlueSummit
• MFP
• OCR
• Logiciels

#BlueSummit
MFP
• Scanners
• Photocopieurs

#BlueSummit
OCR
• OCR : open source
+ Tesserac
• OCR : gratuit
+ Microsoft OCR Library
• OCR/LAD/RAD : payant
+ Abbyy
+ Kofax
+ …

#BlueSummit
Logiciels
• RH
+ HR Access
+ Astre RH
• Facture
+ Berger Levrault
+ Grand-Angle
• Autres
+ Gestion de tickets : Redmine, JIRA...
+ Gestion de projet : Projeqtor

#BlueSummit
Qualification des métadonnées
• Appli web
+ Liste des
documents
à qualifier
+ Formulaire de
métadonnées
+ Prévisualisa-tion

#BlueSummit
Qualification des métadonnées
• Appli windows
+ Répertoire d’entrée
+ Répertoire de sortie
+ Liste des documents
à qualifier
+ Formulaire de renom
-mage
+ Prévisualisation

#BlueSummit
Qualification : utilisation du référentiel
• Utilisation de listes déroulantes pour
guider et faciliter la saisie
+ Fichiers .csv statiques
+ Extraction de fichiers csv depuis le
référentiel de l’organisation
+ Utilisation du référentiel comme une source
dynamique de données

#BlueSummit
Qualification : conclusions
• Technos diverses
+ CMIS/ReST à préférer à WebDAV
+ Métadonnées à préférer au renommage
• Renommage => contraintes de path et de longueur
• Au final : renommage => extraction de métadonnées
+ Technos web vs technos MS
• Réutilisation de compétences en interne

#BlueSummit
Plans de classement (PDC)
• PDC initialisé à partir de l’organigramme
+ Fourniture d’un fichier csv
+ Gestion des habilitations
+ Gestion des MFPs
• PDC automatique à partir des métadonnées
+ Consolidation automatique
+ Utilisation d’équations de renommage pour
stockage

#BlueSummit
Organigramme (Fichier csv)
• Equation de classement : /Entité/DGA/Direction
+ /CODE_ORGA_FINANCIER/LIB_DGA_COURT/LIB_DIRECTION => /NCA/DGA CAB/Bureau du cabinet

#BlueSummit
Gestion des habilitations
• Des groupes sont créés pour chaque feuille
de l’organigramme
+ Entité/DGA/Direction
+ Adapté aux grosses structures
• Possibilité d’adapter l’organigramme
+ Ajout de nouvelles strates organisationnelles
+ Suppression de strates existantes
=> Adaptation aux plus petites structures

#BlueSummit
Gestion des habilitations
• 4 groupes de gestion créés pour chaque feuille de
l’organigramme
+ Consumer : Lecteur
+ Contributor : Contributeur
+ Collaborator : Collaborateur
+ Manager : Gestionnaire
• Mutualisation avec création de groupes transverses
+ Accès à toutes les entités
+ Accès à toutes les DGAs d’un certain type
+ Accès à tous les services d’un certain type

#BlueSummit
Gestion des MFPs
• Stockage
+ Les documents numérisés sont stockés dans la
direction correspondant au MFP utilisé
=> Contextualisation des documents
=> Respect de la confidentialité

#BlueSummit
Equations de renommage
• Application d’un schéma de
qualification/renommage automatique à partir
des métadonnées
• Un schéma par type

#BlueSummit
Equations de renommage 1/2
#
# PJ Delibération
#
cm:content#delib:deliberation :
path: /Applications/Finance/p.entity/_Délibérations/p.date
#
# PJ Hors Marchés
#
cm:content#hm:horsMarches :
path: /Applications/Finance/p.entity/p.dga/p.dir/p.categorie/Autres pièces/p.metier/p.sousMetier
#
# PJ Marchés Publics
#
cm:content#mp:marchesPublics :
path: /Applications/Finance/p.entity/p.dga/p.dir/p.categorie/p.numero/Autres pièces
#
# PJ Tiers
# path: /Applications/Finance/p.entity/_Tiers/p.code
cm:content#tiers:tiers :
path: /Applications/Finance/p.entity/_Tiers/fn.nca.tiers(p.code)

#BlueSummit
Equations de renommage 2/2
#
# Facture importée dans la GED via e-Factures
#
# Des fonctions définies dans le module nca calculent les informations attendues en fonction des
# valeurs fournies par Berger-Levrault
#
bl:Facture:
path: /Applications/Finance/p.entite/p.dga/p.direction/fn.nca.category(p.numeroMarche)
#
# PJ RH de paie importée par HR-Access
#
# Des fonctions définies dans le module nca calculent les informations attendues en fonction des
# valeurs fournies par HR-Access
#
cm:content#hra:paie :
path: /Applications/RH/fn.nca.entite(p.entite)/DGA
RH/Rémunération/fn.nca.yymm(p.anneeMoisPaie)

#BlueSummit
Exemples de plan de classement
• Consolidation
application gestion
financière

#BlueSummit
Exemples de plan de classement
• Consolidation
application RH

#BlueSummit
Dématérialisation
114
• Arnaud BEOMMENSATH, Channel Manager chez Addis Technologies

ADDIS TECHNOLOGIES : Qui sommes nous ?
ADDIS TECHNOLOGIES, distributeur à Valeur ajoutée, est une société spécialisée sur
tous les aspects de la chaîne de dématérialisation.
Intervention au plan National
Accompagnement sur des projets :
De mise en place de solution de dématérialisation et de traitement documentaire
De capture de flux d’informations et d’extraction de données vers des applications
tierces, outils métiers, base de données
D’archivage de masse…

Notre partenaire ABBYY
ABBYY a été créée en 1989 et a fêté ses 25 ans en 2014.
ABBYY est un éditeur spécialisé en :
Capture,
Traduction,
Extraction,
Transformation des informations, pour en faire des connaissances accessibles et utiles.
ABBYY développe des solutions logicielles et des Kits de Développement basés sur ses technologies OCR, de
conversion de documents, LAD/RAD et de linguistique.
Les solutions ABBYY permettent :
d’optimiser les processus métiers,
d’atténuer les risques,
d’accélérer les prises de décision
de diminuer les coûts.

ABBYY en quelques chiffres
16 agences dans le monde
1250 salariés principalement des développeurs, ingénieurs et linguistes
Plus de 40 millions d’utilisateurs à travers le monde (150 pays)
Grâce aux technologies ABBYY, des milliers de sociétés traitent plus de 9,3 milliards de pages de
documents et formulaires en une année.
Les technologies ABBYY permettent à leurs utilisateurs d’économiser 970 millions d’heures par an dans
les tâches de conversion de documents papier et PDF.
Les produits ABBYY ont reçu plus de 260 distinctions dans le monde de la part de magazines leaders
dans le secteur, et de laboratoires de test, pour leur précision, leur innovation, leur facilité d’utilisation et
leur utilité.

Les besoins récurrents des utilisateurs jusqu’aujourd’hui
Imprimer
Scanner
Nommer, Renommer
Classer
Organiser
Partager
Distribuer

Les besoins des organisations d’aujourd’hui
Simplifier les actions
Automatiser les tâches documentaires
Enrichir et compléter l’information
Améliorer les délais de prises de décisions
Travailler de manière collaborative
Tracer l’information
Archiver et conserver
POUR…

Répondre aux enjeux de…
Modernisation des administrations en développant la notion d'e-administration.
Amélioration de la qualité au travail pour les agents, notamment dans les services de
back office, et recentrage sur des missions à forte valeur ajoutée.
Optimisation des services rendus aux usagers en offrant toujours plus de services web et
en limitant la "paperasse".
Garantir une plus grande transversalité entre les administrations notamment en mettant
en place des architectures ouvertes.
Participation au développement durable.

La Technologie FLEXICAPTURE
Plate-forme LAD/RAD performante pour l’acquisition de données et le traitement de documents
ABBYY FlexiCapture extrait automatiquement les données de différents types de documents
FlexiCapture permet de :
Simplifier les processus qui s'appuient sur des documents grâce à l'extraction automatique des données afin de
les utiliser dans différents systèmes en aval
Améliorer l’efficacité
Répondre aux besoins de conformité
Accéder plus facilement aux données de différents documents, comme les documents des ressources humaines,
les déclarations d'impôts, les questionnaires, les contrats, les factures, les courriers entrant, les contraventions,
etc…

Champ lexical
LAD / RAD :
La lecture automatique de documents ou LAD est un ensemble de technologie ayant pour but d’extraire de manière automatisée différentes
informations contenues dans un document numérisé, structuré ou non.
3 technologies :
La RAD : reconnaissance automatique de documents
L’OCR : reconnaissance optique des caractères
L’IRC : reconnaissance intelligente de caractères
La technologie RAD :
Analyse de contenu et visuelle du document -> type de document -> application modèle LAD -> extraction OCR des données
La technologie OCR :
Lecture du document -> détection de forme -> comparaison aux modèles de la base de données -> correspondance à un caractère
En cas d’erreurs lors de la reconnaissance d’un caractère :
Comparaison du mot entier/contenu du dictionnaire intégré -> équivalence la plus proche correction du caractère mal lu
Technologie IRC :
Reconnaissance optique de caractères.

Solution tout en un
Acquisition de données et IDR (reconnaissance intelligente de documents)
Acquisition distribuée
Large possibilité de capture
Haute évolutivité
Intégration flexible
Existe en 3 variantes :
d’abord une solution LAD/RAD pour les petits groupes de travail, FlexiCapture Standalone
ensuite une solution LAD/RAD client-serveur pour les données décentralisées et les processus de capture de
documents dans les moyennes à grandes entreprise ou collectivités, FlexiCapture Distributed
et enfin, un serveur de capture de données qui peut être intégré aux applications existantes ou développées
par une entreprise. FlexiCapture Serveur

Les documents récurrents en Lecture automatique

Traitement Cartes
Grises
Récupération des données suivantes :
Tous les champs de la carte grise
Règles de vérification :
Vérification des dates (immatriculation et
contrôle technique)
Redondance des champs
Listes (véhicules, marques...)

Traitement
bulletins
Nom
Prénom
Adresse
CP
Ville
Téléphone
Email
 Date de naissance
Cases à cocher
…
Automatisation de la saisie CP & Ville
 Règles logiques sur les dates
…

Traitement DPE
Code du logement
Date de validité
Consommation conventionnelle
Estimation des émissions
…
Vérification des consommations et des
émissions avec les graphiques
…

Traitement
Formulaires pour
la restauration
scolaire
N° enfant
Nom et prénom de l’enfant
N° Famille
Adresse
Choix de menus
…
Vérification des coordonnées des enfants /
familles avec la base de données
 Alertes sur les doubles choix
…

Traitement
Formulaires
d’inscription
Civilité
Date de naissance
Nom
Prénom
Email
Choix des formations
…
Vérification des en base de données des CP
& villes
Règles logiques sur les dates
…

Documents
papier
Hot Folder/Dossier scruté
Suite office, mail ,ERP , CRM,…
Séparation de document
Classement, indexation
Extraction de donnée
Tous types de document
structurés ou semi
structurés
Export en format Csv, Xml,
PDF, PDF/A, TIFF,…
Export vers :
Base de données, ERP,
DMS, SAP, Sharepoint,
etc…

Flexicapture for invoices
Factures fournisseurs
Flexicapture
Fiche de paie,
Demande de congés,
Carte grise,
Formulaires,
…
XML, CSV,

Conclusion
La mise en place de FLEXICAPTURE d’ABBYY permet de :
simplifier l’accès à l’information,
Améliorer les échanges,
Assurer la traçabilité,
Assurer l’accessibilité en garantissant la sécurité,
Intégrer toute l’information circulant dans une solution telle qu’Alfresco.

Slides Blue Summit 2017

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