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Webinar | Jeudi 18 mai 2017 | 10h30 à 11h30
Gouvernance & cycle
de vie du document
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©
Avant de commencer, quelques précisions …
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Nous mettrons les participants en mode « mute » ou
silencieux pour le confort de tous.
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• Rabah AMMOUCHE, Consultant
@Everteam
• Marjorie Segui, Partern ECM
@EI-Technologies
Les intervenants
Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï
©
Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels
présent sur les 5 continents, met la gouvernance de
l'information entre de bonnes mains, les vôtres. Notre
expertise et nos solutions innovantes sont centrées autour
des technologies big data et adaptées à différents
contextes métier.
©
Everteam en bref …
6
• +25 ans d’expertise
• Éditeur français de logiciels présent sur les
5 continents
• Solutions de Gouvernance de
l’information
• Innovations centrées autour des
technologies Big Data
• Références clients dans tous les secteurs
d’activité
• 1er éditeur à certifier son SAE NF 461
• Membres de comités de normalisation
• Everteam Lab agréé « Centre de
Recherche privé »
Notre mission :
Permettre aux entreprises du monde entier de maîtriser
leur patrimoine informationnel
©
7
Middle East
& Africa
America Rest of World
Everteam Group
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MEA
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Inc.
Everteam
International
France
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Everteam Global Services
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Everteam, un éditeur à dimension internationale
Mai 2017 9
Le Groupe EI-Technologies
Chiffres clés 2016 Notre métier : La transformation numérique
 Transformer la DSI
 Accroître l’efficacité des organisations
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 Développer les ventes et les nouveaux services
Groupe français et indépendant de Conseil et de Services en
Systèmes d’Information. Du conseil en stratégie à l'accompagnement
de la transformation
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du groupe)
«Les innovations technologiques et la révolution numérique bouleversent les entreprises »
La mission de EI-Technologies est d’aider ses clients à adapter leur métier à la révolution numérique.
Mai 2017 10
• Gestion Electronique Documentaire
• Dématérialisation
• Réseaux Sociaux d’Entreprise
• Microsoft Sharepoint
• Office 365
• Chatbot
• EVERTEAM
• Client Digital
Marketing, Force de Vente
& Support Client
• Social Selling
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• Marketing Cloud
• App Cloud & App Exchange
• Chatter
• Gouvernance
• Architecture digitale
• Alignement DSI Métiers
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• DevObs
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• Microsoft Sharepoint
Formations GED et archivage
électronique
Formations Salesforce
• Administrateurs (ADM201, ADM211)
• Opérationnels (STR301)
• Développeurs (DEV401, DEV501)
SolutionsEmployé digital et Microsoft
Client Digital Solutions Salesforce
DSI Digitale
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Notre Offre
Age nda
11
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
Mai 2017
Qu’e st ce qu’une a rchive ?
Mai 2017 12
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme
et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale,
et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité
Code du patrimoine
SUPPORT
FORME
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La notion d’archive est donc
indépendante de
Ma is pourquoi a rchive -t -on ?
13
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Mai 2017
Le cycle de vie du docume nt
14
Le document est figé. Un événement (clôture
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conservation
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Mai 2017
15
L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support
papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit
établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.
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Des exigences à mettre en place….
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chaque versement
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Mai 2017
L e s n o r m e s , d e s o u t i l s p o u r a c c o m p a g n e r l a m i s e e n œ u v r e d ’ u n S A E
16
Iso 15489
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La norme recommande de se préoccuper de savoir quels
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17Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
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C h a n g e m e n t d e s u p p o r t e t m i g r a t i o n d e s f o r m a t s
Archiver nécessite de conserver dans la durée tout en garantissant la lisibilité ou plutôt
l’intelligibilité des contenus.
Comment assurer la conservation et l’intelligibilité des documents
• En entrée, enregistrement dans un format normalisé (PDF)
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Le SAE doit permettre
• De faciliter les opérations de migration de support.
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Démo
18Mai 2017
Age nda
19Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
Le s ré fé rentie ls de cons e r vation
20
Un référentiel de conservation est un document de référence qui permet aux entreprises de
gérer l’archivage de l’ensemble de leurs documents. Il se présente sous la forme de liste
structurée des documents à archiver avec leur durée de conservation, et leur sort final.
Un référentiel de conservation est structuré par processus métier.
• Y sont listés les documents émis ou reçus dans le cadre de ces processus
• Les durées de conservation de ces documents
• Le sort final une fois la durée de conservation échue.
Remarque : Les durées de conservation sont légales ou réglementaires. Ainsi, la
durée d’une facture est de 10 ans.
Une entreprise peut choisir de conserver plus de 10 ans des factures relatives à
de grosses sommes d’argent et de ne conserver que 6 ans (durée minimale pour
le fisc) des factures de petits montants parce que le cout de conservation est
plus important que le coût d’un contentieux.
Les durées de conservation sont à arbitrer par l’entreprise en fonction des
pays concernés, de la politique d’entreprise, des risques identifiés et avérés.
Mai 2017
Fonctionna lité outil : Le s ré fé rentiels de cons e r vation
21
Le système d’archivage Ever est piloté par les référentiels de conservation.
L’outil prend en compte la possibilité de disposer de plusieurs règles pour un même
processus métier (cas d’une entreprise qui aurait une filiale à l’étranger par exemple).
L’outil permet aussi de mettre en place des règles spécifiques de conservation (comme
celui de disposer de règles de conservation différentes pour des documents d’un même
processus sur un critère particulier).
Le déclenchement de la mise en archivage peut être piloté manuellement ou par une
application métier.
Dans ce contexte l’intégration d’une nouvelle activité ou la mise à jour des
référentiels de conservation est facilitée grâce à Ever.
Démo
Mai 2017
Age nda
22Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
23
Au cœ ur du SAE , le s jour na ux
Afin de répondre aux exigences de traçabilité, d’intégrité, d’intelligibilité et de sécurité, le
système d’archivage électronique doit produire des journaux.
•Dans ce journal sont inscrits tous
les événements de l’archive
pendant sa conservation de son
versement à son élimination (y
compris les conversions et
migrations de supports)
JCVA
•Dans ce journal sont inscrits tous
les événements du système
d’archivage (arrêts, relance
machines, etc.)
Journal des
événements
Les journaux sont
scellés et horodatés et
conservés sur un
support non ré-
inscriptible comme les
archives.
Mai 2017
Age nda
24Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
25
Fonctionna lité outil : Re stitution de s jour na ux
Démo
On archive dans un SAE de manière à être en mesure de démontrer au juge en cas de litige
que le document n’a pas été altéré (seul le juge décidera de la valeur probante du
document).
En cas de litige, le juge va se référer aux journaux.
La norme ne donne que peu d’informations sur cette exigence. Elle précise simplement que
ces derniers doivent être intelligibles.
Ever est une solution qui intégre nativement des fonctions de recherche dans le
JCVA et propose des rapports pré-paramétrés permettant de reporter facilement
tous les événements relatifs à une archive.
Mai 2017
Age nda
26Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
Levez votre main, on vous donnera la parole
Cliquez sur l'icône de main dans la barre d'outils pour alerter
l'organisateur. L'icône de main s'illuminera en vert lorsqu'elle est
levée, et passera de nouveau au gris lorsqu'elle est baissée par vous
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2.Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas,
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Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-Technologies

  • 1. Webinar | Jeudi 18 mai 2017 | 10h30 à 11h30 Gouvernance & cycle de vie du document 1
  • 2. © Avant de commencer, quelques précisions … 2 Nous mettrons les participants en mode « mute » ou silencieux pour le confort de tous. Vous avez une question ? Posez-la ! Nous y répondrons à la fin du webinar. 1. Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils. 2. Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.
  • 3. • Rabah AMMOUCHE, Consultant @Everteam • Marjorie Segui, Partern ECM @EI-Technologies Les intervenants
  • 4. Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï ©
  • 5. Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels présent sur les 5 continents, met la gouvernance de l'information entre de bonnes mains, les vôtres. Notre expertise et nos solutions innovantes sont centrées autour des technologies big data et adaptées à différents contextes métier.
  • 6. © Everteam en bref … 6 • +25 ans d’expertise • Éditeur français de logiciels présent sur les 5 continents • Solutions de Gouvernance de l’information • Innovations centrées autour des technologies Big Data • Références clients dans tous les secteurs d’activité • 1er éditeur à certifier son SAE NF 461 • Membres de comités de normalisation • Everteam Lab agréé « Centre de Recherche privé » Notre mission : Permettre aux entreprises du monde entier de maîtriser leur patrimoine informationnel
  • 7. © 7 Middle East & Africa America Rest of World Everteam Group Everteam MEA Everteam Inc. Everteam International France Everteam Software Everteam Global Services Americas Customers France Customers MEA Customers Rest of World Customers Everteam, un éditeur à dimension internationale
  • 8.
  • 9. Mai 2017 9 Le Groupe EI-Technologies Chiffres clés 2016 Notre métier : La transformation numérique  Transformer la DSI  Accroître l’efficacité des organisations  Transformer l’expérience client  Développer les ventes et les nouveaux services Groupe français et indépendant de Conseil et de Services en Systèmes d’Information. Du conseil en stratégie à l'accompagnement de la transformation  310 collaborateurs dont 270 consultants  29 M€ de chiffre d’affaires  Capital : 10,5 M€  2 actionnaires  Innovation Capital (Groupe Caisse des Dépôts)  EI-Capital qui regroupe les fondateurs et managers du groupe) «Les innovations technologiques et la révolution numérique bouleversent les entreprises » La mission de EI-Technologies est d’aider ses clients à adapter leur métier à la révolution numérique.
  • 10. Mai 2017 10 • Gestion Electronique Documentaire • Dématérialisation • Réseaux Sociaux d’Entreprise • Microsoft Sharepoint • Office 365 • Chatbot • EVERTEAM • Client Digital Marketing, Force de Vente & Support Client • Social Selling • Sales Cloud • Service Cloud • Marketing Cloud • App Cloud & App Exchange • Chatter • Gouvernance • Architecture digitale • Alignement DSI Métiers • Sourcing expertise • Objectif Cloud • DevObs Formations Microsoft • Microsoft Sharepoint Formations GED et archivage électronique Formations Salesforce • Administrateurs (ADM201, ADM211) • Opérationnels (STR301) • Développeurs (DEV401, DEV501) SolutionsEmployé digital et Microsoft Client Digital Solutions Salesforce DSI Digitale Formation Notre Offre
  • 11. Age nda 11 Archive, archivage électronique …. Changement de support, migration des formats Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation Journalisation Conclusion Mai 2017
  • 12. Qu’e st ce qu’une a rchive ? Mai 2017 12 Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité Code du patrimoine SUPPORT FORME DATE La notion d’archive est donc indépendante de
  • 13. Ma is pourquoi a rchive -t -on ? 13 Enjeux de l’archivage Pour la sauvegarde de la mémoire Obligations légales et réglementaires Besoins opérationnels dans le cadre d’une activité Mai 2017
  • 14. Le cycle de vie du docume nt 14 Le document est figé. Un événement (clôture d’un dossier, décès, fin de contrat, etc.) Fin de la durée légale de conservation Durée de 5 à 120 ans GED, CRM, ERP, … SAE/SIA Mai 2017
  • 15. 15 L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. Traçabilité Intégrité Authenticité Intelligibilité Pérennité Sécurité Des exigences à mettre en place…. • Stockage / entrepôt • Sauvegarde • Un système de GED Archivage é le ctronique Calcul d’une empreinte à chaque versement Versement dans un format pérenne Scellement du document Contrôle de l’empreinte Enregistrement du versement et des opérations sur le document Conversion de support et de Format. Mai 2017
  • 16. L e s n o r m e s , d e s o u t i l s p o u r a c c o m p a g n e r l a m i s e e n œ u v r e d ’ u n S A E 16 Iso 15489 Iso 23081 Iso 26122 NFZ42-013 OAIS NFZ42-020 ISO 15489 La norme recommande de se préoccuper de savoir quels documents on doit produire (avant de les archiver), sous quelle forme et avec quelles données, pour quels besoins d’information. Il faut ensuite analyser les risques, prendre en compte les contraintes légales mais aussi matérielles, étudier les améliorations possibles. Enfin, il faut organiser le contrôle et l’audit des procédures mises en œuvre Cette norme a été mise en musique avec le Moreq ISO 23081 Norme sur les métadonnées ISO 26122 Norme détaillant l’analyse des processus pour mettre en exergue les documents relatifs à une activité NFZ 42-013 Cette norme détaille les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité. (archivage probant) Base de la norme internationale ISO 14641-1 OAIS Cette norme détaille les fonctionnalités attendues pour gérer sur le long terme les « objets archives ». Comment les verser, les administrer, assurer la pérennité et comment les communiquer NFZ 42-020 Norme relative aux spécifications fonctionnelles d’u composant coffre-fort numérique (CCFN) pour garantir à la conservation et l’intégrité d’informations numériques dans le temp Mai 2017
  • 17. Age nda 17Mai 2017 Archive, archivage électronique …. Changement de support, migration des formats Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation Journalisation Conclusion
  • 18. C h a n g e m e n t d e s u p p o r t e t m i g r a t i o n d e s f o r m a t s Archiver nécessite de conserver dans la durée tout en garantissant la lisibilité ou plutôt l’intelligibilité des contenus. Comment assurer la conservation et l’intelligibilité des documents • En entrée, enregistrement dans un format normalisé (PDF) • Conversion régulière des fichiers dans un format récent, vérifier la conformité par rapport à l’original et recalculer les empreintes (pour enregistrer la conversion). • Tracer les opérations de conversion (d’un format vers l’autre) et de migration (d’un support vers l’autre) Le SAE doit permettre • De faciliter les opérations de migration de support. • De faciliter les mécanismes de conversion de masse de types de documents. Démo 18Mai 2017
  • 19. Age nda 19Mai 2017 Archive, archivage électronique …. Changement de support, migration des formats Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation Journalisation Conclusion
  • 20. Le s ré fé rentie ls de cons e r vation 20 Un référentiel de conservation est un document de référence qui permet aux entreprises de gérer l’archivage de l’ensemble de leurs documents. Il se présente sous la forme de liste structurée des documents à archiver avec leur durée de conservation, et leur sort final. Un référentiel de conservation est structuré par processus métier. • Y sont listés les documents émis ou reçus dans le cadre de ces processus • Les durées de conservation de ces documents • Le sort final une fois la durée de conservation échue. Remarque : Les durées de conservation sont légales ou réglementaires. Ainsi, la durée d’une facture est de 10 ans. Une entreprise peut choisir de conserver plus de 10 ans des factures relatives à de grosses sommes d’argent et de ne conserver que 6 ans (durée minimale pour le fisc) des factures de petits montants parce que le cout de conservation est plus important que le coût d’un contentieux. Les durées de conservation sont à arbitrer par l’entreprise en fonction des pays concernés, de la politique d’entreprise, des risques identifiés et avérés. Mai 2017
  • 21. Fonctionna lité outil : Le s ré fé rentiels de cons e r vation 21 Le système d’archivage Ever est piloté par les référentiels de conservation. L’outil prend en compte la possibilité de disposer de plusieurs règles pour un même processus métier (cas d’une entreprise qui aurait une filiale à l’étranger par exemple). L’outil permet aussi de mettre en place des règles spécifiques de conservation (comme celui de disposer de règles de conservation différentes pour des documents d’un même processus sur un critère particulier). Le déclenchement de la mise en archivage peut être piloté manuellement ou par une application métier. Dans ce contexte l’intégration d’une nouvelle activité ou la mise à jour des référentiels de conservation est facilitée grâce à Ever. Démo Mai 2017
  • 22. Age nda 22Mai 2017 Archive, archivage électronique …. Changement de support, migration des formats Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation Journalisation Conclusion
  • 23. 23 Au cœ ur du SAE , le s jour na ux Afin de répondre aux exigences de traçabilité, d’intégrité, d’intelligibilité et de sécurité, le système d’archivage électronique doit produire des journaux. •Dans ce journal sont inscrits tous les événements de l’archive pendant sa conservation de son versement à son élimination (y compris les conversions et migrations de supports) JCVA •Dans ce journal sont inscrits tous les événements du système d’archivage (arrêts, relance machines, etc.) Journal des événements Les journaux sont scellés et horodatés et conservés sur un support non ré- inscriptible comme les archives. Mai 2017
  • 24. Age nda 24Mai 2017 Archive, archivage électronique …. Changement de support, migration des formats Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation Journalisation Conclusion
  • 25. 25 Fonctionna lité outil : Re stitution de s jour na ux Démo On archive dans un SAE de manière à être en mesure de démontrer au juge en cas de litige que le document n’a pas été altéré (seul le juge décidera de la valeur probante du document). En cas de litige, le juge va se référer aux journaux. La norme ne donne que peu d’informations sur cette exigence. Elle précise simplement que ces derniers doivent être intelligibles. Ever est une solution qui intégre nativement des fonctions de recherche dans le JCVA et propose des rapports pré-paramétrés permettant de reporter facilement tous les événements relatifs à une archive. Mai 2017
  • 26. Age nda 26Mai 2017 Archive, archivage électronique …. Changement de support, migration des formats Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation Journalisation Conclusion
  • 27. Levez votre main, on vous donnera la parole Cliquez sur l'icône de main dans la barre d'outils pour alerter l'organisateur. L'icône de main s'illuminera en vert lorsqu'elle est levée, et passera de nouveau au gris lorsqu'elle est baissée par vous ou par l'organisateur. Tapez directement votre question 1.Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils. 2.Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier. Questions & Réponses
  • 29. Everteam_Global Ever-team @Everteam_Fr Ever-team Let’s Connect! +33 (0)1 72 71 33 33 info@everteam.com www.everteam.com 29