Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses documents générés dans le cadre de ses activités de manière optimale. Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est :« Faut-il conserver tel ou tel document ? ». Pour bien appréhender l'importance de l'archivage dans vos entreprises et être conforme aux réglementations en vigueur, il est nécessaire de comprendre et assimiler le concept de cycle de vie d'un document ...

1. Webinar | Jeudi 18 mai 2017 | 10h30 à 11h30
Gouvernance & cycle
de vie du document
1

2. ©
Avant de commencer, quelques précisions …
2
Nous mettrons les participants en mode « mute » ou
silencieux pour le confort de tous.
Vous avez une question ? Posez-la ! Nous y
répondrons à la fin du webinar.
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2. Entrez votre question dans le champ texte situé dans
le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.

3. • Rabah AMMOUCHE, Consultant
@Everteam
• Marjorie Segui, Partern ECM
@EI-Technologies
Les intervenants

4. Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï
©

5. Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels
présent sur les 5 continents, met la gouvernance de
l'information entre de bonnes mains, les vôtres. Notre
expertise et nos solutions innovantes sont centrées autour
des technologies big data et adaptées à différents
contextes métier.

6. ©
Everteam en bref …
6
• +25 ans d’expertise
• Éditeur français de logiciels présent sur les
5 continents
• Solutions de Gouvernance de
l’information
• Innovations centrées autour des
technologies Big Data
• Références clients dans tous les secteurs
d’activité
• 1er éditeur à certifier son SAE NF 461
• Membres de comités de normalisation
• Everteam Lab agréé « Centre de
Recherche privé »
Notre mission :
Permettre aux entreprises du monde entier de maîtriser
leur patrimoine informationnel

7. ©
7
Middle East
& Africa
America Rest of World
Everteam Group
Everteam
MEA
Everteam
Inc.
Everteam
International
France
Everteam Software
Everteam Global Services
Americas Customers France Customers MEA Customers Rest of World Customers
Everteam, un éditeur à dimension internationale

9. Mai 2017 9
Le Groupe EI-Technologies
Chiffres clés 2016 Notre métier : La transformation numérique
 Transformer la DSI
 Accroître l’efficacité des organisations
 Transformer l’expérience client
 Développer les ventes et les nouveaux services
Groupe français et indépendant de Conseil et de Services en
Systèmes d’Information. Du conseil en stratégie à l'accompagnement
de la transformation
 310 collaborateurs dont 270 consultants
 29 M€ de chiffre d’affaires
 Capital : 10,5 M€
 2 actionnaires
 Innovation Capital (Groupe Caisse des Dépôts)
 EI-Capital qui regroupe les fondateurs et managers
du groupe)
«Les innovations technologiques et la révolution numérique bouleversent les entreprises »
La mission de EI-Technologies est d’aider ses clients à adapter leur métier à la révolution numérique.

10. Mai 2017 10
• Gestion Electronique Documentaire
• Dématérialisation
• Réseaux Sociaux d’Entreprise
• Microsoft Sharepoint
• Office 365
• Chatbot
• EVERTEAM
• Client Digital
Marketing, Force de Vente
& Support Client
• Social Selling
• Sales Cloud
• Service Cloud
• Marketing Cloud
• App Cloud & App Exchange
• Chatter
• Gouvernance
• Architecture digitale
• Alignement DSI Métiers
• Sourcing expertise
• Objectif Cloud
• DevObs
Formations Microsoft
• Microsoft Sharepoint
Formations GED et archivage
électronique
Formations Salesforce
• Administrateurs (ADM201, ADM211)
• Opérationnels (STR301)
• Développeurs (DEV401, DEV501)
SolutionsEmployé digital et Microsoft
Client Digital Solutions Salesforce
DSI Digitale
Formation
Notre Offre

11. Age nda
11
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
Mai 2017

12. Qu’e st ce qu’une a rchive ?
Mai 2017 12
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme
et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale,
et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité
Code du patrimoine
SUPPORT
FORME
DATE
La notion d’archive est donc
indépendante de

13. Ma is pourquoi a rchive -t -on ?
13
Enjeux de l’archivage
Pour la
sauvegarde de
la mémoire
Obligations
légales et
réglementaires
Besoins
opérationnels
dans le cadre
d’une activité
Mai 2017

14. Le cycle de vie du docume nt
14
Le document est figé. Un événement (clôture
d’un dossier, décès, fin
de contrat, etc.)
Fin de la durée légale de
conservation
Durée de 5 à 120 ans
GED, CRM, ERP, …
SAE/SIA
Mai 2017

15. 15
L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support
papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit
établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.
Traçabilité Intégrité Authenticité Intelligibilité Pérennité Sécurité
Des exigences à mettre en place….
• Stockage / entrepôt
• Sauvegarde
• Un système de GED
Archivage é le ctronique
Calcul d’une empreinte à
chaque versement
Versement dans un format
pérenne
Scellement du
document
Contrôle de
l’empreinte
Enregistrement
du versement
et des
opérations sur
le document
Conversion de support et de
Format.
Mai 2017

16. L e s n o r m e s , d e s o u t i l s p o u r a c c o m p a g n e r l a m i s e e n œ u v r e d ’ u n S A E
16
Iso 15489
Iso 23081
Iso 26122
NFZ42-013
OAIS
NFZ42-020
ISO 15489
La norme recommande de se préoccuper de savoir quels
documents on doit produire (avant de les archiver), sous quelle
forme et avec quelles données, pour quels besoins d’information.
Il faut ensuite analyser les risques, prendre en compte les
contraintes légales mais aussi matérielles, étudier les
améliorations possibles. Enfin, il faut organiser le contrôle et
l’audit des procédures mises en œuvre
Cette norme a été mise en musique avec le Moreq
ISO 23081
Norme sur les métadonnées
ISO 26122
Norme détaillant l’analyse des processus pour mettre en
exergue les documents relatifs à une activité
NFZ 42-013
Cette norme détaille les mesures techniques et organisationnelles à mettre en
œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents
électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité. (archivage probant)
Base de la norme internationale ISO 14641-1
OAIS
Cette norme détaille les fonctionnalités attendues pour gérer sur le
long terme les « objets archives ». Comment les verser, les
administrer, assurer la pérennité et comment les communiquer
NFZ 42-020 Norme relative aux spécifications fonctionnelles d’u
composant coffre-fort numérique (CCFN) pour garantir à la
conservation et l’intégrité d’informations numériques dans le temp
Mai 2017

17. Age nda
17Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion

18. C h a n g e m e n t d e s u p p o r t e t m i g r a t i o n d e s f o r m a t s
Archiver nécessite de conserver dans la durée tout en garantissant la lisibilité ou plutôt
l’intelligibilité des contenus.
Comment assurer la conservation et l’intelligibilité des documents
• En entrée, enregistrement dans un format normalisé (PDF)
• Conversion régulière des fichiers dans un format récent, vérifier la
conformité par rapport à l’original et recalculer les empreintes (pour
enregistrer la conversion).
• Tracer les opérations de conversion (d’un format vers l’autre) et de
migration (d’un support vers l’autre)
Le SAE doit permettre
• De faciliter les opérations de migration de support.
• De faciliter les mécanismes de conversion de masse de types de
documents.
Démo
18Mai 2017

19. Age nda
19Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion

20. Le s ré fé rentie ls de cons e r vation
20
Un référentiel de conservation est un document de référence qui permet aux entreprises de
gérer l’archivage de l’ensemble de leurs documents. Il se présente sous la forme de liste
structurée des documents à archiver avec leur durée de conservation, et leur sort final.
Un référentiel de conservation est structuré par processus métier.
• Y sont listés les documents émis ou reçus dans le cadre de ces processus
• Les durées de conservation de ces documents
• Le sort final une fois la durée de conservation échue.
Remarque : Les durées de conservation sont légales ou réglementaires. Ainsi, la
durée d’une facture est de 10 ans.
Une entreprise peut choisir de conserver plus de 10 ans des factures relatives à
de grosses sommes d’argent et de ne conserver que 6 ans (durée minimale pour
le fisc) des factures de petits montants parce que le cout de conservation est
plus important que le coût d’un contentieux.
Les durées de conservation sont à arbitrer par l’entreprise en fonction des
pays concernés, de la politique d’entreprise, des risques identifiés et avérés.
Mai 2017

21. Fonctionna lité outil : Le s ré fé rentiels de cons e r vation
21
Le système d’archivage Ever est piloté par les référentiels de conservation.
L’outil prend en compte la possibilité de disposer de plusieurs règles pour un même
processus métier (cas d’une entreprise qui aurait une filiale à l’étranger par exemple).
L’outil permet aussi de mettre en place des règles spécifiques de conservation (comme
celui de disposer de règles de conservation différentes pour des documents d’un même
processus sur un critère particulier).
Le déclenchement de la mise en archivage peut être piloté manuellement ou par une
application métier.
Dans ce contexte l’intégration d’une nouvelle activité ou la mise à jour des
référentiels de conservation est facilitée grâce à Ever.
Démo
Mai 2017

22. Age nda
22Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion

23. 23
Au cœ ur du SAE , le s jour na ux
Afin de répondre aux exigences de traçabilité, d’intégrité, d’intelligibilité et de sécurité, le
système d’archivage électronique doit produire des journaux.
•Dans ce journal sont inscrits tous
les événements de l’archive
pendant sa conservation de son
versement à son élimination (y
compris les conversions et
migrations de supports)
JCVA
•Dans ce journal sont inscrits tous
les événements du système
d’archivage (arrêts, relance
machines, etc.)
Journal des
événements
Les journaux sont
scellés et horodatés et
conservés sur un
support non ré-
inscriptible comme les
archives.
Mai 2017

24. Age nda
24Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion

25. 25
Fonctionna lité outil : Re stitution de s jour na ux
Démo
On archive dans un SAE de manière à être en mesure de démontrer au juge en cas de litige
que le document n’a pas été altéré (seul le juge décidera de la valeur probante du
document).
En cas de litige, le juge va se référer aux journaux.
La norme ne donne que peu d’informations sur cette exigence. Elle précise simplement que
ces derniers doivent être intelligibles.
Ever est une solution qui intégre nativement des fonctions de recherche dans le
JCVA et propose des rapports pré-paramétrés permettant de reporter facilement
tous les événements relatifs à une archive.
Mai 2017

26. Age nda
26Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion

27. Levez votre main, on vous donnera la parole
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l'organisateur. L'icône de main s'illuminera en vert lorsqu'elle est
levée, et passera de nouveau au gris lorsqu'elle est baissée par vous
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Questions & Réponses

28. Merci pour votre
participation !
28

29. Everteam_Global
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