En prenant comme étude de cas, le secteur de la construction immobilière, ce document déroule les étapes méthodologiques d'un projet de dématérialisation des processus métiers.
Ourouk a co-écrit, dans le cadre du groupe de travail de l’Aproged « Archivage sur le cloud », un livre blanc intitulé Archivage sur le cloud : pratiques et perspectives.
Organiser ses espaces partagés sur les serveursOurouk
Sujet crucial pour de nombreuses organisations, la maîtrise de la prolifération des fichiers sur les serveurs bureautiques est un vrai enjeu, pour lequel notre expertise est souvent sollicitée. Afin de faire partager notre expérience nous avons réalisé ce document.
En tant que professionnel de l’immobilier, vous devez au quotidien, réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement de vos activités. Il est donc essentiel d’adopter une approche stratégique avec la documentation juridique inhérente au secteur de l’immobilier...
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesEverteam
Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses documents générés dans le cadre de ses activités de manière optimale. Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est :« Faut-il conserver tel ou tel document ? ». Pour bien appréhender l'importance de l'archivage dans vos entreprises et être conforme aux réglementations en vigueur, il est nécessaire de comprendre et assimiler le concept de cycle de vie d'un document ...
L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprisesEverteam
La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour répondre à ses clients et à ses fournisseurs, désormais tous équipés de moyens informatiques, l’entreprise doit, elle aussi, se numériser. Un des chantiers prioritaires consiste à numériser les flux entrants et les flux sortants de l’entreprise. Ce projet à valeur ajoutée accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches répétitives et chronophages. Cependant, le marché de l’ECM – Enterprise Content Management – est loin d’être stabilisé aujourd’hui et il comprend une grande variété d’acteurs : des spécialistes de la reconnaissance de caractères (OCR pour Optical Character Recognition) comme des acteurs qui couvrent toute la chaîne fonctionnelle de la gestion des documents.
Le Groupe CXP expertise depuis de nombreuses années les solutions de GED – gestion électronique de documents – aujourd’hui d’ECM, et souhaitait prendre le pouls du marché auprès des utilisateurs de ces solutions.
Cette enquête est riche en enseignements, à la fois sur le projet de transformation numérique, sur les processus impactés, sur l’organisation du projet et sur les types de solutions retenus.
Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'informationPascal Romain
Présentation effectuée en 2013 dans le cadre de l'association PIN sur le cycle de vie de l'information et l'organisation des records dans les organisations
Ourouk a co-écrit, dans le cadre du groupe de travail de l’Aproged « Archivage sur le cloud », un livre blanc intitulé Archivage sur le cloud : pratiques et perspectives.
Organiser ses espaces partagés sur les serveursOurouk
Sujet crucial pour de nombreuses organisations, la maîtrise de la prolifération des fichiers sur les serveurs bureautiques est un vrai enjeu, pour lequel notre expertise est souvent sollicitée. Afin de faire partager notre expérience nous avons réalisé ce document.
En tant que professionnel de l’immobilier, vous devez au quotidien, réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement de vos activités. Il est donc essentiel d’adopter une approche stratégique avec la documentation juridique inhérente au secteur de l’immobilier...
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesEverteam
Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses documents générés dans le cadre de ses activités de manière optimale. Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est :« Faut-il conserver tel ou tel document ? ». Pour bien appréhender l'importance de l'archivage dans vos entreprises et être conforme aux réglementations en vigueur, il est nécessaire de comprendre et assimiler le concept de cycle de vie d'un document ...
L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprisesEverteam
La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour répondre à ses clients et à ses fournisseurs, désormais tous équipés de moyens informatiques, l’entreprise doit, elle aussi, se numériser. Un des chantiers prioritaires consiste à numériser les flux entrants et les flux sortants de l’entreprise. Ce projet à valeur ajoutée accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches répétitives et chronophages. Cependant, le marché de l’ECM – Enterprise Content Management – est loin d’être stabilisé aujourd’hui et il comprend une grande variété d’acteurs : des spécialistes de la reconnaissance de caractères (OCR pour Optical Character Recognition) comme des acteurs qui couvrent toute la chaîne fonctionnelle de la gestion des documents.
Le Groupe CXP expertise depuis de nombreuses années les solutions de GED – gestion électronique de documents – aujourd’hui d’ECM, et souhaitait prendre le pouls du marché auprès des utilisateurs de ces solutions.
Cette enquête est riche en enseignements, à la fois sur le projet de transformation numérique, sur les processus impactés, sur l’organisation du projet et sur les types de solutions retenus.
Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'informationPascal Romain
Présentation effectuée en 2013 dans le cadre de l'association PIN sur le cycle de vie de l'information et l'organisation des records dans les organisations
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Documation
Le rendez-vous de la gestion de l'information et du document numérique en entreprise | ECM | GED | Management de l'Information Stratégique
http://www.documation.fr/
Recherche, collecte, création, organisation, diffusion, partage, évaluation
Rendez-vous les 21 et 22 mars 2012 au CNIT de Paris La Défense pour LE salon français de la gestion de l’information et des documents
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Didier Labonte
Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes.
Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009
Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?Sollan France
Vous souhaitez renforcer et harmoniser la protection de vos données ? Mettre en place un programme de conformité au sein de votre organisation ? Contrôler, sécuriser et valoriser vos données ?
L’ère de la révolution du Big Data, de l’Intelligence Artificielle et des objets connectés, les consommateurs sont de plus en plus frileux à communiquer leurs données personnelles. Comment susciter la confiance face aux actions de plus en plus fréquentes de cyberattaque et de piratage des données ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 14 avril 2016 constitue un élément de réponse car il offre un cadre juridique renforcé et harmonisé de la protection des données à l’échelle européenne. Le 25 mai 2018 prochain, ce règlement entrera en application et nécessite, dès lors, une démarche de mise en conformité tant d’un point de vue organisationnel que dans la protection spécifique des données.
Au-delà de l’aspect contraignant, la mise en conformité avec le RGPD doit être pensée en amont pour sécuriser et valoriser vos données tout en renforçant la confiance de vos clients, partenaires ou usagers.
Découvrez comment le RGPD peut vous aider à repenser votre politique de gestion des données pour en faire un actif stratégique de croissance digitale.
Rendez-vous le 15 Février 2018 dans les Salons de l’Aéro-Club de France, Paris 16ème
Programme :
11h00 : Accueil
11h30 : Éclairage
12h10 : Q/R - Apéritif
12h30 : Déjeuner-Débat
13h30 : Fin du déjeuner
Intervenants :
- Paul Terray, Directeur Conseil, Sollan
- George Ichallamene, Consultante AMOA ECM, Sollan
Digitech présentation de la gestion électronique de documentsFrédéric Matthey
Digitech le spécialiste de la gestion des documents. Présentation des solution de numérisation, de workflow, d'archivage électronique, d'archivage légal.
Document management systems (DMS) help organizations manage the large percentage of information that exists as documents rather than structured data. DMS provide functionality for capturing documents from various sources, storing and organizing them, controlling access and versions, and retrieving documents. They support key business needs like organizational communication, business process reengineering, generating revenue from published content, and maintaining an organizational memory. Emerging areas of research include extending DMS capabilities to the web and improving indexing and retrieval of document concepts and meanings.
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Documation
Le rendez-vous de la gestion de l'information et du document numérique en entreprise | ECM | GED | Management de l'Information Stratégique
http://www.documation.fr/
Recherche, collecte, création, organisation, diffusion, partage, évaluation
Rendez-vous les 21 et 22 mars 2012 au CNIT de Paris La Défense pour LE salon français de la gestion de l’information et des documents
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Didier Labonte
Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes.
Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009
Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?Sollan France
Vous souhaitez renforcer et harmoniser la protection de vos données ? Mettre en place un programme de conformité au sein de votre organisation ? Contrôler, sécuriser et valoriser vos données ?
L’ère de la révolution du Big Data, de l’Intelligence Artificielle et des objets connectés, les consommateurs sont de plus en plus frileux à communiquer leurs données personnelles. Comment susciter la confiance face aux actions de plus en plus fréquentes de cyberattaque et de piratage des données ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 14 avril 2016 constitue un élément de réponse car il offre un cadre juridique renforcé et harmonisé de la protection des données à l’échelle européenne. Le 25 mai 2018 prochain, ce règlement entrera en application et nécessite, dès lors, une démarche de mise en conformité tant d’un point de vue organisationnel que dans la protection spécifique des données.
Au-delà de l’aspect contraignant, la mise en conformité avec le RGPD doit être pensée en amont pour sécuriser et valoriser vos données tout en renforçant la confiance de vos clients, partenaires ou usagers.
Découvrez comment le RGPD peut vous aider à repenser votre politique de gestion des données pour en faire un actif stratégique de croissance digitale.
Rendez-vous le 15 Février 2018 dans les Salons de l’Aéro-Club de France, Paris 16ème
Programme :
11h00 : Accueil
11h30 : Éclairage
12h10 : Q/R - Apéritif
12h30 : Déjeuner-Débat
13h30 : Fin du déjeuner
Intervenants :
- Paul Terray, Directeur Conseil, Sollan
- George Ichallamene, Consultante AMOA ECM, Sollan
Digitech présentation de la gestion électronique de documentsFrédéric Matthey
Digitech le spécialiste de la gestion des documents. Présentation des solution de numérisation, de workflow, d'archivage électronique, d'archivage légal.
Document management systems (DMS) help organizations manage the large percentage of information that exists as documents rather than structured data. DMS provide functionality for capturing documents from various sources, storing and organizing them, controlling access and versions, and retrieving documents. They support key business needs like organizational communication, business process reengineering, generating revenue from published content, and maintaining an organizational memory. Emerging areas of research include extending DMS capabilities to the web and improving indexing and retrieval of document concepts and meanings.
The document provides an overview of EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport), which is an international standard for electronic data interchange (EDI). Key points include that EDIFACT defines syntax rules, data elements and message structures to facilitate electronic interchange between organizations. It describes the different levels of "electronic enveloping" that structure EDIFACT messages and provides examples of common EDI message types and their segment structures.
Electronic Data Interchange (EDI) was a standard for exchanging business documents electronically between companies. While EDI is still used, it is being replaced by XML. EDI aimed to make document formats uniform and exchanges easier by taking care of mismatches between documents. It allowed the electronic exchange of documents like purchase orders and invoices, bringing benefits like speed, accuracy, and reduced paperwork compared to traditional methods. EDI started in the 1960s and was mainly used by large organizations but is now being supplemented by internet transactions.
EDI involves the electronic exchange of business documents like purchase orders and invoices between supply chain partners over networks like the internet. Standard message formats are used to automatically exchange documents between computer systems using EDI software. While the idea of EDI originated in the 1960s with railroads in the US, it grew in the 1970s with the development of national EDI standards to reduce costs and increase efficiency compared to paper-based document exchange. EDI allows organizations to streamline processes and improve trading relationships.
Electronic Data Interchange (EDI) is the to-computer exchange of business documents in
a standard electronic format between business
partners. X12 protocol and structure of X12 protocol
This project is related to EDI (Electronic Data Interchange) given all the information related to EDI like their meaning, features, Benefits, Types, Working of EDI, EDI Business Cycle, Components n etc.
EDI is the electronic transmission of business documents like purchase orders and invoices between companies in a standard format. It streamlines information flow, reducing paperwork and costs. EDI uses layers including physical infrastructure, standards translation, and transport. It is widely used in international trade to facilitate customs clearance, in healthcare for insurance claims processing, and in manufacturing/retail for just-in-time and quick response procurement. Larger companies directly use EDI while smaller companies employ third-party services.
Introduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling NotationSanae BEKKAR
Bienvenue à notre nouveau voyage dans l'univers de la BPM - Business Process Management .aujourd'hui , nous allons découvrir le langage standard pour la modélisation des processus métiers : le Business Process Modeling Notation - BPMN 2.0 .. facilement compréhensible par tous les intervenants de l'entreprise que ce soit les analystes métiers , les développeurs techniques ou les superviseurs du bon fonctionnement des processus métiers ... Bonne Lecture !
Le rôle de la connaissance de soi dans la performance en entrepriseNelly Lafon Dubout
Le rôle de la connaissance de soi dans la performance en entreprise : Théorie, Démarche et Témoignages.
Dossier réalisé par Nelly Dubout, Coach Certifié HEC.
This document discusses electronic data interchange (EDI). It defines EDI as computer-to-computer communication using standard data formats to exchange business information between companies. It describes who uses EDI, including large corporations and their suppliers. It also outlines the types of EDI activities commonly used, such as purchase orders and invoices. The document discusses EDI implementation, including the need for standard data formats, communication connectivity, and assessing whether EDI makes sense for a particular company.
EDI is the electronic exchange of business documents between companies in a standardized format. It allows faster processing of transactions which improves response time, customer service and inventory management. EDI reduces errors, lost data and paperwork. Documents are sent electronically via value added networks according to X12 or EDIFACT standards. Companies must consider the technical, legal and implementation aspects of EDI when deciding which transactions to convert from paper to electronic exchange.
This presentation provides a high level introduction to the area of EDI before then giving a brief introduction to each area of the site. The website provides a wealth of resources and downloads including message standards, industry specific EDI standards, communication protocols and the many different ways in which EDI services can be deployed across the extended enterprise. www.edibasics.co.uk – Updated April 2013
Je m’appelle Naziha. Je suis française et j’habite en région parisienne et je suis mobile. J’ai occupé pendant 3 ans le poste de Team Leader (Chef d’équipe) d’une plateforme de 30 ingénieurs informaticiens, implantée dans une entreprise majeure dans le secteur du Transport. Cette plateforme (appelée Centre de Service MOA dans le langage des informaticiens) était une première dans cette entreprise et j’ai largement contribué à sa création. Ma mission était d’encadrer, motiver et faire monter en compétence l’équipe en charge de maintenir un parc applicatif important du système d’information de cette entreprise, y compris en assurant les recrutements. J’ai exercé les fonctions de chef de projet, de pilotage, de suivi et d’accompagnement de l’équipe et du client. En particulier en le sensibilisant à l’innovation et à l’optimisation de son parc applicatif. J’ai contribué en tant que chef de projet, avec mon entreprise et le client à la mise en place d’une nouvelle vision stratégique de la gestion d’un portefeuille d’applications informatiques, à travers une prestation regroupée, forfaitisée, basée sur un catalogue de service et des engagements de qualité de service et de coûts. Le budget global de ce parc applicatif était de 42 M€.
Je suis Directeur de projet créatif, et j’adore aider les designers et les développeurs à donner le meilleur d’eux-mêmes. Je dirige les projets depuis le tout premier briefing jusqu’au lancement et au-delà. Je m’occupe de la gestion quotidienne des processus et de l’organisation des tâches. J’ai supervisé la création de sites internet, développé des expériences numériques et créé un très grand nombre d’applications.
Au cours de ma carrière j’ai tenu d’autres postes dans divers domaines (assurance, banque, distribution, domaine culturel), mais je tenais à donner un éclairage particulier sur celui-ci. Pour l’anecdote, j’ai été choisie par mes entreprises deux fois « femme de l’année » lors des journées du 8 mars.
Projets récents
• Un site internet et une application mobile pour un grand groupe de la sante.
• Une application innovante basée sur la géolocalisation, l’intelligence Artificielle.
Domaines d’expertise
• Planification itérative, Planification stratégique et opérationnelle
• Gestion des ressources (recrutement, encadrement, faire monter en compétence)
• Suivi des coûts et Pilotage
• Création de rapports d’assurance qualité, contrat, catalogue de services, création et animation des instances de suivi avec le client et la direction
J’adorerais avoir la possibilité de travailler avec vous et mettre mes compétences à vos services
AMfine Services & Software
Offre Communication "Le bon service pour gagner en visibilité"
Des documents ou des données n'ont de valeur que s'ils sont intelligemment diffusés. Au travers de son offre "Communication", AMfine aide les sociétés de gestion à valoriser leurs contenus en s'adaptant aux pratiques des relayeurs d'informations (médias, datas vendors, plateformes de distribution, ...
Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014Nuxeo
La maîtrise du patrimoine digital devient un enjeu majeur pour de nombreuses organisations. Sword illustra les atouts de l’offre Nuxeo DAM au travers de cas concrets de mises en œuvre pour des services Communication & Marketing.
Vous ne trouverez dans ce livre blanc ni références explicites aux discours fondateurs du Knowledge Mnagement, ni aux méthodes de modélisation de la connaissance. Nous ne nions pas l’intérêt de ces approches, notamment pour structurer la réflexion sur le partage des connaissances et éviter de balayer les acquis dès l’apparition de toute nouvelle technologie à la mode, mais il nous semble qu’elles ont été, ces vingt dernières années, digérées par les pratiques et ne rendent plus compte de la diversité du KM tel qu’il est abordé et se pratique aujourd’hui.
En revanche, nous privilégions les usages métiers qui donnent du sens aujourd‘hui au Knowledge management (innovation, relation client, gestion des risques, parcours de professionnalisation, croissance de l’entreprise, gestion de projet, santé, protection juridique, ...). Le KM est de moins en moins « hors sol » et, à ce titre, si dans la locution « management des connaissances » on reconnaissait jusque-là une manière de « manager » les connaissances, en insistant donc sur la partie knowledge, on peut reconnaître aujourd’hui la dimension management comme une composante fondamentale du Knowledge Management.
Réflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècleOurouk
L’optimisation des jours et horaires d’ouverture des bibliothèques-médiathèques est une demande croissante des usagers et bénéficie d’un contexte favorable, avec des aides de l’État sur 5 ans notamment.
Le cabinet Ourouk a mené de nombreuses missions sur la lecture publique et sur la question des horaires d’ouverture. Dans ce cadre, il a rédigé ce document de réflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècle.
Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...Ourouk
L’optimisation des jours et horaires d’ouverture des bibliothèques-médiathèques est une demande croissante des usagers et bénéficie d’un contexte favorable, avec des aides de l’État sur 5 ans notamment.
Le cabinet Ourouk a conçu une offre de diagnostic personnalisé destinée aux acteurs de la lecture publique. Il permet d’instruire la question sous des angles quantitatif et qualitatif qui prennent en compte le contexte territorial, organisationnel, financier des équipements.
Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...Ourouk
Présentation faite au salon Documation 2018 du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à intégrer" (De Boeck Supérieur). Par Gonzague Chastenet, associé Ourouk.
Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...
La dématérialisation des processus métiers
1. Ourouk au service de la gestion
de l’information pour transformer
les processus métier
L’exemple de la construction immobilière
Février 2016
5 RUE AMBROISE THOMAS
75009 PARIS
www.ourouk.fr
TÉL : 01 44 82 09 99
ourouk@ourouk.fr
SARL AU CAPITAL DE 1 000 000 €
RCS B 387472160 - APE 7022Z
AGRÉMENT FORMATION : 11753245175
2. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
2
Pourquoi ?
La gestion documentaire est présente au sein de grand nombre de processus métier. Son
optimisation est une source de gains de productivité, de diminution du risque d’erreur de
gestion et de valorisation de contenus techniques et commerciaux .
Prendre en compte et maîtriser ces aspects permet de :
Capitaliser les savoir-faire
Gagner en efficacité
Respecter les obligations réglementaires, qualité et métier de plus en plus nombreuses (ISO 9001, marchés
publics…)
Cette approche opérationnelle peut devenir le levier d’amélioration des processus métier
Harmoniser les pratiques : par exemple capitalisation autour d’un dossier unique de projet
Eviter la dispersion des documents : versions, drafts…
Améliorer les relations avec les partenaires et sous-traitants (entreprise étendue)
Faciliter la transmission de l’information de référence entre les différentes équipes et au cours des différentes
étapes d’un projet
3. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
3
Comment ?
Transformer les pratiques documentaires au sein d’une organisation suppose l’adhésion de
collaborateurs parfois très autonomes :
Il faut définir avec eux les pratiques cibles car ils sont soucieux de maîtriser leurs outils de travail ( chefs de
projet, ingénieurs, techniciens, commerciaux, assistantes…)
Les inscrire dans des processus transverses ne doit pas faire perdre l’ergonomie de la bureautique.
Il est indispensable de communiquer sur les risques associés à la prolifération documentaire et aux pertes de
savoir faire associés.
Les multiples scénarios d’organisation (partenariats, sous-traitance) sont compatibles avec
ces projets.
La gestion documentaire doit s’inscrire dans le système d’information de l’entreprise,
intégré avec les bases de données existantes.
Un déploiement progressif est possible et compatible avec une vision cible cohérente :
c’est l’apport d’une gestion en mode programme d’accompagner ce déploiement progressif.
4. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
4
Une gestion en mode programme apporte
dynamisme, cohérence et modularité.
Le mode programme
favorise une approche plus industrielle de la gestion des grands dossiers sans enfermer les métiers dans des
carcans.
distingue des plateformes techniques (convergence) et des templates d’usage (ajustement aux besoins).
apporte de la gouvernance transverse de l’information qui se décline en règles facilitant les usages
quotidiens.
Le mode programme induit la création d’une équipe pluridisciplinaire qui anime au
quotidien la construction de la transversalité.
Un déploiement par vagues respecte les priorités et les capacités d’investissement.
Les premières réalisations induisent une dynamique vertueuse pour entrainer l’ensemble
des métiers.
OUROUK se propose de vous assister dans cette démarche :
Nous connaissons les problématiques de la gestion documentaire dans les secteurs les plus variés
(construction, immobilier, pharmacie, centrale d’achat, construction navale, établissement scientifique et
technique,...) sur les processus métier et les processus support
Nous avons l’expérience du pilotage de programme de gestion de contenus.
Notre culture participative et l’implication de nos consultants seniors vous garantissent la prise en compte de
la culture de votre organisation et des spécificités de votre secteur.
5. Ourouk – Construction - Immobilier
5
Une gestion en mode programme apporte
transversalité des processus et
convergence des solutions
Le mode programme coordonne les acteurs et utilise
plusieurs leviers pour favoriser la convergence
Vision cible
Des processus transverses mais sur un périmètre
maîtrisable
Des étapes intermédiaires à moyen terme
De l’impact organisationnel
Management du programme
Pilotage haut niveau d’un programme pluriannuel
Pilotage local des projets
Equipe programme multi-disciplinaire (métiers &
supports)
Charte de la gouvernance de l’information
Mutualisation des moyens communs
Convergence des solutions
Mettre en situation les acteurs via des POC pour
faciliter l’adhésion
Valoriser les initiatives locales comme pilotes
Mutualiser les fonctions indépendantes du métier
(GED, CMS, signature électronique, archivage, etc.)
Une palette de leviers pour transformer les
pratiques
Management de l’information
Référentiels
Modèles d’usage
Management de la gestion des droits
Règles de gouvernance
Nouveaux rôles
Document controller
Knowledge manager
Records Manager/archiviste électronique
Architecte ECM
Technologies de l’information
Convergence GED et CMS
Convergence GED et plateforme d’archivage
Portail métier/portail Programmes
Moteur de recherche transverse
6. Ourouk – Construction - Immobilier
6
L’adhésion des utilisateurs
Classer des documents ou des
mails par un simple geste (drag &
drop)
Rechercher intuitivement
Des templates par usage prêts à
l’emploi
Co rédaction synchrone et gestion
de versions fluides
Accéder à des contenus via un
portail unique…
La maîtrise de l’information
Le diable est dans les détails
Des plans de classement intuitifs
Des règles de nommage des
contenus
La gestion sécurisée des versions
de référence
La gestion mutualisée des
groupes de droit
…
La réussite des projets passe par un ensemble de fonctionnalités et de règles
de gouvernance qui garantissent l’adhésion des utilisateurs et la maîtrise de
l’information.
7. Ourouk – Construction - Immobilier
7
Une illustration : la gestion documentaire
au service de la promotion immobilière
8. Ourouk – Construction - Immobilier
8
Plusieurs domaines, métiers et support,
de transformation.
Objectifs
Gérer l’ensemble de la
documentation préparatoire d’un
projet (études, analyses,
devis…)
Respecter les contraintes
réglementaires
Sécurisation des documents
Capitalisation de l’information
Objectifs
Gestion du dossier de
construction (documents, plans,
maquettes)
Respect des contraintes
réglementaires (HSE,…)
Identification des documents
constitutifs du DOE
Sécurisation des documents
Objectifs
Gestion des dossiers de
consultation - appels d’offres –
négociation (Construction –
Travaux publics)
Gestion de la promotion –
Relation acquéreurs (Habitat –
Immobilier d’entreprise)
Sécurisation des documents
Etudes Construction Commercial
Objectifs
Respect des procédures
Référentiel normatif et
réglementaire
Du pull au push
Qualité des référentiels
Leviers
Processus validation / signature
numérique
Intégration AQ et processus
métier
Objectifs
Partage de la connaissance des
programmes immobiliers
Partage de l’information et des
savoir-faire technologiques
Constitution du patrimoine
informationnel de l’entreprise
Leviers
Communautés de pratiques
Portail collaboratif transverse des
« Programmes »
Objectifs
Respect des obligations
légales & réglementaires
Sécurisation des documents à
valeur probatoire
Allègement de l’exploitation
Leviers
Politique d’archivage
Plateforme
hybride(numérique/papier)
transverse
Compétence archivistique
Assurance Qualité Capitalisation Archivage
Métiers
Support
SAV
Gestion de l’information
Objectifs
Maitrise du document de référence
Gestion de référentiels
Contrôle de complétude des dossiers
Garantie du respect des obligations
réglementaires
Harmonisation des pratiques pour
favoriser le partage et l’accès à
l’information
Maîtrise des droits d’accès
Leviers
Politique de gouvernance de l’information
(sécurité , confidentialité, conformité et
pérennité)
Bonnes pratiques documentaires
Templates
Implication des usagers et rôle des
assistantes
Objectifs
Capture Système d’archivage
Respecter les obligations
légales et réglementaires
Sécurisation des documents
Leviers
• Outil de gestion et de partage de la documentation intégré dans le SI
• Template de documents
• Bonnes pratiques documentaires
• Référentiel normatif et partage de savoir-faire
9. Ourouk – Construction - Immobilier
9
Un dossier de construction
Contexte
Au sein d’un grand groupe français leader mondial du BTP
Forte présence à l’international
Plus de 80% de son chiffre d’affaires dans le BTP (bâtiments publics et
privés, infrastructures de transport…)
Plusieurs services intervenant tout au long du cycle de vie du Dossier de
construction
Problématiques
Respecter les exigences légales & réglementaires
Assurer un suivi des dossiers au quotidien
Développer la transversalité et améliorer la transmission de l’information
entre les différentes phases du projet
Favoriser le partage entre collaborateurs (siège, régions, étranger mais
aussi avec les chantiers)
Garantir l’accès aux documents courants dans leur dernière version, en
accord avec la politique des droits d’accès et en fonction de l’avancée du
programme
Démarche et réalisations
Définition du cycle de vie du Dossier de construction
Partage d’une vision cible entre les acteurs des différentes phases
Modélisation du process de contribution des métiers à l’alimentation du
dossier tout au long de son cycle de vie y compris dans les étapes de
transmission d’information entre les différentes phases du projet.
La cible : conception d’un système d’information mettant à disposition
l’environnement nécessaire à la gestion du dossier depuis la phase projet
jusqu’à son archivage (GED, archivage..).
Mise en place de bonnes pratiques documentaires et d’archivage
(politique d’archivage, plan de classement, modèle de description des
données)
L’accompagnement de notre cabinet , avec une équipe
pluridisciplinaire, a :
Favorisé les échanges et le travail collaboratif
Transformé les idées en réalisations
Mobilisé largement les acteurs Métiers, la Qualité et la DSI.
Un exemple de réalisation
Phase
commerciale
Phase
Travaux
Phase SAV
Cycle de vie du
Dossier de construction
10. Ourouk – Construction - Immobilier
10
Un dossier de promotion immobilière
Contexte
Au sein d’un grand groupe bancaire international, dont le secteur immobilier
du groupe est le fruit de fusions et de rachats
20 programmes immobiliers courants par an (Ile-de-France)
Plusieurs services/métiers intervenant sur les dossiers de construction
Déménagement planifié à échéance du semestre
Problématiques
Respecter les exigences réglementaires
Assurer un suivi des dossiers au quotidien
Harmoniser les règles de gestion (classement, nommage…)
Garantir l’accès aux documents courants dans leur dernière version, en
accord avec la politique des droits d’accès et en fonction de l’avancée du
programme
Dématérialiser les dossiers papier des programmes en cours
Préparer le versement de la GED vers l’archivage électronique
Tenir les délais en vue du déménagement
Démarche et réalisations
Un pilote sur les programmes vivants et ceux en phase de prospection
Pilotage du chantier Dématérialisation des dossiers papier
La cible : une GED transverse qui intègre la gestion de données de
référence et les référentiels documentaires
Mise en place de bonnes pratiques documentaires
Accompagnement du changement au quotidien
Des gains de productivité et une sécurisation des dossiers
Passage à la GED sans rupture d’activité
L’accompagnement de notre cabinet , avec une équipe
pluridisciplinaire, a :
Favorisé les échanges et le travail collaboratif de l’ensemble des métiers
Mobilisé largement le métier, la Qualité et la DSI.
Maîtrisé les délais pour un déménagement serein
Un exemple de réalisation
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Etudes
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Travaux
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Promotion
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