Le document décrit la mise en place d'une plateforme de travail collaboratif par l'association 'spl textile' pour améliorer l'échange d'informations et l'innovation entre ses membres, avec un accent sur l'accompagnement et la méthodologie nécessaire à son succès. L'objectif principal est de favoriser le travail d'équipe à distance et de surmonter les défis liés aux pratiques d'échange d'informations. Enfin, la réussite de ce projet repose sur l'implication des utilisateurs et une bonne gestion du changement au sein des organisations.

1. TEMOIGNAGE TRAVAIL COLLABORATIF
VER.2 - 06/2010
MISE EN PLACE ET UTILISATION D’UNE PLATEFORME
DE TRAVAIL COLLABORATIF PAR INTERNET
SPL* TEXTILE : DE LA MUTUALISATION A L’INNOVATION
Créée en 2004 sous l’égide des pouvoirs publics (Préfecture, Conseil Général, Chambres
consulaires de l’Ardèche…) pour répondre aux difficultés des entreprises du textile,
l’Association « Entreprises 26/07 Redéploiement » (SPL Textile) a eu dès le départ comme
objectifs l’échange d’informations et la mutualisation de moyens entre ses adhérents.
Rapidement, des commissions ont vu le jour :
- Ressources humaines,
- Formation professionnelle,
- …
Puis, à partir de 2006, sous la présidence de Jean-Pierre LADREYT, le SPL Textile a pris un
tournant vers l’innovation avec plusieurs membres, qui se sont regroupés afin de monter un
consortium pour fabriquer du fil en polypropylène.
Dans ce cadre, il a été décidé de créer un outil mutualisé de prototypage porté par l’IFTH
(Institut Français du Textile et de l’Habillement), à Flaviac en Ardèche, offrant la possibilité de
réaliser des essais de fabrication en quantité.
De nos jours, l’avenir des entreprises passe par le travail collaboratif et le
partage des connaissances. Dans ce contexte, le SPL Textile se positionne
entre autres, comme leader et fédérateur, avec l’objectif de faire collaborer
ses membres en s’affranchissant des contraintes de dispersion
géographique et des multi-organisations.
ECHANGER, PARTAGER ET GERER L’INFORMATION EN
S’AFFRANCHISSANT DES DISTANCES
« Il nous a semblé naturel pour échanger, partager et gérer l’information des différentes
commissions (RH, innovation…), de penser à une organisation de l’information centralisée
et accessible à distance. Pour cela, nous avons pris la décision de rentrer sur le dispositif
d’expérimentation OREE** (Opération Régionale pour l’Entreprise Etendue) proposé par
Cyb@rdèche aux entreprises de l’industrie et des services à l’industrie du territoire ardéchois.
Ce dispositif est mis en œuvre par l’Espace Numérique Entreprise de Lyon au niveau régional.
Cet outil devait permettre de :
- faciliter l’accès à l’information et la documentation pour les différentes
commissions du SPL Textile : RH, innovation…
- mettre en place un volet relatif à la communication et à l’historique du SPL Textile. »
Michel CAHEN, coordinateur du SPL Textile.
* Système Productif Local
** Dispositif financé par le Grand Lyon, la Région Rhône-Alpes et la DIRECCTE, qui permet d’expérimenter le travail
collaboratif sur une période de 12 à 18 mois. La plateforme collaborative regroupe divers outils collaboratifs (ged,
agenda partagé, blog, forum, etc.) accessibles à distance via Internet. Une équipe dédiée accompagne également
l’entreprise dans la conduite de son projet. Pour plus d’informations : www.cybardeche.fr/blog/travail-collaboratif-
operation-regionale-pour-entreprise-etendue-oree

2. Il est à noter que le Web apporte le meilleur des trois mondes : informatique,
télécoms et audiovisuel. Il a fait émerger de nouveaux modes de communication
et a amené un changement de paradigme au sein de l’entreprise : on passe
d’une logique de frontière à une logique de lien. Les objectifs étant de
favoriser les échanges et le travail collaboratif, et de resserrer les liens entre
salariés et direction, acteurs d’un projet, clients et fournisseurs, etc.
MISE EN PLACE DE LA PLATEFORME : IMPORTANCE D’AVOIR UNE
METHODOLOGIE
A terme, une plateforme de travail collaboratif fédère l’ensemble des données et des
processus relatifs à l’entreprise ou aux projets. Elle permet le partage de ces informations au
sein d’un environnement sécurisé.
Dans ce cadre, la mise en place d’une plateforme de travail collaboratif nécessite d’intégrer
une démarche de collaboration dans la stratégie de l’entreprise ou de l’organisation et, si
possible, en relation avec le système d’information.
Un tel projet requiert un minimum de méthodologie : analyse des besoins et de l’existant,
définition du périmètre, suivi, accompagnement au changement,…. Dans ce contexte, il est
donc important d’anticiper « le déroulement » du projet dès le début de la mise en place d’une
telle plateforme.
Le découpage d’un projet est fait de brainstorming et d’un travail d’équipe.
Pour autant, il existe des méthodologies (AFITEP, PMI…) qui permettent le
découpage d’un projet selon des étapes bien définies afin de connaître :
• Qu’est-ce qu’on fabrique (produit ou service) ?
• Comment va-t-on le réaliser ?
• Qui va le réaliser ?
• Quand et combien de temps le projet va-il durer ?
• …
Le découpage d’un projet se fait souvent selon la méthode « Top down »,
qui consiste à organiser les activités de manière hiérarchique en partant
du produit ou du service à réaliser (livrable). 6 critères sont importants :
1. Le projet est piloté (mesure du projet)
2. Le début et la fin sont clairement définis
3. Chaque activité à un livrable
4. La durée des activités est acceptable
5. Chaque activité est indépendante
6. Le temps et le coût sont facilement estimés

3. LES POINTS DE VIGILANCE
« Au-delà de la facilité de mise en œuvre de la plateforme OREE (accessibilité via Internet, pas
d’installation lourde sur le poste client, technologies intuitives,…), grâce à l’accompagnement
de Cyb@rdèche et de l’Espace Numérique Entreprises, les principales difficultés que nous
avons rencontrées sont les suivantes :
- une modification des pratiques d’échange et de partage de l’information pas toujours
aisée,
- un manque de mobilisation des utilisateurs pour se servir de la plateforme sur le
moyen terme.
Il est à noter que ce type de plateforme conduit à terme à un changement des pratiques
concernant le partage et l’échange de l’information au sein de l’entreprise ou de l’organisation.
Un effort particulier de communication dans le temps doit être fait auprès des utilisateurs, pour
les inciter à déposer, modifier et/ou chercher des documents de référence. Il faut donc veiller à :
- La conduite du changement (accompagner, communiquer, mettre en avant les
bénéfices d’une solution qui s’avère structurante pour l’entreprise,…)
- La gestion des compétences (avant, pendant et après la mise en place de la
solution) »
Michel CAHEN coordinateur du SPL Textile.
SPL Textile - quartier Gaucher - 07000 Flaviac
COMPLEMENT D’INFORMATION…
Les outils de travail collaboratif jouent un rôle de support à la gestion de projets impliquant des
acteurs et des compétences multiples internes et/ou externes à l’entreprise ou à la structure.
Souvent au cœur d’une organisation du travail en réseau, le travail collaboratif permet de
réduire le délai de réalisation d’un projet, d’en limiter les coûts et, de fait, de dégager des
avantages concurrentiels.
Ce mode de fonctionnement permet à chaque partenaire de bénéficier d’une vue globale et
instantanée du (ou des) projet(s) sur le(s)quel(s) il intervient.
Le travail collaboratif permet :
- de stocker des fichiers de divers formats sans limite de taille (bureautique, plans,
modèles 3D, etc.),
- d’anticiper les évolutions à apporter en phase de conception et faciliter la prise de
décision (validation de maquettes numériques),
- de travailler avec ses partenaires à distance et en temps réel (revues de projet en
ligne),

4. - de centraliser les informations du projet en garantissant la cohérence des données
(gestion de la documentation technique),
- …
L’enjeu majeur est de donner corps à une méthode de travail commune entre les acteurs
du projet. A ce titre, afin d’atteindre les résultats escomptés, on ne peut dissocier innovation
technique et innovation organisationnelle.
Les principales causes d’échecs et de réussites dans la mise en place d’une plateforme de
travail collaboratif au sein d’une entreprise ou d’une organisation sont :
> Causes d’échecs
o Manque de préparation quant à la définition des besoins et à
l’accompagnement au changement
o Cahier des charges imprécis
o Implication insuffisante des utilisateurs
o Manque de soutien du management
o Etc.
> Facteurs de réussites
o Faire participer les utilisateurs aux différentes étapes du projet
o Anticiper les conditions de réalisation du travail
o Définir les mesures d’accompagnement adaptées à la conduite du
changement
o Anticiper les changements
o Etc.
La re-modélisation des processus implique une évolution de l’organisation. Pour prévenir
un échec, il est donc important de :
- veiller au décalage brutal et non anticipé entre l’organisation préexistante et celle qui
sera induite par l’évolution,
- anticiper la mobilisation des savoir-faire et le potentiel d’innovation des salariés,
- ne pas réduire la marge de manœuvre, ni l’autonomie des salariés,
- mettre en place un accompagnement du changement.
Panorama des outils sur : http://travailcollaboratif.info/
Pour en savoir plus :
CYB@RDECHE - 4 avenue de l’Europe Unie - BP 114 - 07001 PRIVAS Cedex
Tél : 04 75 20 28 57 - Fax : 01 56 72 94 57
E-mail : contact@cybardeche.fr - Site Internet : http://www.cybardeche.fr - Blog : www.cybardeche.fr/blog
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