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SYSTEME
                          MISE EN ŒUVRE         D’INFORMATION (SI)
                            MISE EN PLACE D’UN SYSTEME
                                                                                         VER. 1 – 11/2011
                            D’INFORMATION (SI) EN PME


     Un SI est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel personnel, données, procédures,
     permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations […] dans des organisations.



               INTRODUCTION

Les projets S.I. mobilisent des ressources et des compétences dans l’entreprise et chez les
partenaires. Dans ce cadre, la conduite d’un projet doit permettre d’organiser :
       Les coopérations entre les acteurs
       La mise en œuvre des actions et de l’information

Il est donc important, quelle que soit la taille de l’entreprise ou du projet, de mettre en place une
structure projet distinguant :
       La maitrise d’ouvrage (MOA)
       La maitrise d’œuvre (MOE)


               ETUDE D’OPPORTUNITE

Au regard d’un besoin identifié, l’étude d’opportunité permet de préciser la pertinence du projet par
rapport aux objectifs de l’entreprise (augmentation du CA, amélioration de la qualité…) et consiste à
définir le périmètre du projet et la cible des utilisateurs finaux et donc, les objectifs.

Pour cela, il est nécessaire de se poser les questions suivantes :
       Qu’est-ce qui motive ce besoin ?
       Quels sont les problèmes principaux à traiter ?
       Quelles sont les attentes exprimées par les salariés ?
       Quels sont les intérêts de la Direction pour ce projet ?
       De quelle manière le projet peut-il améliorer l’organisation, les processus de travail ?


               ETUDE DE FAISABILITE

Elle vise à analyser la faisabilité économique, organisationnelle, sociale et technique du projet, et
permet d’estimer les ressources humaines et financières, les délais de réalisation et les éventuels
retours sur investissements (ROI).

Cette étude conduit à envisager plusieurs scénarii (études de cas). En fonction des scénarios établis
et des contraintes (coût, délais, objectif), on peut évaluer les risques de chaque solution.

On doit donc garder en permanence à l’esprit les trois dimensions d’analyse de la faisabilité du projet :
       Economique
       Organisationnelle et sociale
       Technique
DEFINITION DES BESOINS FONCTIONNELS ET ORGANISATIONNELS

Il nécessaire de faire une étude approfondie des besoins afin de mobiliser, se concerter et négocier
avec les utilisateurs.

L’étude doit permettre que la maîtrise d'ouvrage (MOA) et la maîtrise d'œuvre (MOE) puissent
s'entendre sur un document contractuel (besoins, contraintes, etc.) : le cahier des charges
fonctionnel, qui doit répondre aux questions concernant les besoins fonctionnels, organisationnels et
RH.

Pour cela, on peut utiliser l’analyse des processus.


                ANALYSE DES PROCESSUS

Il s’agit de repérer simultanément des besoins fonctionnels, organisationnels et RH et de partager un
même référentiel de description de l’activité de travail entre l’ensemble des acteurs de l’entreprise.


                REDACTION DU CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL ET TECHNIQUE

Il s’agit de formaliser les besoins techniques et fonctionnels en vue de faire appel à la maîtrise d’œuvre
(MOE) chargée de mettre en place le nouveau S.I.

Il faudra veiller à être le plus précis possible sur les besoins fonctionnels mais aussi sur
l’environnement de l’entreprise (métier, activités, objectifs de développement, place du projet S.I., etc.).


                CHOIX DU PRESTATAIRE

L’objectif est de choisir le prestataire qui réalisera le S.I. Au-delà de la prestation, on parlera de
partenariat prestataire/client.

Effectivement, le but est de contractualiser avec un prestataire qui aura les moyens de répondre
réellement à la demande et d’éviter ainsi des risques de conflits futurs !
               Recommandations :
                  Etablir une grille de critères de choix,
                  Présélectionner une « short list » et rencontrer les prestataires sélectionnés.



                PARAMETRAGE, RECETTE ET TEST

L’objectif est de paramétrer l’application aux spécificités de l’entreprise et ce, basé sur les
spécifications détaillées prévues en amont dans le projet.

Concernant la recette, elle permet au maître d’ouvrage (MOA) de vérifier que les engagements du
maître d’œuvre (MOE) sont respectés conformément aux spécifications.
                                                                  Remarque : lors de ces phases, il se produit
Il est à noter que la recette définitive constitue le point
                                                                  d’intenses itérations entre techniciens et
de départ de la garantie contractuelle.                           utilisateurs sur un laps de temps restreint.


                MIGRATION DES DONNEES

Cette étape a pour objectif d’intégrer l’ensemble des données de l’ancien au nouveau système
informatique.
Elle révère une importance primordiale. Dans ce cadre, afin d’éviter les pertes de données ou le
blocage de l’organisation de travail, il est nécessaire de mettre en place des scenarios de bascule.

     Recommandations :
        Prévoir des temps de migration et de bascule pour limiter les perturbations de l’activité de travail,
        Communiquer sur les dysfonctionnements et bien gérer la relation avec le prestataire informatique,
        Prévoir une solution de repli.



                   FORMATION DES UTILISATEURS

La formation vise plusieurs objectifs:
                                                                                                                   Remarque :      il     est
        Développer la maitrise technique de l’outil ou du système                                                  important d’identifier les
                                                                                                                   besoins dès le début et
        Favoriser l’appropriation par des mises en situation                                                       tout au long du projet.


                   CONCLUSION

L’implantation d’une application, quelle qu’elle soit, ne résout pas des problèmes d’organisation. Il est
donc nécessaire pour la réussite d’un tel projet d’intégrer une innovation organisationnelle.

  Il est à noter que la                De plus, on veillera tout au long du projet à identifier les conditions
  principale cause d’échec             nécessaires à l’appropriation des compétences et à l’usage du S.I.
  d’un S.I. est souvent due
  à une logique d’usage                Un accompagnement au changement est donc à prévoir pendant et après
  contraire.                           le déploiement pour identifier l’ensemble des ajustements nécessaires.


                   RESSOURCES

Définition du SI : Robert REIX - Professeur des Universités

« Réussir un projet système d’information en PME : l’enjeu des conditions de travail » – réseau
EDITIONS anact

Cours S.I. - Valéry MERMINOD, Skema Executive Business School




   Pour en savoir plus :

             CYB@RDECHE – 4 avenue de l’Europe Unie – BP 114 – 07001 PRIVAS Cedex
                                           Tél : 04 75 20 28 57 – Fax : 01 56 72 94 57
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Mise en place d’un Systéme d’Information (SI) en PME

  • 1. SYSTEME MISE EN ŒUVRE D’INFORMATION (SI) MISE EN PLACE D’UN SYSTEME VER. 1 – 11/2011 D’INFORMATION (SI) EN PME Un SI est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel personnel, données, procédures, permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations […] dans des organisations. INTRODUCTION Les projets S.I. mobilisent des ressources et des compétences dans l’entreprise et chez les partenaires. Dans ce cadre, la conduite d’un projet doit permettre d’organiser : Les coopérations entre les acteurs La mise en œuvre des actions et de l’information Il est donc important, quelle que soit la taille de l’entreprise ou du projet, de mettre en place une structure projet distinguant : La maitrise d’ouvrage (MOA) La maitrise d’œuvre (MOE) ETUDE D’OPPORTUNITE Au regard d’un besoin identifié, l’étude d’opportunité permet de préciser la pertinence du projet par rapport aux objectifs de l’entreprise (augmentation du CA, amélioration de la qualité…) et consiste à définir le périmètre du projet et la cible des utilisateurs finaux et donc, les objectifs. Pour cela, il est nécessaire de se poser les questions suivantes : Qu’est-ce qui motive ce besoin ? Quels sont les problèmes principaux à traiter ? Quelles sont les attentes exprimées par les salariés ? Quels sont les intérêts de la Direction pour ce projet ? De quelle manière le projet peut-il améliorer l’organisation, les processus de travail ? ETUDE DE FAISABILITE Elle vise à analyser la faisabilité économique, organisationnelle, sociale et technique du projet, et permet d’estimer les ressources humaines et financières, les délais de réalisation et les éventuels retours sur investissements (ROI). Cette étude conduit à envisager plusieurs scénarii (études de cas). En fonction des scénarios établis et des contraintes (coût, délais, objectif), on peut évaluer les risques de chaque solution. On doit donc garder en permanence à l’esprit les trois dimensions d’analyse de la faisabilité du projet : Economique Organisationnelle et sociale Technique
  • 2. DEFINITION DES BESOINS FONCTIONNELS ET ORGANISATIONNELS Il nécessaire de faire une étude approfondie des besoins afin de mobiliser, se concerter et négocier avec les utilisateurs. L’étude doit permettre que la maîtrise d'ouvrage (MOA) et la maîtrise d'œuvre (MOE) puissent s'entendre sur un document contractuel (besoins, contraintes, etc.) : le cahier des charges fonctionnel, qui doit répondre aux questions concernant les besoins fonctionnels, organisationnels et RH. Pour cela, on peut utiliser l’analyse des processus. ANALYSE DES PROCESSUS Il s’agit de repérer simultanément des besoins fonctionnels, organisationnels et RH et de partager un même référentiel de description de l’activité de travail entre l’ensemble des acteurs de l’entreprise. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL ET TECHNIQUE Il s’agit de formaliser les besoins techniques et fonctionnels en vue de faire appel à la maîtrise d’œuvre (MOE) chargée de mettre en place le nouveau S.I. Il faudra veiller à être le plus précis possible sur les besoins fonctionnels mais aussi sur l’environnement de l’entreprise (métier, activités, objectifs de développement, place du projet S.I., etc.). CHOIX DU PRESTATAIRE L’objectif est de choisir le prestataire qui réalisera le S.I. Au-delà de la prestation, on parlera de partenariat prestataire/client. Effectivement, le but est de contractualiser avec un prestataire qui aura les moyens de répondre réellement à la demande et d’éviter ainsi des risques de conflits futurs ! Recommandations : Etablir une grille de critères de choix, Présélectionner une « short list » et rencontrer les prestataires sélectionnés. PARAMETRAGE, RECETTE ET TEST L’objectif est de paramétrer l’application aux spécificités de l’entreprise et ce, basé sur les spécifications détaillées prévues en amont dans le projet. Concernant la recette, elle permet au maître d’ouvrage (MOA) de vérifier que les engagements du maître d’œuvre (MOE) sont respectés conformément aux spécifications. Remarque : lors de ces phases, il se produit Il est à noter que la recette définitive constitue le point d’intenses itérations entre techniciens et de départ de la garantie contractuelle. utilisateurs sur un laps de temps restreint. MIGRATION DES DONNEES Cette étape a pour objectif d’intégrer l’ensemble des données de l’ancien au nouveau système informatique.
  • 3. Elle révère une importance primordiale. Dans ce cadre, afin d’éviter les pertes de données ou le blocage de l’organisation de travail, il est nécessaire de mettre en place des scenarios de bascule. Recommandations : Prévoir des temps de migration et de bascule pour limiter les perturbations de l’activité de travail, Communiquer sur les dysfonctionnements et bien gérer la relation avec le prestataire informatique, Prévoir une solution de repli. FORMATION DES UTILISATEURS La formation vise plusieurs objectifs: Remarque : il est Développer la maitrise technique de l’outil ou du système important d’identifier les besoins dès le début et Favoriser l’appropriation par des mises en situation tout au long du projet. CONCLUSION L’implantation d’une application, quelle qu’elle soit, ne résout pas des problèmes d’organisation. Il est donc nécessaire pour la réussite d’un tel projet d’intégrer une innovation organisationnelle. Il est à noter que la De plus, on veillera tout au long du projet à identifier les conditions principale cause d’échec nécessaires à l’appropriation des compétences et à l’usage du S.I. d’un S.I. est souvent due à une logique d’usage Un accompagnement au changement est donc à prévoir pendant et après contraire. le déploiement pour identifier l’ensemble des ajustements nécessaires. RESSOURCES Définition du SI : Robert REIX - Professeur des Universités « Réussir un projet système d’information en PME : l’enjeu des conditions de travail » – réseau EDITIONS anact Cours S.I. - Valéry MERMINOD, Skema Executive Business School Pour en savoir plus : CYB@RDECHE – 4 avenue de l’Europe Unie – BP 114 – 07001 PRIVAS Cedex Tél : 04 75 20 28 57 – Fax : 01 56 72 94 57 E-mail : contact@cybardeche.fr - Site Internet : http://www.cybardeche.fr - Blog : www.cybardeche.fr/blog Conditions d’utilisation des notices d’information de Cyb@rdèche : Cette notice d’information n’est en aucun cas des conseils ou des directives. Elles ne sont écrites que dans un cadre d’information générale. Elles n’engagent en rien les responsabilités de ses auteurs ni de Cyb@rdèche en cas de dommages résultant d’une mauvaise interprétation ou application des informations délivrées.