Conference held in Paris (Ecole des Mines) on organizational and legal prerequisites in ERP software projects

1. Mise en place d ’un ERP : Pré requis techniques, humains, juridiques Philippe Roucou PHR Consultants et André Meillassoux ATM AVOCATS, Paris

3. Introduction : syndrome du chef de projet. Les keys users ne sont pas disponibles… Il me faut du personnel… ou un spécifique… … Les temps de réponses sont mauvais… Avant le système faisait cela… La Direction n’a plus aucune visibilité… La recette est ajournée… Les retards s’accumulent Encore de nouveaux avenants au contrat d’origine … La conception générale est trop floue… Le contrat ne précise rien à ce sujet

4. Introduction :Cycle de vie du Système d’Informations et risques de dérapages sur chacune des phases. BPR Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Post- implémentation Choix Mise en oeuvre S.I. Version 2 Ouverture/chgt SI Post- implémentation BPR Contrat Contrat

5. Introduction : Conditions de succès : Pré requis techniques, humains et juridiques. Produit / Process Perfor- mances Processus/ Organisation (BPR) Réf. Système d’Information Pré requis juridiques Pré requis humains

6. L’environnement du S.I. : les objectifs Produit / Process Perfor- mances Processus/ Organisation (BPR) Réf. Système d’Information

7. Pré requis techniques : Fixer des objectifs opérationnels comme fil conducteur. Satisfaire les actionnaires Rentabilité des capitaux investis Bénéfices Trésorerie Prix Qualité Délai/flexibilté Satisfaire les clients Présentation de quelques cas concrets parmi une cinquantaine de projets réalisés Produit / Process Perfor- mances Processus/ Organisation (BPR) Système d’Information

8. L’environnement du S.I. : le BPR Produit / Process Perfor- mances Processus/ Organisation (BPR) Réf. Système d’Information

9. Pré requis techniques : Réussir le re-engineering des processus (BPR) pour atteindre les objectifs opérationnels visés. Workflows. (*)Document SAP © adapté. Avant-vente Commande client Appro stock Livraison Facturation Vente (ADV) PIC PDP MRP Ordre planifié OF Prod. D.A. Sélection fournisseur Commande fournisseur Entrée Marchandise Contrôle facture Achat Définition et mise en œuvre des processus cibles. Suivi de prod Paiement Fournisseur Règlement client Contrôle Logistique/Suivi financier Produit / Process Perfor- mances Processus/ Organisation (BPR) Système d’Information

10. Pré requis techniques : Adopter le/les référentiel(s) métier(s) et les intégrer dans la démarche ERP. Calcul des besoins Calcul des charges Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Gestion d’atelier PIC PDP MPS SOP Strategic Plan Plan stratégique Choix d’un référentiel : APICS, DGA/BNAE (SLI),… MRP SFC OPERATIONNEL DIRECTION Produit / Process Perfor- mances Processus/ Organisation (BPR) Système d’Information

11. L’environnement du S.I. : Produits/process Produit / Process Perfor- mances Processus/ Organisation (BPR) Réf. Système d’Information

13. Déploiement du nouveau S.I Perfor- mances Produit / Process Processus/ Organisation (BPR) Système d’Information Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Post-Implémentation Choix Mise en oeuvre S.I. Version 2 Ouverture/chgt SI Contrat Contrat Post-Implémentation

14. Première phase : le « choix de l’ERP ». BPR Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Post- implémentation Choix Mise en oeuvre S.I. Version 2 Ouverture/chgt SI Post- implémentation BPR Contrat Contrat

15. Pré requis techniques : Réaliser un schéma directeur d’intégration pour définir la solution cible et la trajectoire. Analyse de l’existant Cartographie Initialisation Analyse des besoins Dossier d’expression des besoins Architecture globale Projet de schéma directeur Etude technique Etude économique Examen de la transition Evaluation globale Dossier des Solutions proposées Choix d’une solution Rédaction finale du schéma directeur Cartographie Progiciels Cible : 0 spécifique. Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Contrat Post-implémentation

16. Pré requis techniques : Comment va s’intégrer l’ERP dans l’ensemble du S.I. cible ? Niveaux 3 et 4 SIT CFAO, prog Calcul, Prog API, CN ERP Gestion industrielle, finance Ressources humaines PDM Bureautique/messagerie/sécurisation Systèmes de supervision /gestion d’atelier (MES) et magasin (SCE) Machines , lignes de production, manutention et magasins manuelles/automatisées Niveau 2 Niveaux 0 et 1 EDI Internet Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Contrat Post-implémentation

17. Pré requis techniques : Quelle architecture hard et soft. Ex : Plate-forme Université Paris 8. CFAO (Solidworks) Niveau 3 Niveau 2 SGDT ERP GMAO (PROMAINT) AMDEC (TOMI) MES Gestion d’atelier (HARMONY) Niveau 1 Rapprochement bancaire Rapprochement bancaire Atelier de fabrication de composants Superviseur magasin et poste Pal/Dépal 6 terminaux portables : Presse injection, Tour CN, Poste de contrôle (SPC), mode dégradé cellule. Superviseur Cellule flexible : CU 3 et 4 axes, Manut/chargt automatisés. Magasins matières premières, produits semis-finis et finis. Magasins Atelier de montage Postes de gravure, assemblage finition et emballage. Gestion KANBAN Bureaux Commercial, Finances, Personnel, Bureaux d’Etudes et des Méthodes , Logistique. Rapprochement bancaire Automates des CU 3 et 4 axes, du convoyeur et du chargt/déchargt automatisés. Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Contrat Post-implémentation

19. Deuxième phase : le « contrat». BPR Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Post- implémentation Choix Mise en oeuvre S.I. Version 2 Ouverture/chgt SI Post- implémentation BPR Contrat Contrat

21. Pré requis techniques : Choisir une méthodologie d’intégration dès la phase contractuelle. Construire le contrat autour (délai, délivrables,..) PHASE 1 : lancement du projet To : lancement Exemple : jalonnement sur la base d’un projet d’environ 1 an avant basculement. 1 mois 3 mois 3 mois 3 mois 3 mois 3 mois Tf : Recette finale PHASE 3 : maquettage (module par module) PHASE 4 : Prototypage (processus entier) PHASE 5 : préparation avant basculement PHASE 6 : Montée en charge PHASE 2 : Conception générale Benchmarking si nécessaire Basculement Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Contrat Post-implémentation

24. Troisième phase : la « mise en œuvre » de l’ERP BPR Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Post- implémentation Choix Mise en oeuvre S.I. Version 2 Ouverture/chgt SI Post- implémentation BPR Contrat Contrat

25. Pré requis techniques : Déroulement de la méthodologie retenue au niveau contractuel. PHASE 1 : lancement du projet To : lancement Exemple : jalonnement sur la base d’un projet d’environ 1 an avant basculement. 1 mois 3 mois 3 mois 3 mois 3 mois 3 mois Tf : Recette finale PHASE 3 : maquettage (module par module) PHASE 4 : Prototypage (processus entier) PHASE 5 : préparation avant basculement PHASE 6 : Montée en charge PHASE 2 : Conception générale Benchmarking si nécessaire Basculement Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Contrat Post-implémentation

30. Troisième phase : « Post-implémentation » de l’ERP. BPR Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Post- implémentation Choix Mise en oeuvre S.I. Version 2 Ouverture/chgt SI Post- implémentation BPR Contrat Contrat

31. Pré requis techniques : Post-implémentation du S.I Processus paramétrés dans l’ERP avec/sans spécifique(s) Evolution des paramètrages et des procédures Amélioration des performances de l’entreprise Procédures associées Choix Mise en oeuvre Ancien S.I. Nouveau S.I. Version 1 Contrat Post-implémentation

35. Pré requis humains : L’organisation de projet… Des engagements…..vus sous les aspects techniques, humains et juridiques Quel schéma retenir ?? (Cf partie juridique) Contrat Contrat Comité de pilotage Equipe projet MOA Equipe projet MOE Sous-traitant 1 Sous-traitant 2 AMOA

37. Pré requis humains : Mise ne cohérence des équipes et motivation… Choisir les bons acteurs… Cartographie RH 5 4 Une bonne capacité d’adaptation, de l’impulse… 3 6 2 6 1 8 3 5 6 4 2 9 8 7 Des leaders motivés… 10

40. Pré requis humains : Mise ne cohérence des équipes et motivation… … sans négliger la technique… … dans le cadre des pré requis juridiques… La mise en cohérence des équipes et la motivation sont les facteurs clés de la réussite….