Le document présente des conseils sur la rédaction d'un cahier des charges pour un progiciel de gestion intégré (PGI), soulignant son importance dans l'amélioration de la performance des entreprises. Il aborde les intérêts pour les PME, les risques associés à la mise en place d'un PGI, et les bonnes pratiques pour recueillir les besoins. De plus, il fournit des éléments clés à inclure dans le cahier des charges ainsi que des recommandations pour l'analyse du marché fournisseur.

1. Comment rédiger le cahier des charges d’un
Progiciel de gestion intégré ?
Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE
RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC
Les partenaires

2. Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées
par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC
• Prediagnostic etransformation
• Ateliers
• …
• Rendez vous des TIC
• Salon TOP TIC
• Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC)
• « Portail des usages :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
• …
• Actions collectives
• …
L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS
TYPES d’ACTION
Sensibiliser
Approfondir
Accompagner

3. Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages les
4 familles d’usage des TIC
DEVELOPPER
L’ACTIVITE
COMMERCIALE
GERER LES
ACHATS
PILOTER
L’ENTREPRISE
OPTIMISER
L’ACTIVITE

4. 4
La vision de la CCIMP sur l’importance de la mise en place d’un ERP dans
une entreprise
 Dans un contexte économique morose, l’amélioration de la performance devient
une priorité pour toutes les entreprises
 Aujourd’hui un des leviers de performance majeur est la maitrise de l’information
 Maitriser l’information permet de :
 Réduire les activités à faible valeur ajoutée (les ressaisies par exemple)
 Piloter son activité en temps réel
 Améliorer le service client (réduire les délais de livraison) et réduire les rupture de stock
 Etc.
 Sur ces aspects, les progiciels de gestion intégrée constituent une opportunité
car elles permettent de maitriser ces informations
 Cependant elles sont encore boudées par de nombreuses entreprises : seul 33%
utilisent ces solutions selon l’INSEE
 Une des raisons : les PGI sont des solutions complexes à appréhender

5. 5
Sommaire
Quels sont les intérêts pour les PME?
Quelles sont les règles pour définir un cahier des charges
pertinent ?
Quels sont les offres disponibles ?

6. 6
Les intervenants
Catherine MEYER
Présidente
M Collaborative Governance
Services
Conseil en Organisation,
Innovation IT-Economie
Digitale
Paris et Marseille
catherine.meyer.mcgs@free.fr
33 (0) 6 52 19 70 65
Thomas VRIGNAUD -
Conseiller stratégie numérique
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille
Cedex 01
thomas.vrignaud@ccimp.com
T.0491395853
Michel PORTAIT
Dirigeant
Happy Libre
michel@michelportrait.fr
06 51 69 14 03

7. 7
Quels sont les intérêts pour les PME?

8. 8
Un Progiciel de Gestion Intégré, de quoi parte t’on ? D’un
« logiciel » pour faire plusieurs activités de l’entreprise
Avant Aprés
 des activités et processus peu outillés
 une information peu maitrisée
• un nombre incalculable de fichiers excel
• des logiciels qui dialoguent difficilement
entre eux
• des migraines récurentes pour piloter
votre activité
• un progiciel intégrant différents modules
fonctionnels (RH, production, pilotage,
CRM, gestion commerciale)
• une meilleure maitrise du système
d’information dans sa globalité
 des activités et processus critiques
outillées
 une information de meilleure qualité
et plus disponible

9. 9
Cadrage du besoin : un investissement dans un PGI/ERP
vaut-il le coup?
 Ce qui motive le choix
Etude Panorama Consulting, ERP Report 2012 p3 (264 entreprises / 64 pays différents)

10. 10
L'intérêt d'une rapide étude de cadrage
 Poser noir sur blanc les objectifs Direction
 Faire un tour d'horizon des processus en place pour détecter l'ensemble des
opportunités de gains
 Poser le budget, les options, et le Retour Sur Investissement attendu
 Disposer des éléments pour initier la rédaction du cahier des charges

11. 11
Principaux risques d'un projet ERP/PGI
 Risque numéro 1: Sous-estimer l'impact sur l'organisation et la transformation des
processus, en ce concentrant uniquement sur l'outil
 Risques avant signature:
 Ne pas inclure l'ensemble des coûts du projet (ie la maintenance)
 Ne pas calculer l'impact du projet sur l'organisation et y faire face
 Ne pas choisir le bon partenaire (taille, réactivité, capacité à innover à la demande, à comprendre vos
enjeux métier)
 Risques pendant le projet
 Manque d'objectifs clairs et chiffrés, tracés dans le temps
 Un manque de soutien actif et de suivi de la part de la Direction
 Un manque de formation, et de soutien des utilisateurs lors du déploiement
 Risques post projet
 Penser que le projet est fini lorque l'outil passe en production (cycle d'amélioration continue)
 Ne pas organiser la maintenance

12. 12
Quelques chiffres à garder en mémoire !
31% des projets
PGI sont annulés avant leur
mise en production
35% : c’est le coût
moyen des licences PGI par
rapport au coût global du projet
69% : des entreprises ayant déployées un ERP sont
satisfaites des résultats
57% : des entreprises ayant déployées un PGI
ont sous estimées le coût du projet

13. 13
Quelles sont les règles pour définir un cahier des charges
pertinent ?

14. 14
Qu’est ce qu’un cahier des charges ?
 Le Cahier des charges est la référence du besoin fonctionnel.
 Définition d’un « cahier des charges » (AFNOR) : document par lequel le
demandeur exprime son besoin en terme de :
 Définition des fonctions : ce que la solution devra permettre de réaliser
 Précision des services : les services attendus par le prestataire
 Identification des contraintes ou exigences : délais, coûts, système d’information existant,
etc.
 Son objectif est de réaliser une description des attentes et des besoins à un
niveau de détail permettant à la fois :
 de cadrer le contexte, l’objectif poursuivi, le périmètre d’intervention (définir ce qui fait
partie et ce qui ne fait pas partie de l’intervention du prestataire…),
 d’obtenir un engagement du fournisseur ou du prestataire sur des résultats mesurables
 de permettre au fournisseur ou au prestataire de proposer ses meilleurs produits/ savoir-
faire
 de faciliter le dépouillement des propositions des prestataires,
 de favoriser le dialogue entre les partenaires.

15. 15
Les bonnes pratiques pour recueillir vos besoins
 Action en 2 temps:
 Recueillir les objectifs de la Direction
 Interviews avec les personnes clés dans les équipes

16. 16
Les bonnes pratiques pour recueillir vos besoins
Démarche
 Formalisation puis validation par les intéressés
 Démarche itérative
 Parler métier /objectifs et non solutions
 Mettre en place des objectifs mesurables
 Bien définir le niveau de maturité de l'organisation
En plus du recueil de besoins
 Définir une grille de qualification des prestataires
 Intégrer un système de gestion du changement, y compris dans le budget
 Ne pas négliger la sécurité des données, et la gestion des accès

17. 17
Un exemple de plan de cahier des charges
Etat des lieux
 La société: contexte
 Ses atouts et ses différenciants marché
 Ses challenges opérationnels
 Les objectifs stratégiques de la Direction
 Les systèmes existants et les pratiques utilisateurs (bureautique et systèmes
métier)
Cahier des charges
 Le SI cible: Périmètre-fonctions impactées, ROI attendu
 Fonctionnalités souhaitées et évolutivité dans le temps
 Organisation: Utilisateurs clés, représentant les fonctions
 Facteurs clés de succès
 Parties prenantes et budget
 Délais souhaités

18. 18
Que faut-il absolument intégrer dans un cahier des charges ?
 L'état des lieux
 Le Retour sur investissement métier attendu
 Les macro-processus cibles
 Le budget-les délais
Attention: A prendre en compte pour construire la solution
 La capacité de l'organisation à se transformer
 Les partenaires nécessaires (internes, externes)
 La formation à la démarche projet
 L'évolutivité vers le monde « Digital »

19. 19
Le point de vue d’un fournisseur : un cahier des charges
réussit c’est quoi ?
Un document qui intègre :
Une vision claire des différentes fonctions concernées :
 Service commercial
 Service technique
 Service production
 Secrétariat / comptabilité…
Une description des processus actuels de l'entreprise
Une description du système d’information et une formalisation des interfaces
nécessaires
Une anticipation des besoins de formation

20. 20
J’analyse le
marché
fournisseur
Je définit mon
besoin
Mise en
concurrence
• En l’état du cahier des charges, le budget n’est pas suffisant
• Sur le marché il n’existe pas exactement ce que je demande
• Ce qui existe sur le marché me permet de compléter mon
cahier des charges avec des besoins que je n’avais pas
identifié
• …
L’analyse du marché fournisseur et la finalisation du cahier
des charges

21. 21
Comment analyser le marché fournisseur ?
 Les questions à se poser :
 Qui sont les principaux acteurs ? Ils peuvent être des éditeurs et/ou des sociétés de service
informatique (SS2I)
 Quels logiciels utilisent mes concurrents, partenaires, … ?
 Est-ce que mon entreprise (secteur d’activité, taille, …) correspond a priori à la cible de ces acteurs ?
 Est-ce que (à grosse maille) mon budget est suffisant ?
 Où trouver l’information ?
 Réseau relationnel (fournisseurs, clients, partenaires, concurrents, …)
 Revues et articles spécialisés : usine nouvelle, Industrie et technologies, 01 informatique
 Catalogues, CCI, annuaires :
 CCIMP
 Medinsoft
 CIP
 Etc.
 Internet :
 Gartner : www.gartner.com/technology/home.jsp
 Les sites spécialisés dans l’informatique : http://www.01net.com/
 Les sites thématiques : www.industrie-techno.com, www.usine-digitale.fr et notamment son service digital avenue
 Les sites de benchmark : www.panorama-consulting.com/, http://www.guidescomparatifs.com
 Consultants : spécialisés en assistance à maitrise d’ouvrage qui ont une expertise technique et métier sur le
périmètre de votre projet (CRM, ERP, SCM, site web, etc.)

22. 22
La consultation et le choix
 Point de vue de Catherine Meyer
 Définir les éléments clés de choix, et une grille structurée pour le rationaliser
 Considérer le rapport qualité/services/prix, attention aux moins disant en prix/jr-homme
 Choisir un partenaire capable de s'adapter au contexte métier, tout en amenant une expertise
technique de pointe – Ere du numérique amène des changements majeurs-
 Ne pas sous-estimer les problématiques de sécurité et de données
 Ne pas négliger une approche itérative par paliers
 Point de vue de Michel Portait
 Prendre en compte l'impact d'un ERP pour l'entreprise (avantages et inconvénients)
 rencontrer plusieurs prestataires et comparer les offres propriétaires et open-source
 Prendre en compte la capacité d’intégration de l'ERP dans le système d'information
 Intégrer les coûts de support/maintenance et évolution

23. 23
Quels sont les offres disponibles ?

24. 24
La segmentation de l’offre PGI : le casse tête
Taille de l’entreprise
Périmètre fonctionnel
Paramétrabilité Accessibilité au code
Mode de commercialisation
Technologie

25. 25
Segmentation des éditeurs
Le big four : les
mastodontes
généralistes
Les généralistes de
taille intermédiaire
Les acteurs de
niche

26. 26
Segmentation de l’offre PGI par taille d’entreprise
TPE PME Grands comptes
OpensourceEditeurs

27. Open source ou Editeur ?
UN FAUX DEBAT

28. 28
Avantage du SAAS face aux solutions classiques
 Le premier gain est le gain en temps et en autonomie
 Ajustement rapide aux demandes de votre marché
 Plus de dépendance envers un seul fournisseur grâce aux standards
 Gain en standardisation et en sécurité
 Amélioration continue des services d'hébergement
 Standards de sécurité régulièrement mis à jour
 Données sauvegardées
 Gain en connectivité
 Accès à vos applications via internet => connexions distantes
 Accès multi appareils: PC, Android, Tablette...
 Accès faciles aussi bien pour votre personnel, que pour vos clients
 Flexibilité financière: je paie uniquement ce dont je me sers
 En plus c'est GREEN: Standard de Data Centers utilisant moins d'énergie, ils la recyclent....

29. 29
Sur Etagère ou développements spécifiques?
 Richesse actuelle de l'offre sur étagère
 Tarifs: large gamme
 Existence de solutions « verticales » c’est-à-dire spécialisé sur un secteur (viticulture,
joaillerie, imprimerie, etc.)
 Capacité d'ajustement aux spécificités de l'entreprise
 Amélioration continue possible si paramétrage ouvert
 Standards pensés pour optimiser les flux – tout n'est pas spécifique

30. 30
Attention à l’illusion de l’open source « gratuit »
 « Théoriquement » l’ERP à 0 euro est possible, il suffit de télécharger un ERP open source
mais attention, cela veut dire
 que vous avez
 une forte expertise sur la solution : quelle brique applicative choisir ?
 une forte expertise en paramétrage
 une expertise en développement (éventuellement des ajustement de codes a opérer et des interfaces à développer)
dans le langage informatique utilisé par la « solution »
 De bonnes connaissances en matière d’installation/hébergement (maitrise des prérequis technique)
 Des notions en architecture applicative et technique
 Que vous n’aurez pas :
 D’assistance utilisateur
 De formation
 De support
 De conseils sur les meilleurs options pour titrer le meilleur de la solution
 Et que vous devrez faire votre propre maintenance
 En synthèse :
 Il vous faudra du temps
 Si vous avez toutes les compétences requises : réfléchissez à une reconversion dans l’informatique !!!
 Mais franchement, est ce votre cœur de métier ?

31. 31
L’échelle de coûts
 Les inducteurs de coûts :
 Le périmètre fonctionnel
 Le nombre d’utilisateurs
 Vos exigences en matière
d’intégration avec le système
d’information actuel
 La solution
 Généralement, le poste de coût
majoritaire est : la prestation
(achat + mise
en œuvre)
Gestion
commerciale
+
manufacturing
5 utilisateurs 5-15 k€ 20 k €
10 utilisateurs 10-20 k€ 25 k€

32. En synthèse

33. 33
Le vrai du faux au sujet des PGI
Vrai Faux
A partir d’une certaine taille, un PGI est
nécessaire
Les PGI sont réservés aux grands comptes
Le retour sur investissement des PGI est
toujours positif
La mise en place d’un PGI est difficile
Pour décider de la mise en place d’un PGI, il
faut réaliser une comparaison entre coûts et
bénéfices escomptés
On peut trouver des ERP dont le coût de
reviens est gratuit
✓
✓
✓
✓
✓
✓

34. Les intervenants
Catherine MEYER
Présidente
M Collaborative Governance
Services
Conseil en Organisation,
Innovation IT-Economie
Digitale
Paris et Marseille
catherine.meyer.mcgs@free.fr
33 (0) 6 52 19 70 65
Thomas VRIGNAUD -
Conseiller stratégie numérique
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille
Cedex 01
thomas.vrignaud@ccimp.com
T.0491395853
Michel PORTAIT
Dirigeant
Happy Libre
michel@michelportrait.fr
06 51 69 14 03
Vos questions / nos réponses !

35. Le programme du premier
semestre 2015 est en
cours de finalisation
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Evènement accessible de chez
vous ou de votre bureau avec
un ordinateur et une connexion
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