Durant ce présent cours , nous allons voir ce qu'est un ERP - Entreprise Resource Planning :définition, concepts de base, cycle de vie , mise en œuvre ...

1. QU’EST CE QU’UN PROJET
ERP – ENTREPRISE RESSOURCE PLANNING
CONCEPTS DE BASE - CYCLE DE VIE --MISE EN OEUVRE
© Bekkar Sanae, 2014
Sanae BEKKAR – Consultante BPM /ERP .
Blog : http://openerp7-bsanae.bug3.com

2. Objectifs de ce cours

Explorer ce qu’est un projet ERP (Entreprise Resources Planning ).

Découvrir les notions de base .



Gestion du projet ERP dans l’entreprise .
Savoir Les responsabilités dans un projet ERP .
Mise en œuvre d’un projet ERP .
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3. Le concept d’ERP (Entreprise Resource planning)

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Il a été introduit il y a une vintaine d’années environ :
Il apportait déjà aux entreprises un système de gestion intégrer, particulièrement entre les
fonctions de planification et les systèmes d’approvisionnement et de tenue de stocks et partiellement
entre la logistique et la finance .

Au début des années 90 , les ERP répondaient aux attentes des responsables financiers et logistiques
des grandes entreprises qui se confrontés :


--> à des besoins de réactivité exprimés par leur directions
/ Clients
 à des SI composés de nombreuses applications nee communiquant pas toujours entre elles et
installés sur des plates-formes hétérogènes .
ERP
ERP – Entreprise Resource Planning – ou
Progiciel de gestion intégré doté d’une
intégration financière automatique de tous les
flux.

4. Le concept d’ERP (Entreprise Resource planning)



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L’ ERP fut accueilli par tous comme une bonne nouvelle .
Il permettra enfin de disposer un référentiel central de gestion de toutes les données d'une entreprise, autour
gravitent un ensemble de modules fonctionnels qui effectuent les traitements métier sur ces données.
ce referentiel a pour vocation premiere :
 Organiser et de consigner chaque fait lie a un flux financier de l'entreprise afin d'automatiser la
gestion comptable d'une part et d'offrir des métriques d'aide au pilotage des ventes et de la
production, a la décision stratégique,
 Il permet ainsi une meilleure synergie des acteurs, du commercial au technicien de production en
passant par le directeur financier ou le logisticien.
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duquel

5. Richesse fonctionnelle d’un ERP – Entreprise Resource Planning La richesse fonctionnelle d’un ERP consiste en sa capacité à
intégrer l’ensemble des fonctions de l’entreprise et à garantir
l’unicité de l’information saisie et sa propagation à l’ensemble des
fonctions .
 Modules fonctionnel d’un ERP :
MRP
(Material
Requirement
Planning
);Gestion
des
approvisionnements ;Gestion des achats , Gestion des ventes ;
Gestion des stocks ; Comptabilité générale et analytique ; Gestion
des immobilisations ; Gestion des projets ; Service après-vente ;
Intégration financière dee tous les flux logistiques ; SCm (Supply
Chain Management ) , BI (Business Intelligence ) ,…..

6. Couverture Fonctionnelle du ERP

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ERP prend en charge les domaines suivants :

Achats
Le module d'achat permet de gerer les transactions d'achat et écritures comptables
associées, mais aussi les approvisionnements selon des politiques a paramétrer et/ou selon le
calcul des besoins détermines par la gestion de production.

Ventes
Ecritures comptables des ventes, mais aussi: regles de pricing, devis, factures,
paiements... Certains ERP, vont aussi tres loin dans le CRM (Customer Relation Management) ou
GRC (Gestion de la Relation Client).
Parfois encore, les ERP s'interfacent nativement avec des solutions de ventes en caisse
POS (Point Of Sale) ou encore Point de Vente .
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7. Couverture Fonctionnelle du ERP

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ERP prend aussi en charge les domaines suivants :

Gestion de production: MRP
MRP signifie Manufacturing Resource Planning, soit GPP: Gestion et Planification de la Production, On distingue:
La gestion de production simple, la MRP1, qui ne fait que calculer les besoins en fonction des commandes et
laisse ensuite soin au responsable de la production de planifier cette production dans le temps a l'optimum de la
capacité de production.
La gestion de production a capacité finie, ou MRP2, qui est capable d'optimiser la production au maximum
de sa charge selon un ensemble de contraintes paramétrables.

Stocks et inventaires
Il s'agit essentiellement de gérer des politiques d'approvisionnement de stocks en fonction des ventes et des
mouvement internes. On parle ici de SCM (Supply Chain Management), ou GCL, (Gestion de la Chaine Logistique).
Les bons ERP sont multi-entrepôts et comptabilisent tous les mouvements de stock, c'est-a-dire font de la gestion de
stock a double entrées. La gestion des stocks permet aussi généralement la traçabilité.

8. Couverture Fonctionnelle du ERP

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ERP prend aussi en charge les domaines suivants :

Ressources humaines
Le périmètre du module ressources humaines peut varier de la gestion des emplois du temps, au
recrutement, en passant par la gestion de la paie. A noter que les modules de paie sont très rares dans les
ERP open source a cause du morcellement législatif d'une part et de la mise en jeu de données très
confidentielles d'autre part.

Gestion de projet
certains ERP vont plus loin et s'attaquent au management de ces projets. Ils mettent alors en jeu affectation
des taches aux employées, plannings, diagrammes de GANTT...
Bien que moins souvent implémentée pour des raisons historiques, la gestion de projet est néanmoins
essentielle pour la gestion de production des entreprises de service.
Et Autres ...
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9. Notions de base - Paramétrage 

Un ERP se caractérise généralement par un grand nombre de paramètres , conçus pour s’adapter à un
grand nombre de situations , de métiers , de secteurs et d’activités , et par conséquent les besoins
fonctionnels.
Selon les ERP , les choix de paramétrage peuvent être sensiblement différents :

Paramètres fonctionnels structurants pour la mise en œuvre ;


Paramétrage des processus (workflow) ;

paramétrage des règles de gestion ;

Choix de fonctionnalités ou modules à mettre en œuvre ;


Tables de valeurs logistiques et financières ;
Paramétrage technique des enchaînements de procédures .
Paramétrage : Toute action portant sur des données dans des tables .

10. Notions de base – Processus métier Un processus métier est organisé en séquences logiques et chronologiques de tâches transformant
des éléments d'entrés en produits finis ou semi-finis à la sortie.
Chaque intervenant sur l’exécution des processus métiers est affecté d’un rôle déterminé.
Une tâche est la partie élémentaire d’un processus et correspond plus généralement à un traitement ayant
pour finalité la transformation de matières premières en produits semi-finis ou finis.

11. Notions de base – Workflow  La notion de Workflow est dédiée à la collaboration entre les intervenants des processus métiers en
automatisant les échanges d’informations et en exécution de tâches , afin d’atteindre un objectif commun.
Le workflow se caractérise généralement dans un ERP :
En premier
lieu
En second
lieu,
• La mise à disposition d’un message(*) dans la file d’attente du poste de travail de l’utilisateur qui doit
réaliser une tâche ( de validation ou de saisie)
• Le workflow doit être capable d’aiguiller le processus sur la bonne transaction en fonction du type
d’objet de gestion à traiter
(*) Ce message comporte tous les éléments pour accéder à la transaction sans avoir à ressaisir les identifiants caractérisant
l’objet de gestion à traiter -C’est le mode de travail rêvé depuis longtemps par les informaticiens ,mais qui nécessitait des développements informatiques
tellement complexes qu’il n’a été que très rarement réalisé -

12. Notions de base – Workflow -
(Suite )
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En général, les moteurs de Workflow proposent deux choix de distribution du travail dans l’organisation :
• Les intervenants conservent le choix des tâches à exécuter en fonction de leur priorité.
• Les tâches sont affectées aux intervenants sans laisser le choix.
ERP
PGI
Fournit
des
éléments
Assistant
Comptoir
Composants du Worfklow
Commercial
Fournit
des
éléments
Magasinier
Fournit
des
éléments
Comptable

13. Cycle de vie d’un projet ERP
Conception
Générale
- Entreprise Resource Planning -
Conception Détaillée
* Formation équipe
*Prototypage , Paramétrage
* Processus cibles
* Règles de gestion majeures
* Identification écarts
* Scénario Mise en œuvre
* Chantiers organisation
Réalisation
* Spécifications détaillées * Tests ,
Développements et interfaces , Intégration ,
Recette fonctionnelle.
Prototype
Recette
Déploiement Site Pilote
Maquette
* Chargement des données
* Mise en Exploitation
*Formation des utilisateurs finaux.
Système livré
Suivi de projet et conduite du changement
Source KPMG Peat Marwick

14. Rôles / Responsabilités dans d’un projet ERP
Dans un projet ERP , les responsabilités globales sont réparties de la manière suivante :
MOA
La maîtrise
d’ouvrage
* Les équipes métiers
Equipe d’expert de
l’entreprise
MOE
La maîtrise d’oeuvre
Choix fonctionnel
Définit les processus et les
règles de gestion .
Composée de :
1.professionnnels d’intégration de
l’ERP
2. Équipes informatiques
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15. Mise en œuvre d’un ERP
La mise en place d'un projet ERP exige respecter les fondements suivants :
· répondre à la stratégie de l'entreprise et ses enjeux,
· prendre en compte ses spécificités,
· définir et contrôler l'enveloppe budgétaire et les délais,
· garantir l'architecture matérielle adaptée,
· permettre l'appropriation par les utilisateurs du système mise en place.
 La mise en œuvre d’un ERP représente un investissement couteux et relativement long à rendre
totalement opérationnel et efficace. C’est pourquoi, lorsqu’on envisage un projet ERP , il est donc
primordial de quantifier les enjeux et d’identifier précisément les gains attendus .

16. Enjeux d’un projet ERP
Le système ERP qui supporte le système de gestion doit permettre à l’entreprise de répondre à trois
types de défis d’ordre :
Stratégique - Economique
- Social
Enjeux stratégiques
• L’ERP doit permettre de fournir les outils et modes de gestion capables de supporter la stratégie de l’entreprise , et
de lui procurer les avantages compétitifs sur le marché en :
• Se développer malgré la pression concurrentielle; * Améliorer le service client, la flexibilité et la qualité;
• Gagner des parts de marché.
•
Enjeux économiques
• La précision et la rigueur de l’ERP doit permettre à l’entreprise d’analyser les évènements à portée économique
(internes & externes) et de faire apparaître les gains par :
• Maîtriser les frais de fonctionnement , de fabrication et d’achat
• Accroitre la rentabilité de l’entreprise (cash flow net )
Enjeux sociaux
• L’ERP doit permettre à l’entreprise de décloisonner l’information entre les services et de permettre un nouveau
dialogue social par :
• Anticiper une vision partagée de l’avenir * Impliquer l’ensemble des salariés dans le fonctionnement global
• Revaloriser les fonctions opérationnelles

17. Les Indicateurs de performance



Les enjeux des projets ERP se traduisent par des indicateurs d’amélioration de performance
– KPI : Key Performance Indicators - caractérisant les processus .
Ces mesures doivent être mesurables afin de rationaliser le calcul de la rentabilité du projet .
A titre indicatif, voici des indicateurs de performance – KPI – que l’on peut suivre lors de la
mise en oeuvre d’un ERP :
Valeur des en-cours
Valeur des stocks
•Enjeux liés à la réduction
des stocks :
•Accroître la rentabilité de
l’entreprise
•Enjeux liés à la réduction
des en-cours:
•Accroître la rentabilité de
l’entreprise
• Améliorer le service
clients
• Gagner des parts de
marché .
Taux de service client
Valeur d’achat
•Enjeux liés à la réduction
des en-cours:
• Améliorer le service
clients
• Gagner des parts de
marché .
•Enjeux liés à la valeur
d’achat :
•Accroître la rentabilité de
l’entreprise .
•Maîtriser et réduire les
frais de fonctionnement .

18. Retour sur investissement – ROI
Les clés du retour sur investissement d'un ERP sont néanmoins:

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

• L‘économie de ressources opérationnelles, grâce a l‘élimination des efforts redondants et des donnees
dupliquées.
• L'augmentation de la capacité de ventes grâce a la rationalisation de la production.
• L'amélioration de la réactivité de la production vis a vis de la demande ou au contraire la meilleure
adéquation de la stratégie marketing en fonction des capacités de production.
• L'augmentation du volume des ventes par l'amélioration de la relation clients et une politique de prix
optimisée dynamiquement voire en temps réel.
• L'optimisation des approvisionnements: diminution des stocks inutiles et meilleures stratégies d'achats.
• Une plus grande satisfaction du personnel, des clients et des fournisseurs, grâce a des processus plus
adaptes et moins de taches rébarbatives.
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19. - A retenir - Télévente - Prospection
Gestion de
- Action commerciale
la relation client
- Propositions commerciales
CRM
Gestion
- Planning des livraisons
de la logistique
- et des tournées
et distribution
- Administration du personnel
(absences, congés payés, RTT, paie) Déclaration
sociales
Frais
de
déplacement - Bilan social Formation
Gestion
commerciale
Gestion
Ressources
humaines
-Modélisation des flux Moteur de Workflow
d’activités d’un processus
métier
- Tableau de bord
- Affectation de ressources
- Suivi d’activités
Gestion
des affaires
Gestion de
production
Gestion de projet
Gestion
comptable
- Administration des achats
- Administration des ventes
- Gestion des stocks
- Planning de production
- Approvisionnement en
matières premières
- Planification
- Suivi
- Diffusion
- Comptabilité tiers , générale , analytique
- Relations avec les banques , Budgets
Offre logicielle articulée autour d’une base de données unique et organisée en modules permettant de traiter tous les
processus d’une organisation.

20. Mise en œuvre d’un projet ERP
La mise en œuvre du projet ERP impliquent :
 Toutes les fonctions impliqués dans un processus métier devait travailler
ensemble ;
 Communiquer franchement
 Faire tomber les cloisons bâties entre le services .
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22. Merci Pour VOTRE ATTENTION